Mẹo họp trực tuyến hiệu quả

• Sự vắng mặt của một mục đích rõ ràng: Các cuộc họp được tổ chức vì chúng được lên lịch chứ không phải vì cần một kết quả đã xác định liên tục tạo ra cuộc thảo luận mà không có quyết định.
• Sự phân tâm: Môi trường gia đình, thông báo điện thoại và các tab trình duyệt song song làm giảm sự chú ý xuống dưới ngưỡng cần thiết cho sự tham gia thực chất.
• Lỗi kỹ thuật: Internet không ổn định, âm thanh hoạt động sai hoặc các vấn đề về camera làm gián đoạn luồng và tiêu tốn thời gian được phân bổ cho công việc năng suất.
• Sự mất cân bằng tham gia: Khi một số người tham dự chiếm ưu thế trong khi những người khác vẫn im lặng suốt thời gian, cuộc họp vừa làm giảm sự đa dạng ý tưởng vừa báo hiệu cho những người tham dự yên tĩnh hơn rằng đóng góp của họ không được mong đợi.
• Quá tải phạm vi: Cố gắng giải quyết quá nhiều chủ đề trong một phiên duy nhất tạo ra sự mất tập trung và các quyết định có chất lượng thấp hơn so với những quyết định được đưa ra trong các cuộc họp ngắn hơn, tập trung hơn.
• Sự vắng mặt của điều phối: Nếu không có ai theo dõi thời gian và hướng dẫn thảo luận, các cuộc họp trôi dạt khỏi chương trình nghị sự và hiếm khi tạo ra các kết quả mà chúng được triệu tập để tạo ra.

Sự chuẩn bị

Cuộc họp tốt hay dở phần lớn đã định đoạt trước khi nó bắt đầu. Nếu không ai biết cuộc họp để làm gì và cũng chẳng có chương trình nghị sự nào được soạn sẵn thì người điều phối giỏi đến đâu cũng khó kéo ra được kết quả, lần này có thể ổn nhưng lần sau thì không.

Mục đích và chương trình nghị sự

• Xác định kết quả trước khi gửi lời mời. Mục tiêu phải cụ thể và làm được ngay, ví dụ thay cho câu chung chung "thảo luận dự án X" hãy viết "duyệt ngân sách dự án X cho quý tới". Nếu chính bạn không nói được cuộc họp sẽ đem lại điều gì thì có lẽ không cần họp.
• Gửi chương trình nghị sự chi tiết ít nhất 24 giờ trước, ghi rõ từng chủ đề, thời lượng dành cho mỗi chủ đề và ai cần chuẩn bị gì. Nhờ vậy người tham dự mang theo số liệu và quan điểm đã cân nhắc, thay vì đến nơi mới bắt đầu nghĩ.
• Đính kèm toàn bộ tài liệu liên quan vào lời mời. Mỗi phút cả phòng ngồi chờ ai đó lục tìm file là một phút bị lấy khỏi chính quyết định mà cuộc họp được lập ra để đưa ra.

Lựa chọn người tham dự

Chỉ mời những người mà ý kiến hoặc quyền quyết định của họ thật sự cần cho cuộc họp. Nhóm càng nhỏ thì cuộc bàn bạc càng đi thẳng vào vấn đề, và mỗi người cũng có đủ thời gian để nói điều mình muốn nói. Thường thì hai buổi họp ngắn, mỗi buổi với đúng nhóm người liên quan, sẽ cho kết quả tốt hơn một buổi họp dài gom đủ mọi bên vào cùng một chỗ.

Thời lượng và thời gian

• Đặt lịch 25 hoặc 50 phút thay cho 30 hay 60 phút: khoảng trống còn lại giúp mọi người đỡ mệt khi phải họp liên tiếp buổi này sang buổi khác, lại có thời gian ghi chép kết quả trước cuộc gọi tiếp theo.
• Tính đến chênh lệch múi giờ khi xếp lịch cho nhóm làm việc ở nhiều nơi, và dùng công cụ đặt lịch cho thấy ai rảnh vào giờ nào theo múi giờ của họ.
• Tránh sáng thứ Hai và cuối chiều thứ Sáu cho những buổi bàn chuyện phức tạp cần mọi người tập trung lâu.

Thiết lập kỹ thuật

• Kiểm tra camera, micrô, tai nghe và đường truyền trước giờ họp chứ đừng đợi đến khi mọi người đã vào phòng.
• Chọn chỗ ngồi yên tĩnh, đủ sáng và ít bị người khác làm phiền. Nếu không kiểm soát được không gian xung quanh thì dùng phông nền ảo cũng chấp nhận được.
• Sạc đầy thiết bị từ trước, vì máy sập nguồn giữa buổi họp là kiểu gián đoạn hoàn toàn có thể tránh.

Sự tham gia

Chuẩn bị kỹ mới chỉ tạo ra điều kiện cho một cuộc họp có ích. Cách người điều phối dẫn dắt trong suốt buổi họp mới quyết định những điều kiện ấy có được tận dụng hay bị bỏ phí.

Bắt đầu đúng giờ

Bắt đầu đúng giờ đã hẹn là cách nói với mọi người rằng ở nhóm này đúng giờ là chuyện bình thường, đồng thời tôn trọng những ai đã vào phòng đúng lịch. Mở đầu gọn bằng một câu hỏi định hướng hoặc vài lời nhắc lại bối cảnh sẽ giúp mọi người dứt khỏi việc đang làm dở và nhập tâm vào cuộc họp trước khi bàn đến nội dung chính.

Vai trò người điều phối và người ghi chép

• Người điều phối: canh giờ, giữ cuộc thảo luận bám sát chương trình nghị sự, kéo mọi người cùng tham gia và chặn kịp lúc khi câu chuyện đi lạc đề. Trong tất cả các yếu tố thì người điều phối ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp nhiều hơn cả.
• Người ghi chép: ghi ngay trong lúc họp các quyết định, đầu việc, hạn chót và người phụ trách. Khi ghi trên công cụ dùng chung (Google Docs, Miro, Confluence), mọi người cùng thấy kết quả ngay tại chỗ nên sau buổi họp ít ai còn thắc mắc rốt cuộc nhóm đã chốt điều gì.

Bật camera

Có hình ảnh thì người ta đọc được nét mặt và cử chỉ của nhau, mọi người cũng nhập cuộc nhiều hơn, còn ai đang lơ đãng thì dễ nhận ra hơn, và cả ba điều này đều giúp cuộc thảo luận tốt lên. Nếu đường truyền yếu, ít nhất hãy bật camera lúc có người trình bày và lúc cả nhóm chốt quyết định.

Sự tham gia có cấu trúc

• Người điều phối nên gọi tên từng người để chắc rằng quan điểm nào cũng được nghe: "John, anh đánh giá chuyện này thế nào?", "Maria, bên chị có muốn bổ sung gì không?"
• Bình chọn nhanh, nút giơ tay và khung chat cho phép những người ít khi tự lên tiếng vẫn góp được ý kiến mà không cần ai phải hỏi thẳng họ.
• Với cuộc họp dài hơn một giờ, nghỉ 5 phút giữa chừng giúp mọi người lấy lại sự chú ý và giữ được tập trung cho phần còn lại của buổi bàn bạc.

Đơn nhiệm trong cuộc họp

Hãy tắt những ứng dụng không cần dùng, tắt thông báo điện thoại và chỉ lo cho cuộc họp trong đúng khoảng thời gian đã hẹn, vì người vừa họp vừa làm việc khác thì đóng góp kém hẳn người chỉ ngồi họp. Khi thấy ai đó rõ ràng đang xao nhãng, người điều phối có thể nhắc thẳng ngay lúc ấy. Tìm hiểu thêm: Phần mềm Năng suất Cá nhân.

Đảm bảo thành công

Không thể đánh giá một cuộc họp bằng việc nó diễn ra trôi chảy đến đâu. Thước đo thật là các quyết định và đầu việc sinh ra từ cuộc họp tốt đến mức nào và có được làm đến nơi đến chốn hay không.

Tóm tắt và tài liệu quyết định

• Gửi bản tóm tắt ngắn trong vòng một giờ sau khi họp xong, liệt kê các quyết định đã chốt, đầu việc, người phụ trách và hạn chót. Quyết định nào không ghi lại ngay thì mấy hôm sau mỗi người sẽ nhớ một kiểu về điều cả nhóm đã thống nhất.
• Nếu cuộc họp có ghi hình, hãy cho biết bản ghi nằm ở đâu, nhất là để những người vắng mặt còn xem lại.

Theo dõi các hành động được giao

• Theo dõi các đầu việc giao trong cuộc họp trên công cụ quản lý dự án mà cả nhóm cùng dùng (Taskee, Jira, Trello, Asana). Khi ai cũng nhìn thấy nhiệm vụ của ai thì trách nhiệm trở nên rõ ràng, không còn là chuyện ngầm hiểu với nhau.
• Thỉnh thoảng hỏi ý kiến cả nhóm xem cách họp hiện tại có ổn không, điều gì đang hiệu quả và điều gì nên sửa, để có căn cứ điều chỉnh dần thói quen họp từ xa theo thời gian.

Các bài viết liên quan:

Nếu bạn muốn kết hợp công việc với những chuyến đi, hãy đọc Workation là gì? Hướng dẫn đầy đủ để làm việc khi đi du lịch.

Về những cách tạo động lực giúp nhóm hoàn thành nhiệm vụ đều đặn hơn, hãy đọc Sự củng cố tích cực trong quản lý nhiệm vụ để tăng năng suất của nhóm.

Về quy trình đón nhân viên mới làm từ xa sao cho họ bắt nhịp nhanh hơn, hãy đọc Mẹo giới thiệu từ xa để thành công.

Kết luận

Một cuộc họp trực tuyến có ích là kết quả của khâu chuẩn bị chu đáo, người điều phối biết giữ nhịp và thói quen theo dõi đầu việc đến cùng, còn phần mềm xịn hơn hay chương trình nghị sự dài hơn thì không giúp được bao nhiêu. Nếu nhóm áp dụng đều đặn những nguyên tắc trên, các buổi họp sẽ đi đến quyết định, không làm phí thời gian của người tham dự và giúp nhóm làm được nhiều việc hơn thay vì lấy bớt thời gian làm việc của họ.