Советы для высокопродуктивных онлайн-встреч

Ключевые идеи

Возможные проблемы

Причины, по которым виртуальные встречи срываются, вполне понятны и повторяются из раза в раз. Чтобы их решить, для начала стоит их назвать:

• Нет понятной цели: если встречу собирают «потому что так заведено», а не ради конкретного результата, она раз за разом сводится к разговору без решений.
• Отвлечения: домашняя обстановка, уведомления на телефоне и открытые вкладки в браузере роняют внимание ниже уровня, на котором ещё можно вникать в суть.
• Технические сбои: нестабильный интернет, проблемы со звуком или камерой обрывают разговор и съедают время, которое отвели на дело.
• Перекос в участии: когда одни говорят без умолку, а другие молчат всю встречу, идей становится меньше, а тихим участникам как бы дают понять, что их мнение тут и не ждут.
• Слишком много тем: когда пытаешься закрыть за раз десяток вопросов, фокус теряется, и решения выходят слабее, чем на короткой встрече по одной теме.
• Никто не ведёт встречу: без человека, который следит за временем и направляет разговор, обсуждение уходит от повестки и редко даёт то, ради чего его затевали.

Подготовка

Каким будет совещание, во многом решается ещё до его начала. У встречи без внятной цели и подготовленной повестки просто нет шансов давать стабильный результат — как бы хорошо её ни вели.

Цель и повестка

• Определите результат до того, как разошлёте приглашения. Цель должна быть конкретной и выполнимой: не «обсудить проект X», а «согласовать бюджет проекта X на следующий квартал». Если сформулировать результат не получается, возможно, встреча и не нужна.
• Разошлите подробную повестку минимум за 24 часа — с темами, отведённым на них временем и тем, кто за что готовится. Тогда люди придут с цифрами и готовой позицией, а не будут придумывать их по ходу.
• Приложите к приглашению все нужные материалы. Минуты, которые на встрече уходят на поиск документа, — это минуты, отнятые у решения, ради которого все собрались.

Выбор участников

Зовите только тех, чьё мнение или право решать действительно нужны. В маленькой группе разговор острее, и у каждого больше времени высказаться по делу. Часто две короткие встречи с разными людьми дают больше, чем одна затянутая, куда позвали всех сразу.

Продолжительность и время

• Ставьте 25 или 50 минут вместо 30 или 60: оставшийся зазор спасает от усталости, когда встречи идут впритык, и даёт время записать итоги до следующего звонка.
• Помните про часовые пояса, когда планируете встречу для распределённой команды. Используйте планировщики, которые показывают, кто когда свободен в разных зонах.
• Не ставьте сложные обсуждения на утро понедельника и вечер пятницы — на них трудно держать концентрацию.

Техническая настройка

• Проверьте камеру, микрофон, наушники и связь до встречи, а не во время неё.
• Найдите тихое, хорошо освещённое место, где вас вряд ли прервут. Если за обстановкой не уследить, выручит виртуальный фон.
• Проследите, чтобы устройства были заряжены. Сесть посреди встречи без питания — то, чего легко избежать.

Вовлечение

Подготовка создаёт условия для продуктивной встречи. А вот используются ли эти условия, зависит от того, кто и как ведёт разговор.

Начинайте вовремя

Старт минута в минуту показывает, что пунктуальность здесь норма, и уважает тех, кто пришёл точно ко времени. Короткое начало — вопрос для разогрева или одна фраза о контексте — помогает людям настроиться, прежде чем перейти к сути.

Роли ведущего и того, кто пишет

• Ведущий следит за временем, держит разговор в рамках повестки, втягивает всех участников и не даёт уходить в сторону. Именно от ведущего качество встречи зависит сильнее всего.
• Тот, кто пишет, прямо по ходу фиксирует решения, задачи, дедлайны и ответственных. Если вести записи в общем инструменте (Google Docs, Miro, Confluence), итог сразу видят все, и потом меньше споров о том, до чего вообще договорились.

Включённые камеры

Когда людей видно, лучше считываются жесты и мимика, выше вовлечённость, а отвлёкшихся проще заметить — и разговор от этого только выигрывает. Если связь слабая, камеры стоит включать хотя бы на презентациях и в моменты, когда принимают решения.

Чтобы высказались все

• Ведущему стоит напрямую обращаться к конкретным людям, чтобы услышать каждого: «Джон, как ты это оцениваешь?», «Мария, есть что добавить с твоей стороны?»
• Опросы, поднятая рука и чат дают тем, кто сам редко вступает в разговор, удобный способ высказаться.
• Если встреча длится больше часа, пятиминутный перерыв возвращает внимание и помогает дотянуть концентрацию до конца.

Одно дело за раз

Закрыть лишние приложения, отключить уведомления на телефоне и весь отведённый час заниматься только встречей — и вовлечённость заметно вырастет по сравнению с попытками делать всё разом. А если кто-то всё же отвлёкся и это видно, ведущий может прямо об этом сказать.

Закрепляем успех

Толк от встречи измеряется не тем, гладко ли прошёл разговор, а тем, насколько хороши и доведены до конца принятые на ней решения и действия.

Фиксируем итоги и решения

• Разошлите короткое резюме в течение часа после встречи — с принятыми решениями, задачами, ответственными и дедлайнами. Если решение не записать сразу, потом каждый вспомнит его по-своему.
• Если встречу записывали, укажите, где лежит запись. Особенно это пригодится тем, кто не смог прийти.

Доводим задачи до конца

• Ведите задачи, которые раздали на встрече, в общем инструменте управления проектами (Taskee, Jira, Trello, Asana). Когда задачи на виду, и ответственность становится не на словах, а на деле.
• Время от времени спрашивайте у команды, насколько встречи продуктивны: что работает, а что стоит поправить. Так накопятся данные, по которым практику удалённых встреч можно постепенно докручивать.

Читайте также:

Как совмещать работу с путешествиями, читайте в статье Что такое Workation? Руководство по работе во время путешествия.

О том, как мотивация помогает чаще доводить задачи до конца, читайте в статье Положительное подкрепление в управлении задачами.

Как выстроить онбординг так, чтобы удалённые сотрудники быстрее входили в курс дела, читайте в статье Удаленный онбординг: как обеспечить успех новичку.

Заключение

Продуктивные онлайн-встречи держатся на подготовке, живом ведении и доведении задач до конца, а не на более крутых технологиях или более длинной повестке. Применяйте эти принципы из раза в раз — и встречи начнут давать решения, беречь время людей и работать на команду, а не против неё.

Рекомендуем почитать

"The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters"

О том, почему формат и замысел встречи важнее содержания повестки и как собирать людей так, чтобы из этого раз за разом выходил толк.

"Death by Meeting: A Leadership Fable"

Показывает, как встречи, построенные вокруг конкретных типов решений, из пожирателей времени превращаются в рабочий инструмент управления командой.

"Digital Body Language"

Объясняет, как меняется язык тела в цифровой среде и как ясно доносить мысль и выстраивать доверие в переписке, видео и почте.