Səmərəli onlayn görüş məsləhətləri

• Aydın məqsədin olmaması: Müəyyən bir nəticə tələb olunduğu üçün deyil, planlaşdırıldığı üçün keçirilən görüşlər ardıcıl olaraq qərarlar olmadan müzakirələr yaradır.
• Diqqəti yayındıranlar: Ev mühitləri, telefon bildirişləri və paralel brauzer pəncərələri əhəmiyyətli cəlbiyyət üçün lazım olan həddən aşağı diqqəti azaldır.
• Texniki nasazlıqlar: Qeyri-sabit internet, problemli səs və ya kamera problemləri axını pozur və məhsuldar iş üçün ayrılmış vaxtı sərf edir.
• İştirak balanssızlığı: Bəzi iştirakçılar üstün gələrkən, digərləri bütün vaxt ərzində səssiz qaldıqda, görüş həm fikir müxtəlifliyini azaldır, həm də daha sakit iştirakçılara onların töhfəsinin gözlənilmədiyini bildirir.
• Əhatə dairəsinin həddən artıq yüklənməsi: Bir seansda çox sayda mövzunu həll etməyə çalışmaq diqqətin itməsinə və daha qısa, fokuslanmış görüşlərdə qəbul edilənlərə nisbətən daha aşağı keyfiyyətli qərarlara səbəb olur.
• Moderasiyanın olmaması: Vaxtı izləyən və müzakirəni yönləndirən biri olmadan, görüşlər gündəlikdən kənarlaşır və nadir hallarda yaradılması üçün çağırıldığı nəticələri verir.

Hazırlıq

Görüşün necə keçəcəyi əsasən o başlamazdan əvvəl bəlli olur. Məqsədi müəyyən olunmamış, gündəliyi hazırlanmamış görüş nə qədər yaxşı aparılsa da, sabit nəticə vermir.

Məqsəd və gündəlik

• Dəvət göndərməzdən əvvəl gözlənilən nəticəni yazın. Görüşün məqsədi konkret və icra oluna bilən olmalıdır. "X layihəsini müzakirə etmək" çox ümumidir; "Növbəti rüb üçün X layihəsinin büdcəsini təsdiqləmək" isə aydın məqsəddir. Nəticəni dəqiq ifadə edə bilmirsinizsə, bəlkə də bu görüşə ehtiyac yoxdur.
• Ətraflı gündəliyi ən azı 24 saat əvvəl paylaşın, mövzuları, hər birinə ayrılan vaxtı və kimin nəyi hazırlayacağını da qeyd edərək. Belə olduqda iştirakçılar qərarı görüşdə tələsik düşünüb tapmır, lazımi məlumat və hazır mövqe ilə gəlirlər.
• Bütün lazımi materialları dəvətə əlavə edin. Görüş zamanı sənəd axtarmağa gedən hər dəqiqə əsas müzakirə olunmalı qərardan oğurlanır.

İştirakçıların seçimi

Yalnız rəyi və ya təsdiqi həqiqətən lazım olan adamları çağırın. Qrup nə qədər kiçik olsa, müzakirə bir o qədər cəmlənmiş olur və hər kəsə söz almaq üçün daha çox vaxt qalır. Bütün maraqlı tərəfləri bir uzun görüşə yığmaqdansa, müxtəlif qruplarla iki qısa görüş keçirmək çox vaxt daha yaxşı nəticə verir.

Müddət və vaxtlama

• 30 və ya 60 əvəzinə 25 və ya 50 dəqiqəlik müddət təyin edin. Aradakı ehtiyat vaxt ardıcıl görüşlərin yorğunluğunu azaldır və növbəti zəngdən əvvəl nəticələri qeyd etməyə imkan verir.
• Müxtəlif yerlərdə çalışan komandalarla görüş planlaşdırarkən vaxt zonalarını nəzərə alın. Zonalar üzrə kimin boş olduğunu göstərən planlama alətlərindən istifadə edin.
• Uzun müddət diqqət tələb edən mürəkkəb müzakirələri bazar ertəsi səhərə və cümə günü axşamüstünə salmayın.

Texniki quraşdırma

• Kameranı, mikrofonu, qulaqlığı və internet bağlantısını görüşdən əvvəl yoxlayın, görüş başlayandan sonra yox.
• Sakit, yaxşı işıqlanan və heç kimin sizi yayındırmayacağı yer seçin. Ətrafı nəzarətdə saxlaya bilmirsinizsə, virtual fon da olar.
• Cihazların şarjının dolu olduğuna əmin olun. Görüşün ortasında cihazın sönməsi tamamilə qarşısı alına bilən bir problemdir.

Cəlbiyyət

Yaxşı hazırlıq məhsuldar görüş üçün zəmin yaradır, amma bu zəmindən nə dərəcədə istifadə olunacağını görüş zamanı onu aparan şəxs müəyyən edir.

Vaxtında başlayın

Görüşə planlaşdırılan saatda başlamaq dəqiqliyin burada qayda olduğunu göstərir və vaxtında gələnlərin vaxtına hörmətdir. Qısa giriş, məsələn, mövzunu çərçivəyə salan bir sual və ya bir cümləlik kontekst, əsas müzakirəyə keçməzdən əvvəl hamının fikrini görüşə yönəltməyə kömək edir.

Moderator və qeyd alan rolları

• Moderator: vaxta nəzarət edir, müzakirəni gündəlik çərçivəsində saxlayır, hər kəsi söhbətə qatır və mövzunun dağılmasına imkan vermir. Görüşün keyfiyyəti ən çox bu roldan asılıdır.
• Qeyd alan: qərarları, verilən tapşırıqları, son tarixləri və məsul şəxsləri elə həmin an yazır. Qeydlər ortaq alətdə (Google Docs, Miro, Confluence) aparılanda hamı onları eyni anda görür və görüşdən sonra "nə qərara gəlmişdik?" sualı az yaranır.

Kameralar açıq

Kamera açıq olanda jestlər və mimika görünür, iştirakçılar prosesə daha çox qoşulur, fikri yayınan adam da dərhal nəzərə çarpır, bu da müzakirəni daha keyfiyyətli edir. Bağlantı zəifdirsə, kameralar heç olmasa təqdimatlar və qərar anlarında açıq olmalıdır.

Strukturlaşdırılmış iştirak

• Hər fikrin eşidilməsi üçün moderator iştirakçılara ayrıca, adı ilə müraciət etməlidir: "John, bu barədə fikrin nədir?" "Maria, sənin əlavə edəcəyin bir şey varmı?"
• Sorğular, əl qaldırma funksiyası və çat özbaşına danışmağa meyilli olmayan iştirakçıların fikrini toplamaq üçün rahat vasitələrdir.
• Bir saatdan uzun çəkən görüşlərdə 5 dəqiqəlik fasilə diqqəti təzələyir və müzakirənin qalan hissəsi üçün lazım olan konsentrasiyanı qoruyur.

Görüş zamanı tək tapşırıq

Lazımsız proqramları bağlayın, telefon bildirişlərini söndürün və görüş boyu yalnız görüşlə məşğul olun. Eyni anda başqa işlər görərək iştirak etməyə çalışanda cəlbiyyət ölçüləcək qədər aşağı düşür. Fikri yayınan adam ekranda görünəndə moderator da bunu dərhal nəzərə ala bilər. Ətraflı məlumat: Şəxsi Məhsuldarlıq Proqramı.

Uğurun təmin edilməsi

Görüşün uğurunu müzakirənin nə qədər rahat keçməsi ilə ölçmək olmaz. Əsas meyar çıxan qərarların və tədbirlərin keyfiyyəti, bir də onların sona qədər icra olunub-olunmamasıdır.

Xülasə və qərarların sənədləşdirilməsi

• Görüş bitəndən sonra bir saat ərzində qısa xülasə göndərin. Xülasədə qəbul olunan qərarlar, verilən tapşırıqlar, məsul şəxslər və son tarixlər olmalıdır. Vaxtında yazıya alınmayan qərarları bir müddət sonra hər kəs başqa cür xatırlayır.
• Görüş yazılıbsa, yazının harada saxlandığını qeyd edin. Bu, xüsusən görüşə qatıla bilməyənlər üçün vacibdir.

Təyin edilmiş tədbirlərin izlənilməsi

• Görüşdə verilən tapşırıqları ortaq layihə idarəetmə alətində (Taskee, Jira, Trello, Asana) izləyin. Tapşırıqlar hamının gözü qarşısında olanda kimin nəyə cavabdeh olduğu aydın görünür.
• Vaxtaşırı komandadan görüşlər barədə rəy alın: nə işləyir, nəyi dəyişmək lazımdır? Uzaqdan görüş vərdişlərini zamanla yaxşılaşdırmaq üçün lazım olan məlumat məhz buradan gəlir.

Əlaqəli məqalələr:

İşi səyahətlə birləşdirməyin yollarını axtarırsınızsa, oxuyun: Workation nədir? Səyahət edərkən işləmək üçün tam bələdçi.

Tapşırıqların daha çox hissəsinin sona çatdırılmasına kömək edən motivasiya üsulları üçün oxuyun: Komanda məhsuldarlığını artırmaq üçün tapşırıq idarəçiliyində pozitiv gücləndirmə.

Uzaqdan işləyən əməkdaşların işə daha tez uyğunlaşması üçün planlı adaptasiya yanaşmaları barədə oxuyun: Uğur üçün uzaq adaptasiya məsləhətləri.

Nəticə

Məhsuldar virtual görüşləri daha yaxşı texnologiya və ya daha uzun gündəlik yaratmır. Onların arxasında yaxşı hazırlıq, fəal moderasiya və intizamlı izləmə dayanır. Bu prinsipləri ardıcıl tətbiq edən komandalar qərar çıxaran, iştirakçıların vaxtına hörmət edən və komandanın gücünü tükətmək əvəzinə işinə töhfə verən görüşlər keçirir.