चुस्त व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन: लचीलापन और दक्षता बढ़ाएँ

Agile BPM को समझना

Agile BPM को सॉफ़्टवेयर की कोई श्रेणी समझना भूल है, क्योंकि असल में यह शासन का एक मॉडल है। पारंपरिक BPM मानकर चलता है कि प्रक्रियाएँ स्थिर रहेंगी, जबकि Agile BPM हर प्रक्रिया को एक परिकल्पना की तरह देखता है जिसे परखा और बदला जाना है। BPM का सुव्यवस्थित दस्तावेज़ीकरण जवाबदेही तय करता है, और Agile का स्प्रिंट वाला तर्क यह पक्का करता है कि दस्तावेज़ों में अठारह महीने पुरानी स्थिति की जगह आज की असल तस्वीर दिखे।

मूल सिद्धांत:

• पुनरावृत्तीय सुधार: यही आधार है, क्योंकि तय संशोधन-चक्रों के बिना बाकी सिद्धांतों के पास काम करने का कोई तंत्र ही नहीं बचता
• ग्राहक-केंद्रित फोकस: यह तय करता है कि किसे सुधार माना जाए और किसे केवल बदलाव
• क्रॉस-फंक्शनल सहयोग: इससे प्रक्रिया के स्वामी पूरे तंत्र की कीमत पर सिर्फ़ अपने हिस्से को चमकाने से बचते हैं
• निरंतर प्रतिक्रिया: यह वह डेटा देती है जिसके बल पर पुनरावृत्तियाँ मनमानी न रहकर सार्थक बनती हैं
• तेज़ अनुकूलन: जब ऊपर के चारों सिद्धांत ठीक से काम करते हैं, तो पूरे तंत्र से यही नतीजा निकलता है

कार्यान्वयन रणनीति

Agile BPM लागू करते समय सबसे आम चूक यह होती है कि किसी एक प्रक्रिया पर तरीके को परखे बिना पूरे संगठन को एक साथ बदलने की कोशिश की जाती है। बेहतर यह है कि सबसे ज़्यादा अड़चन वाले किसी एक वर्कफ़्लो से शुरुआत करें, उस पर सुधार का एक पूरा चक्र चलाएँ, अंतर को मापें और उसके बाद ही दायरा बढ़ाएँ। नीचे दिया गया हर चरण रोलआउट को बीच में अटकने से बचाने के लिए अपना अलग काम करता है।

मुख्य कार्यान्वयन कदम:

1. प्रक्रिया मूल्यांकन: मौजूदा वर्कफ़्लो को केवल विवरणों से नहीं, चक्र-समय के आँकड़ों के साथ मैप करें और पहचानें कि किन हस्तांतरणों पर सबसे ज़्यादा देरी होती है।
2. टीम संरचना परिभाषा: विभागों के इर्द-गिर्द नहीं, प्रक्रिया के इर्द-गिर्द क्रॉस-फंक्शनल टीमें बनाएँ और ऐसे प्रक्रिया-स्वामी को नियुक्त करें जिसके पास निर्णय का अधिकार हो।
3. उपकरण चयन: ऐसे उपकरण चुनें जिनमें प्रक्रिया की स्थिति सबको उसी समय दिखे, यानी कार्य की स्थिति, अड़चन की जगह और हर चरण का चक्र-समय, और Taskee यह दृश्यता अलग प्रोजेक्ट-प्रबंधन परत के बिना देता है।
4. प्रदर्शन निगरानी: बेसलाइन KPI पहले स्प्रिंट के बाद नहीं, उससे पहले तय करें, क्योंकि बेसलाइन के बिना सुधार को मापा ही नहीं जा सकता।
5. निरंतर सुधार: रेट्रोस्पेक्टिव तय अंतराल पर रखें, क्योंकि उन्हें छोड़ देना waterfall वाले ढर्रे पर लौटने का सबसे छोटा रास्ता है।
6. परिवर्तन प्रबंधन: विरोध आम तौर पर फ्रंटलाइन टीमों से नहीं, मध्य प्रबंधन से आता है, इसलिए लॉन्च से पहले ही साफ़ कर दें कि जवाबदेही किस तरह बदलेगी।
7. सफलता मापन: दर्ज करें कि क्या बदला, कितना बदला और अब कौन-सी अड़चन अगले सुधार को रोक रही है, क्योंकि यही रिकॉर्ड अगले रोलआउट के लिए व्यावसायिक आधार बनता है।

दक्षता बढ़ाना

Agile BPM दक्षता एक ख़ास तंत्र से बढ़ाता है: वह प्रक्रिया को चलाने और उसमें बदलाव करने के बीच के फीडबैक लूप को छोटा कर देता है। जब कोई टीम दो हफ़्ते के एक ही स्प्रिंट में अड़चन पहचानकर, उसका हल आज़माकर नतीजा माप लेती है, तो समय के साथ इसका असर इस तरह जुड़ता जाता है जैसा सालाना सुधार-चक्रों में कभी नहीं हो पाता। नीचे दिए गए KPI हर चरण में बराबर मायने नहीं रखते: पहले प्रक्रिया का चक्र-समय और संसाधनों का उपयोग स्थिर होना चाहिए, क्योंकि बाकी मीट्रिक इन्हीं पर टिके हैं।

नीचे मुख्य प्रदर्शन संकेतक और हर एक का महत्व दिया गया है:

1. प्रक्रिया चक्र समय: मुख्य संकेतक, जिससे पता चलता है कि Agile पुनरावृत्तियाँ शुरू से अंत तक के प्रवाह को सचमुच छोटा कर रही हैं या नहीं
2. संसाधन उपयोग: दिखाता है कि टीम की क्षमता प्रक्रिया के काम में लग रही है या समन्वय के झंझटों में खप रही है
3. ग्राहक प्रतिक्रिया समय: चक्र-समय में सुधार का आगे चलकर दिखने वाला असर, जो आम तौर पर एक-दो स्प्रिंट की देरी से सामने आता है
4. टीम उत्पादकता: दायरे को ध्यान में रखकर प्रति स्प्रिंट आउटपुट मापती है, इसलिए नज़र रखें कि गुणवत्ता के मानक ढीले करके यह आँकड़ा फुलाया न जाए
5. परिवर्तन कार्यान्वयन गति: प्रक्रिया से जुड़ा फ़ैसला मंज़ूरी से लागू होने तक कितनी जल्दी पहुँचता है, और यहाँ ज़्यादा अड़चन आम तौर पर उपकरणों की कमी से ज़्यादा अस्पष्ट स्वामित्व की ओर इशारा करती है
6. गुणवत्ता मेट्रिक्स: उस आम गलती से बचाते हैं जिसमें रफ़्तार तो बढ़ती है पर उसके साथ त्रुटियाँ भी बढ़ जाती हैं
7. लागत दक्षता: पिछड़ने वाला संकेतक, जो चक्र-समय और गुणवत्ता मेट्रिक्स के स्थिर होने के बाद ही कुछ सार्थक बताता है

Agile पद्धतियों को गहराई से समझने के लिए "What Is the Agile Manifesto? Understanding Its Core Values and Principles" में इस विषय की बुनियादी बातें अच्छी तरह समझाई गई हैं। व्यवहार में इन्हें लागू करने के बारे में "Agile Team Structure: Roles and Responsibilities for Effective Collaboration" में पढ़ें, और संभावित कठिनाइयों को समझने के लिए "Disadvantages of Agile: Understanding the Challenges of Agile Project Management" उपयोगी रहेगा। और पढ़ें: आधुनिक टीमों के लिए एचआर प्रबंधन सॉफ्टवेयर।

निष्कर्ष 

Agile BPM की असली ताक़त प्रक्रियाओं को किसी अमूर्त अर्थ में ज़्यादा लचीला बनाने में नहीं है, वह इसलिए काम करता है कि तय लय में प्रक्रियाओं पर दोबारा सोचना संरचना का हिस्सा बन जाता है। जो संगठन प्रक्रिया सुधार को शुरुआत और अंत वाली एक परियोजना मानते हैं, वे पाएँगे कि साल भर के भीतर उनकी बढ़त घिसने लगती है। जो इसे संचालन की नियमित लय मानते हैं और Taskee जैसे टूल का सहारा लेते हैं, वे स्प्रिंट-दर-स्प्रिंट प्रक्रिया का ज्ञान जोड़ते जाते हैं: हर चक्र एक दर्ज की हुई अड़चन सामने लाता है, और हर सुलझी अड़चन अगले चक्र के लिए शुरुआती स्तर को ऊपर उठा देती है।