Usimamizi wa Mchakato wa Biashara Agile: Boresha Unyumbufu na Ufanisi

Kuelewa Agile BPM

Agile BPM kimsingi ni mfumo wa utawala, na kuiona kama aina ya programu ni kuikosea. BPM ya kawaida hudhani kwamba mchakato ni thabiti. Agile BPM huchukulia kila mchakato kama dhana inayopaswa kujaribiwa na kurekebishwa. Nyaraka zilizopangwa za BPM huhakikisha uwajibikaji, na mdundo wa sprint wa Agile huhakikisha nyaraka hizo zinaeleza jinsi kazi inavyofanyika leo, wala si hali ilivyokuwa miezi kumi na nane iliyopita.

Kanuni za msingi:

• Uboreshaji wa marudio: ndio msingi; bila mizunguko ya marekebisho ya kudumu, kanuni nyingine hazina njia ya kufanya kazi
• Kumweka mteja katikati: huamua kipi ni uboreshaji wa kweli na kipi ni mabadiliko tu
• Ushirikiano wa idara mbalimbali: huwazuia wamiliki wa mchakato kuboresha sehemu yao peke yao huku jumla ikiumia
• Maoni endelevu: hutoa data inayofanya kila marudio kuwa na maana badala ya kuwa kiholela
• Kubadilika haraka: ndicho kinachotokea kwenye mfumo pale kanuni nne zilizotangulia zinapofanya kazi ipasavyo

Mkakati wa utekelezaji

Kosa linalojitokeza mara nyingi zaidi katika kuanzisha Agile BPM ni kujaribu kubadilisha shirika zima kwa mkupuo mmoja kabla mbinu haijathibitishwa kwenye mchakato mmoja. Anza na mtiririko mmoja wa kazi wenye msuguano mkubwa, kamilisha mzunguko mzima wa uboreshaji, pima tofauti, kisha panua. Kila hatua hapa chini ina jukumu lake katika kuzuia utekelezaji usikwame njiani.

Hatua kuu za utekelezaji:

1. Tathmini ya mchakato: Chora ramani ya mtiririko wa kazi wa sasa kwa kutumia data ya muda wa mzunguko, si maelezo pekee. Tafuta sehemu ambazo kazi inapopokezwa kutoka mkono mmoja hadi mwingine husababisha kuchelewa zaidi.
2. Ufafanuzi wa muundo wa timu: Unda timu zenye watu wa idara mbalimbali kuzunguka mchakato, si kuzunguka idara. Mteue mmiliki wa mchakato mwenye mamlaka ya kufanya maamuzi.
3. Uchaguzi wa zana: Chagua zana zinazomwonyesha kila mtu hali ya mchakato kwa wakati halisi, yaani hali ya kila kazi, mahali kikwazo kilipo, na muda wa mzunguko katika kila hatua. Taskee hutoa mwonekano huu bila kuhitaji safu tofauti ya usimamizi wa miradi.
4. Ufuatiliaji wa utendaji: Weka KPI za msingi kabla ya sprint ya kwanza, si baadaye. Bila kipimo cha kuanzia, uboreshaji hauwezi kupimwa.
5. Uboreshaji endelevu: Panga retrospekti katika vipindi vilivyowekwa. Kuziruka ndiyo njia ya haraka zaidi ya kurudi kwenye mazoea ya waterfall.
6. Usimamizi wa mabadiliko: Upinzani mara nyingi hujitokeza zaidi kwa mameneja kuliko kwa timu za mstari wa mbele. Zungumzia waziwazi jinsi uwajibikaji unavyohamishwa kabla ya kuzindua.
7. Upimaji wa mafanikio: Andika kilichobadilika, kwa kiasi gani, na ni kizuizi kipi sasa kinazuia uboreshaji unaofuata. Rekodi hii inakuwa hoja ya kibiashara kwa utekelezaji unaofuata.

Kuongeza ufanisi

Katika Agile BPM, faida hii inatokana na utaratibu mmoja ulio wazi: kufupisha umbali kati ya kuendesha mchakato na kuurekebisha. Timu inapoweza kutambua kikwazo, kujaribu suluhisho na kupima matokeo ndani ya sprint ya wiki mbili, athari hujilimbikiza kadiri muda unavyokwenda kwa namna ambayo mizunguko ya uboreshaji ya kila mwaka haiwezi kufikia. KPI zilizo hapa chini hazina uzito sawa katika kila hatua. Muda wa mzunguko wa mchakato na utumiaji wa rasilimali vinapaswa kutulia kwanza, kwa sababu vipimo vingine vinavitegemea.

Viashiria muhimu vya utendaji na umuhimu wao:

1. Nyakati za mzunguko wa mchakato: Kiashiria kikuu cha kama marudio ya Agile kweli yanafupisha mtiririko kuanzia mwanzo hadi mwisho
2. Utumiaji wa rasilimali: Huonyesha kama muda wa timu unaenda kwenye kazi ya mchakato au unamezwa na shughuli za uratibu
3. Nyakati za majibu ya wateja: Matokeo ya pili ya kuboreka kwa muda wa mzunguko; kwa kawaida huonekana baada ya muda fulani
4. Tija ya timu: Hupima kazi iliyokamilika kwa kila sprint kulingana na wigo wake; kuwa macho na takwimu zinazopanda kwa sababu viwango vya ubora vimeshushwa
5. Kasi ya utekelezaji wa mabadiliko: Muda unaochukuliwa na uamuzi wa mchakato kutoka kuidhinishwa hadi kutumika kweli; msuguano mkubwa hapa mara nyingi huashiria umiliki usio wazi kuliko tatizo la zana
6. Vipimo vya ubora: Hulinda dhidi ya kosa la kawaida ambapo kasi huongezeka lakini makosa nayo huongezeka
7. Ufanisi wa gharama: Kiashiria kinachochelewa; kina maana tu baada ya muda wa mzunguko na vipimo vya ubora kutulia

Kwa uelewa wa kina wa mbinu za Agile, chunguza "What Is the Agile Manifesto? Understanding Its Core Values and Principles". Kujifunza kuhusu utekelezaji wa kivitendo, angalia "Agile Team Structure: Roles and Responsibilities for Effective Collaboration". Kwa ufahamu kuhusu changamoto zinazowezekana, soma "Disadvantages of Agile: Understanding the Challenges of Agile Project Management". Soma zaidi: Programu ya Usimamizi wa Rasilimali Watu kwa Timu za Kisasa.

Hitimisho 

Nguvu ya Agile BPM haitokani na kufanya michakato kuwa rahisi kubadilika kwa maana ya kinadharia. Inatokana na wajibu wa kimuundo inaoweka wa kurudi kuipitia michakato hiyo kwa mdundo uliowekwa. Mashirika yanayouchukulia uboreshaji wa mchakato kama mradi wenye mwanzo na mwisho yataona faida zao zikififia ndani ya mwaka mmoja. Yale yanayoufanya kuwa mdundo wa kawaida wa kazi, yakisaidiwa na zana kama Taskee, hujilimbikizia maarifa kuhusu michakato yao sprint baada ya sprint. Kila mzunguko huacha kizuizi kilichoandikwa, na kila kizuizi kinachotatuliwa huinua kiwango cha kuanzia kwa kinachofuata.