Quản lý quy trình kinh doanh linh hoạt: Nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả

Điểm chính

Hiểu Agile BPM

Agile BPM không phải là một danh mục phần mềm — đó là một mô hình quản trị. Nơi BPM truyền thống giả định sự ổn định quy trình, Agile BPM coi mỗi quy trình là một giả thuyết cần được kiểm tra và sửa đổi. Tài liệu có cấu trúc của BPM đảm bảo trách nhiệm; logic sprint của Agile đảm bảo rằng tài liệu phản ánh thực tế hiện tại thay vì trạng thái từ mười tám tháng trước.

Nguyên tắc cốt lõi:

• Cải thiện lặp đi lặp lại — nền tảng; không có chu kỳ sửa đổi cố định, các nguyên tắc khác không có cơ chế để hoạt động
• Tập trung vào khách hàng — định nghĩa cái gì được coi là cải thiện so với cái gì chỉ là thay đổi
• Hợp tác đa chức năng — ngăn các chủ sở hữu quy trình tối ưu hóa phân khúc của họ với chi phí của tổng thể
• Phản hồi liên tục — cung cấp dữ liệu làm cho các lần lặp có ý nghĩa thay vì tùy ý
• Thích ứng nhanh — đầu ra của hệ thống khi bốn nguyên tắc trên hoạt động đúng

Chiến lược triển khai

Thất bại phổ biến nhất trong việc triển khai Agile BPM là cố gắng chuyển đổi toàn tổ chức trước khi xác thực phương pháp trên một quy trình duy nhất. Bắt đầu với một quy trình làm việc có ma sát cao, hoàn thành một chu kỳ cải thiện đầy đủ, đo lường delta, sau đó mở rộng. Mỗi bước dưới đây có một chức năng cụ thể trong việc ngăn việc triển khai bị đình trệ.

Các bước triển khai chính:

1. Đánh giá quy trình — Lập bản đồ quy trình làm việc hiện tại với dữ liệu thời gian chu kỳ, không chỉ mô tả. Xác định nơi các bàn giao gây ra sự chậm trễ nhiều nhất.
2. Định nghĩa cấu trúc nhóm — Hình thành các nhóm đa chức năng xung quanh quy trình, không phải xung quanh các phòng ban. Chỉ định một chủ sở hữu quy trình với thẩm quyền quyết định.
3. Lựa chọn công cụ — Chọn các công cụ làm cho trạng thái quy trình hiển thị cho mọi người trong thời gian thực: trạng thái nhiệm vụ, vị trí điểm nghẽn, và thời gian chu kỳ cho mỗi giai đoạn. Taskee cung cấp khả năng hiển thị này mà không yêu cầu một lớp quản lý dự án riêng biệt.
4. Giám sát hiệu suất — Đặt KPI cơ sở trước sprint đầu tiên, không phải sau. Không có cơ sở, cải thiện không thể đo lường được.
5. Cải thiện liên tục — Lên lịch retrospective ở các khoảng thời gian cố định. Bỏ qua retrospective là cách nhanh nhất duy nhất để quay trở lại hành vi waterfall.
6. Quản lý thay đổi — Sự kháng cự thường đến từ quản lý cấp trung, không phải các nhóm tuyến đầu. Giải quyết sự thay đổi trách nhiệm một cách rõ ràng trước khi ra mắt.
7. Đo lường thành công — Ghi lại điều gì đã thay đổi, bao nhiêu, và ràng buộc nào hiện đang giới hạn cải thiện tiếp theo. Bản ghi này trở thành trường hợp kinh doanh cho lần triển khai tiếp theo.

Nâng cao hiệu quả

Agile BPM cải thiện hiệu quả thông qua một cơ chế cụ thể: nó rút ngắn vòng phản hồi giữa thực thi quy trình và điều chỉnh quy trình. Khi một nhóm có thể xác định một điểm nghẽn, kiểm tra một sửa chữa, và đo lường kết quả trong một sprint hai tuần, hiệu ứng tích lũy theo thời gian theo cách mà chu kỳ tối ưu hóa hàng năm không thể tái tạo. Các KPI dưới đây không quan trọng như nhau ở mọi giai đoạn — thời gian chu kỳ quy trình và sử dụng tài nguyên nên được ổn định trước, vì các chỉ số còn lại phụ thuộc vào chúng.

Các chỉ số hiệu suất chính và tầm quan trọng của chúng:

1. Thời gian chu kỳ quy trình — Chỉ số chính của việc các lần lặp Agile có thực sự rút ngắn dòng end-to-end hay không
2. Sử dụng tài nguyên — Xác định liệu năng lực nhóm được phân bổ cho công việc quy trình hay bị hấp thụ bởi chi phí điều phối
3. Thời gian phản hồi khách hàng — Hiệu ứng hạ nguồn của cải thiện thời gian chu kỳ; thường chậm một đến hai sprint
4. Năng suất nhóm — Đo lường đầu ra mỗi sprint, được điều chỉnh cho phạm vi; cẩn thận với lạm phát từ tiêu chuẩn chất lượng giảm
5. Tốc độ triển khai thay đổi — Quyết định quy trình di chuyển từ phê duyệt đến triển khai trực tiếp nhanh như thế nào; ma sát cao ở đây thường chỉ ra quyền sở hữu không rõ ràng, không phải công cụ
6. Chỉ số chất lượng — Bảo vệ chống lại chế độ thất bại phổ biến khi lợi ích tốc độ đến với chi phí tỷ lệ lỗi
7. Hiệu quả chi phí — Chỉ số chậm trễ; có ý nghĩa chỉ sau khi thời gian chu kỳ và các chỉ số chất lượng đã ổn định

Để hiểu sâu hơn về các phương pháp Agile, hãy khám phá "What Is the Agile Manifesto? Understanding Its Core Values and Principles". Để tìm hiểu về triển khai thực tế, hãy xem "Agile Team Structure: Roles and Responsibilities for Effective Collaboration". Để có cái nhìn sâu sắc về những thách thức tiềm năng, hãy đọc "Disadvantages of Agile: Understanding the Challenges of Agile Project Management".

Kết luận 

Agile BPM hoạt động không phải vì nó làm cho các quy trình linh hoạt hơn theo cách trừu tượng, mà vì nó tạo ra nghĩa vụ cấu trúc để xem xét lại chúng theo nhịp điệu cố định. Các tổ chức coi cải thiện quy trình như một dự án — một cái gì đó có khởi đầu và kết thúc — sẽ thấy lợi ích của họ bị xói mòn trong vòng một năm. Những tổ chức coi nó như một nhịp điệu vận hành, được hỗ trợ bởi các công cụ như Taskee, tích lũy kiến thức quy trình từ sprint này sang sprint khác: mỗi chu kỳ tạo ra một ràng buộc được ghi lại, và mỗi ràng buộc được giải quyết nâng cao sàn cho cái tiếp theo.

Đọc được đề xuất

"Agile Process Innovation"

Hướng dẫn toàn diện về quản lý quy trình hiện đại.

"The Practice of Adaptive Leadership"

Hướng dẫn thực tế chứa các câu chuyện, công cụ, trường hợp giúp bạn phát triển kỹ năng của mình như một nhà lãnh đạo thích ứng.

"Digital Transformation"

Các kỹ thuật nâng cao để tối ưu hóa quy trình kinh doanh.