Çevik Biznes Proseslərinin İdarə Edilməsi: Çeviklik və Səmərəliliyi Artırın

Agile BPM-i başa düşmək

Agile BPM ilk növbədə idarəetmə modelidir, proqram təminatı kateqoriyası kimi baxmaq onu yanlış anlamaq olar. Ənənəvi BPM prosesin sabit olduğunu fərz edir. Agile BPM isə hər prosesə yoxlanılmalı və lazım gəldikdə dəyişdirilməli bir fərziyyə kimi yanaşır. BPM-in strukturlu sənədləşməsi hesabatlılığı təmin edir, Agile-ın sprint ritmi isə bu sənədlərin on səkkiz ay əvvəlki vəziyyəti yox, bugünkü iş qaydasını əks etdirməsinə nəzarət edir.

Əsas prinsiplər:

• İterativ təkmilləşdirmə: hər şeyin təməlidir; sabit yenidən baxış dövrləri olmasa, digər prinsiplərin işləməyə yolu qalmır
• Müştəriyə yönəlmə: nəyin həqiqi təkmilləşdirmə, nəyin sadəcə dəyişiklik olduğunu müəyyən edir
• Funksiyalararası əməkdaşlıq: proses sahiblərinin bütövün zərərinə yalnız öz hissələrini yaxşılaşdırmasına imkan vermir
• Davamlı geri əlaqə: hər iterasiyanı təsadüfi deyil, mənalı edən məlumatları verir
• Sürətli uyğunlaşma: yuxarıdakı dörd prinsip lazımi qaydada işlədikdə sistemin verdiyi nəticədir

Tətbiq strategiyası

Agile BPM tətbiq edilərkən ən çox rast gəlinən səhv yanaşmanı bir prosesdə yoxlamadan bütün təşkilatı birdən dəyişməyə çalışmaqdır. Sürtünməsi ən çox olan bir iş axını ilə başlayın, onun üzərində tam təkmilləşdirmə dövrü keçirin, fərqi ölçün və yalnız bundan sonra genişlənin. Aşağıdakı addımların hər biri tətbiqin yarı yolda ilişib qalmaması üçün müəyyən rol oynayır.

Əsas tətbiq addımları:

1. Proses qiymətləndirilməsi: cari iş axınlarının xəritəsini yalnız təsvirlərlə yox, dövr vaxtı məlumatları ilə çıxarın. İşin əldən-ələ ötürüldüyü hansı nöqtələrdə ən çox gecikmə yarandığını tapın.
2. Komanda strukturunun müəyyən edilməsi: komandaları departamentlərə görə yox, prosesin ətrafında müxtəlif funksiyalardan olan insanlardan qurun. Qərar vermək səlahiyyəti olan proses sahibi təyin edin.
3. Alət seçimi: prosesin vəziyyətini hamı üçün real vaxtda görünən edən alətlər seçin; tapşırıqların statusu, dar boğazın yeri və hər mərhələdə dövr vaxtı gözönündə olsun. Taskee bu görünürlüyü ayrıca layihə idarəetmə qatına ehtiyac olmadan təmin edir.
4. Performans monitorinqi: əsas KPI-ləri ilk sprintdən sonra yox, ondan əvvəl təyin edin. Başlanğıc göstərici olmadan təkmilləşməni ölçmək mümkün deyil.
5. Davamlı təkmilləşdirmə: retrospektivləri sabit fasilələrlə planlaşdırın. Onları buraxmaq waterfall vərdişlərinə qayıtmağın ən qısa yoludur.
6. Dəyişiklik idarəetməsi: müqavimət çox vaxt ön xətt komandalarından çox menecerlər arasında özünü göstərir. Məsuliyyətin necə yerini dəyişdiyini buraxılışdan əvvəl açıq müzakirə edin.
7. Uğur ölçüsü: nəyin dəyişdiyini, nə qədər dəyişdiyini və indi növbəti təkmilləşdirməni hansı məhdudiyyətin ləngitdiyini qeyd edin. Bu qeyd növbəti tətbiq üçün biznes əsaslandırmasına çevrilir.

Səmərəliliyi artırmaq

Agile BPM-də səmərəlilik konkret bir mexanizmdən gəlir: prosesin icrası ilə onun düzəldilməsi arasındakı məsafə qısalır. Komanda iki həftəlik sprint ərzində dar boğazı tapa, düzəlişi sınaya və nəticəni ölçə bildikdə təsir zamanla elə toplanır ki, illik optimallaşma dövrləri buna çata bilmir. Aşağıdakı KPI-lərin çəkisi hər mərhələdə eyni deyil. Əvvəlcə proses dövr vaxtını və resurs istifadəsini sabitləşdirmək lazımdır, çünki qalan metriklər bunlara söykənir.

Əsas performans göstəriciləri və onların əhəmiyyəti:

1. Proses dövr vaxtları: Agile iterasiyalarının axını əvvəldən sona qədər həqiqətən qısaldıb-qısaltmadığını göstərən əsas göstərici
2. Resurs istifadəsi: komandanın vaxtının proses işinə getdiyini, yoxsa koordinasiya yükünə xərcləndiyini göstərir
3. Müştəri cavab vaxtları: dövr vaxtındakı yaxşılaşmanın dolayı nəticəsidir və adətən müəyyən gecikmə ilə görünür
4. Komanda məhsuldarlığı: iş həcmini nəzərə almaqla sprint başına nəticəni ölçür; keyfiyyət tələbləri aşağı salınaraq rəqəmin şişirdilməsinə diqqət edin
5. Dəyişiklik tətbiq sürəti: proses qərarının təsdiqdən real tətbiqə nə qədər tez keçdiyi; burada sürtünmə yüksəkdirsə, səbəb çox vaxt alətlərdə yox, qeyri-aydın sahiblikdə olur
6. Keyfiyyət metrikləri: sürət artdıqca xətaların da artdığı tanış problemdən qoruyur
7. Xərc səmərəliliyi: gecikən göstəricidir; yalnız dövr vaxtı və keyfiyyət metrikləri sabitləşdikdən sonra məna kəsb edir

Agile metodologiyalarının daha dərin başa düşülməsi üçün "What Is the Agile Manifesto? Understanding Its Core Values and Principles"-i araşdırın. Praktiki tətbiq haqqında öyrənmək üçün "Agile Team Structure: Roles and Responsibilities for Effective Collaboration"-i yoxlayın. Potensial çətinliklər haqqında məlumat üçün "Disadvantages of Agile: Understanding the Challenges of Agile Project Management"-i oxuyun. Daha çox oxuyun: Müasir komandalar üçün HR idarəetmə proqramı.

Nəticə 

Agile BPM-in gücü prosesləri mücərrəd mənada daha çevik etməsində deyil. Onun gücü proseslərə sabit ritmlə təkrar qayıtmağı struktur öhdəliyinə çevirməsindədir. Proses təkmilləşdirməsinə başlanğıcı və sonu olan bir layihə kimi baxan təşkilatlar bir il ərzində qazanclarının əriyib getdiyini görəcək. Onu Taskee kimi alətlərin dəstəklədiyi gündəlik iş ritminə çevirənlər isə sprintdən sprintə proseslər haqqında bilik toplayır. Hər dövr sənədləşdirilmiş bir məhdudiyyət qoyub gedir, həll edilən hər məhdudiyyət isə növbəti üçün başlanğıc səviyyəni bir az da qaldırır.