टीमों में ओवरलैपिंग भूमिकाओं का प्रबंधन

मुख्य विचार

परिचय

समस्या की जड़ अक्सर अस्पष्ट जिम्मेदारी की सीमाओं में निहित होती है। यह विशेष रूप से अंतःविषयक परियोजनाओं को प्रभावित करता है, जहाँ मार्केटिंग विशेषज्ञ को डेवलपर्स के साथ और डिज़ाइनर को विश्लेषकों के साथ बातचीत करनी पड़ती है। ऐसी परिस्थितियों में प्राकृतिक रूप से "ग्रे ज़ोन" बनते हैं, जहाँ यह स्पष्ट नहीं होता कि वास्तव में कौन निर्णय लेना चाहिए।

एक और कारण — भूमिकाओं का विकास। जो काम एक साल पहले विशेष रूप से एक विशेषज्ञ का था, आज उसमें कई विशेषज्ञों की भागीदारी की आवश्यकता हो सकती है। तकनीकें बदलती हैं, प्रक्रियाएं जटिल होती जाती हैं, और स्पष्ट सीमाएं धुंधली हो जाती हैं।

तीसरा कारक — स्वतंत्रता की आकांक्षा। कई अनुभवी कर्मचारी दूसरों की गलतियों के कारण परियोजना की विफलता का जोखिम उठाने के बजाय "सुरक्षित खेलना" और जिम्मेदारी खुद लेना पसंद करते हैं। ऐसा दृष्टिकोण समझने योग्य है, लेकिन टीम के स्तर पर यह प्रयासों के दोहराव की ओर ले जाता है।

अनिश्चितता की कीमत:

• काम का दोहराव — यह टीम की प्रेरणा के लिए एक गंभीर झटका है। कल्पना करें कि एक डेवलपर जिसने एल्गोरिदम के अनुकूलन के लिए एक सप्ताह बिताया है, जब उसे पता चलता है कि एक सहकर्मी ने पहले ही समान कार्य को हल कर लिया है तो वह कैसा महसूस करता है।
• इसके अलावा, ओवरलैपिंग जिम्मेदारियां संघर्षों के लिए उपजाऊ जमीन बनाती हैं। जब दो लोग खुद को एक ही क्षेत्र के लिए जिम्मेदार मानते हैं, तो दृष्टिकोण, प्राथमिकताओं और काम के तरीकों में अपरिहार्य रूप से मतभेद पैदा होते हैं।

इस लेख में हम उपरोक्त समस्याओं से बचने के तरीकों पर विचार करेंगे और आपको उन्हें हल करने के तरीके दिखाएंगे।

वास्तविकता की मैपिंग

किसी भी उपकरण को लागू करने से पहले, वर्तमान स्थिति को समझना आवश्यक है।

• टीम के साथ एक सरल अभ्यास करें: हर कोई अपनी मुख्य जिम्मेदारियों का अज्ञात रूप से वर्णन करे। फिर परिणामों की तुलना करें। आमतौर पर तस्वीर काफी रंगीन हो जाती है — एक ही कार्यों का उल्लेख 3-4 लोग करते हैं, और कुछ महत्वपूर्ण कार्यों का उल्लेख कोई नहीं करता।
• अगला कदम — दर्द के बिंदुओं की पहचान। टीम से पिछले महीने की उन स्थितियों को याद करने को कहें जब जिम्मेदारियों को लेकर भ्रम हुआ था। अगर ऐसे मामले अपेक्षा से अधिक निकलें तो आश्चर्य न करें।

RACI मैट्रिक्स

यह सरल तालिका प्रत्येक प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों की भूमिका को स्पष्ट रूप से परिभाषित करने में मदद करती है। लेकिन इसकी प्रभावशीलता सही अनुप्रयोग पर निर्भर करती है।

RACI का मतलब है:

• Responsible (कार्यकारी) — वह व्यक्ति जो भौतिक रूप से काम करता है। यहाँ कई लोग हो सकते हैं।
• Accountable (जवाबदेह) — वह व्यक्ति जो परिणाम के लिए जिम्मेदार है और मुख्य निर्णय लेता है। अत्यंत महत्वपूर्ण: प्रत्येक कार्य के लिए केवल एक ऐसा व्यक्ति होना चाहिए।
• Consulted (सलाहकार) — वे लोग जिनकी राय पर विचार करना आवश्यक है। आमतौर पर संबंधित क्षेत्रों के विशेषज्ञ।
• Informed (सूचित) — वे लोग जिन्हें सूचित रखना आवश्यक है, लेकिन निर्णय लेने के लिए उनकी राय की आवश्यकता नहीं है।

व्यावहारिक सलाह: एक विशिष्ट प्रक्रिया के लिए RACI मैट्रिक्स बनाना शुरू करें। उदाहरण के लिए, नए कर्मचारी की भर्ती की प्रक्रिया या नई उत्पाद सुविधा के लॉन्च के लिए। जब टीम एक सरल उदाहरण पर सिद्धांत में महारत हासिल कर ले, तो अनुप्रयोग का विस्तार किया जा सकता है।

व्यावहारिक उदाहरण: उत्पाद में नई सुविधा लॉन्च करते समय कार्यकारी डेवलपर हो सकता है, जवाबदेह — उत्पाद प्रबंधक, सलाहकार — डिज़ाइनर और विश्लेषक, और सूचित — प्रबंधन और सहायता सेवा।

महत्वपूर्ण बारीकी: प्रत्येक कार्य का केवल एक Accountable होना चाहिए। अगर दो जिम्मेदार हैं, तो इसका मतलब है कि बिल्कुल कोई जिम्मेदार नहीं है।

साप्ताहिक सिंक्रोनाइज़ेशन

नियमित टीम बैठकें — एक ऐसी तंत्र जिसकी आवश्यकता से इनकार नहीं किया जा सकता। यहाँ प्रारूप महत्वपूर्ण है। क्लासिक स्टैंडअप अक्सर विवरणों की अंतहीन चर्चा में बदल जाते हैं।

प्रभावी साप्ताहिक सिंक्रोनाइज़ेशन प्रारूप:

• मैं क्या योजना बना रहा हूँ (प्रति व्यक्ति 3 मिनट): सप्ताह के मुख्य कार्यों का संक्षिप्त अवलोकन।
• मुझे कहाँ मदद चाहिए (प्रति व्यक्ति 2 मिनट): सहायता या परामर्श के लिए विशिष्ट अनुरोध।
• संभावित प्रतिच्छेदन (सभी के लिए 5 मिनट): उन कार्यों की चर्चा जो सहकर्मियों के काम को प्रभावित कर सकते हैं।

ऐसा प्रारूप 15-20 मिनट लेता है, लेकिन दोहराए गए काम के घंटों की बचत करता है।

योग्यता मैट्रिक्स

हर टीम में अनौपचारिक विशेषज्ञ होते हैं — वे लोग जिनसे विशिष्ट विषयों पर सलाह के लिए संपर्क किया जाता है। इस विशेषज्ञता को औपचारिक बनाएं। "योग्यता मैट्रिक्स" बनाएं - एक दस्तावेज़ जो स्पष्ट रूप से वर्णन करता है कि कौन किस क्षेत्र में विशेषज्ञ है, कौन बैकअप हो सकता है, और कौन केवल विषय का अध्ययन कर रहा है।

हर टीम में अनौपचारिक विशेषज्ञ होते हैं — वे लोग जिनसे विशिष्ट विषयों पर सलाह के लिए संपर्क किया जाता है। इस विशेषज्ञता को औपचारिक बनाएं।

• विशेषज्ञ — अंतिम निर्णय लेता है, सहकर्मियों को सलाह देता है, टीम में योग्यता विकास के लिए जिम्मेदार है।
• अभ्यासकर्ता — मानक कार्यों को स्वतंत्र रूप से हल करता है, विशेषज्ञ का बैकअप ले सकता है।
• शुरुआती — क्षेत्र का अध्ययन करता है, विशेषज्ञ या अभ्यासकर्ता के मार्गदर्शन में काम करता है।

ऐसा मैट्रिक्स प्रश्नों के साथ किससे संपर्क करना है और विवादास्पद स्थितियों में कौन निर्णय लेना चाहिए, यह जल्दी समझने में मदद करता है।

महत्वपूर्ण: एक व्यक्ति एक क्षेत्र में विशेषज्ञ और दूसरे में शुरुआती हो सकता है। यह सामान्य है और विकास के लिए उपयोगी भी है।

प्रक्रिया की पारदर्शिता

सही तरीके से कॉन्फ़िगर किए गए प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण अराजकता के खिलाफ लड़ाई में शक्तिशाली सहयोगी बन सकते हैं। महत्वपूर्ण सिद्धांत:

• एकीकृत सूचना स्थान: सभी कार्य, उनकी स्थिति और कार्यकारी एक ही स्थान पर दिखाई देने चाहिए।
• लोड की पारदर्शिता: हर किसी को देखना चाहिए कि सहकर्मी क्या कर रहे हैं और वे कितने व्यस्त हैं।
• स्वचालित सूचनाएं: सिस्टम को कार्यों में परिवर्तन के बारे में इच्छुक व्यक्तियों को स्वयं सूचित करना चाहिए।
• जटिल सिस्टम का पीछा न करें। कभी-कभी Google Sheets में एक सरल तालिका एक परिष्कृत CRM सिस्टम से बेहतर काम करती है जिसे टीम का आधा हिस्सा उपयोग करना नहीं जानता।

सबसे परिपूर्ण प्रक्रियाएं भी बेकार हैं यदि टीम में समस्याओं की खुली चर्चा की संस्कृति नहीं है। लोगों को अपनी जिम्मेदारियों में अनिश्चितता स्वीकार करने में सहज महसूस करना चाहिए।

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निष्कर्ष

जैसे-जैसे टीम बढ़ती है और परियोजनाएं जटिल होती जाती हैं, जिम्मेदारी के क्षेत्रों की नियमित समीक्षा और समन्वय प्रक्रियाओं में सुधार जारी रखना आवश्यक होगा।

मुख्य बात — याद रखें कि लक्ष्य एक भी प्रतिच्छेदन के बिना एक आदर्श प्रणाली बनाना नहीं है। लक्ष्य यह है कि सभी प्रतिच्छेदन सचेत, प्रबंधनीय और सामान्य परिणाम प्राप्त करने के लिए निर्देशित हों।

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