Mengelola Peran Tumpang Tindih dalam Tim

Ide Utama

Pendahuluan

Akar masalah sering terletak pada batas tanggung jawab yang tidak jelas. Hal ini terutama memengaruhi proyek interdisipliner, di mana spesialis pemasaran perlu berinteraksi dengan pengembang, dan desainer dengan analis. Dalam kondisi seperti itu, "zona abu-abu" muncul secara alami, di mana tidak jelas siapa yang harus membuat keputusan.

Alasan lain — evolusi peran. Apa yang setahun lalu merupakan tugas eksklusif seorang spesialis, hari ini mungkin memerlukan partisipasi beberapa ahli. Teknologi berubah, proses menjadi rumit, dan batas yang jelas menjadi kabur.

Faktor ketiga — aspirasi untuk kemandirian. Banyak karyawan berpengalaman lebih suka "bermain aman" dan mengambil tanggung jawab sendiri daripada mengambil risiko kegagalan proyek karena kesalahan orang lain. Pendekatan seperti itu dapat dipahami, tetapi dalam skala tim mengarah pada duplikasi upaya.

Biaya ketidakpastian:

• Duplikasi pekerjaan — ini adalah pukulan serius bagi motivasi tim. Bayangkan bagaimana perasaan seorang pengembang yang menghabiskan seminggu untuk mengoptimalkan algoritma, ketika mengetahui bahwa rekan kerja sudah menyelesaikan tugas serupa.
• Selain itu, tanggung jawab yang tumpang tindih menciptakan tanah subur untuk konflik. Ketika dua orang menganggap diri mereka bertanggung jawab atas area yang sama, perselisihan dalam pendekatan, prioritas, dan metode kerja akan tak terhindarkan muncul.

Dalam artikel ini, kami akan mempertimbangkan cara menghindari masalah yang disebutkan di atas dan menunjukkan metode untuk menyelesaikannya.

Pemetaan Realitas

Sebelum menerapkan alat apa pun, perlu memahami situasi saat ini.

• Lakukan latihan sederhana dengan tim: biarkan setiap orang menggambarkan tanggung jawab utama mereka secara anonim. Kemudian bandingkan hasilnya. Biasanya gambar menjadi cukup berwarna — tugas yang sama disebutkan oleh 3-4 orang, dan beberapa fungsi yang sangat penting tidak disebutkan oleh siapa pun.
• Langkah selanjutnya — mengidentifikasi titik-titik sakit. Minta tim untuk mengingat situasi bulan lalu ketika ada kebingungan tentang tanggung jawab. Jangan terkejut jika kasus seperti itu ternyata lebih banyak dari yang diharapkan.

Matriks RACI

Tabel sederhana ini membantu mendefinisikan dengan jelas peran semua peserta dalam setiap proses. Tetapi efektivitasnya tergantung pada penerapan yang benar.

RACI berarti:

• Responsible (Pelaksana) — orang yang secara fisik melakukan pekerjaan. Di sini bisa ada beberapa orang.
• Accountable (Bertanggung jawab) — orang yang bertanggung jawab atas hasil dan membuat keputusan kunci. Sangat penting: untuk setiap tugas harus ada hanya satu orang seperti itu.
• Consulted (Dikonsultasikan) — mereka yang pendapatnya perlu dipertimbangkan. Biasanya ahli di bidang yang berdekatan.
• Informed (Diberi tahu) — mereka yang perlu terus diberitahu, tetapi pendapat mereka tidak diperlukan untuk membuat keputusan.

Saran praktis: mulai dengan membuat matriks RACI untuk satu proses spesifik. Misalnya, untuk proses merekrut karyawan baru atau meluncurkan fitur produk baru. Ketika tim menguasai prinsip pada contoh sederhana, aplikasi dapat diperluas.

Contoh praktis: dalam meluncurkan fitur baru dalam produk, pelaksana bisa menjadi pengembang, yang bertanggung jawab — manajer produk, yang dikonsultasikan — desainer dan analis, dan yang diberi tahu — manajemen dan layanan dukungan.

Nuansa penting: setiap tugas harus memiliki hanya satu Accountable. Jika ada dua yang bertanggung jawab, berarti tidak ada yang bertanggung jawab sama sekali.

Sinkronisasi Mingguan

Pertemuan tim reguler — mekanisme yang kebutuhannya tidak dapat disangkal. Di sini format penting. Standup klasik sering berubah menjadi diskusi detail yang tak berujung.

Format sinkronisasi mingguan yang efektif:

• Apa yang saya rencanakan (3 menit per orang): tinjauan singkat tugas-tugas kunci minggu ini.
• Di mana saya perlu bantuan (2 menit per orang): permintaan spesifik untuk dukungan atau konsultasi.
• Persimpangan potensial (5 menit untuk semua): diskusi tugas yang mungkin memengaruhi pekerjaan kolega.

Format seperti itu memakan waktu 15-20 menit, tetapi menghemat jam-jam kerja yang duplikat.

Matriks Kompetensi

Dalam setiap tim ada ahli informal — orang yang dihubungi untuk nasihat tentang topik tertentu. Jadikan keahlian ini formal. Buat "matriks kompetensi" - dokumen yang menggambarkan dengan jelas siapa yang ahli di bidang apa, siapa yang bisa menjadi cadangan, dan siapa yang hanya mempelajari topik.

Dalam setiap tim ada ahli informal — orang yang dihubungi untuk nasihat tentang topik tertentu. Jadikan keahlian ini formal.

• Ahli — membuat keputusan akhir, memberi nasihat kepada kolega, bertanggung jawab atas pengembangan kompetensi dalam tim.
• Praktisi — menyelesaikan tugas standar secara mandiri, dapat menggantikan ahli.
• Pemula — mempelajari bidang, bekerja di bawah bimbingan ahli atau praktisi.

Matriks seperti itu membantu dengan cepat memahami kepada siapa harus menghubungi dengan pertanyaan dan siapa yang harus membuat keputusan dalam situasi kontroversial.

Penting: satu orang bisa menjadi ahli dalam satu bidang dan pemula di bidang lain. Ini normal dan bahkan berguna untuk pengembangan.

Transparansi Proses

Alat manajemen proyek yang dikonfigurasi dengan benar dapat menjadi sekutu yang kuat dalam perang melawan kekacauan. Prinsip-prinsip penting:

• Ruang informasi terpadu: semua tugas, status mereka, dan pelaksana harus terlihat di satu tempat.
• Transparansi beban: setiap orang harus melihat apa yang sedang dikerjakan kolega dan seberapa terbebani mereka.
• Notifikasi otomatis: sistem harus secara otomatis memberi tahu pihak yang berkepentingan tentang perubahan dalam tugas.
• Jangan mengejar sistem yang rumit. Kadang-kadang tabel sederhana di Google Sheets bekerja lebih baik daripada sistem CRM yang canggih yang setengah tim tidak tahu cara menggunakannya.

Proses yang paling sempurna pun tidak berguna jika dalam tim tidak ada budaya diskusi terbuka tentang masalah. Orang harus merasa nyaman mengakui ketidakpastian dalam tanggung jawab mereka.

Baca juga:

Pelajari metode manajemen proyek yang fleksibel dengan pendekatan Agile untuk manajemen proyek di 2025.

Pelajari bagaimana proses terstruktur dapat meningkatkan efisiensi dari artikel tentang alur kerja manajemen proyek: langkah-langkah untuk mengoptimalkan kesuksesan proyek.

Buat tim dengan struktur yang tepat dan proses yang teruji dengan bantuan artikel tentang organisasi tim untuk kerja jarak jauh.

Kesimpulan

Seiring pertumbuhan tim dan kompleksitas proyek, akan perlu untuk secara teratur meninjau kembali area tanggung jawab dan menyempurnakan proses koordinasi.

Yang utama — ingat bahwa tujuannya bukan untuk menciptakan sistem sempurna tanpa satu persimpangan pun. Tujuannya adalah agar semua persimpangan menjadi sadar, dapat dikelola dan diarahkan untuk mencapai hasil bersama.

Kami merekomendasikan untuk membaca

"The Five Dysfunctions of a Team: A Leadership Fable"

Mengidentifikasi hambatan utama untuk efektivitas tim dan menawarkan strategi untuk membangun kepercayaan, kejelasan, dan akuntabilitas.

Di Amazon

"Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity"

Mengajarkan bagaimana komunikasi yang jujur dan ekspektasi yang jelas membantu tim menghindari kebingungan dalam peran dan meningkatkan kolaborasi.

Di Amazon

"Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter"

Menjelajahi metode kepemimpinan yang memperkuat tim melalui pembagian peran yang jelas dan tanggung jawab bersama.

Di Amazon