ワークフローのボトルネックを特定し解決する方法

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1 4月, 2025

作業の流れを整理整頓することは、時には仕事自体よりも難しいことがあります。良いニュースは、火事がオフィス全体を飲み込む前に火の元を見つければ、重大な損害を与える前に消火できる可能性が高いということです。このアーティクルでは、あなたの生産性の帆に穴が開いている場所を見つけ、それをできるだけ効率的に修復するために必要なすべてを提供します。

主なポイント

問題のある領域を事前に特定できれば、プロジェクトの遅延のリスクが減少する。

ボトルネックが解消されることで、タスクに費やす時間が大幅に削減される。

日々の作業フローを改善することは、チームの生産性を大幅に向上させる可能性があります。

はじめに

すべての車愛好者の夢は、交通渋滞が全くない空いている高速道路を走ることです。残念ながら、21世紀を迎えても、多くの都市は依然として車依存なので、スピードを出しても…うーん、約3秒後には停車することになります。

もちろん、スピード違反を推奨しているわけではありません。それは、ボトルネックや「交通渋滞」を例に出して説明するための比喩に過ぎません。このシナリオにおいて、ボトルネックや「渋滞」があれば、全体のプロセスが10倍楽しく、生産的に感じられるということです。

Formstack と Mantis Researchによる報告によると、組織は非効率的なタスクにより年間最大130万ドルを失う可能性があるとのことです。また、同じ報告書では、半数以上の従業員が毎日少なくとも2時間を繰り返し作業に費やしており、プロセスの最適化が必要であることが強調されています。

130万ドルは…ゼロが多いですね。でも、それは置いておいて、まず最初に理解しておくべきことは、すべてのボトルネックは大きく分けて2つのタイプに分類できるということです。それは、乱雑なプロセスと乱雑なリソース配分です。時にはその両方が原因となることもあります。これらについて知っておくべきことは以下の通りです：

乱雑なプロセス：

古いやり方。 スプレッドシートや社内ミーティング？それでどうやって助けることができるのか？
過剰に複雑なリリース前のチェック。 市場で最も優れた製品であっても、10段階のレビューとテストを経てしまえば、壊れてしまう。
官僚主義と書類処理。 20の異なる部門がある特定の機能に合意しなければならない場合、製品は永遠に日の目を見ません。
手作業。 AIはコピーライターやアーティストを置き換えることはないでしょうが、テーブルや長いスプレッドシートを埋めるのには最適です。それをAIに任せて、実際の作業に集中しましょう。
非効率的なワークフロー。 真の力はシンプルさにあります。最終結果にあまり貢献しないステップがあれば、それらは削除しましょう。

乱雑なリソース配分：

不足しているチーム。 プロジェクトマネージャーが同時に3つの異なる仕事をしている場合、それは「管理」ではなく、「バーンアウト」への早道です。
古い機器。 Tetrisを動かすのもやっとなPC、ソビエト連邦崩壊以来更新されていないExcelスプレッドシート、古くてきしむオフィスチェアなど、これらは作業プロセスを大幅に遅延させる可能性があります。
予算の問題。 時には、適切な資金がないために、快適で生産的なワークフローに必要な部分に「ノー」と言わなければならないことがあります。短期的にはうまくいくかもしれませんが、長期的には関わる全員を消耗させてしまうでしょう。

それで、たくさんの要因が一つの大きな問題に繋がるわけですが、上記の問題のうち少なくとも1つを解決できれば、それだけで大きな勝利です。たとえば、Bethany Home Healthcareはビジネスプロセスの自動化を実施することで、給与コストをほぼ200％削減しました。日々の作業フローに小さな変化を加えることで、大きな結果を得られることがあります。

ボトルネックを早期に発見する方法

何が問題なのか、あるいはすでに何が間違っているのかを理解することは一つのことですが、それを早期に発見するのはもっと難しいことです。例えば、Amazonは労働倫理にいくつか問題があるかもしれませんが、潜在的な障害を予測する方法については一日の長があります。

彼らは「予測分析」と呼ばれる手法を積極的に使用しています。これは、過去のデータや文化的なデータを分析して、潜在的な危機を事前に予測しようとする方法です。

COVID-19は誰にとっても驚きでしたが、Amazonは予測分析のおかげで迅速に適応し、状況にもかかわらず顧客を維持することができました…

…予測分析と疑わしいビジネス慣行ですが、それはさておき。

それでは、以下のような「赤旗」を見逃さないようにしましょう：

タスクが積み重なって終わらない。 チームが常に忙しいのは普通ですが、未完了のタスクが一定の臨界点を越えて、ますます悪化していく場合は？そこに何か問題があるかもしれません。
締め切りが単なる概念。 特に忙しい週にいくつかの締め切りが守れないのは普通ですが、それが常態化しているなら、何か問題があるかもしれません。
リソースが厳しい。 優れた企業は、良い資金と素晴らしい人々によって支えられています。もし両方が不安定になっているなら、それは心配すべき兆候です。
士気の低下。 チームのモチベーションが低下しているなら、それは問題の兆候です。
結果が劣っている。 これは非常に直感的です。
悪いコミュニケーション。 大企業には「抜け落ちる」人々がいて、ほとんど仕事をしないのに給料をもらい続けています。聞いたことがありませんか？必ずしも悪いことではありませんが、それはチーム間でのコミュニケーション不足を示しており、これは成功するプロジェクトには不可欠です。

Netflixは時々数十億ドルの失敗をするかもしれませんが、情報収集については本当に優れています。彼らのワークフローのすべてのステップが密接に監視され、すべてのフィードバックが分析されて実行されます。生産性の道に少しでも障害が現れたら、それはすぐに排除されます。

その方法はどうやって実行しているのか？「カオスエンジニアリング」と呼ばれるものです。実際、かなりクールな名前ですね。この方法は、働く過程に様々な「混乱」を事前に導入するもので、その目的は、実際の脅威が来たときにそれに対する「耐性」を作ることです。いわば企業の免疫システムのようなものです。

潜在的な修正方法

すべての問題が最終的に特定されたら、次に残ることは、それらを実際に修正することです。問題を迅速に解決し、それが再発しないようにすることには良い面があります。できるだけそれに固執するようにしましょう。

短期的な解決策：

リソースの配分。 1つのタスクには非常に疲れた2人のマネージャーが関わっている一方、別のタスクには10人が関わっています。何をすべきか分かりますよね – ちょっとバランスを取ることです。
一時的なショートカットを見つける。 すぐに意図通りに機能しない場合もありますが、最初のフォーミュラに多少の変更を加えることでうまくいくこともあります。それがうまくいけば、それでよし。後で状況が落ち着いたときに戻って改善すれば良いのです。
短期的なスキルアップ。 従業員に特定のスキルが不足している場合、彼らを短期間で学べるコースに送るのも一つの手です。完全な学位取得ではありませんが、今はそれで十分です。
ターゲットを絞った自動化。 一部のプロセスがチームの時間を非常に消耗している場合、それらを自動化することで圧力を軽減できるかもしれません。最終的な結果の品質に影響を与えるかもしれませんが、必要な呼吸の余地を与えてくれるでしょう。
コミュニケーションのワークショップ。 時には、1回の心のこもった会話がすべてを変えることがあります。それがこれまで行われていなかったことは深刻な問題を示していますが、始まりとしては良いスタートです。

長期的な解決策：

パイプラインの再構築。 もし何かがうまくいかないなら、それを取り壊し、その遺跡の上に何かより良いものを築きましょう。
チームのスキルに投資する。 会社全体の資格取得コースを通じて、同僚をより賢く、より効率的にすることです。知識に投資することは常に報われます。
戦闘準備をアップグレード。 新しいPC、タブレット、または新しいバージョンのプロジェクト管理ソフトウェアを導入することは確かに高価ですが、大きな違いを生むかもしれません。とはいえ、Taskeeは無料で、効率的ですからね – ただ言っておきます。
深い自動化。 最小限の人間の手が必要な非常に煩雑なプロセスを特定し、それを徹底的に自動化します。例えば在庫管理や注文処理などです。
戦略的計画。 可能な障害や全体的なニーズに事前に計画を立てましょう。これにより、ほとんどの世界的な問題に対して免疫を持つことができます。

面白い事実

医療のボトルネックに関する研究では、看護師と患者の不均衡な比率と不足が21%の非効率性を引き起こし、スキルギャップ、機器の問題、メンテナンス不足が38%を占めていることがわかりました。スタッフの改善、トレーニング、設備のメンテナンスに投資することで、業務の効率化と患者ケアの向上が期待できます。

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