ПО для управления проектами или Excel: Какой инструмент выбрать?

8 минут на прочтение

100 просмотров

20 февраля, 2025

В современном мире идет постоянная конкуренция между традиционными рабочими инструментами, такими как Excel и новыми платформами. У каждого есть особенности. Давайте разберемся, стоит ли переходить на новый софт или лучше остаться на проверенном Excel.

Ключевые идеи

Команды, использующие специализированные программы для управления проектами, отмечают увеличение числа успешно завершенных проектов.

Хороший ПМ- софт может сократить время на планирование в два раза

Специальные программы для отслеживания прогресса могут повысить продуктивность вашей команды в два раза

Преимущества ПО для управления проектами

Хоть современный ПМ-софт и не такой кастомизируемый и гибкий, как старый добрый Excel, интуитивности интерфейса ему не занимать. А огромный дополнительный функционал в виде трекинга и продуманной системы планирования делают его незаменимым инструментом для большинства проектных менеджеров.

Ключевые преимущества ПО для управления проектами:

Возможность коллаборации. Все сотрудники работают на одной версии приложения, наблюдая за прогрессом и результатами друг друга в реальном времени.
Автоматизированный процесс работы. Если в Excel нужны формулы, то хороший ПМ-софт делает все за вас, автоматизируя части рабочего процесса без особой предварительной настройки.
Отчетность. В большинстве приложений для управления проектами есть встроенные инструменты для формирования отчетов, которые четко показывают, сколько и как было сделано за последний месяц, а также что можно улучшить.
Возможность управления ресурсами. Когда вся ваша команда и их задачи видны на одном экране, процесс перераспределения становится невероятно простым.
Возможность продуманного планирования. С такими замечательными инструментами, как чарт Ганта, весь таймлайн проекта с важными точками и достижениями будет на виду.
Инструменты для работы с документацией. В хорошем ПМ-софте часто есть встроенное хранилище для самых важных и ценных документов.
Легкая коммуникация с командой. Упоминания, комментарии, личные сообщения, аудио и видеозвонки — возможности безграничны.

Excel как инструмент управления проектами

Любой человек, который хоть несколько раз в своей жизни включал компьютер, знает, что такое Excel. В интернете масса сообществ, которые занимаются созданием новых формул и структур таблиц.

Да, интуитивность — это не самая сильная сторона Excel, но ее бесконечную пользу тоже нельзя отрицать.

Предлагаю пройтись по основным преимуществам Excel:

Не надо долго учиться. Большинство специалистов уже знакомы с таблицами. Как только вы пройдете через болезненный и пугающий первый раз, перед вами откроются все двери.
Возможности кастомизации. Пару ярких цветов и несколько десятков формул — и таблицы Excel станут именно такими, как вам нужно.
Низкая цена. Библиотека Microsoft Office — один из самых бюджетных способов предоставить вашей организации все необходимые инструменты для базовой работы.
Офлайн. Вырубился Wi-Fi? Если вы успели синхронизировать данные заранее, ваша рабочая рутина не пострадает.
Совместимость. Практически все существующие ОС поддерживают Excel.
Автоматизация. Потратив немного времени на изучение формул и возможностей программы, вы сможете с легкостью автоматизировать базовые вычисления и процессы.

Сравнение инструментов

Как вы уже поняли, и Excel и ПМ софт хороши в своих собственных нишах. Возможно стоит повнимательнее посмотреть на ваши рабочие процессы, чтобы понять какой выбор подойдет именно вам.

Функция	ПО для управления проектами	Excel
Отслеживание задач	Автоматическое отслеживание, обновления в реальном времени	Ручные обновления, базовое отслеживание
Коммуникация с командой	Встроенный чат, комментарии, упоминания, аудио и видео звонки	Отсутствие коммуникации в реальном времени как таковой
Управление ресурсами	Динамическое распределение доступных ресурсов, отслеживание загрузки и сложности определенных задач	Статичные таблицы, необходимость ручного ввода
Отчетность	Автоматическая аналитика, настраиваемые дашборды	Базовый визуальный набор, необходимость ручного ввода.
Отслеживание затрат	Интегрированные инструменты бюджетирования и планирования	Ручные расчеты на основе формул
Управление сроками	Интерактивные диаграммы Ганта	Базовые графики, необходимость ручного ввода.
Легкость обучения	Требует хоть и краткого, но онбординга	Знакомый, известный каждому интерфейс
Кастомизация	Работа по заранее встроенным шаблонам, минимальная возможность настройки	Высокая настраиваемость, огромное количество легко изменяемых форматов
Стоимость	Ежемесячная подписка	Разовая покупка
Лучше всего подходит для	Больших команд и сложных проектов	Небольших команд и базовых задач

Переход на новые инструменты

Все же решились перейти на более современное программное обеспечение? Отличное решение! Изучение чего-то нового, в особенности навыков которые потом можно будет использовать в работе – ключ к успешной карьере ПМа.

Вот пара шагов, которые помогут вам сделать переход менее болезненным:

Изучите те рабочие процессы, что у вас уже есть. Это поможет не только перейти на новый софт, но и правильно его выбрать.
Выберите подходящую программу. На рынке довольно много вариантов – уделите время и изучите все доступные опции.
Спланируйте как именно будет проходить переход с Excel на новый софт. Если вам повезет, то в вашем новом ПО уже будет встроена функция переноса.
Познакомьте свою команду с новым ПО. Если надо, то проведите пару встреч, где вы ответите на все возможные вопросы и покажите базовый функционал.
Подстройте свои уже существующие рабочие процессы под новую платформу. Ну или перестройте их с нуля, если они слишком устарели.
Поглядывайте, как ваша команда работает с новым ПО. Если показатели неудовлетворительные, то возможно стоит посмотреть на другие варианты.
Разговаривайте со своими коллегами. Внимательно слушайте, что вашей команде нравится в новом порядке вещей, а что нет.

Интересный факт

Организации, переходящие с Excel на специализированное ПО для управления проектами, отмечают увеличение показателей завершения проектов на 27% и сокращение срывов сроков на 32%.

Читайте также:

Для практических советов по выбору инструментов изучите руководство по использованию диаграмм Ганта для управления проектами.

Чтобы оптимизировать процесс принятия решений, ознакомьтесь со Взвешенной матрицей решений.

Для советов по оптимизации рабочего процесса прочтите Рабочий процесс управления проектами.

Заключение

Решение перейти с Excel на что-то более новое и удобное должно зависеть от ваших бизнес-целей и долгосрочного плана. Наши любимые зеленые таблички никуда не денутся в ближайшие 5 - 10 лет, поэтому если вы не хотите их отпускать, то ничего страшного.

Главное помните, что хорошая ПМ система способна улучшить ваши рабочие процессы. Новое – это всегда хорошо. Поэтому если вы все же решитесь расширять бизнес и команду, то, возможно, стоит задуматься и о более функциональных переменах.