Создание проектов

Настройка проекта — наименее интересная часть любого рабочего инструмента и та часть, которая тихо решает, будут ли им вообще пользоваться. Три решения принимаются в момент создания и дорого обходятся, если менять их позже: что считать проектом, как группировать проекты и кто может их видеть.

Первое решение доставляет больше всего проблем. Команды, которые делают отдельный проект из каждого мелкого куска работы, получают боковую панель, которую никто не может окинуть взглядом, и ни одного места, где связанные вещи лежали бы вместе. Команды, которые делают один огромный проект из всего подряд, теряют возможность сказать что-то полезное про клиента, квартал или продуктовую линию, потому что каждый отчёт охватывает всё сразу. Разумное правило: проект — это то, у чего есть свой срок, своя команда и своё определение готовности.

Второе решение — группировка — это то, что сохраняет боковую панель читаемой, когда проектов становится больше горстки. Третье — доступ: добавление людей уже на этапе создания означает, что команда может пользоваться проектом с первой же задачи, вместо того чтобы первая неделя уходила на запросы доступа.

Taskee нарочно снисходителен ко всем трём решениям. Группы можно создавать и реорганизовывать позже, людей можно добавлять в уже существующий проект так же легко, как и в новый, а проект, который в итоге не попал ни в одну группу, не теряется — он собирается в собственной папке.

После регистрации в Taskee вы сразу получаете свой первый дефолтный проект. С его помощью можно ознакомиться с приложением.

Варианты создания проекта:

• Через выпадающее меню в кнопке “Создать задачу” выбрать пункт “Создать проект”
• Перейти на страницу проекта и нажать на плюс возле заголовка страницы, выбрать в меню “Создать проект”
• Чтобы создать проект внутри дефолтной группы, навести на пункт и нажать на плюс

Дефолтный проект существует для того, чтобы первой задаче было куда деться. Самый частый способ, которым рабочий инструмент проваливается, — это когда первого открывшего его человека просят сперва спроектировать структуру, прежде чем разрешить хоть что-то записать, и он закрывает вкладку. Начать с уже существующего проекта означает, что первую задачу можно зафиксировать за секунды, а структуру решить позже, когда накопится достаточно реальной работы, из которой её выводить.

Третий вариант — плюс, который появляется при наведении на группу в меню, — стоит запомнить, потому что создание проекта сразу внутри нужной группы избавляет от последующей уборки.

Варианты создания группы проекта:

• Через выпадающее меню в кнопке “Создать задачу” выбрать пункт “Создать группу проектов”
• Перейти на страницу проекта и нажать на плюс возле заголовка страницы, выбрать в меню “Создать группу проекта”

Вы можете присвоить название группе и добавить в неё те проекты, которые нужно объединить. Проекты, не входящие ни в одну группу, автоматически будут помещены в папку “Проекты без группы”, чтобы их было легко найти.

Группировка, которую вы выбираете, должна отвечать вопросу, который вы задаёте чаще всего. Агентство обычно спрашивает «что происходит у этого клиента», поэтому группы — это клиенты. Продуктовая команда спрашивает «что происходит в этой области», поэтому группы — это продукты или отдельные направления. Команда внутренних сервисов часто спрашивает «что происходит в этом квартале». Правильного ответа нет, есть только тот, что совпадает с тем, как ваша команда уже привыкла говорить.

Папка «Проекты без группы» важнее, чем кажется на слух. В инструментах, где негруппированный элемент просто нигде не появляется, вещи теряются незаметно; здесь же проект, который вы ещё не разложили по папкам, всё равно лежит в известном месте, поэтому раскладка — это уборка, а не спасательная операция.

Добавить людей можно как в существующий проект, так и в новый. На странице создания или редактирования проекта в разделе “команда” можно выбрать людей через поиск и выпадающее окно, а затем добавить необходимых людей в проект.

Возможность добавлять людей в существующий проект так же легко, как и в новый, — то, что не даёт доступу превратиться в узкое место. Составы команд меняются посреди проекта — кто-то присоединяется, кто-то подменяет коллегу в отпуске, специалиста подключают на две недели, — и если для этого нужен администратор и тикет, на практике люди начинают делиться логинами или работать в обход инструмента.

От того, кто состоит в проекте, зависит и то, чего стоят персональные представления: фильтр доски по исполнителю или разбивка отчёта по сотруднику что-то значат, только если команда проекта действительно актуальна.

После добавления проектов в компанию они появляются в боковой панели. Проекты сгруппированы по группам проектов, при нажатии на группу раскрывается список вложенных проектов.

В боковой панели можно быстро создать проект в рамках группы, а также перемещать проекты и группы, чтобы организовать пространство в соответствии с вашими потребностями.

Боковая панель — это тот элемент интерфейса, на который смотрят чаще всего, поэтому её стоит выстраивать осознанно. Свёртывание групп, в которых вы сейчас не работаете, сокращает список до того, что актуально именно для вас. Перемещение проектов и групп означает, что структура может следовать за реальностью, а не за порядком, в котором всё когда-то создавалось, — а это важно, потому что боковая панель, которая давно разошлась с реальностью, — первое, что делает инструмент похожим на лишнюю нагрузку.

Объём структуры, которую стоит выстраивать, зависит от того, сколько параллельных потоков ведёт команда.

Команды, ведущие много параллельных клиентских проектов, получают больше всего пользы от групп, потому что клиент — это единица измерения каждого разговора и каждого счёта. См. агентства, консалтинг и креативные агентства.

Растущие компании обычно доходят до точки, где плоский список перестаёт работать где-то в районе десяти-пятнадцати проектов, и группировка по отделу или продукту — это то, что снова делает боковую панель пригодной для использования. См. малый и средний бизнес и стартапы.

Командам с меняющимся составом важно, чтобы добавление и удаление людей из существующих проектов было рутиной, а не административной процедурой. См. удалённые команды и команды поддержки.

Отдельным специалистам и совсем маленьким командам всё это часто не нужно вовсе. Одного проекта, или дефолтного проекта, достаточно — группировка может подождать, пока не появится что группировать. См. фрилансеров и личную продуктивность.

Три шага настройки, которые находятся на разных уровнях.

Создание компании происходит один раз, при регистрации, и именно там живут пользователи, роли и права. Это управление командой.

Создание проекта — эта страница — происходит каждый раз, когда начинается новый поток работы: сам проект, его группа, его команда, его место в боковой панели.

Настройка проекта — это постоянная часть: сроки, статусы, теги, заметки и лента активности. Это управление проектами, и именно туда вы идёте, когда нужен новый статус или новая группа тегов, а не новый проект.

После этого сама работа — это задачи, которые видны как список или на доске.

Настройте свой первый проект — создайте компанию в Taskee. Количество проектов — не то, за что вы платите — см. тарифы.