Jinsi ya kukaa na motisha wakati wa miradi mirefu: Vidokezo muhimu kwa mafanikio

Kuelewa mizunguko ya motisha

Katika miradi inayochukua muda mrefu, motisha hupanda na kushuka kwa mtindo unaotabirika. Mwanzoni watu wana ari kubwa. Katikati ya mradi ari inashuka, kwa sababu jambo si jipya tena na mwisho bado haujakaribia. Katika hatua ya mwisho kunakuja uchovu unaofanana na uchovu wa kihisia, ingawa hauhitaji mapumziko ya aina ileile. Hatua hizi hazitokani na udhaifu wa tabia ya mtu. Ni matokeo yanayotarajiwa pale malengo yanapopangwa bila mrejesho wa kutosha njiani.

• Wiki 2-3 za kwanza: ari ya mwanzo inashuka kadiri upya unavyopotea na kazi inavyoingia kwenye mazoea.
• Katikati ya mradi: maendeleo yanakuwa magumu kuyaona, na safari iliyobaki inaonekana ndefu kuliko ile ambayo tayari umeimaliza.
• Hatua ya mwisho: uchovu uliolimbikizwa unapunguza nguvu za akili na za kihisia zinazohitajika ili kuendelea na juhudi.

Mizunguko hii haiwezi kuondolewa, lakini inaweza kupangiwa. Timu zinazopanga mapema jinsi ya kukabili kushuka kwa motisha, zikiandaa njia za kujirejesha na mbinu za kufanya maendeleo yaonekane, hudumisha ari ya juu zaidi katika mradi mzima. Timu zinazodhani kwamba motisha itabaki palepale haziwezi kufikia kiwango hicho.

Kuunda nanga za motisha

Nanga za motisha ni shughuli na hatua zilizopangwa zinazosaidia timu kutambua maendeleo mara kwa mara, bila kujali mradi mzima umekamilika kwa kiasi gani. Zinafupisha muda kati ya juhudi na thawabu. Zinatoa ishara za njiani ambazo malengo ya muda mrefu hayawezi kutoa yenyewe. Maelezo zaidi: Programu ya Kusimamia Timu ya Mbali.

Nanga za muda mfupi:

• Kusherehekea ushindi wa kila siku. Ukiandika mwishoni mwa siku kazi uliyokamilisha, unapata ushahidi halisi kwamba siku haikupita bure. Katika miradi mirefu watu mara nyingi huhisi kwamba siku moja haina maana ikilinganishwa na ukubwa wa mradi mzima, na hisia hiyo inapotosha picha halisi.
• Mapitio ya kila wiki ya maendeleo. Ukiweka matokeo ya wiki kwenye mchoro na kuyalinganisha na mpango wa awali wa mradi, maendeleo yanaonekana wazi. Kumbukumbu peke yake haiwezi kushika picha hiyo kwa miezi kadhaa.
• Wakati wa kuthamini timu. Kumtaja mwenzako na kumshukuru kwa mchango wake maalum kunamfanya ajue kwamba kazi yake inaonekana. Timu za mbali na zilizotawanyika hukosa hili, kwa sababu wanachama hawaoni kazi za wenzao moja kwa moja.
• Ufuatiliaji wa mafanikio binafsi. Kumbukumbu ya hatua ulizofikia inakupa kigezo cha kupima maendeleo yako kwa matokeo halisi, badala ya kupima kwa kiasi cha uchovu unaohisi.

Nanga za muda mrefu:

• Matukio ya hatua za kila mwezi. Kila mwezi timu inakutana kutambua hatua muhimu zilizofikiwa. Hii hujenga uwajibikaji wa pamoja, na motisha ya kila mtu inabaki imefungamana na matokeo ya timu.
• Tathmini za malengo za robo mwaka. Kupitia upya malengo ya muda mrefu kuna faida mbili. Kwanza, unaona wapi pa kubadilisha mwelekeo. Pili, unapata nafasi ya kuandika ni kiasi gani tayari kimefanikiwa, jambo ambalo watu waliochoka katikati ya mradi hulidharau kila mara.
• Zawadi za mafanikio makubwa. Hatua kubwa inapofikiwa, istahili zawadi yenye maana, zaidi ya pongezi tu. Hilo linathibitisha kwamba juhudi za kudumu huleta matokeo yanayoonekana, na linafanya juhudi zinazofuata zionekane kuwa na thamani.

Kujenga tabia endelevu

Mipangilio ya ngazi ya timu huleta uwajibikaji wa pamoja. Hata hivyo, mazoea ya kila siku ya mtu binafsi ndiyo huamua kama atafika kazini akiwa na nguvu ya akili ya kutumia mipangilio hiyo. Mazoea yafuatayo yanapunguza idadi ya maamuzi madogo, na yanamsaidia mtu kujua kazi ya siku kabla hata hajaanza.

• Kuweka nia asubuhi. Ukiweka malengo mahususi ya siku kabla ya kuanza kazi, hupotezi umakini ukijiuliza utafanya nini baadaye. Hili lina thamani kubwa hasa katika miradi mirefu, ambapo orodha ya kazi ni ndefu na si rahisi kuamua kipi kianze.
• Uonekanaji wa maendeleo. Picha iliyo wazi na ya sasa ya kazi iliyokamilika na iliyobaki inazuia hisia kwamba unajitahidi sana lakini matokeo ni madogo. Hisia hiyo ni chanzo cha kawaida cha motisha kushuka katikati ya mradi.
• Ukaguzi wa nishati ya timu. Mazungumzo mafupi ya mara kwa mara na wenzako yanakuonyesha kwamba changamoto unazopitia wengine wanazipitia pia. Hilo linapunguza upweke, ambao huzidisha kushuka kwa motisha.
• Tafakari na kuandika diari mwishoni mwa siku. Ukiandika ulichokamilisha kabla ya kumaliza siku ya kazi, asubuhi inayofuata huanzi ukiwa hujui mambo yamefika wapi. Vinginevyo saa za kwanza, ambazo zingekuwa na tija zaidi, zinatumika kujipanga upya badala ya kufanya kazi.
• Maandalizi ya siku inayofuata. Ukiweka malengo ya kesho mwishoni mwa leo, kuanza kikao kijacho kunakuwa rahisi. Kazi inaendelea bila kukatika usiku, na kasi ya mradi mrefu haipotei.

Taskee inasaidia timu nzima kuona na kufuatilia kazi mahali pamoja, hivyo mazoea haya ya mtu binafsi yanaungwa mkono katika ngazi ya timu. Maendeleo yanaonekana kwa wote, na hakuna haja kwa kila mwanachama kuendesha mfumo wake binafsi wa ufuatiliaji sambamba.

• Panga kazi zinazohitaji bidii zaidi kwa masaa ya nishati ya kilele. Madirisha ya utendaji wa kilele wa kiakili hutofautiana kibinafsi na kawaida hutokea asubuhi kwa watu wengi, lakini mtindo unahitaji kutambuliwa kupitia uchunguzi badala ya kudhaniwa.
• Jumuisha vipindi vya urejesho kati ya vikao vya kazi. Muda halisi una umuhimu mdogo kuliko kanuni: urejesho uliopangwa mapema una uwezekano mkubwa wa kuchukuliwa kuliko urejesho unaotegemea kutambua uchovu kwa wakati huo — ambapo uchovu wa miradi mirefu hufanya kuwa mgumu zaidi kugundua taratibu.
• Zungusha kati ya aina tofauti za kazi. Kubadilishana kati ya kazi tofauti kiakili — uchanganuzi, ubunifu, kiutawala — hutoa urejesho wa sehemu wa kiakili kati ya vikao unaoruhusu tija endelevu siku nzima ya kazi.
• Jumuisha mwendo wa kimwili siku nzima. Shughuli fupi za kimwili kati ya vikao vya kazi huzaa maboresho yanayoweza kupimika katika utendaji wa kiakili unaofuata. Utaratibu ni wa mzunguko wa damu: mwendo wa kimwili huongeza mtiririko wa damu kwenye ubongo, ambao huboresha uwezo wa umakini na kupunguza uchovu wa kiakili unaokusanyika wakati wa kazi ya kukaa.

Baadhi ya mashirika yameweka kanuni hii rasmi kwa kuteua siku maalum au vipindi vya muda kuwa bila mikutano, kuruhusu wanachama wa timu kutenga masaa yao ya kilele cha kiakili kwa kazi inayohitaji bidii badala ya gharama ya uratibu.

Kutumia mienendo ya timu

Katika miradi mirefu, motisha ya mtu binafsi inategemea kwa sehemu mazingira ya timu. Mtu anapoona jinsi wenzake wanavyojituma, mara nyingi hurekebisha juhudi zake mwenyewe kulingana na hilo. Kwa hiyo mipangilio ya motisha ya ngazi ya timu huathiri utendaji wa kila mtu kwa namna ambayo mazoea ya kibinafsi peke yake hayawezi kuleta.

• Vikao vya ushirikiano vya idara mtambuka. Watu wa idara tofauti wanapokutana kwa mpangilio maalum, mitazamo mipya hujitokeza. Tatizo lililokwama linaweza kuonekana kwa sura mpya, na hali ya kuona upande mmoja tu, inayotokana na kuzama muda mrefu katika eneo moja, inapungua.
• Ushirikiano wa motisha kati ya wenzao. Katika mpangilio wa wawili-wawili, wanatimu wawili hufuatilia maendeleo ya kila mmoja na kuulizana hali mara kwa mara. Hii huunda ahadi ya pande mbili inayomsaidia mtu kuendelea wakati motisha yake binafsi haitoshi.
• Matukio ya changamoto za timu. Changamoto za ushindani zenye muda maalum na matokeo yaliyowekwa wazi huamsha ari haraka. Zinasaidia hasa wakati wa kushuka katikati ya mradi, kipindi ambacho ni vigumu zaidi kudumisha juhudi.
• Uonekanaji wa pamoja wa maendeleo. Timu inapopitia maendeleo pamoja, badala ya kila mtu peke yake, wanachama wanaona michango ambayo hawakuijua. Hilo hujenga hisia ya mafanikio ya pamoja na kuongeza mshikamano wa timu katika miradi mirefu.

Makala zinazohusiana:

Kwa maarifa zaidi kuhusu kudumisha tija, chunguza Ongeza tija yako kwa Kanban: Vidokezo vya usimamizi wa kazi wenye ufanisi.

Ili kuzuia uchovu wa kihisia, soma Jinsi ya kuepuka uchovu wa kihisia: Mikakati muhimu ya kudumisha ustawi wako.

Kwa upangaji bora, angalia Chati ya Gantt ni nini? Mwongozo wa kutumia chati za Gantt kwa usimamizi wa miradi.

Hitimisho

Motisha katika miradi ya muda mrefu ni tatizo la kimuundo, na suluhisho lake pia ni la kimuundo. Vipindi vya ari na vya kushuka vinaweza kutabiriwa. Kinachoamua kama mradi utavuka ni kama timu imeshaweka uonekanaji wa maendeleo, utambuzi na njia za kujirejesha ndani ya mdundo wake wa kazi kabla vipindi hivyo havijafika. Taskee inasaidia kufuatilia maendeleo na kuifanya kazi ionekane, hivyo mipangilio hii inafanya kazi kweli. Motisha ya timu inapata msingi wa kudumu, badala ya kutegemea nidhamu ya kila mtu katika vipindi ambavyo nidhamu ni ngumu zaidi kudumisha.