Usimamizi wa kazi kwa picha: zana na mikakati

Utangulizi

Usimamizi wa kuona wa kazi ni njia ya kupanga kazi kwa kuonyesha taarifa za kazi, hali yake na vipaumbele katika michoro iliyo wazi. Bodi, kadi, chati na michoro huchukua nafasi ya orodha zisizoshikika. Hali ya kazi inasomeka papo hapo, bila kulazimika kupitia kipengele kimoja baada ya kingine.

Mbinu hii ina mizizi yake katika mfumo wa uzalishaji wa Toyota, ambapo ishara za kuona ziliongoza mtiririko wa mchakato. Leo kanuni hizo zinatumika sana katika kazi za ofisini, utengenezaji wa programu na usimamizi wa miradi, katika sekta mbalimbali na kwa timu za kila ukubwa.

Katika kazi ya kila siku, mbinu ya kuona ina faida kadhaa zinazoonekana wazi:

• Uelewa ulioboreshwa wa hali ya jumla ya mradi;
• Vikwazo hugunduliwa mapema zaidi;
• Mchakato unakuwa wazi zaidi;
• Timu inaratibu kazi vizuri zaidi.

Sayansi ya neva nyuma yake

Ubongo hupokea taarifa za picha haraka zaidi kuliko maandishi. Katika orodha ya kazi iliyoandikwa, ubongo hupitia kila kipengele kimoja baada ya kingine na kuunda upya kutoka kwenye kumbukumbu muktadha na uhusiano kati ya kazi. Katika mfumo wa kuona, uhusiano huo tayari umewekwa mbele ya macho na unaonekana wote kwa pamoja, hivyo hakuna haja ya kuukumbuka hatua kwa hatua. Rangi zinaonyesha vipaumbele, mahali kadi ilipo panaonyesha hali yake, na ukubwa wa kipengele unadokeza jinsi kilivyo tata. Kwa hiyo mzigo wa akili unahama kutoka kukariri na kuunda upya hadi kutambua tu.

Usimamizi wa kuona wa kazi unasimama juu ya kanuni chache za kiutendaji:

• Kanuni ya mtiririko: Kila kazi inapita kwenye njia iliyowekwa kutoka mwanzo hadi mwisho, na njia hiyo inaonekana muda wote.
• Kanuni ya kizuizi: Idadi ya kazi zinazofanywa kwa wakati mmoja ina kikomo, na kikomo hicho kinaonekana kwenye bodi. Hii inazuia mzigo kupita kiasi na inalazimisha kumaliza kazi kabla ya kuanza nyingine.
• Kanuni ya uboreshaji unaoendelea: Data ya kuona huonyesha vikwazo na upotevu katika mchakato, ili viweze kutambuliwa na kurekebishwa tena na tena.

Vifaa muhimu

Bodi za Kanban: chaguo la kawaida.

• Bodi ya Kanban ni chombo cha msingi cha usimamizi wa kuona wa kazi. Kila kazi ni kadi inayosogea kati ya safu wima za hali. Urahisi huu ni wa makusudi, kwa sababu thamani ya bodi iko katika kuonyesha kila kitu wazi, na ugumu wa mfumo hauongezi chochote.

Kanuni moja kuu ya Kanban ni kikomo cha Work In Progress (WIP). Tuseme safu wima ya "Inayoendelea" inaruhusiwa kuwa na kazi tatu tu. Kazi ya nne haiwezi kuongezwa mpaka moja ikamilike. Kizuizi hiki kinaifanya timu ielekeze nguvu kwenye kumaliza kazi zilizopo, badala ya kurundika kazi zilizoanzishwa na kuachwa nusu. Kikomo hiki kinafanya kazi kwa sababu kinaonekana na timu nzima, hivyo hakiwi ahadi ya mtu binafsi ambayo inaweza kupuuzwa kimya kimya.

• Kwa matumizi binafsi. Mwanzoni, bodi halisi na karatasi za kunata zinatosha. Kusogeza kadi kwa mkono kunasaidia tabia hii kujengeka. Vifaa vya kidijitali vinaweza kufuata baadaye, mtiririko wa kazi ukishatulia na mbinu ya kuona ikishakuwa mazoea.

Chati za Gantt: kupanga kwa msingi wa wakati.

• Kwa miradi yenye tarehe za mwisho zilizofafanuliwa na utegemezi changamano, chati za Gantt hutoa ramani ya muda wa mradi na kuonyesha njia muhimu pamoja na mipaka ya rasilimali. Zinafaa hasa pale ambapo mpangilio wa kazi hauwezi kubadilishwa, na kuchelewa kwa kazi moja kunachelewesha kazi zote zinazofuata.
• Vifaa vya kisasa vya Gantt ni shirikishi, kwa hiyo mpango unaweza kubadilishwa haraka na utegemezi hukokotolewa upya kiotomatiki kila mabadiliko yanapotokea. Ni rahisi kutumia kuliko chati tuli za zamani.

Bodi za Scrum: kunyumbulika katika hatua.

• Kanban inazingatia mtiririko usiokatika, wakati Scrum hupanga kazi katika mizunguko yenye muda maalum. Bodi ya Scrum ina product backlog, sprint backlog na chati za burndown, hivyo maendeleo ya sprint yanaonekana na kuna utaratibu wa kawaida wa kukagua vipaumbele.
• Faida kuu ya bodi za Scrum ni mdundo wa kazi zinaouunda. Sprints za wiki mbili au nne huleta mwendo unaotabirika na vituo vya kusimama vilivyopangwa ili kutathmini upya vipaumbele.

Ramani za akili: kupanga mawazo.

• Ramani za akili ni chombo cha kupanga ambacho bado hakitumiki ipasavyo, ingawa kinafaa sana kwa kuchangia mawazo na kupanga miradi changamano ambapo uhusiano kati ya kazi haufuati mstari mmoja. Tofauti na orodha, ramani ya akili huonyesha ngazi na uhusiano kwa namna inayokaribiana na jinsi ubongo unavyounganisha taarifa kwa kuhusisha mambo.

Mpangilio wa kalenda: wakati kama muktadha. Maelezo zaidi: Kazi za Uongozaji Timu.

• Mionekano ya kalenda inahitajika kwa kazi zilizofungamana na tarehe maalum. Ukiona kazi kwenye mstari wa wakati, unaona jinsi mzigo wa kazi ulivyogawanyika na vipindi vyenye shughuli nyingi, na unaweza kupanga ratiba kwa busara zaidi.
• Kutumia rangi kwenye kalenda, rangi tofauti kwa kila mradi au aina ya kazi, huunda picha ya jinsi muda unavyogawanywa, na mifumo inayojirudia katika ratiba huonekana haraka.

Dashibodi: paneli za udhibiti wa tija.

• Dashibodi hukusanya vipengele kadhaa vya kuona, kama bodi za Kanban, chati za maendeleo, kalenda na vipimo vya utendaji, katika skrini moja. Inatoa picha ya digrii 360 ya hali ya mradi na timu bila kuhama kutoka chombo kimoja hadi kingine.
• Dashibodi nzuri haimzamishi mtumiaji kwa taarifa. Kila kipengele kinapaswa kusaidia wazi katika kufanya maamuzi, na kipengele kisichoongoza kwenye hatua yoyote kinaongeza tu kelele.

Mikakati ya utekelezaji

• Anza na chombo kimoja. Kuanzisha mifumo mingi ya kuona kwa wakati mmoja kunafanya iwe vigumu kwa watu kuizoea. Bodi rahisi ya Kanban kwa kazi binafsi au za timu ni mahali pazuri pa kuanzia, na thamani ya mbinu ya kuona inaonekana kabla mfumo haujapanuliwa.
• Pata kuzoea maelezo mahususi ya mtiririko wa kazi. Hakuna usanidi mmoja unaofaa kila mtu. Wabunifu wanaweza kuhitaji safu wima ya "Ukaguzi wa Mteja", na watengenezaji programu wakahitaji "Upimaji". Bodi iliyojengwa kulingana na hatua halisi za kazi inafaa zaidi kuliko kiolezo cha jumla.
• Tumia uwekaji wa rangi kwa utaratibu. Rangi zinasaidia kuonyesha kipaumbele, aina ya kazi au mhusika, lakini pale tu zinapotumika kwa uthabiti. Nyekundu kwa dharura, kijani kwa kazi za kawaida na bluu kwa utafiti ni mpangilio unaofaa kuanzia. Jambo la msingi ni mpangilio huo huo kutumika katika vifaa vyote vya kuona.
• Fanya mikutano ya kurudisha nyuma mara kwa mara. Vifaa vya kuona vinafaa hasa kuchambua jinsi timu inavyofanya kazi. Ukaguzi wa bodi kila wiki, unaotafuta vikwazo, kuangalia muda ambao kazi huchukua na kubaini vizuizi vinavyojirudia, huwezesha mchakato kuboreshwa kila mara, badala ya kurekebisha mambo mara moja moja tatizo linapotokea.

Soma zaidi: Ubao wa Kanban.

Faida kwa timu

• Uwazi kama msingi. Kila mwanatimu anapoweza kuona hali nzima ya mradi, maombi ya taarifa mpya na mikutano ya kusawazisha hupungua. Bodi yenyewe inaeleza hali ya kazi, na hivyo kupunguza mawasiliano mengi ambayo uratibu kwa maandishi unayahitaji.
• Stand-ups za kila siku. Mikutano mifupi ya kila siku mbele ya bodi, inayojadili kilichofanyika, kilichopangwa na kilichokwama, huenda vizuri zaidi kuliko mijadala hiyo hiyo bila picha ya pamoja ya kuangalia. Bodi inatoa muktadha, hivyo watu hufikia uelewa wa pamoja kwa haraka zaidi.
• Kusimamia utegemezi. Vifaa vya kuona vinaonyesha waziwazi jinsi kazi zinavyotegemeana. Mishale, rangi au lebo za utegemezi huzuia tatizo la kawaida: kazi moja inachelewa na kimya kimya inazuia kazi zinazofuata, kwa sababu hakuna aliyeona uhusiano kati yao.

Taskee kwa usimamizi wa kuona wa kazi

Taskee ni jukwaa lililojengwa juu ya kanuni za msingi za usimamizi wa kuona wa kazi: mwonekano wa mtindo wa Kanban, ufuatiliaji wa maendeleo kwa wakati halisi na uwazi wa mtiririko wa kazi. Haina usanidi mzito unaohitajika na vifaa vya makampuni makubwa, na vipengele vyote vinapatikana bila malipo.

Bodi ya Kanban ya Taskee inaunganisha uonyeshaji wa kazi, ufuatiliaji wa maendeleo na uboreshaji wa mtiririko wa kazi katika kiolesura kimoja. Kila kazi inafuata njia iliyowekwa kutoka mwanzo hadi mwisho, na wanatimu wote wanaona hali kamili ya mradi kwa wakati mmoja. Huenda ikakuvutia: Programu ya Usimamizi wa Kazi kwa Timu za Uendeshaji.

Uwezo muhimu wa Taskee:

• Bodi angavu ya Kanban: kazi zimepangwa katika safu wima za hali na zinaweza kupangwa upya, kuchujwa au kuhamishwa bila usumbufu.
• Mionekano ya kunyumbulika: kuchuja kwa mhusika au hali, pamoja na viwango vya kuza vinavyorekebishika, humwezesha mtu kuona kazi inayoendelea kwa undani au kwa jumla.
• Mwonekano wa timu uliosawazishwa: wanatimu wote wanaona hali ya mradi kwa wakati halisi, hivyo hakuna tofauti ya taarifa inayosababisha makosa ya uratibu katika timu zilizotawanyika.
• Wakati mdogo wa kuanzisha: timu zinaweza kuanza kutumia Taskee dakika chache baada ya kuanzisha, bila mafunzo marefu wala usanidi mwingi.

Taarifa za ziada

Saikolojia ya rangi katika kazi.

• Rangi huathiri jinsi tunavyoona mambo na kuyaitikia. Nyekundu huleta hisia ya haraka, kijani huashiria kukamilika na hupunguza msongo, na bluu husaidia umakini. Mfumo wa rangi uliojengwa juu ya sifa hizi hufanya viwango vya kipaumbele visomeke papo hapo bila kusoma maandishi.
• Mpangilio wa rangi unapokuwa sawa katika vifaa vyote, na rangi moja ikawa na maana ile ile kwenye bodi ya Kanban, kwenye kalenda na kwenye chati, kuhama kutoka mwonekano mmoja hadi mwingine kunachosha kidogo.

Otomatiki ya michakato ya kuona.

• Vifaa vya kisasa vinaweza kuhamisha kazi kiotomatiki: kadi husogea kwenda safu wima nyingine hali inapobadilika, arifa za tarehe za mwisho hutumwa na ripoti hutolewa kwa ratiba. Otomatiki huokoa muda unaotumika kwenye kazi za kawaida za matengenezo na kuuelekeza kwenye kazi yenye thamani kubwa zaidi.
• Kuweka otomatiki baadhi ya michakato tu ni bora kuliko kuweka otomatiki kila kitu. Michakato mingine ni vyema ishughulikiwe kwa mkono, ili kudumisha ufahamu na uamuzi unaozingatia muktadha, vitu ambavyo mifumo otomatiki haiwezi kuiga.

Vipimo na uchambuzi.

Vifaa vya kuona hukusanya data ya mtiririko wa kazi, kama muda wa kukamilisha kazi, vizuizi na kiasi cha kazi kinachotolewa na timu, na data hiyo inawezesha kuchambua utendaji kwa utaratibu. Kwa timu nyingi, vipimo vyenye manufaa zaidi ni:

• Cycle Time: muda kutoka kazi inapoanzwa hadi inapokamilika;
• Lead Time: muda kutoka kazi inapoundwa hadi inapokabidhiwa;
• Throughput: idadi ya kazi zilizokamilika ndani ya kipindi kilichowekwa.

Vipimo hivi vitatu vinatoa msingi wa kuaminika wa kuelewa jinsi timu inavyofanya kazi na kutambua mahali ambapo kuboresha mchakato kutaleta matokeo makubwa zaidi.

Makala zinazohusiana:

Kwa vifaa vya uwazi wa kuona vinavyosaidia timu kutambua vikwazo na kupa kipaumbele kazi, soma Geuza mtiririko wako wa kazi na bodi za kazi za Taskee.

Kuelewa jinsi bodi za Kanban zinavyosaidia timu kuonyesha na kusimamia mtiririko wa kazi, soma Bodi ya Kanban ni nini? Mwongozo wa usimamizi wa kuona wa mtiririko wa kazi.

Kuelewa tofauti kati ya Scrum na Kanban na kuchagua mfumo sahihi, soma Scrum dhidi ya Kanban: Mfumo upi wa Agile ni sahihi kwa mradi wako.

Hitimisho

Usimamizi wa kuona wa kazi hubadilisha taratibu jinsi kazi inavyopangwa, na hauhitaji kuondoa mifumo yote iliyopo. Bodi rahisi yenye safu wima tatu inatosha kuanza kupata faida za mwonekano na uratibu, ambazo ndizo msingi wa mifumo changamano zaidi. Kuhama kutoka Kanban ya msingi hadi dashibodi, chati za Gantt na mtiririko wa kazi otomatiki kunapaswa kuongozwa na mahitaji halisi ya timu, badala ya kuvutiwa na zana za kisasa zenyewe. Vifaa kama Taskee vinatoa miundombinu ya safari hii bila uwekezaji mkubwa wa kuanzisha, hivyo usimamizi wa kuona wa kazi unapatikana kwa timu katika hatua yoyote ya ukomavu wake.