การจัดการบทบาทที่ทับซ้อนในทีม

แนวคิดหลัก

บทนำ

รากของปัญหามักจะอยู่ที่ขอบเขตความรับผิดชอบที่ไม่ชัดเจน สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับโครงการสหวิทยาการเป็นพิเศษ ซึ่งผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดต้องทำงานร่วมกับนักพัฒนา และนักออกแบบต้องทำงานร่วมกับนักวิเคราะห์ ในสภาวะเช่นนี้ "พื้นที่สีเทา" จะเกิดขึ้นตามธรรมชาติ ซึ่งไม่ชัดเจนว่าใครควรตัดสินใจ

เหตุผลอื่น — วิวัฒนาการของบทบาท สิ่งที่เป็นงานเฉพาะของผู้เชี่ยวชาญคนหนึ่งเมื่อปีที่แล้ว วันนี้อาจต้องการการมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญหลายคน เทคโนโลยีเปลี่ยนแปลง กระบวนการซับซ้อนขึ้น และขอบเขตที่ชัดเจนก็เลือนรางลง

ปัจจัยที่สาม — ความปรารถนาที่จะเป็นอิสระ พนักงานที่มีประสบการณ์หลายคนชอบ "เล่นอย่างปลอดภัย" และรับผิดชอบด้วยตนเอง แทนที่จะเสี่ยงต่อความล้มเหลวของโครงการเนื่องจากข้อผิดพลาดของผู้อื่น แนวทางนี้เป็นที่เข้าใจได้ แต่ในระดับทีมจะนำไปสู่การทำงานซ้ำซ้อน

ราคาของความไม่แน่นอน:

• การทำงานซ้ำซ้อน — เป็นการโจมตีแรงจูงใจของทีมอย่างร้ายแรง จินตนาการถึงความรู้สึกของนักพัฒนาที่ใช้เวลาสัปดาห์หนึ่งในการปรับปรุงอัลกอริทึม เมื่อพบว่าเพื่อนร่วมงานได้แก้ปัญหาคล้ายๆ กันไปแล้ว
• นอกจากนี้ ความรับผิดชอบที่ซ้อนทับสร้างดินแดนที่อุดมสมบูรณ์สำหรับความขัดแย้ง เมื่อสองคนถือว่าตนเองรับผิดชอบในพื้นที่เดียวกัน ความไม่เห็นด้วยในแนวทาง ลำดับความสำคัญ และวิธีการทำงานจะเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้

ในบทความนี้ เราจะพิจารณาวิธีหลีกเลี่ยงปัญหาที่กล่าวมาข้างต้น และแสดงวิธีการแก้ไขให้คุณ

การทำแผนที่ความเป็นจริง

ก่อนที่จะดำเนินการใช้เครื่องมือใดๆ จำเป็นต้องเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบัน

• ทำแบบฝึกหัดง่ายๆ กับทีม: ให้ทุกคนอธิบายความรับผิดชอบหลักของตนแบบไม่ระบุชื่อ แล้วเปรียบเทียบผลลัพธ์ โดยปกติแล้วภาพจะมีสีสันมาก — งานเดียวกันถูกกล่าวถึงโดย 3-4 คน และบางฟังก์ชันที่สำคัญอย่างยิ่งก็ไม่มีใครกล่าวถึง
• ขั้นตอนต่อไป — การระบุจุดเจ็บปวด ขอให้ทีมนึกถึงสถานการณ์ในเดือนที่แล้วเมื่อเกิดความสับสนเกี่ยวกับความรับผิดชอบ อย่าแปลกใจหากกรณีเช่นนั้นมีมากกว่าที่คาดไว้

เมทริกซ์ RACI

ตารางง่ายๆ นี้ช่วยกำหนดบทบาทของผู้เข้าร่วมทุกคนในแต่ละกระบวนการอย่างชัดเจน แต่ประสิทธิผลของมันขึ้นอยู่กับการประยุกต์ใช้ที่ถูกต้อง

RACI หมายถึง:

• Responsible (ผู้ปฏิบัติ) — คนที่ทำงานอย่างเป็นรูปธรรม อาจมีหลายคนในตำแหน่งนี้
• Accountable (ผู้รับผิดชอบ) — คนที่รับผิดชอบต่อผลลัพธ์และตัดสินใจสำคัญ สำคัญมาก: สำหรับแต่ละงาน ควรมีเพียงหนึ่งคนเท่านั้น
• Consulted (ผู้ให้คำปรึกษา) — คนที่ต้องพิจารณาความคิดเห็น โดยปกติเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาที่เกี่ยวข้อง
• Informed (ผู้ได้รับแจ้ง) — คนที่ต้องได้รับการแจ้ง แต่ไม่จำเป็นต้องให้ความคิดเห็นเพื่อตัดสินใจ

คำแนะนำเชิงปฏิบัติ: เริ่มต้นด้วยการสร้างเมทริกซ์ RACI สำหรับหนึ่งกระบวนการเฉพาะ ตัวอย่าง สำหรับกระบวนการจ้างพนักงานใหม่หรือการเปิดตัวฟีเจอร์ผลิตภัณฑ์ใหม่ เมื่อทีมเข้าใจหลักการในตัวอย่างง่ายๆ แล้ว จึงขยายการใช้งาน

ตัวอย่างเชิงปฏิบัติ: ในการเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่ในผลิตภัณฑ์ ผู้ปฏิบัติอาจเป็นนักพัฒนา ผู้รับผิดชอบ — ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ ผู้ให้คำปรึกษา — นักออกแบบและนักวิเคราะห์ และผู้ได้รับแจ้ง — ผู้บริหารและฝ่ายสนับสนุน

นัยสำคัญ: แต่ละงานควรมี Accountable เพียงหนึ่งคน หากมีผู้รับผิดชอบสองคน หมายความว่าไม่มีผู้รับผิดชอบเลย

การซิงโครไนซ์รายสัปดาห์

การประชุมทีมงานสม่ำเสมอ — กลไกที่ไม่สามารถปฏิเสธความจำเป็นได้ ที่นี่รูปแบบเป็นสิ่งสำคัญ การประชุมแบบคลาสสิกมักจะกลายเป็นการอภิปรายรายละเอียดไม่รู้จบ

รูปแบบการซิงโครไนซ์รายสัปดาห์ที่มีประสิทธิภาพ:

• สิ่งที่ฉันวางแผน (3 นาทีต่อคน): ภาพรวมโดยย่อของงานหลักสำหรับสัปดาห์
• ที่ไหนที่ฉันต้องการความช่วยเหลือ (2 นาทีต่อคน): การร้องขอเฉพาะเจาะจงสำหรับการสนับสนุนหรือคำปรึกษา
• จุดตัดที่อาจเกิดขึ้น (5 นาทีสำหรับทุกคน): การอภิปรายงานที่อาจส่งผลต่อการทำงานของเพื่อนร่วมงาน

รูปแบบเช่นนี้ใช้เวลา 15-20 นาที แต่ประหยัดชั่วโมงของงานที่ทำซ้ำ

เมทริกซ์ของทักษะ

ในแต่ละทีมมีผู้เชี่ยวชาญที่ไม่เป็นทางการ — คนที่หันไปขอคำแนะนำในหัวข้อเฉพาะ ทำให้ความเชี่ยวชาญนี้เป็นทางการ สร้าง"เมทริกซ์ของทักษะ" - เอกสารที่อธิบายอย่างชัดเจนว่าใครเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาใด ใครสามารถเป็นตัวสำรอง และใครเพียงกำลังศึกษาหัวข้อ

ในแต่ละทีมมีผู้เชี่ยวชาญที่ไม่เป็นทางการ — คนที่หันไปขอคำแนะนำในหัวข้อเฉพาะ ทำให้ความเชี่ยวชาญนี้เป็นทางการ

• ผู้เชี่ยวชาญ — ตัดสินใจขั้นสุดท้าย ให้คำปรึกษาเพื่อนร่วมงาน รับผิดชอบการพัฒนาทักษะในทีม
• ผู้ปฏิบัติ — แก้ไขงานมาตรฐานด้วยตนเอง สามารถสำรองผู้เชี่ยวชาญได้
• ผู้เริ่มต้น — ศึกษาสาขา ทำงานภายใต้การแนะนำของผู้เชี่ยวชาญหรือผู้ปฏิบัติ

เมทริกซ์เช่นนี้ช่วยให้เข้าใจอย่างรวดเร็วว่าควรติดต่อใครกับคำถาม และใครควรตัดสินใจในสถานการณ์ที่เป็นที่ถกเถียง

สำคัญ: คนหนึ่งสามารถเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาหนึ่งและเป็นผู้เริ่มต้นในอีกสาขาหนึ่ง นี่เป็นเรื่องปกติและแม้แต่มีประโยชน์สำหรับการพัฒนา

ความโปร่งใสของกระบวนการ

เครื่องมือการจัดการโครงการที่กำหนดค่าอย่างถูกต้องสามารถเป็นพันธมิตรที่ทรงพลังในการต่อสู้กับความวุ่นวาย หลักการสำคัญ:

• พื้นที่ข้อมูลเดียว: งานทั้งหมด สถานะ และผู้ปฏิบัติงานควรมองเห็นได้ในที่เดียว
• ความโปร่งใสของภาระงาน: ทุกคนควรเห็นว่าเพื่อนร่วมงานกำลังทำอะไรและพวกเขาติดงานแค่ไหน
• การแจ้งเตือนอัตโนมัติ: ระบบควรแจ้งผู้ที่สนใจเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในงานด้วยตนเอง
• อย่าไล่ตามระบบที่ซับซ้อน บางครั้งตารางธรรมดาใน Google Sheets ทำงานได้ดีกว่าระบบ CRM ที่ซับซ้อนที่ครึ่งทีมไม่รู้วิธีใช้

กระบวนการที่สมบูรณ์แบบที่สุดก็ไร้ประโยชน์หากในทีมไม่มีวัฒนธรรมการอภิปรายปัญหาอย่างเปิดเผย คนควรรู้สึกสบายใจในการยอมรับความไม่แน่นอนในความรับผิดชอบของตน

อ่านเพิ่มเติม:

ศึกษาวิธีการจัดการโครงการที่ยืดหยุ่นด้วยแนวทาง Agile สำหรับการจัดการโครงการในปี 2025

เรียนรู้ว่ากระบวนการที่มีโครงสร้างสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพได้อย่างไร จากบทความเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานการจัดการโครงการ: ขั้นตอนสู่การปรับปรุงความสำเร็จของโครงการ

สร้างทีมด้วยโครงสร้างที่ถูกต้องและกระบวนการที่ได้รับการพัฒนาด้วยความช่วยเหลือของบทความเกี่ยวกับการจัดระเบียบทีมสำหรับการทำงานทางไกล

บทสรุป

เมื่อทีมเติบโตและโครงการซับซ้อนขึ้น จะจำเป็นต้องทบทวนพื้นที่ความรับผิดชอบและปรับปรุงกระบวนการประสานงานอย่างสม่ำเสมอ

สิ่งสำคัญ — จำไว้ว่าเป้าหมายไม่ใช่การสร้างระบบที่สมบูรณ์แบบโดยไม่มีจุดตัดเดียว เป้าหมายคือการทำให้จุดตัดทั้งหมดมีสติ สามารถจัดการได้และมุ่งเน้นไปที่การบรรลุผลลัพธ์ร่วมกัน

เราแนะนำให้อ่าน

"The Five Dysfunctions of a Team: A Leadership Fable"

ระบุอุปสรรคหลักต่อประสิทธิภาพของทีมและเสนอกลยุทธ์สำหรับการสร้างความไว้วางใจ ความชัดเจน และความรับผิดชอบ

บน Amazon

"Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity"

สอนว่าการสื่อสารที่ซื่อสัตย์และความคาดหวังที่ชัดเจนช่วยให้ทีมหลีกเลี่ยงความสับสนในบทบาทและปรับปรุงการทำงานร่วมกันได้อย่างไร

บน Amazon

"Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter"

สำรวจวิธีการนำที่เสริมสร้างทีมผ่านการแบ่งบทบาทที่ชัดเจนและความรับผิดชอบร่วมกัน

บน Amazon