Chiến lược làm việc sâu: Tập trung và năng suất

Giới thiệu

Trong công việc hiện nay, khả năng tập trung vào những nhiệm vụ nặng về trí óc mà không bị cắt ngang đã trở thành yếu tố quyết định chất lượng kết quả chuyên môn. Người đặt tên và hệ thống hóa khái niệm này là Cal Newport, giáo sư và tác giả sách bán chạy về năng suất, người định nghĩa làm việc sâu là "các hoạt động chuyên nghiệp được thực hiện trong trạng thái tập trung không bị phân tâm, đẩy khả năng nhận thức của bạn đến giới hạn."

Đối lập với làm việc sâu là làm việc nông, tức là làm việc trong khi sự chú ý liên tục bị ngắt quãng, khiến kết quả vừa kém chất lượng vừa thiếu chiều sâu. Sự khác biệt này đặc biệt đáng lưu tâm với người làm việc từ xa và những ai làm công việc đòi hỏi tri thức chuyên sâu, vì ở đó các yếu tố gây xao nhãng vốn nhiều hơn do chính cách tổ chức công việc, còn cái giá của việc chú ý bị chia nhỏ thì cứ dồn lại qua nhiều tháng. Tìm hiểu thêm: Phần mềm Năng suất Cá nhân.

Lợi ích chính

Làm việc sâu đem lại một số lợi ích đo lường được và tích lũy dần theo thời gian:

• Cải thiện sự tập trung. Khi làm việc sâu thường xuyên, não bộ quen với việc giữ sự chú ý vào một nhiệm vụ duy nhất trong thời gian dài. Nhờ vậy, bạn mất ít thời gian hơn để quay lại công việc sau khi bị cắt ngang và nhanh chóng đạt được trạng thái dòng chảy.
• Tăng năng suất. Làm việc tập trung giúp bạn không hao phí năng lượng vào việc chuyển qua lại giữa các nhiệm vụ hay làm nhiều việc cùng lúc, nên trong cùng một khoảng thời gian, bạn làm được nhiều hơn và làm tốt hơn.
• Thông thạo các kỹ năng phức tạp nhanh hơn. Khi tập trung sâu, não tiếp nhận thông tin mới và gỡ những vấn đề phức tạp tốt hơn. Trong công việc dựa trên tri thức, đây là lợi thế lớn, bởi tốc độ học kỹ năng mới quyết định trực tiếp mức năng suất cao nhất mà một người có thể đạt tới.

Chiến lược làm việc sâu

Muốn đạt được trạng thái tập trung sâu một cách đều đặn, bạn cần cả điều kiện làm việc phù hợp lẫn thói quen cá nhân. Các chiến lược dưới đây giải quyết từng phần của bài toán này:

• Phân bổ thời gian. Hãy lên lịch trước những khung giờ chỉ dành cho làm việc sâu, trong đó không có cuộc họp, cuộc gọi hay bất kỳ sự cắt ngang nào. Đó là khoảng không gian được bảo vệ mà sự tập trung sâu cần đến, và cũng là một trong những kỹ thuật quản lý thời gian hiệu quả và dễ áp dụng nhất.
• Giảm thiểu tiếng ồn kỹ thuật số. Thông báo, ứng dụng nhắn tin và mạng xã hội là những nguồn chính khiến sự chú ý bị cắt ngang trong môi trường làm việc hiện đại. Chế độ Không Làm Phiền, công cụ chặn trang web và việc để điện thoại, máy tính bảng tránh xa tầm tay giúp giảm số lần bị gián đoạn, vì mỗi lần như vậy bạn lại phải tốn công để tập trung trở lại.

Nghi thức trước khi làm việc

Một nghi thức cố định trước khi làm việc giống như tín hiệu báo cho não bộ biết rằng phiên làm việc sâu sắp bắt đầu. Khi bạn lặp lại cùng một chuỗi hành động trước mỗi phiên, chẳng hạn bắt đầu vào cùng giờ, ở cùng chỗ, bật cùng một thứ âm thanh nền hoặc pha cùng một loại đồ uống, việc chuyển sang trạng thái tập trung sẽ bớt nặng nề hơn và bạn vào dòng chảy nhanh hơn. Bản thân nghi thức ít quan trọng hơn sự đều đặn của nó, vì điều bạn cần là để não học được cách gắn chuỗi hành động ấy với công việc tập trung.

Các chiến lược này phát huy tác dụng tốt nhất khi được dùng cùng nhau: phân bổ thời gian tạo ra khoảng thời gian được bảo vệ, vệ sinh kỹ thuật số loại bỏ các nguồn gây gián đoạn, còn nghi thức trước khi làm việc giúp bạn nhanh chóng bước vào đúng trạng thái tập trung mà khoảng thời gian ấy được dành ra để phục vụ. Thông tin chi tiết: Phần mềm Quản lý Nhóm Từ xa.

Bắt đầu

Cách tốt nhất để xây dựng thói quen làm việc sâu là đi từng bước nhỏ, thay vì thay đổi toàn bộ cách làm việc ngay lập tức:

• Dành ra một giờ mỗi ngày cho công việc không bị phân tâm. Buổi sáng thường là thời điểm thích hợp nhất, khi khả năng chú ý đang ở mức cao nhất trong ngày và chưa bị những yêu cầu cần phản hồi gấp dồn đến như thường thấy vào những giờ sau.
• Xác định nhiệm vụ trước khi phiên bắt đầu. Nếu bước vào phiên làm việc sâu mà chưa có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ phải mất công quyết định làm gì đúng vào lúc sức tập trung lẽ ra phải dồn cho chính công việc. Quyết định trước việc cần làm sẽ giúp tránh điều đó.
• Theo dõi hiệu quả của phiên. Ghi lại ngắn gọn điều gì giúp ích, điều gì làm bạn phân tâm và bạn giữ được sự tập trung đến mức nào. Những ghi chú này cho bạn dữ liệu cần thiết để điều chỉnh cách làm và tiến bộ dần theo thời gian.
• Bắt đầu với các phiên ngắn, nhất quán. Bắt đầu với thời lượng vừa sức rồi tăng dần sẽ giúp thói quen bền vững hơn nhiều so với việc cố làm những phiên thật dài ngay từ đầu, khi khả năng chú ý của bạn chưa được rèn luyện đủ cho làm việc sâu lâu dài.

Bài viết liên quan:

Để bắt đầu thành công trong làm việc từ xa, hãy đọc Cách trở thành du mục kỹ thuật số: Hướng dẫn đầy đủ.

Để duy trì sự cân bằng giữa công việc và sở thích cá nhân, hãy đọc Cách cân bằng giữa công việc và sở thích: Mẹo cho một cuộc sống trọn vẹn hơn.

Để chọn mô hình làm việc tốt nhất cho nhóm của bạn, hãy đọc Mô hình làm việc kết hợp: Tương lai của nơi làm việc.

Kết luận

Làm việc sâu là một cách tổ chức công việc giúp bạn làm ra kết quả chất lượng hơn, hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn và phát triển kỹ năng nhanh hơn, và những lợi ích này cứ tích lũy dần khi thói quen đã trở thành một phần của công việc hằng ngày. Nếu bắt đầu với các phiên ngắn nhưng đều đặn, mở rộng chúng từng chút một và đồng thời tạo điều kiện để bảo vệ sự tập trung, bạn sẽ có được kết quả bền vững mà không phải đảo lộn cách làm việc hiện tại.