Làm thế nào để vượt qua sự trì hoãn và trở nên hiệu quả hơn

Tại sao chúng ta trì hoãn?

Trì hoãn là một quá trình tâm lý phức tạp, bắt nguồn từ cách bộ não xử lý những cảm xúc tiêu cực. Nhiều người cho rằng nguyên nhân là thiếu kỷ luật bản thân hoặc thiếu động lực, và trong một số trường hợp thì điều đó đúng, vì chỉ cần xây dựng những thói quen đều đặn là đôi khi đã đủ tạo khuôn khổ để ngăn hành vi né tránh. Tuy vậy, trong phần lớn trường hợp, trì hoãn gắn với nỗi sợ, căng thẳng, chủ nghĩa hoàn hảo hoặc cảm giác chung rằng mình không đủ năng lực, và riêng việc thay đổi hành vi thì không chạm được tới những nguyên nhân sâu xa này.

Cơ chế cảm xúc đằng sau sự né tránh

Trì hoãn thường vận hành như một chiến lược né tránh: khi một nhiệm vụ khơi dậy cảm xúc tiêu cực, chẳng hạn nỗi sợ thất bại, lo bị chỉ trích hay sự khó chịu khi không chắc chắn điều gì, hệ thống phát hiện nguy hiểm của não sẽ ưu tiên tránh cảm xúc đó hơn là hoàn thành nhiệm vụ. Đây là một phản ứng thần kinh chứ chẳng phải một quyết định có ý thức, nên khi nguyên nhân nằm ở cảm xúc thay vì động cơ, những biện pháp dựa vào ý chí về bản chất sẽ không đủ.

Muốn chọn được biện pháp xử lý đúng nguyên nhân thật sự thay vì chỉ xử lý triệu chứng, bước đầu tiên là nhận ra cảm xúc cụ thể nào đang đứng sau mỗi lần trì hoãn, có thể là nỗi sợ thất bại, chủ nghĩa hoàn hảo hay cảm giác bị choáng ngợp.

Chủ nghĩa hoàn hảo là nguyên nhân gây trì hoãn cần được chú ý riêng. Khi trong đầu ta mặc định rằng một nhiệm vụ đòi hỏi một tiêu chuẩn khó đạt được trong điều kiện hiện tại, khoảng cách dự đoán giữa kết quả thực tế và kết quả lý tưởng sẽ khiến ta né tránh. Nhiệm vụ bị né tránh chẳng phải vì nó không quan trọng, trái lại, chính vì nó đủ quan trọng nên mới kéo theo nguy cơ làm không tới, và kết quả là cảm giác tội lỗi, cảm giác mình không đủ năng lực cùng sự né tránh kéo dài, ngày càng chồng chất theo thời gian.

Vượt qua sự trì hoãn

Tuy một số nguyên nhân sâu xa của trì hoãn có thể cần đến sự hỗ trợ của chuyên gia có chuyên môn như chuyên viên tư vấn, nhà tâm lý học hoặc nhà trị liệu tâm lý, vẫn có những kỹ thuật dựa trên bằng chứng mà bạn có thể tự thực hành để giảm hành vi né tránh trong hầu hết các tình huống.

• Tái định khung thất bại như thông tin. Nỗi sợ làm không tốt là một trong những nguyên nhân chính khiến người ta né tránh nhiệm vụ. Tái định khung nhận thức, tức là chủ động nhìn nhận sai lầm như dữ liệu cho biết cần điều chỉnh điều gì thay vì bằng chứng cho thấy mình kém cỏi, sẽ làm nhẹ bớt gánh nặng cảm xúc vốn khiến ta thấy phải né tránh. Một khi thất bại thôi đe dọa đến việc ta là ai và chỉ còn là tín hiệu để sửa chữa, phản ứng né tránh cũng mất đi lý do tồn tại.
• Hiệu chỉnh chủ nghĩa hoàn hảo so với kỳ vọng thực tế. Trì hoãn do chủ nghĩa hoàn hảo thường xuất phát từ sự vênh nhau giữa tiêu chuẩn tự đặt ra và tiêu chuẩn thực sự được áp dụng. Khi xác định rõ "hoàn thành" nghĩa là gì đối với một nhiệm vụ cụ thể rồi đem so với yêu cầu thực tế, bạn thường sẽ thấy tiêu chuẩn của mình cao hơn hẳn so với tiêu chuẩn bên ngoài. Chuyển trọng tâm sang việc tạo ra một kết quả dùng được thay vì một kết quả lý tưởng sẽ loại bỏ nguyên nhân gây né tránh.
• Phân tách các nhiệm vụ lớn thành các bước được xác định. Những nhiệm vụ lớn, chưa được chia nhỏ khiến ta choáng ngợp, bởi khoảng cách từ điểm hiện tại đến lúc hoàn thành có vẻ xa không thể vượt qua. Khi chia một dự án lớn thành các bước cụ thể, sắp theo thứ tự và biết rõ việc tiếp theo cần làm, mối đe dọa mơ hồ sẽ trở thành một điểm xuất phát rõ ràng, và bắt tay vào một bước nhỏ, cụ thể luôn dễ hơn nhiều so với một bước lớn, mơ hồ.
• Giải quyết các mẫu tự đánh giá. Trì hoãn kéo dài thường đi liền với niềm tin vào năng lực bản thân thấp, tức là tin rằng mình khó có thể làm tốt một nhiệm vụ nào đó. Xây dựng cách tự đánh giá chính xác, dựa trên bằng chứng, thừa nhận cả năng lực thật lẫn những giới hạn của mình, sẽ giúp giảm sự né tránh do niềm tin thấp đó gây ra. Đây là một quá trình lâu dài và có thể sẽ thuận lợi hơn nếu có sự hỗ trợ của chuyên gia.
• Sử dụng các khoảng phục hồi có cấu trúc. Khi đầu óc mệt mỏi, ta dễ sa vào né tránh hơn. Những khoảng nghỉ được lên lịch trước, tức là nghỉ theo các mốc đã định thay vì nghỉ vì thấy khó chịu, giúp khôi phục khả năng tập trung mà hành vi né tránh đã bào mòn, và nhờ vậy khoảng nghỉ mang lại sự hồi phục thật sự thay vì trở thành một vòng né tránh khác.

Duy trì năng suất

Các chiến lược tâm lý tác động vào nguyên nhân bên trong của trì hoãn, còn các thực hành mang tính cấu trúc tác động vào môi trường xung quanh, nơi có thể tiếp tay hoặc ngăn cản trì hoãn, và cách làm hiệu quả nhất là kết hợp cả hai.

• Công cụ theo dõi thời gian và lập kế hoạch. Các ứng dụng quản lý nhiệm vụ như Trello, Notion, Todoist và Taskee giúp bạn nhìn thấy tình trạng công việc và bớt phải nhớ trong đầu những việc còn dang dở. Theo dõi đều đặn bằng công cụ bên ngoài giúp tránh tình trạng việc tồn đọng chồng chất đến mức gây choáng ngợp, đồng thời cho bạn thấy tiến độ ở từng chặng để giữ động lực với những nhiệm vụ kéo dài.
• Quy tắc 5 giây. Hành động trong vòng năm giây kể từ khi nghĩ đến nhiệm vụ, trước khi phản ứng né tránh kịp trỗi dậy, sẽ cắt đứt vòng do dự vốn tạo đất cho trì hoãn bám rễ. Kỹ thuật này hiệu quả vì bạn cam kết hành động đúng lúc quyết tâm đang cao nhất, trước khi não kịp bắt đầu đánh giá nguy cơ.
• Ủy thác nhiệm vụ. Đôi khi trì hoãn bắt nguồn từ cách phân bổ công việc, khi có quá nhiều nhiệm vụ cùng tranh giành sự chú ý khiến ta không quyết định nổi nên làm gì trước. Giao những việc không cần đến chuyên môn riêng của bạn cho đồng nghiệp hoặc người hỗ trợ bên ngoài sẽ giảm tổng khối lượng xuống mức đủ để ưu tiên rõ ràng và tập trung làm việc.
• Ràng buộc thời gian tập trung vào đầu ra. Đặt ra một khung thời gian cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ và cam kết giao sản phẩm trong khoảng thời gian đó, thay vì trau chuốt mãi không dừng, sẽ phá vỡ vòng lặp giữa chủ nghĩa hoàn hảo và trì hoãn, bởi tiêu chí lúc này là làm xong chứ không còn là chất lượng phải vượt một ngưỡng nào đó.
• Thực hành chánh niệm và tập trung. Thực hành chánh niệm thường xuyên, bao gồm các bài tập thở có cấu trúc và rèn luyện sự chú ý có phản tỉnh, giúp giảm nỗi lo âu nền vốn khiến phản ứng né tránh dễ bị kích hoạt hơn. Thực hành đều đặn mỗi ngày giúp giảm căng thẳng và cải thiện khả năng tập trung lâu dài mà việc hoàn thành nhiệm vụ đòi hỏi.

Khi nào báo động

Nếu tình trạng trì hoãn vẫn kéo dài dù bạn đã kiên trì áp dụng các biện pháp về hành vi và cấu trúc, nguyên nhân có thể là một vấn đề sức khỏe cần được chuyên gia đánh giá. Kiệt sức, trầm cảm, ADHD, rối loạn lo âu và OCD đều gây ra hành vi né tránh, nhưng theo những cơ chế khác nhau, và mỗi tình trạng cần một hướng điều trị riêng mà việc tự điều chỉnh hành vi không thể thay thế.

Nếu trì hoãn đi kèm với tâm trạng chán nản kéo dài, khó tập trung ở nhiều mặt của cuộc sống, mệt mỏi mãn tính hoặc suy giảm đáng kể khả năng sinh hoạt và làm việc, bước tiếp theo phù hợp là tìm đến cơ sở y tế có chuyên môn. Việc đánh giá chuyên môn sẽ xác định liệu đằng sau đó có phải là một tình trạng có thể điều trị được hay không và cần những biện pháp can thiệp nào, kể cả dùng thuốc khi thích hợp, bởi đây là quyết định y khoa nằm ngoài phạm vi của các chiến lược năng suất.

Bài viết liên quan:

Để xác định điểm mạnh và điểm yếu của một vấn đề một cách có hệ thống, hãy xem Ma trận quyết định có trọng số: Một công cụ để đưa ra quyết định tốt hơn.

Để cải thiện sự cộng tác nhóm thông qua thực hành lặp lại, hãy đọc Lặp lại Agile: Chìa khóa cho sự cải tiến liên tục trong quản lý dự án.

Để làm việc hiệu quả hơn, hãy khám phá Phần mềm quản lý dự án vs. Excel: Bạn nên chọn công cụ nào. Thông tin chi tiết: Quản lý công ty.

Kết luận

Trì hoãn chẳng đơn thuần là một thói quen xấu, nó là dấu hiệu của mâu thuẫn bên trong và của sự quá tải về nhận thức hoặc cảm xúc. Muốn vượt qua nó thì ý chí thôi là chưa đủ, bạn còn cần nhận ra cơ chế cụ thể nào đang dẫn đến sự né tránh, hiểu cảm xúc của chính mình trước từng loại nhiệm vụ và áp dụng những cách làm tác động trực tiếp vào các cơ chế đó. Kết hợp chiến lược tâm lý với các công cụ mang tính cấu trúc như hiển thị nhiệm vụ, giới hạn thời gian và ủy thác sẽ tạo nền tảng để làm việc hiệu quả và bền vững theo thời gian.