Trách nhiệm từ xa: Nhóm năng suất và trách nhiệm

18 Thời gian đọc

4 lượt xem

1 Tháng 5, 2025

Một trong những vấn đề chính của làm việc từ xa là làm thế nào để duy trì trách nhiệm và khả năng giải trình trong nhóm mà không có tương tác trực tiếp? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tìm hiểu các chiến lược chính để quản lý các nhóm từ xa, nơi văn hóa trách nhiệm trở thành một tiêu chuẩn tự nhiên, chứ không phải là điều gì đó phải áp đặt.

Ý tưởng chính

Văn hóa kết quả thay vì kiểm soát quy trình — đánh giá thành tích, không phải số giờ làm việc

Giao tiếp minh bạch — các cuộc họp có cấu trúc thường xuyên và kỳ vọng rõ ràng tạo nền tảng cho trách nhiệm giải trình

Cân bằng công nghệ và văn hóa — công cụ chỉ hiệu quả khi có văn hóa phù hợp với an toàn tâm lý

Giới thiệu: Trách nhiệm giải trình từ xa là gì

Không có ánh mắt chăm chú của quản lý, mỗi nhân viên từ xa phải biết chính xác nhiệm vụ của họ là gì, khi nào cần hoàn thành và làm thế nào để hoàn thành chúng. Và một lần nữa — đây không phải là về vi quản lý, mà là về sự hiểu biết tự nhiên và có ý thức về khu vực trách nhiệm của mình với sự can thiệp tối thiểu từ ban lãnh đạo.

Đồng thời, tất cả các lợi ích của làm việc từ xa vẫn được duy trì — tự do, lịch trình linh hoạt, không cần phải ngồi cả ngày trong văn phòng ngột ngạt. Bạn hiểu ý chúng tôi là gì.

Nhưng làm thế nào để bảo tồn những tự do này mà vẫn không mất đi dòng chảy kết quả chất lượng và năng suất? Đó chính là trách nhiệm giải trình từ xa.

Khi giữa bạn và quản lý có hàng nghìn kilomet, cảm giác trách nhiệm cần được hình thành bằng các cách khác — quá trình trở nên tinh tế và phức tạp hơn nhiều. Mục tiêu là giúp đạt được kết quả, không phải thúc đẩy một cách hung hăng.

Làm thế nào để thiết lập kỳ vọng rõ ràng

Trước hết — mỗi thành viên trong nhóm từ xa của bạn phải hiểu rõ điều gì được mong đợi ở họ. Điều này không chỉ bảo vệ họ khỏi việc lang thang trong khu rừng tối tăm của quy trình làm việc, mà còn làm tăng sự tự tin trong công việc. Đây là công thức tuyệt vời cho môi trường làm việc bình tĩnh và ít căng thẳng.

Vì vậy, khi xây dựng quy trình hàng ngày trong nhóm, hãy chú ý đến những điều sau:

Mục tiêu và nhiệm vụ — những gì cần phải làm và kết quả nào cần đạt được.
Thời hạn — khi nào nhiệm vụ cần được hoàn thành. Hãy đặt ra thời hạn thực tế.
Trách nhiệm — ai chịu trách nhiệm về việc gì, để tránh chuyển giao nhiệm vụ và tìm người có lỗi.
Định dạng công việc — quy trình làm việc sẽ như thế nào: sử dụng những công cụ nào, làm thế nào và khi nào để giao tiếp.

Công cụ kiểm soát và giao tiếp

Chào mừng bạn đến với thế giới tuyệt vời của CMS và phần mềm theo dõi nhiệm vụ — yếu tố quan trọng nhất trong quản lý nhóm từ xa. Khi tất cả các quy trình làm việc được chuyển sang trực tuyến và số hóa, việc kết nối các công cụ phần mềm sẽ giúp nhóm tổ chức ngày làm việc của họ là hợp lý. Giúp đỡ, xin lưu ý — không phải thêm một lớp kiểm soát nữa mà bạn sẽ phải theo dõi liên tục.

Và có rất nhiều công cụ như vậy trên thị trường — bạn có thể bao phủ mỗi bộ phận và mỗi phần của nhóm bằng phần mềm theo dõi chuyên biệt. Nhưng tất cả điều này có thể tốn kém, vì vậy việc sử dụng một nền tảng đa năng thường là giải pháp hợp lý hơn.

Taskee — là một trong những nền tảng như vậy. Giao tiếp, theo dõi nhiệm vụ và thời gian, lưu trữ tệp — chú bé này có tất cả. Lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm từ xa.

Ngoài Taskee yêu thích, còn có các giải pháp khác mà bạn có thể thử để hiểu điều gì phù hợp nhất với nhóm của bạn:

Để quản lý nhiệm vụ — Asana và Trello cho phép theo dõi tiến độ và tạo danh sách kiểm tra.
Để giao tiếp — các nền tảng như Slack hoặc Microsoft Teams rất phù hợp cho giao tiếp hàng ngày — cả trong trò chuyện và cuộc gọi video.
Để theo dõi thời gian làm việc — Clockify và Toggl giúp theo dõi giờ làm việc của nhân viên và đánh giá năng suất.
Để lưu trữ và chia sẻ tài liệu — Google Drive và Dropbox cung cấp quyền truy cập tập trung vào các tệp quan trọng và đơn giản hóa việc cộng tác.

Khi chọn công cụ, điều quan trọng là cân nhắc không chỉ chức năng của chúng mà còn tính dễ sử dụng cho cả nhóm. Lý tưởng nhất là giảm số lượng nền tảng và hợp nhất tất cả các quy trình trong một không gian làm việc.

Phát triển văn hóa trách nhiệm

Tất cả những nhiệm vụ và phần mềm theo dõi này là sự trợ giúp tuyệt vời, không nghi ngờ gì. Nhưng nếu không có văn hóa cần thiết trong nhóm để hỗ trợ chúng — đừng mong rằng tất cả điều này sẽ kéo dài hơn vài tháng.

Đây là vấn đề: trong các nhóm từ xa, kỳ lạ thay, văn hóa trách nhiệm thường tự hình thành. Nó không cần được "tưới" đặc biệt.

Nhưng nếu bạn muốn định hướng nó theo đúng hướng và điều chỉnh theo đặc điểm của nhóm mình — hãy tiến lên! Đây là những gì có thể giúp ích:

Ví dụ cá nhân — nhóm định hướng theo hành vi của người lãnh đạo. Nếu bạn tuân thủ thời hạn, trung thực trong báo cáo và cởi mở trong giao tiếp, nhân viên sẽ bắt đầu làm tương tự.
Minh bạch — chia sẻ kết quả, thành công và khó khăn. Điều này giúp tạo ra môi trường mà mọi người hiểu đóng góp của họ ảnh hưởng như thế nào đến kết quả chung.
Phản hồi — thường xuyên, mang tính xây dựng và đúng trọng tâm. Nó giúp điều chỉnh hành vi và tăng cường sự tham gia.
Tính tự chủ — cho mọi người không gian để ra quyết định. Khi một người có khu vực trách nhiệm của riêng mình, họ tham gia sâu hơn nhiều.
Thỏa thuận rõ ràng — tốt nhất là ghi lại các quy tắc tương tác bằng văn bản: từ tiêu chuẩn giao tiếp đến định dạng báo cáo.

Việc xây dựng văn hóa trách nhiệm đòi hỏi thời gian, nhưng chính nó trở thành nền tảng của một nhóm đáng tin cậy và năng suất — đặc biệt là trong điều kiện làm việc từ xa.

Theo dõi kết quả, không phải quy trình

Lấy ví dụ, Ilya. Ilya là một chàng trai tuyệt vời trong mọi khía cạnh, nhưng đỉnh cao năng suất của anh ấy rơi vào 7 giờ tối, khi tất cả mọi người đã rời khỏi Discord. Anh ấy làm việc đến hai giờ sáng và thức dậy lúc 11 giờ sáng — có lẽ không phải là chế độ lành mạnh nhất... nhưng đây là điều thú vị: khối lượng công việc anh ấy hoàn thành trong thời gian này thật ấn tượng.

Chế độ gây tranh cãi của Ilya là một chuyện, nhưng điểm mấu chốt là: trong điều kiện làm việc từ xa, giờ làm việc truyền thống gần như mất đi ý nghĩa. Không cần thiết phải bám vào lịch trình cứng nhắc từ 9 giờ sáng đến 6 giờ tối khi nhóm của bạn phân tán ở các múi giờ khác nhau.

Hãy nhìn vào những gì Ilya làm, chứ không phải khi nào anh ấy làm điều đó — và bạn sẽ thấy một trong những nhân viên năng suất và hiệu quả nhất của nhóm.

Tại sao điều này hiệu quả:

Kết quả có thể đo lường được — nhiệm vụ hoàn thành, KPI đạt được hoặc dự án hoàn thành — đây là những chỉ số khách quan về năng suất.
Quy trình mang tính chủ quan — một nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ trong 4 giờ, người khác sẽ mất 8 giờ và không hoàn thành. Đánh giá theo quy trình là không công bằng — và gây mất động lực.
Tập trung vào mục tiêu phát triển sáng kiến — khi kết quả là quan trọng, nhân viên học cách tự quản lý thời gian, đặt ưu tiên và chịu trách nhiệm về kết quả.

Điều này, tất nhiên, không có nghĩa là kiểm soát hoàn toàn không cần thiết — điều quan trọng là thấy được bức tranh tổng thể. Nhưng tốt hơn là tin tưởng nhóm và đánh giá những gì họ đã làm, chứ không phải họ đã dành bao nhiêu giờ để làm điều đó.

Cách tiếp cận này làm giảm lo lắng và tăng sự tham gia — và điều này đã được chứng minh nhiều lần bởi các nhóm có mức độ hiệu quả từ xa cao.

Làm thế nào để tạo động lực cho nhóm tham gia

Điều thú vị về thói quen: bắt đầu chúng là một niềm vui, nhưng duy trì chúng trong dài hạn? Ôi, không dễ dàng chút nào.

Ngay cả nhóm đoàn kết nhất cũng có những giai đoạn kiệt sức, suy giảm động lực và suy thoái cảm xúc chung. Và thực tế là mọi người đều ở các góc khác nhau của thế giới chỉ làm phức tạp thêm tình hình.

Dưới đây là một số lời khuyên sẽ giúp duy trì cảm giác trách nhiệm lành mạnh trong nhóm trong thời gian dài:

Công nhận kết quả — lời khen công khai về đóng góp, ngay cả đối với những thành công nhỏ, làm tăng động lực nội tại và củng cố tinh thần nhóm.
Giao tiếp không chính thức — trò chuyện không có nhiệm vụ công việc, giải lao cà phê ảo hoặc "có gì mới?" hàng tuần giúp mọi người xích lại gần nhau, đặc biệt là trong các nhóm lớn.
Minh bạch kế hoạch — khi nhân viên hiểu tại sao họ làm công việc này hay công việc khác và nó phù hợp như thế nào với chiến lược của công ty, động lực tăng lên.
Tham gia vào việc ra quyết định — khả năng ảnh hưởng đến các quy trình giúp cảm thấy mình là một phần của điều gì đó lớn hơn. Nhân viên không chỉ là người thực hiện, mà còn là đồng tác giả.

Đừng chỉ yêu cầu trách nhiệm — tạo ra văn hóa tin cậy trong đó mọi người thực sự muốn cống hiến hết mình. Đó là khi sự tham gia không còn là yêu cầu từ trên xuống và trở thành một phần tự nhiên của công việc nhóm.

Lời khuyên cho nhân viên

Tự kỷ luật và tổ chức là những thành phần quan trọng nhất của công việc từ xa hiệu quả. Do đó, nên dựa vào các chiến lược đã được chứng minh sẽ giúp bạn giữ vững phong độ. Dưới đây là một số lời khuyên để bắt đầu:

Thiết lập ranh giới — trước hết, hãy xác định không gian làm việc cho bản thân. Đây không nhất thiết phải là một văn phòng riêng — chỉ là một nơi cụ thể mà bộ não sẽ liên kết với công việc. Điều này sẽ giúp bạn chuyển sang chế độ làm việc nhanh hơn và thư giãn dễ dàng hơn vào cuối ngày.
Xác định giờ làm việc — tạo lịch trình sẽ tính đến mục tiêu cá nhân và chuyên môn của bạn. Điều này sẽ giúp tránh ranh giới mờ nhạt giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Ngay cả với lịch trình linh hoạt, việc duy trì kỷ luật trong khoảng thời gian đã chọn là quan trọng.
Đặt mục tiêu nhỏ — chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ, khả thi. Điều này giúp duy trì sự tập trung và cảm nhận tiến độ. Ví dụ, thay vì mục tiêu trừu tượng "viết một bài báo", hãy đặt các giai đoạn cụ thể: "lập kế hoạch cho bài báo", "viết phần giới thiệu" và tiếp tục.
Sử dụng kỹ thuật quản lý thời gian — ví dụ, quy tắc 2 phút: nếu nhiệm vụ có thể hoàn thành trong 2 phút, hãy làm ngay. Điều này làm tăng đáng kể năng suất và giúp đối phó với sự trì hoãn.
Đừng quên nghỉ ngơi — công việc hiệu quả là không thể không có thời gian nghỉ ngơi chất lượng. Những giải lao ngắn để đi dạo hoặc tập thể dục giúp phục hồi năng lượng và tránh kiệt sức.

Tự tổ chức là kỹ năng chính cho phép không chỉ duy trì năng suất khi làm việc từ xa, mà còn duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Sự thật thú vị

Theo dữ liệu từ Forbes, khoảng 16% công ty trên toàn thế giới hoạt động hoàn toàn trực tuyến, và 98% nhân viên bày tỏ mong muốn làm việc từ xa ít nhất một phần thời gian. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thực hiện các hệ thống trách nhiệm giải trình hiệu quả để duy trì năng suất và trách nhiệm trong các nhóm từ xa.

Đọc thêm:

Để hiểu sâu hơn về năng suất, hãy nghiên cứu bài viết về Tăng năng suất với Kanban: lời khuyên cho quản lý nhiệm vụ hiệu quả.

Để quản lý tài nguyên tốt hơn, hãy đọc bài viết Quy trình quản lý tài nguyên: các bước chính đến thành công.

Nếu bạn muốn biết thêm về lập kế hoạch dự án, hãy nghiên cứu bài viết về Lộ trình dự án: hướng dẫn chiến lược cho việc lập kế hoạch và thực hiện dự án thành công.

Kết luận

Trách nhiệm giải trình từ xa không chỉ là về báo cáo và thời hạn. Đó là về sự tin tưởng, cấu trúc, văn hóa và minh bạch. Để xây dựng quản lý nhóm từ xa bền vững, bạn cần kết hợp kỳ vọng rõ ràng, công cụ trách nhiệm giải trình hiệu quả và phát triển văn hóa làm việc từ xa - Taskee sẽ giúp bạn trong việc này. Chỉ có như vậy, bạn mới có thể duy trì không chỉ khả năng làm việc, mà còn là trách nhiệm và sự tham gia thực sự cao của nhóm.