Danh sách công việc: quản lý và ưu tiên hiệu quả

Ý chính

Giới thiệu

Hãy tưởng tượng một kho báu chứa tất cả ý tưởng, tính năng, sửa lỗi và cải tiến mà sản phẩm hoặc dự án của bạn có thể cần đến. 

Đây chính là backlog công việc. Trong bối cảnh Agile, đó là một danh sách động, liên tục phát triển của tất cả những gì đội cần làm. Nó là nguồn sự thật duy nhất cho tất cả các thành viên trong dự án, đảm bảo sự minh bạch và hiểu biết về ưu tiên. Mỗi mục trong backlog là giá trị tiềm năng mà bạn muốn mang đến cho người dùng của mình.

Tại sao cần nó?

Không có một backlog công việc được tổ chức rõ ràng, dự án có nguy cơ nhanh chóng rơi vào hỗn loạn. Nó cần thiết vì:

• Xác định hướng đi. Nó cho biết dự án đang tiến đến đâu, mục tiêu của đội là gì.
• Đảm bảo trọng tâm. Đội biết tập trung vào gì ngay bây giờ và mong đợi điều gì trong tương lai.
• Tăng tính minh bạch. Mọi người đều thấy điều gì đang diễn ra, việc gì đang làm, việc gì đang chờ. Đây là chìa khóa cho làm việc nhóm hiệu quả trong phát triển phần mềm.
• Linh hoạt với thay đổi. Trong thế giới Agile, mọi thứ thay đổi liên tục. Backlog cho phép nhanh chóng thích nghi, thay đổi ưu tiên khi có thông tin mới hoặc yêu cầu thị trường thay đổi.
• Cơ sở cho kế hoạch. Nó là điểm khởi đầu để lên kế hoạch cho các sprint hoặc iteration.

Quản lý backlog

Quản lý backlog hiệu quả là một nghệ thuật. Đây là một quá trình liên tục, không phải là việc làm một lần.

• Một người sở hữu. Backlog nên có một người chịu trách nhiệm, thường là Product Owner. Người đó chịu trách nhiệm về nội dung, ưu tiên và sự rõ ràng. Điều này giúp tránh trùng lặp và mâu thuẫn.
• Tài liệu sống. Backlog không phải là tĩnh. Nó cần được cập nhật liên tục, bổ sung ý tưởng mới và loại bỏ các mục lỗi thời. Các cuộc họp làm rõ backlog (backlog grooming hoặc backlog refinement) rất quan trọng.
• Rõ ràng. Mỗi mục trong backlog phải được diễn đạt rõ ràng. Dùng mô tả đơn giản, rõ ràng để cả đội hiểu bản chất nhiệm vụ. Tránh biệt ngữ.
• Chi tiết từ trên xuống. Các mục ở đầu backlog (ưu tiên cao) nên được chi tiết hóa tối đa và sẵn sàng cho phát triển. Càng xuống dưới danh sách càng ít chi tiết vì kế hoạch có thể thay đổi.

Ưu tiên

Đây là nơi phép màu thật sự bắt đầu! Ưu tiên công việc đúng là chìa khóa thành công dự án và hạnh phúc đội. 

• Giá trị cho doanh nghiệp/người dùng. Tiêu chí quan trọng nhất. Cái nào mang lại lợi ích lớn nhất? Cái nào giải quyết được vấn đề cấp bách nhất của người dùng? Cái nào giúp đạt mục tiêu chiến lược của công ty?
• Tính cấp bách. Có deadline hoặc yếu tố bên ngoài nào cần được ưu tiên xử lý ngay không? Ví dụ, lỗi nghiêm trọng hoặc yêu cầu của nhà quản lý.
• Chi phí thực hiện (kích thước/phức tạp). Đánh giá nỗ lực cần để hoàn thành công việc. Đôi khi nên chọn vài việc nhỏ nhưng có giá trị thay vì một việc lớn. Sử dụng story points hoặc T-shirt sizing.
• Rủi ro. Công việc có liên quan đến rủi ro nào không? Nó có thể ảnh hưởng đến các phần khác của hệ thống không? Có khó khăn kỹ thuật nào không? Công việc rủi ro cao nên làm trước để phát hiện vấn đề sớm.
• Phụ thuộc. Công việc nào phụ thuộc vào việc hoàn thành công việc hiện tại? Đôi khi công việc ưu tiên thấp trở nên quan trọng hơn do phụ thuộc vào nó.

Có nhiều kỹ thuật ưu tiên giúp cấu trúc quá trình này:

MoSCoW (Must-have, Should-have, Could-have, Won’t-have). Phương pháp phân loại yêu cầu cổ điển.

Value vs. Effort (Giá trị so với Nỗ lực). Giúp trực quan hóa công việc trên ma trận và chọn những việc mang lại giá trị tối đa với nỗ lực tối thiểu.

Kano Model. Tập trung vào việc thoả mãn nhu cầu khách hàng, phân loại chức năng thành cơ bản, mong đợi, hấp dẫn và thờ ơ.

WSJF (Weighted Shortest Job First).  Phương pháp dựa trên nguyên tắc Agile, giúp ưu tiên công việc mang lại lợi ích kinh tế lớn nhất trong thời gian ngắn nhất.

Tối ưu hóa

Product backlog cần được chăm sóc liên tục. Các buổi họp “grooming” hoặc “refinement” (làm rõ) là những cuộc gặp nơi đội nhóm cùng với Product Owner thảo luận và cải tiến các phần tử trong backlog. Trong những buổi họp này:

• Chi tiết hóa. Các mục ở đầu backlog được làm rõ hơn, nếu cần sẽ được chia nhỏ thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và được đánh giá.
• Đánh giá. Đội nhóm đánh giá độ phức tạp của các nhiệm vụ, giúp Product Owner ưu tiên chính xác hơn.
• Loại bỏ các mục lỗi thời. Các nhiệm vụ lỗi thời hoặc không còn phù hợp sẽ được loại khỏi backlog để tránh backlog ngày càng phình to.
• Đánh giá lại ưu tiên. Thảo luận xem ưu tiên có thay đổi kể từ lần làm rõ trước đó hay không.

Những cuộc họp này nên diễn ra đều đặn nhưng không quá dài để không làm mất nhiều thời gian của đội nhóm. Đây là một quá trình, không phải hoạt động một lần, giúp quản lý dự án trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn.

Những lỗi thường gặp

Dù đã biết các thực hành tốt nhất về code review, vẫn có những rủi ro tiềm ẩn:

• Backlog quá lớn. Khi backlog quá lớn, nó mất đi giá trị của mình. Hãy thường xuyên dọn dẹp.
• Thiếu ưu tiên. Nếu mọi nhiệm vụ đều "quan trọng", thì không nhiệm vụ nào thực sự quan trọng. Cần phải có ưu tiên rõ ràng.
• Bỏ qua đội nhóm. Nếu đội nhóm không tham gia làm rõ và đánh giá các nhiệm vụ, họ sẽ không cảm thấy có trách nhiệm và sự hiểu biết.
• Chất lượng mục thấp. Các nhiệm vụ không rõ ràng hoặc quá lớn sẽ làm chậm tiến độ công việc.
• Thiếu tính linh hoạt. Nếu backlog được xem như kế hoạch “bất biến”, bạn sẽ mất đi tất cả lợi thế của Agile.

Đọc thêm:

Để hiểu về lập kế hoạch chiến lược, hãy xem Lộ trình dự án: Hướng dẫn từng bước để lập kế hoạch và quản lý dự án. 

Để tìm hiểu về phương pháp quản lý theo kiểu thác nước, đọc bài Quản lý dự án Waterfall: Phương pháp tiếp cận từng bước để thành công dự án. 

Giúp đội nhóm thích ứng nhanh hơn với thay đổi qua Tuyên ngôn Agile: Giá trị và nguyên tắc cốt lõi. 

Kết luận

Quản lý backlog hiệu quả và ưu tiên công việc hợp lý không chỉ là khái niệm lý thuyết mà còn là công cụ mạnh mẽ biến đổi quy trình phát triển. Chúng giúp đội nhóm tập trung, thích nghi nhanh với thay đổi và liên tục mang lại giá trị. Hãy dành thời gian học hỏi những thực hành này, và backlog công việc của bạn sẽ trở thành động lực tiến bộ thực sự, dẫn dắt dự án của bạn tới thành công.

Đề xuất đọc thêm

“User Story Mapping: Discover the Whole Story, Build the Right Product”

Hướng dẫn thực tiễn tổ chức backlog bằng cách trực quan hóa câu chuyện người dùng và giá trị khách hàng.

Trên Amazon

“Inspired: How to Create Tech Products Customers Love”

Giải thích cách các nhóm sản phẩm thành công ưu tiên và kiểm tra ý tưởng để tạo ra các giải pháp thực sự cần thiết cho người dùng.

Trên Amazon

“Essential Scrum: A Practical Guide to the Most Popular Agile Process”

Hướng dẫn thực tiễn chi tiết triển khai Scrum, bao gồm các kỹ thuật làm rõ và ưu tiên backlog.

Trên Amazon