Hội đồng Kanban là gì? Quản lý quy trình trực quan

Điểm chính

Hình dung sự thành công: Hiểu về bảng Kanban

Hầu hết các nhóm không thất bại vì những người tệ hoặc các mục tiêu không rõ ràng — họ thất bại vì không ai có thể nhìn thấy trạng thái thực tế của công việc theo thời gian thực. Một bảng Kanban khắc phục điều đó: mỗi tác vụ có một giai đoạn, một chủ sở hữu, một trạng thái. Các yếu tố cản trở được phát hiện sớm hơn, công việc không chất đống lặng lẽ trong hàng đợi của ai đó, và nhóm ngừng dựa vào các cập nhật cá nhân để hiểu những gì đang xảy ra.

Để tìm hiểu thêm về các cách tiếp cận linh hoạt đối với quản lý tác vụ, hãy xem bài viết của chúng tôi "Tuyên ngôn Agile là gì? Hiểu các Giá trị và Nguyên tắc Cốt lõi". Để biết các ví dụ về việc sử dụng Kanban trong quản lý dự án Agile, hãy xem bài viết của chúng tôi "Scrum vs. Kanban: Chọn khung công tác phù hợp cho dự án của bạn".

Kanban là gì và nó hoạt động như thế nào?

Kanban bắt đầu như một hệ thống kiểm soát sản xuất tại Toyota: công việc chuyển sang giai đoạn tiếp theo chỉ khi giai đoạn đó có công suất — không phải khi đầu nguồn muốn đẩy nó qua. Một ràng buộc duy nhất đó là điều làm cho phương pháp này bền vững. Nó đã được áp dụng cho phần mềm, hoạt động tiếp thị, HR, và bất cứ thứ gì khác mà các tác vụ chuyển tay và các luồng công việc song song va chạm.

Ví dụ: Trong một nhóm phát triển phần mềm, một bảng Kanban có thể bao gồm các cột như "Lập kế hoạch", "Phát triển", "Kiểm thử", và "Đã phát hành". Một tác vụ chuyển từ Phát triển sang Kiểm thử chỉ khi có một người kiểm thử sẵn sàng — không phải khi nhà phát triển hoàn thành. Nếu không, Kiểm thử lặng lẽ trở thành một backlog, và vấn đề thông lượng thực sự vẫn bị ẩn.

Các thành phần chính của bảng Kanban

1. Thẻ (Tác vụ): Mỗi thẻ mang theo những gì cần thiết để hành động trên đó — thời hạn, ưu tiên, người được giao, phụ thuộc. Một thẻ yêu cầu câu hỏi tiếp theo để hiểu sẽ ngồi trong tình trạng lấp lửng lâu hơn nó nên.
2. Cột (Giai đoạn): Phản ánh các bước mà công việc thực sự trải qua. Quá ít cột và bạn không thể nhìn thấy nơi mọi thứ chậm lại. Quá nhiều và bảng trở thành chi phí phụ mà không ai duy trì.
3. Giới hạn WIP (Công việc đang tiến hành): Một giới hạn nghiêm ngặt cho các tác vụ trên mỗi giai đoạn. Khi đạt đến giới hạn, không có gì mới đi vào cho đến khi một thứ gì đó di chuyển về phía trước. Đây là điều buộc các yếu tố cản trở phải lộ ra thay vì để chúng tích lũy lặng lẽ.
4. Luồng: Các tác vụ di chuyển qua bảng nhanh và mượt mà như thế nào. Giai đoạn liên tục bị ùn ứ là nơi vấn đề quy trình nằm — không nhất thiết là nơi đến từ những lời phàn nàn lớn nhất.

Lợi ích của việc sử dụng bảng Kanban

1. Tính minh bạch: Tất cả mọi người đều thấy thực tế tác vụ giống nhau. Ít cuộc họp cập nhật trạng thái hơn, ít chi phí phối hợp hơn khi nhóm phát triển.
2. Tính linh hoạt: Một thẻ di chuyển, một ưu tiên thay đổi — không cần phiên lập kế hoạch. Hệ thống hấp thụ sự thay đổi mà không cần tái cấu trúc.
3. Năng suất: Chuyển đổi giữa quá nhiều tác vụ đang hoạt động làm giảm sản lượng — điều này được ghi chép đầy đủ trong nghiên cứu về tải nhận thức. Giới hạn WIP giảm sự chuyển đổi đó về mặt cấu trúc. Bỏ qua chúng, và tình trạng quá tải vẫn vô hình cho đến khi nó đã đánh trúng các thời hạn của bạn.
4. Sự hợp tác của nhóm: Các yếu tố cản trở có thể nhìn thấy có nghĩa là các đồng đội có thể bước vào mà không cần chờ standup. Các chu kỳ giải quyết trở nên ngắn hơn và việc giải quyết vấn đề ngừng là công việc của một người.

Cách thiết lập một bảng Kanban

1. Định nghĩa các giai đoạn quy trình làm việc chính: Lập bản đồ cách công việc thực sự di chuyển — không phải cách nó nên di chuyển. Đối với hầu hết các nhóm, 4-6 cột là đủ. Vượt quá đó, bảng bắt đầu yêu cầu bảo trì cạnh tranh với công việc thực tế.
2. Tạo thẻ tác vụ: Chủ sở hữu, thời hạn, ưu tiên, phụ thuộc. Mọi thứ cần thiết để hành động trên tác vụ mà không cần một cuộc trò chuyện riêng. Nếu thẻ cần giải thích, nó cần được viết lại.
3. Đặt giới hạn WIP: Bắt đầu với 1-2 tác vụ mỗi người mỗi giai đoạn đang hoạt động, sau đó điều chỉnh sau vài tuần dữ liệu thực tế. Con số ít quan trọng hơn việc có một con số — bất kỳ giới hạn nào cũng làm cho tình trạng quá tải có thể nhìn thấy.
4. Theo dõi và điều chỉnh tác vụ: Di chuyển thẻ khi công việc tiến triển, đánh dấu các yếu tố cản trở trên chính thẻ. Một tác vụ bị mắc kẹt trong cùng một cột qua hai chu kỳ đánh giá thường có nghĩa là nó quá lớn, giai đoạn bị bão hòa, hoặc có một sự phụ thuộc mà chưa ai nêu ra.
5. Tiến hành đánh giá định kỳ: Xem cột nào tích lũy và cột nào vẫn trống. Mô hình đó cho thấy nơi quy trình tạo ra ma sát — và đó thường là một cuộc trò chuyện hữu ích hơn so với việc thảo luận về hiệu suất cá nhân.
   
   

Các công cụ phổ biến cho bảng Kanban

Trello: Chi phí thiết lập thấp, dễ học. Trở nên phức tạp khi các phụ thuộc tăng lên hoặc các nhóm phát triển.

Asana: Chế độ xem dòng thời gian và theo dõi khối lượng công việc trên Kanban — hữu ích khi việc lập kế hoạch cột mốc và quản lý luồng cần cùng tồn tại.

Jira: Được xây dựng cho các nhóm kỹ thuật cần theo dõi vấn đề chi tiết và tích hợp sprint cùng với các chế độ xem Kanban.

👉 Để biết một ví dụ chi tiết về bảng Kanban và để đăng ký, hãy truy cập Taskee Kanban.

Kết luận

Một bảng Kanban hoạt động vì khả năng nhìn thấy tạo ra áp lực hành động. Khi một tác vụ bị mắc kẹt, bảng cho thấy điều đó. Khi một giai đoạn quá tải, điều đó cũng có thể nhìn thấy — trước khi nó tích lũy thành một thời hạn bị bỏ lỡ. Các nhóm sử dụng giới hạn WIP và thực sự xem xét dữ liệu luồng có xu hướng nắm bắt các vấn đề quy trình sớm hơn. Phương pháp này áp dụng dù bạn đang giao phần mềm, chạy chiến dịch, hay quản lý onboarding — vấn đề cơ bản giống nhau trong mỗi trường hợp.

Đọc được khuyến nghị

"Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business"

Cuốn sách này giải thích cách triển khai và tối ưu hóa hệ thống quản lý quy trình làm việc trực quan này để cải thiện năng suất nhóm và sự nhanh nhẹn của doanh nghiệp.

"Personal Kanban: Mapping Work"

Áp dụng các khái niệm sản xuất Lean vào năng suất cá nhân, cho thấy cách nó có thể giúp đạt được sự cân bằng cuộc sống công việc và hiệu quả tốt hơn.

"The Lean Startup"

Cuốn sách này trình bày một phương pháp để xây dựng các doanh nghiệp thành công thông qua kiểm tra nhanh chóng và phản hồi của khách hàng.