Hội đồng Kanban là gì? Quản lý quy trình trực quan

Những điểm chính

Hình dung thành công: Hiểu về bảng Kanban

Khi các dự án trở nên phức tạp hơn, việc quản lý công việc và đáp ứng các thời hạn có thể trở thành một thách thức. Bảng Kanban là một phương pháp quản lý công việc trực quan, giúp theo dõi quy trình làm việc và cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm một cái nhìn rõ ràng về tiến độ công việc. Khác với các phương pháp truyền thống, bảng Kanban cung cấp một cách đơn giản và linh hoạt để tổ chức công việc, tăng cường tính minh bạch và thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm.

Để tìm hiểu thêm về các phương pháp linh hoạt trong quản lý công việc, hãy tham khảo bài viết của chúng tôi "Agile Manifesto là gì? Hiểu về các giá trị và nguyên tắc cốt lõi của nó". Để biết thêm về cách sử dụng Kanban trong quản lý dự án Agile, hãy đọc bài viết "Scrum vs. Kanban: Lựa chọn khung phù hợp cho dự án của bạn".

Kanban là gì và nó hoạt động như thế nào?

Ban đầu được thiết kế để cải thiện hiệu quả sản xuất, phương pháp Kanban hiện nay đã được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ phát triển phần mềm đến tiếp thị và quản lý dự án. Một bảng Kanban là một công cụ trực quan được chia thành các cột đại diện cho các giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc, chẳng hạn như "Công việc mới," "Đang thực hiện," và "Hoàn thành."

Ví dụ: Trong một nhóm phát triển phần mềm, bảng Kanban có thể bao gồm các cột như "Lập kế hoạch", "Phát triển", "Kiểm thử", và "Đã phát hành". Các công việc di chuyển qua các cột khi chúng tiến triển, cung cấp một cái nhìn rõ ràng về quy trình làm việc.

Các thành phần chính của bảng Kanban

1. Thẻ (Công việc): Đại diện cho các công việc hoặc nhiệm vụ riêng lẻ với các chi tiết như hạn chót, ưu tiên và người được giao.
2. Cột (Giai đoạn): Phản ánh các giai đoạn trong quy trình làm việc, chẳng hạn như "Lập kế hoạch" và "Hoàn thành."
3. Giới hạn WIP (Công việc đang thực hiện): Đặt giới hạn số lượng công việc mỗi giai đoạn để tránh quá tải.
4. Quy trình: Hiển thị trạng thái công việc và xác định các điểm tắc nghẽn để tối ưu hóa quy trình.

Lợi ích của việc sử dụng bảng Kanban

1. Minh bạch: Làm cho công việc và tiến độ trở nên rõ ràng với cả đội.
2. Tính linh hoạt: Dễ dàng thích ứng với các ưu tiên thay đổi.
3. Năng suất: Ngăn ngừa quá tải và tăng tốc quá trình hoàn thành công việc.
4. Hợp tác nhóm: Cải thiện giao tiếp bằng cách giữ cho mọi người luôn cập nhật về trạng thái công việc.

Cách thiết lập một bảng Kanban

1. Xác định các giai đoạn chính của quy trình làm việc: Xác định các giai đoạn chính mà công việc sẽ trải qua, chẳng hạn như "Được lên kế hoạch," "Đang thực hiện," và "Hoàn thành."
2. Tạo các thẻ công việc: Thêm công việc vào bảng với các chi tiết về ưu tiên, hạn chót và người được giao.
3. Đặt giới hạn WIP: Xác định số lượng công việc tối ưu mỗi giai đoạn để tránh quá tải.
4. Theo dõi và điều chỉnh công việc: Sử dụng bảng để theo dõi tiến độ công việc và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.
5. Tiến hành đánh giá định kỳ: Định kỳ phân tích công việc để xác định các điểm tắc nghẽn và cải thiện quy trình.
   
   

Các công cụ phổ biến cho bảng Kanban

Trello: Công cụ dễ sử dụng để tạo bảng Kanban.

Asana: Cung cấp các tính năng quản lý công việc nâng cao lý tưởng cho các nhóm Agile.

Jira: Được các nhà phát triển sử dụng rộng rãi để quản lý công việc và theo dõi tiến độ linh hoạt.

👉 Để xem ví dụ chi tiết về bảng Kanban và đăng ký, hãy truy cập Taskee Kanban.

Kết luận

Bảng Kanban là một công cụ đơn giản nhưng mạnh mẽ để trực quan hóa và quản lý quy trình làm việc. Tính linh hoạt và minh bạch của nó giúp các nhóm cải thiện năng suất, thích ứng với thay đổi và đạt được kết quả tốt hơn. Dù bạn làm việc trong lĩnh vực CNTT, tiếp thị hay nhân sự, bảng Kanban có thể là một phần bổ sung quý giá cho bộ công cụ năng suất của bạn.

Đọc thêm

"Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business"

Sách này giải thích cách triển khai và tối ưu hóa hệ thống quản lý quy trình làm việc trực quan này để cải thiện năng suất nhóm và tính linh hoạt của doanh nghiệp.

Trên Amazon

"Personal Kanban: Mapping Work"

Áp dụng các khái niệm sản xuất Lean vào năng suất cá nhân, cho thấy cách nó có thể giúp đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn cũng như hiệu quả hơn.

Trên Amazon

"The Lean Startup"

Sách này trình bày một phương pháp xây dựng doanh nghiệp thành công thông qua thử nghiệm nhanh chóng và phản hồi của khách hàng.

Trên Amazon