نصائح لاجتماعات عبر الإنترنت

الأفكار الرئيسية

المشكلات المحتملة

قبل الانتقال إلى الحلول، دعونا نفهم أولاً جوهر المشكلات المتعلقة بالاجتماعات الافتراضية. الصعوبات الشائعة التي يواجهها الكثيرون:

• غياب هدف واضح: غالبًا ما نجتمع لأن "يجب"، دون فهم واضح لما يجب مناقشته وإلى أين يجب أن نصل.
• التشتت: بيئة المنزل، الإشعارات على الهاتف، النوافذ المتعددة — كل ذلك يحاول صرف انتباه المشاركين عن النقاش.
• المشاكل التقنية: إنترنت ضعيف، ميكروفون أو كاميرا لا تعمل يمكن أن تعطل أي اجتماع.
• سلبية المشاركين: بعضهم يتحدث كثيرًا، والبعض الآخر يصمت طوال الاجتماع. هذا يقلل من المشاركة وتنوع الأفكار.
• كثرة المعلومات/الاجتماعات الطويلة جدًا: محاولات تضمين كل شيء في اجتماع واحد تؤدي إلى الإرهاق وفقدان التركيز.
• غياب السيطرة: الميسر لا يراقب الوقت، ولا يوجه النقاش، مما يؤدي إلى الانحراف عن الموضوع.

هذه المشاكل تعيق التواصل الفعال عبر الإنترنت وتجعل اجتماعاتنا أقل إنتاجية. لكن لا تيأس! يمكن تصحيح كل هذا.

التحضير

السر الرئيسي لـ الاجتماعات الفعالة عبر الإنترنت يبدأ قبل وقت طويل من بدايتها. إنه مثل أساس المنزل — بدونها لا شيء سيقف.

الهدف وجدول الأعمال

• “لماذا نحن هنا؟”: قبل إرسال الدعوة، أجب عن هذا السؤال لنفسك. يجب أن يكون الهدف محددًا وقابلًا للقياس. على سبيل المثال، ليس "مناقشة المشروع X"، بل "الموافقة على ميزانية المشروع X للربع القادم".
• جدول أعمال مفصل: ضع خطة مفصلة للاجتماع مع تحديد الموضوعات، الوقت المقدر لكل منها، والمسؤولين عن التحضير. أرسل جدول الأعمال لجميع المشاركين مسبقًا — قبل 24 ساعة على الأقل. هذا يسمح للناس بالتحضير، وجمع البيانات اللازمة وصياغة الأسئلة.
• المواد مسبقًا: أرفق كل المستندات، التقارير، والعروض التقديمية اللازمة مع الدعوة. لا أحد يحب إضاعة وقت الاجتماع في البحث عن المعلومات.

الأشخاص الضروريون فقط. فكر: من يحتاج حقًا للحضور؟ كلما قل عدد المشاركين، كان التحكم في النقاش أسهل، وكانت هناك فرص أكبر لكل شخص للتعبير عن رأيه. أحيانًا من الأفضل عقد اجتماعَين قصيرين مع مجموعات مختلفة بدلاً من اجتماع طويل مع الجميع. احترم وقت زملائك.

الوقت والمدة

• قصير ومركز: مدة معظم الاجتماعات المثالية هي 25 أو 50 دقيقة (بدلاً من 30/60). هذا يمنح وقتًا للراحة بين المكالمات.
• أخذ المناطق الزمنية بعين الاعتبار: إذا كان الفريق موزعًا، استخدم مخططات تُظهر وقتًا مناسبًا للجميع.
• تجنب "ساعات الذروة": صباح الإثنين أو مساء الجمعة غالبًا ما تكون أقل الأوقات إنتاجية للمناقشات المعقدة.

جهز التقنية

• افحص مسبقًا: تأكد من أن الكاميرا، الميكروفون، السماعات والإنترنت تعمل بثبات.
• مكان هادئ: ابحث عن مكان هادئ ومضيء جيدًا حيث لا يتم إزعاجك. استخدم خلفية إذا أردت الحفاظ على الخصوصية أو مظهرًا مهنيًا.
• اشحن الأجهزة: لا شيء يقطع سير الاجتماع مثل نفاد بطارية اللابتوب أثناء مناقشة مهمة.

المشاركة

إليك بعض النصائح للاجتماعات الافتراضية تساعدك على استخدام الوقت بأقصى فعالية:

ابدأ في الوقت المحدد

ابدأ بالضبط في الوقت المحدد. الانتظار للمتأخرين يعني عدم احترام الحاضرين في الوقت المحدد. يمكنك البدء بجولة "تسخين" قصيرة أو بسؤال غير رسمي ليشعر الجميع بالراحة.

الميسر والكاتب

• الميسر: هذا الشخص يراقب الوقت، يوجه النقاش وفقًا للجدول، يشرك الجميع ويمنع الخروج عن الموضوع. الميسر هو المفتاح لاجتماعات فعالة عبر الإنترنت.
• الكاتب (أو المسؤول عن تدوين الملاحظات): يقوم بتسجيل القرارات الرئيسية، المهام، المواعيد النهائية والمسؤولين. هذا مهم جدًا حتى لا يقول أحد لاحقًا: "لكننا اتفقنا على شيء مختلف؟" يمكن استخدام لوحات أو مستندات مشتركة (Google Docs، Miro، Confluence) ليتمكن الجميع من متابعة سير النقاش.

شغّل الكاميرات!

هذا من أقوى الأدوات لتحسين التواصل الفعال عبر الإنترنت. رؤية وجوه بعضنا البعض تساعدنا على قراءة الإشارات غير اللفظية بشكل أفضل، نشعر بمشاركة أكبر ويصعب علينا التشتت. إذا كان الإنترنت ضعيفًا، يمكن الاتفاق على تشغيل الكاميرا على الأقل أثناء العرض أو اتخاذ القرارات.

المشاركة النشطة

• اطرح أسئلة: يجب على الميسر التوجه إلى كل مشارك للاستماع إلى وجهات نظر مختلفة. "جون، ما رأيك في هذا؟"، "ماريا، هل لديك إضافات؟"
• استخدم التفاعل: الاستطلاعات، "رفع اليد"، الدردشة للأسئلة – هذه طرق رائعة للحصول على ردود فعل وإشراك حتى أكثر المشاركين هدوءًا.
• فترات استراحة قصيرة: إذا استمر الاجتماع أكثر من ساعة، خذ استراحة لمدة 5 دقائق. هذا يساعد على إعادة النشاط والحفاظ على التركيز.

التركيز وإنجاز مهمة واحدة في الوقت نفسه

هذه ربما تكون واحدة من أصعب، ولكن أيضًا أهم استراتيجيات التعاون عبر الإنترنت. أغلق جميع النوافذ والتطبيقات غير الضرورية. أوقف الإشعارات على هاتفك. ركز فقط على الاجتماع. إذا لاحظت أنك تشتت، عد إلى النقاش. يمكن للميسر أن يذكر ذلك بلطف.

ترسيخ النجاح

يُقاس فعالية الاجتماع ليس بمدى جودته، بل بما تم إنجازه بعده.

النتائج والقرارات

• ملخص قصير: بعد الاجتماع مباشرة (ويفضل خلال ساعة) أرسل ملخصًا مختصرًا بالقرارات الرئيسية، والمهام، والمسؤولين، والمواعيد النهائية. هذا يرسخ الاتفاقيات ويمنع ضياعها.
• تسجيل الاجتماع: إذا قمت بتسجيل الاجتماع، أشر إلى مكان توافره. هذا مفيد بشكل خاص لمن لم يتمكنوا من الحضور.

الإجراءات والمتابعة

• نفذ الوعود: تأكد من إنجاز كل المهام التي تم توزيعها في الاجتماع. استخدم أدوات تعقب المهام المشتركة (Taskee، Jira، Trello، Asana) لمتابعة التقدم.
• ردود الفعل: اسأل فريقك بانتظام عن مدى إنتاجية الاجتماعات من وجهة نظرهم. ما الذي يمكن تحسينه؟ هذا يساعد على تطوير أفضل الممارسات للاجتماعات عن بُعد.

اقرأ أيضًا:

تعلم كيف توازن بين العمل والراحة من خلال مقالتنا عن ما هو العمل؟ دليل كامل للعمل أثناء السفر .

للحفاظ على إنتاجيتك وتركيزك على العمل، اطلع على التعزيز الإيجابي في إدارة المهام.

قم بإعداد موظفيك للنجاح مع التوجيه عن بعد: كيف تضمن نجاح الموظف الجديد.

الخاتمة

الاجتماعات الافتراضية الفعالة ليست سحرًا، بل نتيجة للتحضير الواعي والسلوك الصحيح. عند تطبيق هذه النصائح للاجتماعات الافتراضية، ستلاحظ تحسنًا كبيرًا في جودة اجتماعاتك عبر الإنترنت. لن توفر الوقت فحسب، بل ستعزز أيضًا التواصل الفعال داخل فريقك وتجعل العمل عن بُعد فعّالًا حقًا. تذكر، كل اجتماع هو فرصة للتعاون والتقدم. اجعل كل دقيقة منه تستحق ذلك!

قراءة موصى بها

“The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters”

لماذا شكل الاجتماعات أهم من جدول أعمالها، وكيف نصنع اجتماعات فعالة حقًا.

على أمازون

“Death by Meeting: A Leadership Fable”

كيف تحول الاجتماعات عديمة الجدوى إلى أداة استراتيجية لإدارة الفريق.

على أمازون

“Digital Body Language”

يشرح كيف يتحول التواصل غير اللفظي إلى العالم الرقمي وكيف نجعل الآخرين "يفهموننا" بشكل صحيح في الدردشات، وزووم، والبريد الإلكتروني.

على أمازون