Uzaq məsafədən hesabatlılıq: Komanda məhsuldarlığı

Əsas ideyalar

Giriş: məsafədən hesabatlılıq nədir

Menecerin diqqətli baxışı olmadan, hər bir uzaqdan işləyən işçi hansı tapşırıqların olduğunu, onların nə vaxt təhvil verilməli olduğunu və necə yerinə yetirilməli olduğunu dəqiq bilməlidir. Və yenə də, söhbət mikro-idarəetmədən deyil, rəhbərlik tərəfindən minimal müdaxilə ilə öz məsuliyyət sahəsinin təbii və şüurlu anlaşılmasından gedir.

Eyni zamanda, məsafədən işin bütün üstünlükləri qorunur — azadlıq, çevik qrafik, bütün günü boğucu ofisdə keçirmək zərurəti yoxdur. Biz nə demək istədiyimizi anlayırsınız.

Lakin bu azadlıqları necə qoruyub saxlamaq və eyni zamanda keyfiyyətli və məhsuldar nəticələrin axınını itirməmək? Məsafədən hesabatlılıq məhz bunun haqqındadır.

Sizinlə meneceriniz arasında minlərlə kilometr olduqda, məsuliyyət hissi başqa yollarla formalaşdırılmalıdır — proses daha da incə və mürəkkəb olur. Məqsəd nəticəyə çatmağa kömək etməkdir, aqressiv şəkildə ona doğru itələmək deyil.

Aydın gözləntiləri necə təyin etmək

Hər şeydən əvvəl, məsafədən komandanızın hər bir üzvü ondan nə gözlənildiyini aydın şəkildə başa düşməlidir. Bu, onu təkcə iş proseslərinin qaranlıq meşəsində dolaşmaqdan qorumaqla qalmayacaq, həm də öz işinə inam verəcək. Sakit və az stresli iş mühiti üçün əla resept.

Beləliklə, komandada gündəlik prosesləri strukturlaşdırarkən aşağıdakılara diqqət yetirin:

• Məqsəd və tapşırıqlar — nə edilməlidir və hansı nəticələr əldə edilməlidir.
• Müddətlər — tapşırıqlar nə vaxt tamamlanmalıdır. Realistik son tarixlər təyin edin.
• Məsuliyyət — kim nəyə görə məsuliyyət daşıyır, tapşırıqların ötürülməsini və günahkar axtarışını önləmək üçün.
• İş formatı — iş prosesi necə görünəcək: hansı alətlərdən istifadə etmək, necə və nə vaxt ünsiyyət qurmaq.

Nəzarət və ünsiyyət üçün alətlər

CMS və tapşırıq izləyicilərinin gözəl dünyasına xoş gəlmisiniz — məsafədən komandaları idarə etmənin vacib elementi. Bütün iş prosesləri onlayn çevrilir və rəqəmsallaşdırılırsa, komandaya iş gününü təşkil etməyə kömək edəcək proqram alətlərini qoşmaq məntiqi olur. Kömək etmək, qeyd edin — daim izləməyə ehtiyac olan başqa bir nəzarət səviyyəsi əlavə etmək deyil.

Bazarda bu cür çoxlu alətlər var — komandanın hər bir şöbəsini və hər bir hissəsini ixtisaslaşmış izləyici ilə əhatə edə bilərsiniz. Amma bütün bunlar bahalı ola bilər, buna görə də universal platformadan istifadə etmək çox vaxt daha ağıllı bir həll olur.

Taskee belə platformalardan biridir. Ünsiyyət, tapşırıq və vaxt izləmə, fayl saxlama — bu balacada hər şey var. Məsafədən komandalar üçün əla seçim.

Sevimli Taskee-dən başqa, komandanız üçün ən uyğun olanını başa düşmək üçün sınaya biləcəyiniz başqa həllər də var:

• Tapşırıq idarəetməsi üçün — Asana və Trello irəliləyişi izləməyə və yoxlama siyahıları yaratmağa imkan verir.
• Ünsiyyət üçün — Slack və ya Microsoft Teams kimi platformalar gündəlik ünsiyyət üçün əla uyğundur — həm çatlarda, həm də video zəng formatında.
• İş vaxtının qeydiyyatı üçün — Clockify və Toggl işçilərin iş saatlarını izləməyə və məhsuldarlığı qiymətləndirməyə kömək edir.
• Sənədlərin saxlanması və paylaşılması üçün — Google Drive və Dropbox vacib fayllara mərkəzləşdirilmiş giriş təmin edir və əməkdaşlığı asanlaşdırır.

Alətləri seçərkən, təkcə onların funksionallığını deyil, həm də bütün komanda üçün istifadə rahatlığını nəzərə almaq vacibdir. İdeal olaraq, platformaların sayını azaldın və bütün prosesləri bir iş məkanında birləşdirin.

Hesabatlılıq mədəniyyətini inkişaf etdirmək

Bütün bu tapşırıqlar və izləyicilər şübhəsiz ki, böyük köməkdir. Amma komanda daxilində onları dəstəkləyən müvafiq mədəniyyət yoxdursa, bütün bunların bir neçə aydan çox davam edəcəyini gözləməyin.

Məsələ budur ki: məsafədən komandalarda, nə qədər qəribə görünsə də, məsuliyyət mədəniyyəti çox vaxt özü-özünə formalaşır. Onu xüsusi "sulamaq" lazım deyil.

Amma onu düzgün istiqamətə yönəltmək və komandanızın xüsusiyyətlərinə uyğunlaşdırmaq istəyirsinizsə — irəli! Budur nə kömək edə bilər:

• Şəxsi nümunə — komanda liderin davranışına istiqamətlənir. Əgər siz müddətlərə əməl edir, hesabatlarda dürüst və ünsiyyətdə açıqsınızsa, işçilər də eyni şeyi etməyə başlayacaqlar.
• Şəffaflıq — nəticələri, uğurları və çətinlikləri paylaşın. Bu, hər kəsin öz töhfəsinin ümumi nəticəyə necə təsir etdiyini başa düşdüyü bir mühit yaratmağa kömək edir.
• Əks əlaqə — müntəzəm, konstruktiv və işə aid. Davranışı düzəltməyə kömək edir və cəlb olunmanı artırır.
• Müstəqillik — insanlara qərar vermək üçün məkan verin. Bir şəxsin öz məsuliyyət sahəsi olduqda, o daha dərin şəkildə cəlb olunur.
• Aydın razılaşmalar — qarşılıqlı əlaqə qaydalarını yazılı şəkildə təsbit etmək daha yaxşıdır: ünsiyyət standartlarından hesabat formatlarına qədər.

Məsuliyyət mədəniyyəti yaratmaq vaxt tələb edir, amma məhz o, etibarlı və məhsuldar komandanın təməlinə çevrilir — xüsusilə də məsafədən iş şəraitində.

Prosesi deyil, nəticəni izləyin

Məsələn, İlyanı götürək. İlya hər cəhətdən əla oğlandır, lakin onun məhsuldarlıq zirvəsi axşam saat 7-də, hamı artıq Discord-dan çıxdıqdan sonra gəlir. O, gecə saat ikiyə qədər işləyir və səhər saat 11-də oyanır — bəlkə də ən sağlam rejim deyil... amma maraqlı budur ki: bu müddət ərzində görə bildiyi iş həcmi təsirlidir.

İlyanın mübahisəli rejimi bir məsələdir, amma əsas məsələ budur: məsafədən iş şəraitində ənənəvi iş saatları demək olar ki, mənasını itirir. Komandanız müxtəlif saat qurşaqlarında yayıldıqda, sərt 9-dan 18-ə qədər cədvələ yapışmağa heç bir ehtiyac yoxdur.

İlyanın nə vaxt deyil, nə etdiyinə baxın — və komandanın ən məhsuldar və effektiv işçilərindən birini görəcəksiniz.

Niyə bu işləyir:

• Nəticəni ölçmək mümkündür — tamamlanmış tapşırıq, əldə edilmiş KPI və ya tamamlanmış layihə — bunlar məhsuldarlığın obyektiv göstəriciləridir.
• Proses subyektivdir — bir işçi tapşırığı 4 saatda yerinə yetirə bilər, digəri isə 8 saat sərf edər və bitirməz. Prosesə görə qiymətləndirmə ədalətsizdir — və demotivasiya edir.
• Məqsədlərə diqqət təşəbbüsü inkişaf etdirir — məhz nəticə vacib olduqda, işçilər öz vaxtlarını idarə etməyi, prioritetləri müəyyən etməyi və nəticə üçün məsuliyyət daşımağı öyrənirlər.

Əlbəttə, bu, nəzarətin ümumiyyətlə lazım olmadığı demək deyil — ümumi mənzərəni görmək vacibdir. Amma komandaya inanmaq və nə qədər vaxt sərf etdiklərinə deyil, nə etdiklərinə qiymət vermək daha yaxşıdır.

Bu yanaşma narahatlığı azaldır və cəlb olunmanı artırır — və bu, yüksək səviyyəli məsafədən effektivliyi olan komandalar tərəfindən dəfələrlə sübut edilmişdir.

Komandanı cəlb olunmuş qalmağa necə motivasiya etmək

Vərdişlərlə bağlı gülməli bir şey: onları başlamaq bir zövqdür, amma uzun müddətdə saxlamaq? Oh, bu o qədər də sadə deyil.

Hətta ən birləşmiş komandanın da tükənmə, motivasiya düşməsi və ümumi emosional tənəzzül dövrləri olur. Və hamının dünyanın müxtəlif guşələrində olması faktı vəziyyəti yalnız mürəkkəbləşdirir.

Budur komandada sağlam məsuliyyət hissini uzun müddətdə saxlamağa kömək edəcək bəzi məsləhətlər:

• Nəticələrin tanınması — hətta kiçik uğurlar üçün də töhfəyə görə açıq təriflər daxili motivasiyanı artırır və komanda ruhunu gücləndirir.
• Qeyri-rəsmi ünsiyyət — iş tapşırıqları olmayan söhbətlər, virtual qəhvə fasilələri və ya həftəlik "nə var, nə yox?" insanları, xüsusilə böyük komandalarda yaxınlaşdırmağa kömək edir.
• Planlarda şəffaflıq — işçilər konkret bir işi niyə gördüklərini və bunun şirkət strategiyasına necə uyğun gəldiyini başa düşdükdə, motivasiya artır.
• Qərar qəbuletmə prosesinə cəlb etmək — proseslərə təsir etmək bacarığı daha böyük bir şeyin hissəsi olduğunu hiss etməyə kömək edir. İşçilər sadəcə icraçı deyil, həmmüəllif olurlar.

Sadəcə məsuliyyət tələb etməyin — insanların həqiqətən də əllərindən gələni əsirgəmədikləri bir inam mədəniyyəti yaradın. Məhz o zaman cəlb olunma yuxarıdan gələn bir tələb olmaqdan çıxır və komanda işinin təbii bir hissəsinə çevrilir.

İşçilər üçün məsləhətlər

Özünə nizam-intizam və təşkilatçılıq effektiv məsafədən işin əsas komponentləridir. Buna görə də, formada qalmağınıza kömək edəcək sınaqdan keçmiş strategiyalara əsaslanmaq faydalıdır. Budur başlamaq üçün bəzi məsləhətlər:

• Sərhədlər təyin edin — hər şeydən əvvəl, özünüzə bir iş məkanı ayırın. Bu mütləq ayrıca ofis olmalı deyil — sadəcə beyninizin işlə əlaqələndirəcəyi müəyyən bir yer. Bu, iş rejiminə daha tez keçməyinizə və günün sonunda daha asan rahatlama əldə etməyinizə kömək edəcək.
• İş saatlarınızı müəyyənləşdirin — şəxsi və peşəkar hədəflərinizi nəzərə alan bir qrafik yaradın. Bu, iş və şəxsi həyat arasında qeyri-müəyyən sərhədlərdən qaçmağa kömək edəcək. Hətta çevik qrafikdə belə, seçilmiş vaxt içində intizamı qorumaq vacibdir.
• Mikro-hədəflər qoyun — böyük tapşırıqları kiçik, yerinə yetirilə bilən addımlara bölün. Bu, diqqəti qorumağa və irəliləyişi hiss etməyə kömək edir. Məsələn, "məqalə yazmaq" kimi mücərrəd hədəf əvəzinə, konkret mərhələlər müəyyənləşdirin: "məqalə üçün plan yaratmaq", "giriş yazmaq" və s.
• Vaxt idarəetmə texnikalarından istifadə edin — məsələn, 2 dəqiqə qaydası: əgər bir tapşırıq 2 dəqiqədə yerinə yetirilə bilirsə, dərhal edin. Bu, məhsuldarlığı əhəmiyyətli dərəcədə artırır və prokrastinasiya ilə mübarizədə kömək edir.
• Fasilələri unutmayın — effektiv iş keyfiyyətli istirahət olmadan mümkün deyil. Gəzinti və ya gərilmək üçün qısa fasilələr enerjini bərpa etməyə və tükənməni önləməyə kömək edir.

Özünütəşkil - təkcə məsafədən məhsuldar qalmağa deyil, həm də iş və şəxsi həyat arasında sağlam tarazlıq saxlamağa imkan verən əsas bacarıqdır.

Həmçinin oxuyun:

Məhsuldarlıq haqqında daha dərin anlayış üçün Kanban ilə məhsuldarlığınızı artırın: effektiv tapşırıq idarəetməsi üçün məsləhətlər məqaləsini öyrənin. 

Resursların daha yaxşı idarə edilməsi üçün Resurs idarəetmə prosesi: uğura aparan əsas addımlar məqaləsini oxuyun.

Layihələrin planlaşdırılması haqqında daha çox bilmək istəyirsinizsə,  Layihə yol xəritəsi: layihələri planlaşdırmaq və uğurla həyata keçirmək üçün strateji bələdçi məqaləsini öyrənin. 

Nəticə

Məsafədən hesabatlılıq təkcə hesabatlar və son tarixlər haqqında deyil. Bu, inam, struktur, mədəniyyət və şəffaflıq haqqındadır. Davamlı məsafədən komanda idarəetməsi qurmaq üçün, aydın gözləntilər, effektiv hesabatlılıq alətləri və məsafədən iş mədəniyyətinin inkişafını birləşdirmək lazımdır - Taskee sizə bunda kömək edəcək. Yalnız bu şəkildə təkcə iş qabiliyyətini deyil, həm də həqiqətən yüksək komanda məsuliyyəti və cəlb olunmasını qorumaq mümkündür.

Oxumağı tövsiyə edirik

"Remote: Office Not Required"

Məhsuldar uzaqdan işləyən komanda yaratmaq üçün praktik məsləhətlər, bu yanaşmanın üstünlüklərini və çağırışlarını müzakirə edir.

Amazon-da

"The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote Leadership"

Uzaqdan işləmə mühitində effektiv liderlik üçün 19 qayda.

Amazon-da

"The Art of Working Remotely: How to Thrive in a Distributed Workplace"

Kitab paylanmış komandalar arasında özünü təşkil, ünsiyyət və inam yaratma mövzularını əhatə edir.

Amazon-da