Workation là gì? Hướng dẫn đầy đủ để làm việc khi đi du lịch

Hiểu về workation

Workation ghép làm việc từ xa với du lịch, nhưng sự kết hợp này chỉ hiệu quả khi cả hai phía đều được sắp xếp có chủ đích. Phần du lịch mang lại sự thay đổi môi trường, thứ mà các nghiên cứu nhiều lần gắn với chất lượng công việc sáng tạo tốt hơn, còn phần công việc thì cần đúng những hạ tầng và kỷ luật như bất kỳ cách làm từ xa nào khác. Thiếu một trong hai, bạn sẽ có một chuyến đi chẳng làm được gì hoặc một quãng làm việc căng thẳng ở nơi mình không quen.

Những yêu cầu thực tế quyết định một chuyến workation có thành công hay không:

• Internet đáng tin cậy. Hãy kiểm tra tốc độ mạng thực tế tại chỗ ở trước khi đặt phòng thay vì chỉ tin vào phần mô tả trên trang đặt phòng, đồng thời chuẩn bị sẵn phương án dữ liệu di động dự phòng, vì sự cố mạng phát hiện vào ngày đầu tiên của tuần chạy deadline sẽ rất tốn kém để khắc phục.
• Không gian làm việc thoải mái. Bạn cần một mặt bàn riêng ngang tầm mắt, đủ ánh sáng và tách khỏi khu vực nghỉ ngơi của chỗ ở, bởi một nơi được bày biện để thư giãn thì sẽ chỉ giúp bạn thư giãn chứ khó giúp bạn tập trung làm việc.
• Quản lý múi giờ. Trước khi đi, hãy đối chiếu giờ làm việc chính của nhóm với múi giờ nơi bạn đến và thống nhất trước rằng các trao đổi không gấp sẽ diễn ra theo kiểu bất đồng bộ, để bạn không bị buộc phải luôn trực tuyến dù chênh lệch giờ khá lớn mà không có kế hoạch cho việc đó.
• Ranh giới công việc-cuộc sống. Đặt giờ bắt đầu và kết thúc cố định rồi báo cho nhóm trước khi đi, vì ranh giới không được vạch sẵn từ đầu thì mặc nhiên sẽ biến thành "có mặt bất cứ khi nào được gọi".
• Trải nghiệm văn hóa. Lợi ích năng suất của workation một phần đến từ việc đầu óc được nghỉ ngơi thật sự, nên nếu ngoài giờ làm bạn vẫn chỉ ở trong phòng thì chuyến đi mất ý nghĩa; tiếp xúc với môi trường địa phương chính là cơ chế tạo ra lợi ích đó chứ không phải một lựa chọn thêm.
• Quan tâm sức khỏe. Kiểm tra xem bảo hiểm có áp dụng tại điểm đến hay không, kể cả chi phí vận chuyển cấp cứu nếu cần, bởi khả năng tiếp cận và chi phí y tế ở mỗi nơi rất khác nhau, và khi có chuyện bất trắc thì cả ngân sách lẫn khả năng làm việc của bạn đều bị ảnh hưởng.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm Quản lý Nhóm Từ xa.

Chọn điểm đến hoàn hảo

Điểm đến không chỉ là cái phông nền đẹp mà còn là một yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến công việc. Một nơi trông hấp dẫn nhưng hạ tầng thất thường, chi phí cao so với thu nhập của bạn hoặc không tách được chỗ làm với chỗ nghỉ sẽ khiến workation đổ bể, dù những thứ khác được lên kế hoạch kỹ đến đâu.

Các tiêu chí cho biết một điểm đến có phù hợp để làm việc từ xa hiệu quả hay không:

• Cơ sở hạ tầng vững chắc: không gian coworking, băng thông rộng ổn định, cộng đồng du mục số đã hình thành lâu, giao thông công cộng vận hành tốt và cơ sở y tế dễ tiếp cận. Một cộng đồng du mục năng động là dấu hiệu đáng tin, vì những nơi thu hút người làm từ xa quay lại nhiều lần thường đã giải quyết xong các vấn đề hạ tầng vốn làm khó người mới đến.
• Chi phí sinh hoạt: trước khi quyết định, hãy tính chi phí mỗi ngày gồm chỗ ở, ăn uống, đi lại, chỗ làm việc và một khoản dự phòng cho y tế. Một nơi ngốn quá nhiều thu nhập của bạn sẽ làm giảm lợi ích hồi sức của workation, dù khung cảnh ở đó có hấp dẫn đến đâu.

Tối đa hóa năng suất

Một chuyến workation thiếu tổ chức sẽ gặp đúng những vấn đề về hiệu suất như mọi kiểu làm việc từ xa lộn xộn khác, cộng thêm một môi trường lạ khiến bạn phải đưa ra nhiều quyết định nhỏ hơn và mỗi quyết định lại lấy đi một phần sự chú ý. Thói quen giúp bạn làm việc tốt ở nhà cần được dựng lại một cách có chủ đích ở nơi mới, thay vì để đến lúc tới nơi mới xoay xở.

Taskee giúp trạng thái công việc, deadline và mức độ ưu tiên luôn hiển thị rõ dù mọi người ở những địa điểm và múi giờ khác nhau, nhờ đó giảm bớt gánh nặng phối hợp vốn tăng rất nhanh khi lịch làm việc của bạn lệch với lịch của nhóm.

Những thói quen giúp giữ chất lượng công việc trong suốt chuyến workation:

• Nghi thức buổi sáng: Bắt đầu ngày theo cùng một trình tự vào cùng một giờ sẽ báo cho não biết đã đến lúc tập trung làm việc, bất kể khung cảnh bên ngoài ra sao.
• Không gian làm việc chuyên dụng: Một chỗ cố định chỉ dùng để làm việc, dù chỉ là một chiếc bàn trong không gian chung, sẽ tách chế độ làm việc khỏi chế độ nghỉ ngơi, điều mà thói quen ngồi đâu làm đấy không làm được.
• Một bộ công cụ phù hợp: Việc theo dõi nhiệm vụ, nắm tiến độ và quản lý deadline nên dùng đúng những công cụ bạn vẫn dùng ở nhà, vì đổi hệ thống giữa chuyến đi sẽ tạo thêm trở ngại đúng lúc đầu óc bạn vốn đã phải xử lý nhiều hơn bình thường.
• Bảng thời gian: Giờ bắt đầu và kết thúc cố định, được báo trước cho nhóm, tạo ra một khuôn khổ trách nhiệm để công việc không lấn sang giờ nghỉ và giờ nghỉ cũng không lấn sang công việc.
• Ranh giới nghiêm ngặt: Xác định trước những tình huống ngoài giờ nào cần phản hồi và những tình huống nào không, bởi nếu thiếu quy ước này thì mỗi tin nhắn buổi tối lại buộc bạn cân nhắc có trả lời hay không và dần bào mòn lợi ích hồi sức của workation.

Thông tin chi tiết về cách theo dõi công việc: Nhiệm vụ.

Xây dựng lối sống workation bền vững

Một chuyến workation suôn sẻ một lần chỉ là một chuyến đi tốt, còn muốn có một mô hình hiệu quả lặp đi lặp lại thì sau mỗi chuyến bạn cần nhìn lại xem môi trường đã mang lại điều gì, cách tổ chức công việc đã giúp tránh được vấn đề nào và lần tới cần thay đổi gì. Nếu bỏ qua bước này, những trở ngại cũ sẽ lặp lại ở mọi địa điểm mới.

• Tiếp tục học hỏi: Tận dụng khoảng thời gian giữa các chuyến workation để rèn những kỹ năng phục vụ tốt cho làm việc từ xa như giao tiếp bất đồng bộ, tự sắp xếp ưu tiên và quản lý dự án bằng văn bản, vì giá trị của chúng càng tăng khi bạn làm việc ở nhiều nơi.
• Kết nối với đồng nghiệp và khách hàng tiềm năng: Các không gian coworking và cộng đồng du mục ở những thành phố điểm đến là nơi tập trung nhiều người có cách làm việc giống bạn, và những mối quen biết tự nhiên nơi văn phòng giờ phải được thay bằng việc chủ động kết nối.
• Tham gia với văn hóa địa phương: Lợi ích nhận thức từ một môi trường mới đến từ việc thực sự hòa mình vào đó chứ không chỉ ở gần; một chuyến đi chỉ quanh quẩn giữa chỗ ở và không gian coworking cho bạn đổi cảnh nhưng không đổi góc nhìn, trong khi chính sự thay đổi góc nhìn mới làm trải nghiệm sinh ra giá trị theo thời gian.
• Tiếp tục cải thiện thói quen hàng ngày của bạn: Ghi lại điều gì hiệu quả và điều gì không ở từng nơi; những thói quen trụ được qua nhiều môi trường đáng được biến thành quy tắc, còn những thói quen chỉ hợp với một cách bố trí cụ thể thực ra là sự phụ thuộc chứ chưa thành hệ thống.

Kết luận

Workation hiệu quả khi được xem là một cách làm việc có tổ chức thay vì một kỳ nghỉ kéo dài, nghĩa là điểm đến, lịch làm việc, yêu cầu về hạ tầng và ranh giới giữa công việc với nghỉ ngơi đều phải được quyết định trước khi khởi hành chứ không phải đợi đến nơi mới tính. Taskee giúp mọi người nhìn rõ nhiệm vụ và có một quy trình làm việc mạch lạc, nhờ đó bạn giữ được các cam kết bàn giao dù ở bất kỳ đâu mà không bị gánh nặng phối hợp khiến việc làm từ xa ở nơi mới trở nên khó hơn mức cần thiết.

Bài viết liên quan:

Để có mẹo về việc duy trì năng suất khi làm việc từ xa, hãy xem Mẹo hiệu quả cho công việc từ xa thành công.

Để triển khai thành công cách tiếp cận lai trong quản lý dự án, hãy đọc bài viết Quản lý dự án lai: Kết hợp Agile và Waterfall để thành công.

Để hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn, hãy đọc bài viết Mẫu quy trình làm việc: Cách tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu quả.