Удаленный онбординг: как обеспечить успех новичку

Ключевые идеи

Предварительная подготовка

Все мы помним наши первые дни на новом рабочем месте — стресс, страх, дрожащие руки, слишком много пота — это абсолютно нормально и оправдано. Этот самый первый день может определить весь дальнейший опыт сотрудника в вашей компании, поэтому стоит заранее подготовить все необходимые документы, инструкции и рекомендации, чтобы сделать его старт как можно более плавным:

• Подготовьте список документов для подписания, лучше в электронном формате, чтобы не терять время в первый день.
• Создайте все необходимые аккаунты и доступы заранее: корпоративную почту, Slack/Teams, трекеры задач, Notion, репозитории и внутренние порталы.
• Составьте подробный план на первую неделю: встречи с командой, технический и продуктовый онбординг, демонстрационные проекты или мастер-классы. Убедитесь, что все мероприятия добавлены в календарь, чтобы новичок мог легко ориентироваться в своем расписании.
• Назначьте куратора: это должен быть человек из команды, который будет доступен в течение первых нескольких недель. Он ответит на вопросы, объяснит, как проходят встречи, покажет, где найти ключевые материалы, и поможет лучше интегрироваться в командную культуру. Куратор ломает барьер «неловкости» и помогает новичку быстрее стать частью команды, особенно это важно в удаленных командах, где нельзя просто подойти к коллеге на рабочем месте.
• Отправьте приветственное письмо заранее: за 3-5 дней до старта отправьте теплое и подробное сообщение. Представьте команду, опишите, как будет проходить первый день, прикрепите чек-лист по настройке, поделитесь ссылками на базу знаний и укажите ключевые контакты. Это помогает снизить тревогу и показывает новичку, что его действительно ждут, а не просто вспомнили в день его прихода.
• Позаботьтесь о технической настройке: отправьте или возместите стоимость оборудования заранее. Убедитесь, что все устройства работают, а необходимое программное обеспечение и рабочая среда готовы к использованию. Предоставьте четкие инструкции по настройке VPN, средств безопасности, рабочих приложений и среды разработки. Объясните, как ваша команда общается: какие платформы вы используете (Slack, Telegram, Zoom), какие правила общения и как работает расписание.

Первый день и первая неделя

Мы понимаем — идея отправить нового сотрудника «на глубину» с настроем «да, он разберется» может быть довольно заманчивой. Это просто, не требует усилий, и, знаете, иногда это действительно срабатывает. Но вот в чем дело: ваш новый сотрудник не единственный, кто пытается произвести хорошее первое впечатление — это двусторонний процесс. Убедиться, что он понимает, как работает ваша компания, — это не просто полезно, это необходимо для построения долгосрочного и успешного партнерства. 

Вот несколько шагов, которые помогут создать атмосферу доверия и принадлежности с самого начала:

• Виртуальное приветствие и знакомство с командой. Новый сотрудник должен почувствовать себя частью команды с первого дня — и это значит гораздо больше, чем просто отправить ссылку на общий чат. Подготовьте короткое, дружелюбное видео-приветствие от основателя или руководителя команды, в котором будет озвучена миссия и атмосфера компании. Добавьте раздел с фото команды и краткими биографиями на рабочей платформе. Это простой шаг, который помогает снизить тревогу и дает новичку ощущение, что он уже является частью чего-то большого.
• Онлайн-тур и живое знакомство с командой. Организуйте несколько быстрых встреч в Zoom в первую неделю: индивидуальные с менеджером, командой, HR, а, если возможно, с кем-то из руководства. Это не просто формальность, а возможность для новичка почувствовать структуру компании, роли и культуру. Люди должны понимать, кто за что отвечает, и к кому обращаться с конкретными вопросами.
• Четкость целей и ожиданий. С самого начала важно, чтобы новый сотрудник понимал не только что ему нужно делать, но и почему. Поделитесь планом на 30-60-90 дней с ясными целями и этапами. Это дает направление, укрепляет уверенность и помогает отслеживать прогресс с самого начала.
• Культура коммуникации. Как ваша команда на самом деле общается? Где задавать вопросы? Обсуждаются ли задачи на Zoom-собрании, в комментариях или в трекере задач? Установите четкие ожидания и зафиксируйте их письменно. Именно здесь может быть полезен инструмент вроде Taskee.

И не поймите нас неправильно — вам не обязательно быть одной из этих супер расслабленных, эксцентричных стартап-компаний, которые живут ради опыта сотрудников. Даже если ваша компания имеет более традиционную и структурированную культуру, важно, чтобы новички понимали «атмосферу» и принципы работы. Потому что в конечном счете культура — это то, что заставляет людей оставаться.

Интеграция в корпоративную культуру

Теперь к более сложным вопросам. Удаленная работа, без сомнения, замечательна — свобода, гибкий график, любимая кофемашина прямо под рукой — действительно, масса преимуществ. Но у нее есть и свои уникальные проблемы, самой большой из которых является постоянное чувство изоляции и одиночества.

В традиционной офисной культуре такие вещи, как перекуры и кофе-брейки, беседы с коллегами и случайные разговоры в лифте, способствуют чувству общности и принадлежности. И даже если вы ненавидите офисную культуру и всю эту болтовню, трудно отрицать ее ценность для психического здоровья.

Так что да, чтобы воссоздать это чувство общности в цифровом пространстве, вам предстоит пройти несколько этапов:

• Постройте систему вовлеченности. Создавайте ритуалы и привычки, способствующие чувству принадлежности. Это может быть общекомандный пятничный синк с краткими обновлениями и благодарностями или ежемесячные сессии AMA с основателями, на которых любой может задать вопрос. Главное сделать вовлеченность системной, а не зависимой от одного энтузиастичного HR, который поддерживает атмосферу.
• Регулярная обратная связь. Важны личные встречи. В первую неделю они должны происходить почти ежедневно, после — хотя бы раз в две недели. В новой рабочей культуре сотрудникам необходима обратная связь, чтобы понимать, что они движутся в правильном направлении.
• Виртуальная неформальность. Создавайте пространство для общения, не связанного с работой. Чаты по интересам, еженедельные виртуальные кофебрейки, игровые вечера, мини-викторины — все, что помогает видеть друг друга не просто как аватары на экране. Задача не заставить участвовать, а пригласить к участию. Культура строится через добровольное вовлечение.

Если ваш новичок почувствует себя как дома, как только откроет общий чат, ваша работа как менеджера практически завершена.

Оценка развития процесса

Для вас, маньяков чисел, есть конкретные метрики для отслеживания. Вот что нужно знать, чтобы понять, успешен ли ваш онбординг или его нужно немного доработать:

Метрики, которые имеют значение.Чувства и догадки не помогут. Чтобы действительно понять, насколько эффективен ваш онбординг, нужно опираться на конкретные данные:

• Время до продуктивности. Сколько времени нужно новому сотруднику, чтобы начать приносить реальную ценность? Две недели? Два месяца? Сравнивая этот показатель по ролям и командам, вы получите инсайты, по которым можно оценивать.
• NPS онбординга. Задайте новому сотруднику один простой вопрос: "Рекомендовали бы вы наш процесс онбординга другу?" Это быстрый способ оценить общую реакцию.
• Пульс-опросы. Проводите их на 3-й, 7-й и 30-й день. Узнайте у новичка, что ему непонятно, осведомлен ли он о своих задачах, знает ли, с кем общаться и где искать информацию.

Регулярный сбор обратной связи. Не стоит ждать три месяца, чтобы понять, что новичок не усвоил материал в первую неделю. Регулярно проводите асинхронные опросы или собирайте обратную связь. Просто уточните, что оказалось полезным, с какими трудностями столкнулись и что можно улучшить в процессе работы. Ценность заключается не в отдельных ответах, а в выявлении тенденций со временем.

Непрерывная итерация: рассматривайте онбординг как продукт. Лидирующие организации рассматривают онбординг как продукт, сопутствующий росту компании. Они собирают данные, проводят ретроспективы после каждого нового сотрудника и вносят изменения в реальном времени. Вот что стоит улучшать, если хотите пополнить список лидеров компаний:

• Время и формат встреч.
• Структура и ясность обучающих материалов.
• Коммуникация целей и ценностей компании.
• Техническая настройка и управление доступом.

Вовлекайте команду. Попросите лидеров команд, наставников и даже коллег делиться отзывами после каждого цикла онбординга. Свежий взгляд поможет заметить то, что вы могли упустить.

И не бойтесь экспериментировать! Цель не в совершенстве — а в прогрессе. Продолжайте адаптировать процесс, пока онбординг не станет не просто процессом, а яркой частью культуры вашей компании.

Заключение

Надеемся, что у нас получилось донести важность удаленного онбординга. Этот процесс не будет пустой тратой времени, он поможет новичку быстро адаптироваться и начать приносить пользу компании. Подготовка, внимание к деталям и поддержка на всех этапах процесса могут стать залогом успешной интеграции и долгосрочной продуктивности сотрудников.

Читайте также:

Чтобы сохранить здоровье надолго, ознакомьтесь с ролью физических упражнений при удаленной работе: советы по здоровью и продуктивности.

Для повышения командной продуктивности ознакомьтесь с Положительным подкреплением в управлении задачами для повышения продуктивности команды.

Если хотите повысить командный дух среди сотрудников, ознакомьтесь с тем, Как построить сильную культуру удаленной работы: ключевые стратегии для успеха.

Рекомендуем почитать

"Remote, Inc.: How to Thrive at Work . . . Wherever You Are"

Практическое руководство по эффективной работе в удаленном формате, включая стратегии для успешной адаптации новых сотрудников.

На Amazon

"Remote Team Onboarding and Training Techniques"

Практическое руководство по внедрению эффективного процесса онбординга и обучения для удаленных команд.

На Amazon

"Remote Onboarding Made Easy"

Практическое руководство по организации удаленного онбординга с использованием инструментов Microsoft, включая Teams, SharePoint и OneDrive.

На Amazon