Jinsi ya kupima ufanisi wa timu: Vipimo na mikakati

Utangulizi

Timu inaweza kuwa na shughuli nyingi wakati wote, kazi zinakamilika na saa za kazi zinarekodiwa, lakini mchango wake halisi kwa matokeo ya shirika bado haueleweki. Pengo hili kati ya shughuli nyingi na utendaji unaoweza kupimwa ni tatizo la kimuundo, na vipimo pamoja na mifumo ya tathmini vipo hasa ili kuliziba.

Bila vipimo wazi na mikakati ya tathmini, maamuzi kuhusu rasilimali na michakato hufanywa bila data ya kuaminika. Lengo la kupima utendaji wa timu ni kujenga uelewa wa pamoja wa matokeo ili timu iweze kuboreka, na halihusu kuwachunga wafanyakazi. Mfumo wa kupima ulio na mpangilio mzuri husaidia katika mambo yafuatayo:

• Kutambua nguvu na maeneo ya ukuaji: Inaonekana wazi wapi timu inaleta matokeo mazuri kila mara na wapi inahitaji uangalizi zaidi.
• Maamuzi yenye taarifa ya rasilimali: Data inaonyesha wapi pa kupeleka rasilimali, michakato gani inahitaji kurekebishwa, na wapi uwekezaji katika mafunzo utaleta faida kubwa zaidi.
• Motisha ya timu: Matokeo yanapopimwa na kutambuliwa, wafanyakazi hujituma zaidi, na pongezi zinakuwa na msingi unaoonekana.
• Ubora wa mawasiliano: Vipimo ambavyo kila mtu anaviona hupunguza utata na huwapa wote kigezo kimoja cha kurejelea katika mazungumzo ya wazi.
• Mfanano wa shirika: Uhusiano kati ya mchango wa kila mfanyakazi na athari ya timu nzima kwenye malengo ya kimkakati ya kampuni unaonekana wazi.

Maelezo zaidi: Programu ya Usimamizi wa Rasilimali Watu kwa Timu za Kisasa.

Vipimo muhimu

Hakuna seti moja ya vipimo inayofaa kila timu, kwa sababu viashiria vinavyofaa zaidi hutegemea kazi ya timu, mazingira yake na malengo yake. Maeneo yafuatayo ni mahali pazuri pa kuanzia:

1. Tija na ubora wa kazi

• Kiasi cha kazi iliyokamilishwa: Idadi ya miradi, kazi, bidhaa zilizotengenezwa au maombi yaliyoshughulikiwa, ikiwa imefafanuliwa kwa uwazi wa kutosha ili iweze kupimwa. Kwa timu ya uundaji programu, kwa kawaida ni vipengele vilivyokamilika au hitilafu zilizorekebishwa katika kila sprint.
• Kasi ya kukamilisha kazi: Cycle time na lead time huonyesha jinsi timu inavyogeuza kazi iliyokabidhiwa kuwa matokeo yaliyowasilishwa, na kwa kasi gani. Vipimo hivi vinafaa hasa kwa timu zinazofanya kazi kwa mbinu za Agile.
• Ubora wa kazi: Kiwango cha makosa, idadi ya kasoro, bidhaa zinazorudishwa au kiasi cha malalamiko. Kwa timu ya huduma kwa wateja, ni kiwango cha kutatua tatizo katika mawasiliano ya kwanza. Kwa masoko, ni ubadilishaji wa kampeni au ROI.
• Uridhiko wa mteja: NPS, tafiti za CSAT na kiwango cha maswali yanayorudiwa huonyesha thamani halisi ambayo timu inawaletea watu inaowahudumia.

2. Ushirikiano na mwingiliano

• Marudio na ubora wa mawasiliano: Mawasiliano ni vigumu kuyapima moja kwa moja kwa namba, kwa hiyo hutumika viashiria visivyo vya moja kwa moja kama shughuli kwenye hati za pamoja, kiwango cha mafanikio ya miradi inayohusisha idara kadhaa, au mtindo wa ushiriki kwenye programu za ujumbe.
• Utatuzi wa migogoro: Uwezo wa timu, uliothibitika, wa kusuluhisha kutoelewana kwa ndani na kufikia maafikiano yanayotekelezeka bila kupeleka suala kwa wakubwa.
• Msaada wa pande zote: Kiasi ambacho wafanyakazi wenzao husaidiana na utayari wao wa kusaidiana. Kwa kawaida hili hupimwa kupitia tafiti za hali ya timu na njia za kutoa maoni bila kutaja jina.

3. Maendeleo na kujifunza

• Upataji wa ujuzi: Idadi ya kozi zilizokamilishwa, vyeti vilivyopatikana au ushiriki katika programu za mafunzo, ambavyo hufuatiliwa kwa kulinganisha na mipango ya maendeleo badala ya kuhesabiwa kama namba zinazojitegemea.
• Matumizi ya maarifa mapya: Kiasi ambacho uwezo mpya unatumika kweli kuboresha michakato ya kazi au ubora wa matokeo, tofauti na maarifa yaliyopatikana lakini hayajatumika.
• Uchambuzi wa pengo la ujuzi: Tathmini ya mara kwa mara ya uwezo ambao timu inakosa kwa sasa ukilinganisha na malengo ya kimkakati ya sasa na ya baadaye. Jambo hili limeelezwa zaidi katika sehemu ya mikakati ya tathmini hapa chini.

4. Ushiriki na uridhiko wa wafanyakazi

• Kiwango cha kuacha kazi: Wafanyakazi kuondoka mara kwa mara kwa kawaida ni ishara ya matatizo ya kimuundo katika uhusiano ndani ya timu, uongozi au mazingira ya kazi, ambayo vipimo vingine huenda visiyaone.
• Kiwango cha kutohudhuria: Kutohudhuria kunakozidi siku za kawaida za ugonjwa kunaweza kuashiria uridhiko mdogo au uchovu wa kazi katika hatua za mwanzo, kabla haujaonekana katika vipimo vya matokeo.
• Tafiti za ushiriki: Tafiti za mara kwa mara zisizotaja majina hutoa data iliyopangwa kuhusu ari ya timu, kiwango cha msongo, na kuridhika na mazingira ya kazi pamoja na uhusiano na wenzao.

Mikakati ya tathmini

Kujua nini cha kupima ni hatua ya kwanza, na hatua ya pili ni kuwa na utaratibu wa kukusanya, kuchambua na kutumia data.

1. Kuweka KPIs za timu

KPIs ni malengo yanayopimika ambayo huunganisha kazi ya kila siku na malengo ya kimkakati. Kuweka KPIs nzuri hufuata muundo maalum:

• Kanuni ya SMART: Malengo lazima yawe Maalum, Yanayopimika, Yanayoweza Kufikiwa, Yenye Umuhimu, na Yenye Muda wa Kufikia.
• Mfanano na malengo ya shirika: Kila KPI ya timu inapaswa kuunganika moja kwa moja, kwa namna inayoweza kufuatiliwa, na lengo la ngazi ya kampuni.
• Ushiriki wa timu katika uundaji: Wafanyakazi wanaoshiriki kuweka KPIs zao wenyewe huhisi zaidi kuwa ni zao, na wanaelewa vizuri zaidi kwa nini viashiria hivyo ni muhimu.
• Idadi iliyodhibitiwa ya KPIs: Viashiria vikuu vitatu hadi vitano vinavyoonyesha mafanikio kweli huisaidia timu kuzingatia zaidi kuliko orodha ndefu zinazotawanya umakini.

Mfano: Kwa timu inayotaka kuboresha huduma kwa wateja, KPIs zinaweza kuwa: kupunguza muda wa kujibu maswali ya wateja hadi saa 1, kuongeza alama ya CSAT hadi 90%, na kuongeza kiwango cha kutatua tatizo katika mawasiliano ya kwanza hadi 85%.

2. Uchambuzi wa pengo la ujuzi

Uchambuzi wa pengo la ujuzi ni mchakato wa utaratibu wa kubaini tofauti kati ya uwezo ambao timu inao sasa na uwezo unaohitajika kufikia malengo ya kimkakati. Matokeo yake hutoa msingi wa data kwa uwekezaji wa mafunzo unaolenga mahitaji halisi.

• Fafanua ujuzi unaohitajika: Orodhesha uwezo ambao timu inahitaji sasa na kwa malengo ya siku za karibuni. Matriki ya uwezo hutoa mfumo mzuri wa kupanga jambo hili.
• Tathmini ujuzi wa sasa: Tumia tathmini binafsi, tathmini ya meneja, tathmini ya wenzao au majaribio sanifu ili kujua kiwango cha sasa.
• Tambua mapengo: Onyesha tofauti kati ya hali ya sasa na hali inayohitajika katika kila eneo la uwezo.
• Tengeneza mpango wenye lengo: Andaa mipango ya kujifunza kwa mtu mmoja mmoja au kwa timu ili kuziba mapengo yaliyobainika, kupitia kozi, vipindi vya mafunzo, ushauri elekezi au kushiriki katika miradi kwa mpangilio.

Mfano: Timu ya masoko inapanga kuongeza utengenezaji wa maudhui ya video, lakini haina ujuzi wa kuhariri video wala kuandika miswada. Hili ni pengo halisi linaloweza kushughulikiwa, na linapaswa kuingizwa katika mpango wa maendeleo kabla uwezo huo haujahitajika kazini.

3. Benchmarking

Benchmarking inalinganisha viashiria vya utendaji wa timu na vigezo vya ndani ya shirika au viwango vya tasnia, na hivyo kutoa muktadha ambao upimaji wa ndani peke yake hauwezi kutoa.

• Benchmarking ya ndani: Kulinganisha na timu zinazofanya vizuri ndani ya shirika hilo hilo huonyesha mbinu bora zilizopo tayari ndani, na huweka msingi wa kubadilishana maarifa kwa mpangilio.
• Benchmarking ya nje: Kuchambua viashiria vya washindani au viongozi wa soko, yaani michakato yao, matokeo yao na namna wanavyoendesha kazi, husaidia kugundua fursa za kuboresha ambazo ulinganisho wa ndani huenda usizionyeshe.
• Mchakato endelevu: Benchmarking inapaswa kuwa utaratibu wa kudumu wa kugundua na kutekeleza maboresho kadiri viwango vya nje vinavyobadilika, badala ya zoezi linalofanywa mara moja moja tu.

Mapendekezo

• Kawaida ya kupima: Kupima mara chache huzalisha data ambayo ni vigumu kuifasiri. Mizunguko maalum ya tathmini, iwe ya kila mwezi, kila robo mwaka au kila mwaka, huwezesha kufuatilia mwelekeo na kuchukua hatua kwa wakati mifumo mipya inapojitokeza.
• Miundombinu ya teknolojia: Programu za usimamizi wa miradi, mifumo ya HR na majukwaa ya tafiti hupunguza kwa kiasi kikubwa kazi ya mikono ya kukusanya na kuchambua data, na hivyo upimaji wa mara kwa mara unakuwa rahisi kuendeleza.
• Utamaduni wa maoni uliopangwa: Kujadili matokeo na timu mara kwa mara kwa utaratibu ulio wazi huunganisha mchango wa kila mtu na viashiria vya pamoja, na kusaidia uwajibikaji pamoja na juhudi za kuboresha bila kukoma.
• Ubora pamoja na wingi: Vipimo hukamata matokeo yanayoweza kupimwa. Ari ya timu, kiwango cha msongo na uhusiano kazini vinahitaji njia za tathmini ya ubora, kwa sababu namba haziwezi kuvieleza.
• Tathmini ya kubadilika: Malengo ya shirika na mazingira ya kazi yanapobadilika, vipimo na mbinu za kutathmini utendaji wa timu zinahitaji kubadilika pamoja nayo. Kupitia mfumo wa kupima wenyewe mara kwa mara ni muhimu sawa na data unayoizalisha.

Makala zinazohusiana:

Kwa njia za kufanya kazi bila kufungamana na eneo moja, soma Jinsi ya kuwa kanga wa kidijitali: Mwongozo kamili.

Kwa mbinu za kufikia malengo kwa kusonga mbele hatua kwa hatua, soma Malengo madogo: Pata mafanikio makubwa kwa hatua ndogo.

Kwa kuboresha mtiririko wa kazi kwa vitendo kwa kutumia bao za kazi za Taskee, soma Badilisha mtiririko wako wa kazi na bao za kazi za Taskee. Soma zaidi: Vipengele.

Hitimisho

Kupima utendaji wa timu ni uwekezaji katika uwezo wa shirika, badala ya kuwa taratibu ya kutimiza masharti tu. Mfumo unaounganisha KPIs zilizo wazi, uchambuzi wa mara kwa mara wa pengo la ujuzi, na ulinganisho na vigezo vya ndani na vya nje huonyesha kipi kinafanya kazi, kipi kinahitaji uangalizi, na wapi rasilimali za maendeleo zinapaswa kuelekezwa. Kinachopatikana ni zaidi ya kadi ya alama za utendaji, kwani ni msingi wa kazi kwa uboreshaji endelevu unaotegemea ushahidi.