Ứng dụng quản lý công việc hàng đầu năm 2025

Những ý chính

Ý nghĩa của các công cụ quản lý công việc trong năm 2025

Quản lý công việc không còn là vấn đề chính — điều quan trọng hơn là cách chúng ta quản lý quá trình đó.

Mỗi ngày, chúng ta chuyển đổi giữa các ứng dụng và tab trình duyệt hơn 1200 lần. Việc lấy lại sự tập trung sau mỗi lần chuyển đổi mất khoảng 4 giờ mỗi tuần — gần như một tháng làm việc trong năm bị lãng phí vô ích.

Số lượng công cụ tăng năng suất ngày càng nhiều hơn bao giờ hết. Mỗi tuần lại xuất hiện một ứng dụng mới hứa hẹn giúp đơn giản hóa công việc, cải thiện sự tập trung hoặc "lật ngược" quy trình làm việc của bạn. Nhưng vấn đề thực sự? Quá tải lựa chọn và mệt mỏi với các công cụ. Hầu hết chúng ta không cần thêm một ứng dụng email hay lịch đẹp — chúng ta cần sự rõ ràng, trách nhiệm và dòng công việc. Nếu bạn tin vào Harvard Business School.

Đó chính là sức mạnh thực sự của trình quản lý công việc đúng đắn. Không phải làm nhiều hơn, mà là giúp bạn tập trung vào điều quan trọng thực sự ngay bây giờ, phân công công việc rõ ràng và theo dõi tiến độ mà không bị ngợp bởi thông báo.

Như Artem Dovgopol, đồng sáng lập Taskee nói: “Công cụ phù hợp không bắt bạn làm việc nhiều hơn — nó chỉ giúp bạn hiểu điều gì bạn thực sự cần làm trước tiên”.

Dù bạn đang quản lý một nhóm đang phát triển hay làm việc trên các dự án cá nhân, công cụ đúng đắn không chỉ giúp bạn duy trì năng suất — nó còn giúp bạn giữ được sự bình yên trong tâm hồn và tránh bị kiệt sức.

Ai nên sử dụng các ứng dụng quản lý công việc?

Ứng dụng quản lý công việc không chỉ dành cho những người đam mê năng suất. Năm 2025, chúng đã trở thành điều cần thiết cho tất cả những ai muốn giữ trật tự trong công việc — bất kể nhóm của bạn ở đâu và làm việc trong múi giờ nào.

Dưới đây là cách các chuyên gia và nhóm khác nhau thực tế sử dụng trình quản lý công việc:

Freelancer và người sáng tạo nội dung

Không có hệ thống rõ ràng, các công việc dễ dàng bị trôi trong các cuộc trò chuyện, thất lạc trong ghi chú hoặc đơn giản là bay biến khỏi đầu bạn. Một trình quản lý công việc tốt giải quyết các vấn đề này:

• Tổ chức mọi thứ ở một nơi — từ bản tóm tắt đến hạn chót
• Ưu tiên và theo dõi tiến độ
• Biết được bạn dành bao nhiêu thời gian cho công việc và bao nhiêu cho các công việc hành chính

Nhóm làm việc từ xa và startup phân tán

Trong các nhóm làm việc bất đồng bộ hoặc linh hoạt, thiếu sự minh bạch thường dẫn đến việc trễ hạn và công việc bị lặp lại. Trình quản lý công việc giải quyết điều này:

• Rõ ràng ai chịu trách nhiệm việc gì
• Minh họa các bước tiếp theo và các điểm nghẽn
• Tạo ra bầu không khí trách nhiệm mà không cần quản lý vi mô

Agency, tư vấn và công việc dự án

Khi bạn làm việc với nhiều khách hàng hoặc nhiều công việc, việc chuyển đổi giữa chúng có thể rất khó khăn. Ứng dụng quản lý công việc giúp bạn:

• Phân chia công việc theo dự án hoặc khách hàng
• Đặt ra thời hạn rõ ràng
• Tránh nhầm lẫn bằng cách ghi lại phản hồi và sửa đổi

Nhóm cân bằng giữa công việc sâu và vận hành

Nếu ngày làm việc của bạn được chia giữa dòng chảy sáng tạo và các thông báo liên tục, trình quản lý công việc tốt sẽ giúp bạn giữ được sự tập trung và duy trì sự tập trung, bất kể loại công việc:

• Giúp bạn dành thời gian cho công việc sâu
• Cho phép ghi lại ý tưởng hoặc các công việc hành chính mà không bị gián đoạn
• Duy trì cấu trúc mà không mất đi sự linh hoạt

Các công ty đang chuẩn bị mở rộng

Khi nhóm phát triển, các quy trình bắt đầu bị vỡ nếu không được xây dựng với tính mở rộng. Trình quản lý công việc giúp:

• Thiết lập cấu trúc mà không làm chậm quy trình
• Xây dựng quy trình làm việc lặp lại được
• Đảm bảo tầm nhìn ở tất cả các cấp và bộ phận

Và nó trông như thế nào trong thực tế?

Lấy ví dụ một designer freelancer đang quản lý hơn chục dự án branding. Anh ấy sử dụng Taskee để phân chia công việc với từng khách hàng trên các bảng riêng biệt. Trạng thái công việc rõ ràng và việc theo dõi thời gian đơn giản cho thấy mỗi dự án đang ở giai đoạn nào. Nếu không có hệ thống này, anh ấy sẽ bị chìm trong các cuộc trò chuyện và ghi chú rời rạc.

Ví dụ về một agency digital nhỏ: 6 nhân viên, hơn 20 khách hàng. Nhóm đã thử Asana, Trello và thậm chí cả bảng tính thông thường, trước khi chọn ClickUp. Yếu tố quyết định? Khả năng tùy chỉnh quy trình làm việc riêng biệt cho từng khách hàng, theo dõi tải công việc của từng nhân viên và phát hiện vấn đề trước khi chúng trở thành các trễ hạn.

Những trình quản lý công việc tốt nhất năm 2025

Chúng tôi đã chuẩn bị một danh sách các công cụ hàng đầu giúp bạn — freelancer, nhóm làm việc từ xa, nhà sáng lập và người sáng tạo nội dung — làm việc rõ ràng hơn và bớt căng thẳng hơn. Trong bài đánh giá này, chúng tôi sẽ kể bạn nghe từng công cụ phù hợp cho mục đích gì, giá cả ra sao và tại sao nó có thể (hoặc không) là lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn.

Taskee

Phù hợp nhất cho: freelancer, nhà sáng lập và các nhóm nhỏ cần sự rõ ràng thay vì phức tạp.

Khoảng giá: $ (có kế hoạch miễn phí)

Taskee được tạo ra dành cho những ai mệt mỏi với các hệ thống quản lý dự án quá phức tạp. Thay vì làm bạn ngập trong các bảng điều khiển và tích hợp vô tận, nó tập trung vào điều quan trọng nhất: trách nhiệm rõ ràng với các công việc, quy trình làm việc linh hoạt và theo dõi thời gian thực sự cho thấy ngày của bạn đã trôi đi đâu. Dù làm việc một mình hay với nhóm nhỏ — Taskee giúp bạn giữ sự tập trung và tiến lên phía trước mà không bị nhiễu thông tin. Đây là công cụ nhanh, tối giản và mạnh mẽ đáng ngạc nhiên, không làm bạn mất tập trung mà giúp bạn sắp xếp công việc.

Todoist

Phù hợp nhất cho: năng suất cá nhân và đồng bộ hóa công việc trên nhiều thiết bị.

Khoảng giá: Miễn phí / Có gói trả phí

Todoist từ lâu được nhiều người yêu thích vì danh sách công việc sạch sẽ và có cấu trúc, hoạt động ở mọi nơi — trên web, thiết bị di động, trình duyệt và thậm chí trong email. Với các tính năng như nhãn, ưu tiên, công việc lặp lại và nhập liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên, nó giúp bạn không quên các việc quan trọng — từ công việc hàng ngày đến các dự án lớn. Đây không phải lựa chọn tốt nhất cho các nhóm lớn, nhưng hoàn hảo để sắp xếp sự hỗn độn cá nhân.

ClickUp

Phù hợp nhất cho: các nhóm cần không gian làm việc đa năng.

Khoảng giá: Miễn phí / Các gói trả phí từ $7 mỗi người dùng mỗi tháng

ClickUp kết hợp công việc, tài liệu, mục tiêu, bảng điều khiển và theo dõi thời gian trong một nơi. Nó rất linh hoạt và phù hợp cho mọi thứ — từ sprint đến OKR, mặc dù sự linh hoạt này có thể hơi choáng ngợp đối với người mới bắt đầu. Đây là lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm cần nhiều hơn chỉ là danh sách công việc, nhưng chưa sẵn sàng chuyển sang các giải pháp phức tạp hơn như Jira.

Trello

Tốt nhất cho: những người thích trực quan và cái nhìn tổng quan về dự án.

Khoảng giá: Miễn phí / Có các gói doanh nghiệp

Trello đã phổ biến bảng kanban, và đến nay vẫn là một trong những cách trực quan dễ dàng nhất để hình dung dự án. Kéo thả thẻ, danh sách tùy chỉnh và nhiều tiện ích mở rộng làm cho nó trở thành công cụ tuyệt vời cho mọi thứ — từ lên kế hoạch nội dung đến phát triển sản phẩm. Nó đơn giản hơn nhiều công cụ khác, và chính sự đơn giản này là sức mạnh của nó.

Notion

Tốt nhất cho: các nhóm muốn kết hợp tài liệu, công việc và cơ sở dữ liệu trong một nơi.

Khoảng giá: Miễn phí cho cá nhân / Các gói trả phí từ $8 mỗi người dùng mỗi tháng

Notion không chỉ là một trình quản lý công việc mà là một hệ thống toàn diện, nơi bạn có thể tổ chức quy trình làm việc bằng các mẫu, danh sách và trang chia sẻ. Nó lý tưởng cho các startup và agency cần lưu trữ mọi thứ — từ tài liệu và wiki đến sprint — trong cùng một nơi. Nhưng hãy cẩn thận: nếu không có kỷ luật, Notion có thể biến thành mê cung của những trang đẹp nhưng thiếu kế hoạch hành động rõ ràng.

Asana

Tốt nhất cho: làm việc nhóm có cấu trúc với thời hạn rõ ràng.

Khoảng giá: Miễn phí – $$$

Nền tảng: Đa nền tảng

Tính năng: xem theo dòng thời gian, tích hợp, rõ ràng về dự án

Asana là lựa chọn hoàn hảo cho các nhóm cần thấy ai sẽ làm gì và khi nào. Với các tính năng như Timeline, Milestones và Workflow builder, nó đặc biệt phù hợp với các nhóm marketing, sản phẩm và vận hành. Bạn có thể tích hợp nó với Slack, Google Drive, Zoom và các dịch vụ phổ biến khác. Đây là giải pháp tin cậy cho các startup đang phát triển và các công ty vừa, giúp tổ chức quy trình làm việc.

TickTick

Tốt nhất cho: năng suất cá nhân với sự chú ý có ý thức.

Khoảng giá: Miễn phí – $

Nền tảng: Đa nền tảng

Tính năng: bộ hẹn giờ Pomodoro tích hợp, theo dõi thói quen, công việc lặp lại

TickTick là công cụ công việc cổ điển với nhiều tính năng bổ sung. Nó cho phép bạn nhập công việc bằng ngôn ngữ tự nhiên, sử dụng thư mục và thẻ, cũng như theo dõi thói quen và công việc thông qua bộ hẹn giờ và lịch. Đây là công cụ năng suất yên tĩnh nhưng mạnh mẽ, không được biết đến rộng rãi như đáng lẽ ra. Đặc biệt hữu ích để theo dõi mục tiêu, thói quen và công việc lặp lại.

Motion

Tốt nhất cho: lập kế hoạch công việc tự động dựa trên lịch.

Khoảng giá: $$ – $$$

Nền tảng: Đa nền tảng

Tính năng: lập kế hoạch tự động, các khối thời gian thông minh, hỗ trợ AI

Motion biến danh sách công việc của bạn thành lịch sống động, được ưu tiên tự động. Bạn thêm công việc, đặt hạn chót, và công cụ tự động tìm các khung thời gian tốt nhất để hoàn thành chúng, ngay cả khi có cuộc họp hoặc yếu tố gây xao nhãng. Rất phù hợp cho các nhà quản lý, người sáng lập và nhân viên làm việc từ xa với lịch trình dày đặc. Ứng dụng này sẽ trở thành yêu thích của bạn hoặc khiến bạn hơi cảm thấy tội lỗi khi nó bắt đầu sắp xếp lại ngày làm việc của bạn.

Sunsama

Tốt nhất cho: lập kế hoạch hàng ngày bình tĩnh và có ý thức.

Khoảng giá: $$$

Nền tảng: Đa nền tảng

Tính năng: tổng quan hàng ngày, nghi thức lập kế hoạch, làm việc sâu

Sunsama không cố “đùa giỡn” với năng suất của bạn mà giúp duy trì sự bình tĩnh trong tâm hồn. Nó hướng dẫn bạn qua quá trình lập kế hoạch hàng ngày, giúp bạn chọn những gì nên làm trước và dành bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc. Nó đồng bộ với các công cụ khác nhưng tập trung vào tối giản và tránh gây xao nhãng. Nếu bạn chán ngấy văn hóa “làm việc không ngừng nghỉ”, đây là công cụ dành cho bạn.

Microsoft To Do

Tốt nhất cho: người dùng Microsoft muốn đồng bộ công việc của mình.

Khoảng giá: Miễn phí

Nền tảng: Đa nền tảng

Tính năng: tích hợp Outlook, danh sách chung, thiết kế đơn giản

Làm thế nào để chọn trình quản lý công việc phù hợp cho nhóm của bạn?

Không có công cụ “tốt nhất” chung — mà là công cụ phù hợp thật sự với quy trình làm việc của bạn.

Nếu công việc của bạn có deadline, tương tác với đồng nghiệp và nhiều phụ thuộc, các hệ thống như Asana hoặc ClickUp sẽ phù hợp. Nếu bạn muốn tập trung và đắm chìm vào công việc, hãy xem Sunsama hoặc Things 3. Nếu bạn cần kết hợp tài liệu, ghi chú và công việc trong một công cụ — Notion có thể là lựa chọn lý tưởng của bạn.

Nhưng nếu bạn làm việc trong nhóm nhỏ, trân trọng sự rõ ràng, đơn giản và quy trình làm việc hiệu quả không ồn ào, Taskee có thể là công cụ giúp bạn quản lý tất cả những điều đó.

Nó không cố thay thế toàn bộ bộ công cụ của bạn, mà chỉ giúp bạn theo dõi rõ hơn những gì thực sự quan trọng:

• Ai đang làm gì
• Trạng thái công việc ra sao
• Mất bao nhiêu thời gian

Cuối cùng, trình quản lý công việc phù hợp là người mà đội của bạn sẽ sử dụng với sự hài lòng. Hãy thử vài cái và chọn cái phù hợp với bạn nhất.

Vẫn còn phân vân? Dưới đây là tóm tắt nhanh về các công cụ phù hợp với từng loại nhóm và lý do tại sao:

Điều quan trọng khi chọn trình quản lý công việc

Khi có quá nhiều lựa chọn, dễ bị rối và chọn nhầm cái không phù hợp với bạn và nhóm của bạn. Điều gì thực sự phân biệt một công cụ tốt với một công cụ quá tải? Trong năm 2025, không phải số lượng tính năng, mà là mức độ thuận tiện hỗ trợ quy trình làm việc thực tế của bạn.

Nếu bạn đang tìm một công cụ giúp bạn tiến về phía trước, đây là những điều cần lưu ý:

• Quy trình tùy chỉnh phù hợp với phong cách làm việc của bạn

Trình quản lý công việc tốt không ép bạn theo cấu trúc của người khác. Nó cho phép bạn tùy chỉnh mọi thứ theo ý bạn: muốn “Bản tóm tắt → Đang kiểm tra → Hoàn thành” — không vấn đề. Thích “To do → Doing → Done” — dễ dàng. Hãy chú ý đến các công cụ cho phép bạn tạo trạng thái, thẻ và danh mục riêng. Mọi thứ nên có logic dành cho bạn, không phải cho nhà phát triển.

• Sự rõ ràng trong nhiệm vụ — ngay từ cái nhìn đầu tiên

Bạn không cần phải lướt qua giao diện để biết ai đang làm nhiệm vụ, hạn chót là khi nào và tiến độ công việc ra sao. Công cụ tốt nhất hiển thị người chịu trách nhiệm, thời hạn và trạng thái hiện tại trong cùng một cửa sổ; điều này đặc biệt quan trọng khi nhiệm vụ phụ thuộc vào nhiều người và nhiều bước.

• Theo dõi thời gian mà không làm gián đoạn công việc

Ghi giờ thủ công? Không, cảm ơn. Các giải pháp hiện đại có bộ hẹn giờ tích hợp, theo dõi tự động hoặc ít nhất là nhập liệu thủ công tiện lợi. Điều này hữu ích đặc biệt với freelancer và các nhóm muốn hiểu thời gian của họ dành cho đâu, khi làm việc với khách hàng hoặc xen kẽ các công việc tập trung với các nhiệm vụ hàng ngày.

• Giao diện đơn giản mà không làm mất đi sức mạnh

Không ai muốn dành 30 phút chỉ để đóng nhiệm vụ. Công cụ tốt phải nhanh, trực quan và dễ sử dụng — trên mọi thiết bị. Tính năng nhập liệu offline, đồng bộ trên di động và thiết kế dễ hiểu giúp bạn không bị phạt sau một ngày mệt mỏi.

• Chức năng quan trọng hơn là số lượng chức năng

Nhiều tính năng có phải lúc nào cũng tốt hơn? Không hẳn vậy. Nhiều nhóm làm quá tải hệ thống với quá nhiều tham số và rồi... họ bỏ dùng vì quá phức tạp. Công cụ thực sự hữu ích giúp xác định ưu tiên, tránh phân tâm và hoàn thành công việc. Nhiệm vụ lặp lại, bộ hẹn giờ tập trung, giao diện tối giản — không phải trang trí mà là công cụ giúp bạn giữ nhịp độ và tránh kiệt sức.

Trình quản lý nhiệm vụ đáng tin cậy là người trợ thủ trung thành, thích ứng với bạn và hỗ trợ bạn trong công việc.

Nếu bạn muốn biết thêm ý tưởng về quy trình tập trung, làm việc nhóm không đồng bộ và nhịp độ làm việc bền vững, hãy xem:

Thay đổi quy trình làm việc của bạn với Taskee

Hướng dẫn thực tế để quản lý nhiệm vụ thông minh hơn

Quản lý nhiệm vụ trực quan: công cụ và chiến lược

Kết luận

Không có ứng dụng nào tự làm cho nhóm làm việc hiệu quả — nhưng ứng dụng đúng sẽ mở đường.

Trình quản lý nhiệm vụ tốt nhất là người mà nhóm bạn hiểu, chấp nhận và phát triển. Có người thích biểu đồ và bảng thời gian, có người lại chỉ cần danh sách đơn giản với hạn chót. Điều quan trọng là chọn công cụ phù hợp với quy trình thực tế của bạn, không chỉ là bộ tính năng lý tưởng.

Taskee giúp bạn duy trì sự tập trung: theo dõi thời gian, trạng thái nhiệm vụ rõ ràng và phân công trách nhiệm. Nó phù hợp với các nhóm nhỏ không muốn “quản lý hệ thống” mà chỉ muốn làm việc tập trung và yên tĩnh.

Câu hỏi thường gặp

Nếu tôi làm việc một mình, trình quản lý nhiệm vụ đơn giản nhất là gì?

Nếu bạn là freelancer hoặc làm việc một mình, bắt đầu với giải pháp đơn giản và nhẹ — ví dụ như Taskee, Todoist hoặc TickTick. Những công cụ này không cần cấu hình phức tạp, bắt đầu chỉ trong vài phút và giúp tổ chức công việc mà không rườm rà.

Các phần mềm nào phù hợp với nhóm nhỏ hoặc nhóm làm việc từ xa?

Cho nhóm phân tán, Taskee, ClickUp và Asana là lựa chọn tốt. Chúng cho phép giao nhiệm vụ, theo dõi trạng thái và giữ minh bạch chung mà không cần nhiều cuộc họp hoặc tin nhắn dài dòng.

Nếu tôi dùng Google Calendar hoặc Notes, có cần trình quản lý nhiệm vụ không?

Lịch và ghi chú có ích, nhưng không dành cho quản lý nhiệm vụ đầy đủ: bạn không thể biết ai chịu trách nhiệm, điều gì đang bị cản trở và hạn chót là khi nào. Trình quản lý nhiệm vụ giúp bạn thấy không chỉ kế hoạch mà cả tiến độ thực tế và những điểm tắc nghẽn.

Có thể dùng công cụ này với khách hàng hoặc nhà thầu bên ngoài không?

Có, hầu hết trình quản lý nhiệm vụ cho phép chia sẻ nhiệm vụ hoặc bảng với khách hàng. Đây là cách tiện lợi để đồng thuận giai đoạn, chia sẻ tài liệu và nhận phản hồi mà không cần email dài hoặc bình luận bị bỏ lỡ.

Thiết lập hệ thống quản lý nhiệm vụ mất bao lâu?

Nếu không làm phức tạp, bạn có thể triển khai hệ thống cơ bản trong 15-30 phút. Taskee và Todoist hoạt động ngay khi cài đặt; các công cụ như ClickUp và Notion linh hoạt hơn nhưng cần thời gian tùy chỉnh.

Freelancer có cần trình quản lý nhiệm vụ không?

Chắc chắn rồi. Nhiều freelancer dùng để sắp xếp công việc với khách hàng, theo dõi giờ làm và giảm áp lực. Dù làm một mình, có chút cấu trúc giúp bạn kiểm soát mọi thứ tốt hơn.

Quản lý nhiệm vụ khác gì với quản lý dự án?

Quản lý nhiệm vụ tập trung vào hoạt động cụ thể và người chịu trách nhiệm. Quản lý dự án bao gồm thêm các yếu tố như hạn chót, phụ thuộc, cộng tác và chiến lược — phù hợp với quy mô lớn hơn.

Đề xuất đọc

“Deep Work”

Cuốn sách kinh điển hiện đại về giữ sự tập trung và làm việc hiệu quả khi bạn cần xử lý công việc sáng tạo trong lịch trình dày đặc.

Trên Amazon

“Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time”

Tác giả là một trong những người sáng tạo Scrum. Cuốn sách giải thích cách các chu kỳ làm việc có cấu trúc giúp nhóm nhỏ đạt kết quả nhanh và hiệu quả hơn.

Trên Amazon

“Making Things Happen: Mastering Project Management”

Không lời nói sáo rỗng hay thuật ngữ phức tạp — chỉ những lời khuyên thực tế về quản lý dự án, con người và ưu tiên.

Trên Amazon