Cách sắp xếp ngày làm việc tại nhà

Ý tưởng chính

Tại sao cấu trúc lại quan trọng?

Làm việc tại nhà - chắc chắn là một điều tuyệt vời. Ít nhất là một hệ quả tốt từ đại dịch. Nhưng tự do này cũng có mặt trái của nó. Ví dụ: thức dậy lúc 8 giờ sáng cho cuộc họp, rồi lại đi ngủ tiếp; bộ đồ ngủ trở thành lớp da thứ hai; ba bữa ăn lành mạnh dần biến thành một chiếc pizza hâm nóng kéo dài hai ngày (dù sao nó cũng lớn, phải không?).

Bài viết này không phải về những thói quen hoàn hảo trên Instagram - Chúa phù hộ. Hãy để những câu chuyện cổ tích đó cho những người kiếm tiền từ lượt xem. Nhưng chúng tôi vẫn có một số phương pháp thực sự hiệu quả sẽ giúp bạn giữ cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Nghi thức buổi sáng: bắt đầu ngày mới đúng cách

Những phút đầu tiên sau khi thức dậy có thể định hình cả ngày - và đây không phải là một huyền thoại. Đó là lý do tại sao nghi thức buổi sáng đóng vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh bản thân cho năng suất và thành công.

Vâng, một phần đó chỉ là cơ học - những hành động bạn thực hiện mỗi buổi sáng. Nhưng trong đó cũng có ý nghĩa động lực, gần như tâm linh.

• Mọi thứ đều dựa trên sự đều đặn. Nếu bạn thức dậy vào cùng một thời điểm mỗi ngày, não bộ hiểu rõ khi nào cần "bật". Ngay cả vào cuối tuần cũng cố gắng không đi chệch khỏi lịch trình - như vậy sẽ dễ dàng hơn nhiều để hình thành thói quen.
• Rửa mặt và vận động một chút. Tất nhiên, những cuộc họp "khẩn cấp" lúc 7 giờ sáng rất thú vị, nhưng buổi sáng nên là thời gian dành cho bản thân và sức khỏe của bạn. Một bài tập ngắn (khoảng 20 phút) sẽ kích thích tuần hoàn máu, làm sáng đầu óc và đánh thức cơ thể.
• Cấp nước. Một ly nước ngay sau khi thức dậy sẽ kích hoạt các quá trình bên trong, bù đắp lượng nước mất đi trong đêm và giúp loại bỏ cảm giác uể oải buổi sáng thông thường.
• Lập kế hoạch cho ngày. Tạo một danh sách việc cần làm ngắn hoặc xác định một mục tiêu chính. Bạn càng hiểu rõ mình muốn đạt được điều gì, thì càng ít thời gian lãng phí vào sự do dự và trì hoãn - tức là ít căng thẳng hơn và tập trung nhiều hơn.
• Ăn mặc để gây ấn tượng (với chính mình). Vâng, quần thể thao và áo phông ban nhạc yêu thích của bạn - đó là sự thoải mái tối đa (và không ai dám phán xét điều đó). Nhưng đôi khi để có năng suất, bạn cần phải bước ra khỏi vùng an toàn một chút. Quần áo sạch sẽ, hàng ngày nhưng mang tính "công việc" sẽ giúp bạn chuyển đổi và thiết lập tâm trạng đúng đắn cho ngày mới.

Mẹo hay cho nghi thức buổi sáng

• Kỹ thuật "Bắt đầu trong 5 phút": Hãy bắt đầu từ những điều nhỏ nhặt - chọn một hoạt động buổi sáng và dành chỉ 5 phút cho nó. Và sau đó - theo cấp số tăng dần: 5 phút cho căng duỗi, 5 phút cho lập kế hoạch, 5 phút cho viết nhật ký. Cách tiếp cận này làm cho thói quen trở nên đơn giản hơn và giúp củng cố nó trong dài hạn.
• Thời gian: Sử dụng bộ hẹn giờ đơn giản cho mỗi giai đoạn của nghi thức buổi sáng. Điều này sẽ không cho phép bạn bị mắc kẹt ở một nhiệm vụ và giúp theo dõi tiến độ ngay tại thời điểm đó.
• Hình dung thành công: Hãy dành một phút để hình dung bản thân vào buổi tối - hài lòng, bình tĩnh và sẵn sàng cho ngày tiếp theo. Hình ảnh tinh thần này có thể trở thành động lực mạnh mẽ để đối phó với bất kỳ nhiệm vụ nào đang chờ đợi phía trước.

Lập kế hoạch cho ngày làm việc

Một buổi sáng tốt là một khởi đầu tuyệt vời, nhưng đừng quên: phía trước là cả một ngày. Và trong đó - các nhiệm vụ khẩn cấp, thời hạn, cuộc trò chuyện khó khăn với cấp trên và, thực ra, công việc. Dưới đây là một số lời khuyên từ đội ngũ của chúng tôi về cách xây dựng lịch trình hàng ngày một cách thông minh:

• Khối thời gian. Một hệ thống dựa trên các khối thời gian (vâng, tất cả đều đơn giản). Ý tưởng là chia ngày thành các khối - ví dụ: nấu ăn, dọn dẹp, làm việc - và điền vào chúng với các nhiệm vụ theo chủ đề. Khi bạn không phân tán vào tất cả cùng một lúc, mà di chuyển từng bước, thì việc duy trì sự tập trung và năng suất trở nên dễ dàng hơn nhiều.
• Ưu tiên. Báo cáo cần nộp vào ngày mai? Chắc chắn quan trọng hơn đống bát đĩa bẩn. Vâng, bát đĩa quan trọng, nhưng chúng có thể đợi. Nếu bạn gắn nhãn tinh thần cho các nhiệm vụ như "quan trọng/then chốt", sẽ dễ dàng hơn để hiểu nên bắt đầu với việc gì trước tiên.
• Các loại nhiệm vụ. Chia danh sách việc cần làm theo danh mục: thường xuyên, sáng tạo, phân tích, tổ chức - tùy ý. Bắt đầu ngày với danh mục bạn ghét, sau đó chuyển sang các công việc dễ dàng hoặc thú vị hơn. Theo cách này, bạn sử dụng năng lượng một cách thông minh.

Công cụ lập kế hoạch

Một trong số ít khía cạnh tốt đẹp của chủ nghĩa tư bản? Có hàng nghìn sản phẩm cho bất kỳ nhu cầu nào. Và điều đó có nghĩa là, việc thiết lập thói quen hàng ngày và tăng năng suất trở nên dễ dàng hơn nhiều - điều quan trọng là chọn đúng công cụ:

• Công cụ theo dõi nhiệm vụ: Taskee, Todoist, Any.do - ứng dụng tuyệt vời để theo dõi nhiệm vụ, tiến độ và thời hạn.
• Lịch: Google Calendar hoặc Outlook - công cụ web miễn phí và dễ sử dụng cho lập kế hoạch hàng ngày và hàng tuần.
• Phần mềm khối thời gian: Clockify, Toggl, RescueTime - công cụ theo dõi thời gian hiệu quả giúp bạn hiểu chính xác ngày của bạn đang đi đâu và bạn đang dành nhiều thời gian nhất cho việc gì.

Xây dựng cấu trúc

Vậy, bạn đã tải xuống một vài ứng dụng hữu ích, lên kế hoạch và đầy quyết tâm chinh phục ngày mới. Điều gì tiếp theo? Tiếp theo - điều quan trọng nhất: tuân theo kế hoạch này đủ lâu để não bộ bắt đầu ghi nhớ nhịp điệu. Kiểm tra giờ làm việc của bạn và bắt đầu xây dựng thói quen xung quanh chúng.

Đây là một ví dụ về lịch trình hàng ngày (dựa trên ngày làm việc từ 9:00 đến 18:00):

• Nghi thức buổi sáng (8:30–9:00). Chúng ta đã thảo luận chi tiết về chủ đề này trong phần riêng biệt ở trên, vì vậy chúng ta sẽ không lặp lại.
• Bắt đầu công việc tập trung (9:00–10:30). Bắt đầu ngày với những nhiệm vụ quan trọng nhất. Một tiếng rưỡi đầu tiên - đây là "thời gian vàng" của bạn cho công việc sâu, tập trung: lập kế hoạch dự án, viết nội dung, giải quyết các vấn đề phức tạp. Sử dụng khối thời gian và làm việc không bị gián đoạn.
• Khối công việc đầu tiên (10:30–12:30). Tiếp tục với các nhiệm vụ ưu tiên. Đây là một khoảng thời gian tuyệt vời khác cho công việc năng suất: nhiệm vụ lớn, email quan trọng, cuộc họp chính. Nghỉ giải lao ngắn mỗi 45-60 phút để giữ đầu óc tỉnh táo.
• Giờ nghỉ trưa (12:30–13:30). Khởi động lại hoàn toàn. Sau một buổi sáng bận rộn, hãy cho mình một khoảng nghỉ thực sự: rời khỏi bàn làm việc, ăn mà không có thiết bị, và nếu có thể - đi ra ngoài. Điều này giúp khởi động lại não bộ và chuẩn bị cho nửa sau của ngày.
• Khối công việc thứ hai (13:30–15:30). Ít tập trung hơn, nhiều công việc thường xuyên hơn. Sau bữa trưa, chuyển sang các nhiệm vụ ít căng thẳng hơn: công việc hành chính, lập kế hoạch, thư từ, kiểm tra tài liệu. Công việc nhẹ nhàng giúp tránh kiệt sức và chuyển tiếp nhẹ nhàng đến cuối ngày.
• Nghỉ giải lao ngắn (15:30–15:45). Khởi động lại nhanh chóng. Duỗi người, đi bộ xung quanh, rót cho mình thứ gì đó để uống - bất cứ điều gì giúp bạn khởi động lại. Ngay cả 10-15 phút cũng có thể đóng vai trò lớn.
• Khối công việc cuối cùng (15:45–17:30). Tổng kết. Sử dụng thời gian này để hoàn thành các nhiệm vụ còn lại, sắp xếp lại danh sách việc cần làm hoặc chuẩn bị cho ngày mai. Ở đây không cần tập trung tối đa - đây là thời điểm tuyệt vời để đóng các nhiệm vụ còn đang dang dở.
• Kết thúc ngày làm việc (17:30–18:00). Chuyển sang thời gian cá nhân. Kết thúc ngày một cách rõ ràng và có ý thức: tắt thông báo công việc, đóng laptop và chuyển sang nghỉ ngơi. Ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân giúp phục hồi và làm cho ngày tiếp theo dễ dàng hơn.

Giải lao

Đừng quên: dù ngày của bạn được lên kế hoạch rõ ràng đến đâu, nếu bạn cảm thấy cần nghỉ giải lao - hãy nghỉ. Vài phút, một giờ, hoặc thậm chí cả một tuần nghỉ ngơi khỏi công việc - điều quan trọng là lắng nghe cơ thể khi nó yêu cầu nghỉ ngơi.

Vâng, những khoảng nghỉ dài không phải lúc nào cũng khả thi về mặt tài chính. Nhưng những micro-break đầy đủ trong ngày, bữa trưa bình thường và, ví dụ, đi dạo trong công viên sau bữa ăn có thể giúp duy trì năng lượng mà không cần nỗ lực đặc biệt.

Đây không phải là lười biếng - đây chính xác là những gì bộ não của bạn cần.

Đọc thêm:

Để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn, hãy tìm hiểu Lời khuyên hiệu quả cho làm việc từ xa thành công.

Để tạo không khí làm việc tối ưu tại nhà, hãy tìm hiểu Tác động của âm nhạc đến năng suất.

Để mỗi ngày làm việc đưa bạn đến gần hơn với kết quả mong muốn, hãy tìm hiểu Cách đặt mục tiêu và đạt được thành công.

Kết luận

Tìm sự cân bằng giữa cấu trúc và linh hoạt. Lịch trình cứng nhắc có thể trở thành nhà tù, trong khi thiếu khung làm việc dẫn đến hỗn loạn. Có một điểm cân bằng hoàn hảo - và nó cá nhân hóa cho mỗi người. Cấu trúc ngày của bạn để nó làm việc cho bạn, không phải bạn làm việc cho nó. Với một nền tảng như Taskee, việc cấu trúc ngày của bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Chúng tôi khuyên đọc

"Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World"

Cuốn sách dạy cách tạo điều kiện tập trung trong thế giới đầy nhiễu loạn thông tin, để đạt được kết quả có ý nghĩa.

Trên Amazon

"Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones"

Tác giả chỉ ra cách những thay đổi nhỏ trong thói quen có thể dẫn đến kết quả lớn thông qua hệ thống cải tiến dần dần.

Trên Amazon

"When: The Scientific Secrets of Perfect Timing"

Cuốn sách, dựa trên nghiên cứu khoa học, tiết lộ thời điểm tối ưu cho các loại hoạt động khác nhau và dạy cách cấu trúc ngày phù hợp với nhịp sinh học.

Trên Amazon