التكيف الفعّال عن بُعد: نصائح وأفضل الممارسات

الأفكار الرئيسية

التحضير لليوم الأول

نحن في Taskee عشنا نمواً أسياً للفريق خلال العام الماضي، ولن نكذب - بعض الأرواح فُقدت في البحث عن إجراء التكيف المثالي. أرواح مهنية، بطبيعة الحال. لا تقلقوا، كل شيء بخير - أسبوع إجازة والميت سيعود على قدميه.

ما اكتشفناه هو أن اليوم الأول في عمل جديد يمكن أن يكون حاسماً في كيفية إدراك الموظفين للشركة بأكملها طوال مسيرتهم المهنية، لذا دعونا نستعد وفقاً لذلك:

• أرسلوا حزمة ترحيب. مفاجأة صغيرة بالبريد، مثل قميص العلامة التجارية أو دفتر ملاحظات أو حتى مجرد بطاقة، ستخلق إحساساً بالاهتمام والانتماء للشركة. ومن لا يحب البضائع الترويجية؟
• حضروا المعدات مسبقاً. أرسلوا المعدات اللازمة مقدماً وتأكدوا من أن الموظف لديه وصول لجميع الأنظمة المطلوبة.

• ضعوا خطة مفصلة للأسبوع الأول. شاركوها مع الوافد الجديد قبل بضعة أيام من بدء العمل لتقليل القلق وإعطائهم الوقت للتحضير.

إليكم دراسة من جالوب، شركة التحليل والاستشارات العالمية، التي تؤكد أن برامج التكيف الاستثنائية تساعد الموظفين على التعلم والتطور خلال السنة الأولى من العمل، مع تركيز خاص على الاجتماعات المنتظمة واللحظات الرئيسية التي لها أهمية أكبر.

برنامج التأهيل المنظم

رغم أن العمل عن بُعد يجلب فوائد كثيرة وهو بالتأكيد أفضل من قضاء 3 ساعات في التنقل إلى مكتب سيء التهوية، إلا أنه لا يزال له بعض الآثار الجانبية.

صدقوا أو لا تصدقوا، العالم بدأ للتو في إدراك كيفية العمل بشكل صحيح في الصيغة عن بُعد، وحتى الآن شيء واحد واضح: غياب الاجتماعات الشخصية يخلق عبئاً إضافياً على النظام بأكمله. لا حاجة للإدارة المصغرة والفحوصات اليومية إذا كان هناك نظام يحافظ على كل شيء في مكانه. إليكم بعض الطرق لجعل عملية التكيف أكثر تنظيماً ذاتياً لجميع الوافدين الجدد:

• أنشئوا دليلاً رقمياً. اجمعوا جميع الروابط المهمة والجهات المعنية والوثائق في مكان واحد - سيكون بمثابة ملاح للوافدين الجدد في بحر معلومات الشركة.
• عينوا مرشداً. شخص يمكنهم التوجه إليه بأي أسئلة هو مورد قيم للموظفين الجدد. الاجتماعات المنتظمة الفردية ستساعدهم على الاندماج بسرعة أكبر في الفريق.
• جرعوا المعلومات. لا تحاولوا إخبار كل شيء في اليوم الأول - هذا سيؤدي إلى حمولة زائدة من المعلومات. قسموا برنامج التكيف إلى كتل منطقية وأسابيع.

ومع ذلك، يمكن أن تكون برامج التكيف أكثر تعقيداً بكثير. لذا لا تترددوا في استخدام أدوات مصممة خصيصاً لأتمتة المهام الإدارية - مجموعة أدوات BambooHR للتأهيل جيدة جداً، وSHRM يقدم الكثير من الأدلة والمقالات المفيدة التي ستكون عوناً كبيراً لكم.

Taskee، بالمناسبة، يمكن أن يكون مفيداً أيضاً: تتبع مراحل التكيف المختلفة لموظفين مختلفين، وصول سريع لجميع المواد والوثائق اللازمة - أحياناً تكون التفاصيل الصغيرة بالضبط هي الأكثر فائدة.

بناء الصلات الاجتماعية

إلى جانب المناصب "الانطوائية" خاصة التي لا تتطلب تواصلاً كثيراً، بالنسبة لمعظم الموظفين هذا هو الجزء الأصعب والأكثر تفصيلاً من كامل عملية التكيف - لا تفوتوا هذه اللحظة:

• نظموا استراحات قهوة افتراضية. اجتماعات غير رسمية لمدة 15 دقيقة مع زملاء مختلفين ستساعد الوافد الجديد على التعرف على الفريق في جو مريح.
• أجروا أنشطة فريق. ألعاب أونلاين، غداء افتراضي أو تحديات مشتركة تقوي روح الفريق وتخلق ذكريات مشتركة.
• استخدموا أزواج المرشدين. ازربطوا الوافدين الجدد مع موظفين ذوي خبرة ليس فقط لقضايا العمل، بل أيضاً للتكيف الثقافي.

اسمعوا، نعم. "استراحات القهوة الافتراضية" و"أنشطة الفريق" تبدو مخيفة جداً، نحن نعرف. فقط تأكدوا من أنها اختيارية ولا تخلق ضغطاً إضافياً، وليست شرطاً إجبارياً للعمل في شركتكم. لا شيء أسوأ من عقلية "نحن عائلة" التي تُفرض عليكم عندما تحاولون فقط التأقلم.

التقييم المنتظم

القوى العاملة الحديثة موجهة نحو التعزيز الإيجابي - عندما يجعل الاقتصاد من المستحيل تحقيق إمكاناتكم من خلال الوسائل التقليدية مثل السكن والأسرة والسلع الكمالية، فإن الأشياء الصغيرة مثل إيماءة موافقة صادقة من رئيسكم تعني حقاً الكثير.

لكن ليس "إيماءة موافقة بدلاً من زيادة الراتب" - مع هذا لا نسير في نفس الطريق.

من الأسهل بكثير ملاحظة شخص يدخن بعصبية خارج مكتبكم بعد ساعات العمل وقول له: 'لا تقلق، كل شيء بخير، أخي' - لكن في الفضاء الرقمي هذا ليس بتلك السهولة. إليكم بعض النصائح حول كيفية الحفاظ على استقرار دورة التقييم هذه:

• خططوا لفحوصات متكررة. مكالمات يومية قصيرة في الأسابيع الأولى ستساعد في تحديد وحل الصعوبات الناشئة بسرعة.
• اطلبوا تقييماً. اسألوا بانتظام عما يعمل بشكل جيد وما يمكن تحسينه في عملية التكيف.
• احتفلوا بالانتصارات الصغيرة. النجاحات الأولى مهمة خاصة لتكوين الثقة والدافعية.
• الأمان النفسي. أنشئوا بيئة حيث سيشعر الوافد الجديد بالراحة في طرح الأسئلة والاعتراف بأخطائه. أعطوا المثال بالحديث عن إخفاقاتكم والدروس المستفادة منها. مثل هذه الثقافة تسرّع التعلم والتكيف.

بالمناسبة، لدينا مقال ممتاز حول أهمية التعزيز الإيجابي، لذا ألقوا نظرة إذا كنتم تواجهون صعوبة مع تلك "إيماءة الموافقة".

اقرأوا أيضاً:

تريدون زيادة فعالية القرارات المتخذة بنسبة 42%؟ اقرأوا المقال كيف يساعد التفكير في المسيرة المهنية.

كيفية وضع روتين يومي والحفاظ على تركيز مستدام؟ في مقالنا كيفية تنظيم يومكم عند العمل من المنزل.

لتحسين التأهيل وتكيف الموظفين الجدد، تحققوا من التأهيل عن بُعد: كيفية ضمان نجاح الوافد الجديد.

الخلاصة

التكيف عن بُعد الفعال يتطلب المزيد من التخطيط والانتباه للتفاصيل، لكن النتيجة تستحق الجهد. الموظفون الذين يشعرون بالدعم من اليوم الأول يصلون للإنتاجية بسرعة أكبر ويبقون لفترة أطول في الشركة. تذكروا: مهمتكم هي خلق تجربة بحيث يشعر الوافدون الجدد بأنهم جزء من الفريق، حتى لو لم تتصافحوا أبداً في الحياة الحقيقية.

وما هي ممارسات التكيف عن بُعد التي تعمل في شركتكم؟ شاركوا في التعليقات!

نوصي بالقراءة

"Work Together Anywhere"

دليل مفصل يحتوي على أدوات عملية مجربة للتأهيل الفعال والتكيف وإدارة الفرق الموزعة في مساحة العمل الافتراضية.

على Amazon

"The Year without Pants"

تقرير ساحر حول العمل الداخلي لشركة Automattic (منشئو WordPress.com)، يكشف عن أساليب فريدة لبناء ثقافة عن بُعد منتجة ونظام تكيف الموظفين في شركة عالمية موزعة بالكامل.

على Amazon

"Leading From Anywhere"

بحث مبني على بيانات علمية وحالات حقيقية، يُظهر استراتيجيات عملية للتكيف ودمج الموظفين الجدد في ظروف العمل عن بُعد مع التركيز على بناء الثقة والحفاظ على إنتاجية عالية.

على Amazon