كيفية تنظيم فريق للعمل عن بُعد

الأفكار الرئيسية

تشكيل الهيكل الأساسي

يغير التنظيم الصحيح للعمل عن بُعد تمامًا نهج التعاون بين الفرق. بدلًا من محاولة نقل العمليات المكتبية إلى الإنترنت، تنشئ الفرق الناجحة طرقًا جديدة وأكثر فعالية للعمل. يظهر تحليل McKinsey أن الشركات ذات العمليات المحددة بوضوح تتفوق باستمرار على منافسيها. تحدد المنظمات الناجحة العناصر الهامة التالية:

• الأدوار والعمليات الواضحة. يجب أن يكون كل شخص على دراية بما هو مسؤول عنه وكيف تؤثر أفعاله على الصورة العامة.
• النتائج القابلة للقياس و KPI. من المهم معرفة مدى فعالية أداء المهام ومعرفة أين نحن في العملية.
• نظام التقارير. للبقاء على اطلاع دائم على سير العمل وحل المشكلات بسرعة.
• البنية التكنولوجية. أدوات مريحة وآمنة للعمل (مثل Taskee)، بالإضافة إلى منصات للتعاون حيث يمكن إجراء جميع الأنشطة في الوقت الفعلي.

الاجتماعات المنتظمة

صدقوني، هذه ممارسة ضرورية بالفعل. إذا لم يتم الاجتماع بانتظام لمناقشة المهام، قد تحدث بعض سوء الفهم والارتباك. حتى Google لاحظت أن الاجتماعات القصيرة المنتظمة تزيد من إنتاجية الفرق بنسبة 20-30%! إنها مثل تمارين الصباح للعقل: الجميع على نفس الصفحة ويعرفون ما يجب عليهم القيام به.

هذه هي العناصر التي يجب تضمينها في الممارسة اليومية:

• المكالمات اليومية — اجتماعات صباحية قصيرة حيث يفهم الجميع ما يجب القيام به اليوم ويمكنهم طرح الأسئلة إذا كان هناك شيء غير واضح.
• الاجتماعات الأسبوعية — شارك النجاحات والإخفاقات، وقم بتعديل الخطط للحفاظ على الزخم.
• المراجعات الشهرية — قم بتلخيص الإنجازات، وتحليل الأخطاء، واتخاذ قرارات بشأن الخطوات التالية.
• التخطيط الفصلي — مناقشة الأهداف الرئيسية والمشاريع الجديدة، بدءها أو إنهائها.
• الجلسات السنوية — وضع الأهداف طويلة المدى وتحديد استراتيجية العام المقبل.

الفرق التي تمارس مثل هذه الاجتماعات تحسن فعاليتها بنسبة 30%.

توثيق التقدم

بعد الاجتماع، من المهم توثيق القرارات والعمليات بشكل صحيح لتجنب الأسئلة والارتباك في المستقبل. تظهر الدراسات أن الفرق التي تقوم بتوثيق القرارات والعمليات بشكل فعال تحقق نتائج أفضل بنسبة 25% وتواجه مشكلات أقل في الفوضى وازدواجية المهام.

إليك كيف يعمل ذلك:

• توثيق القرارات — قم بتسجيل ما قررتموه ولماذا، لتجنب الأسئلة حول الأسباب.
• وصف العمليات — أنشئ تعليمات واضحة لتنفيذ المهام بسرعة، دون الحاجة لتكرار نفس الشيء.
• تبادل المعرفة — شارك الخبرات لكي يكون الجميع على علم ويتجنبوا الأخطاء.
• متابعة التقدم — راقب من أنجز ماذا وما الذي يحتاج إلى إتمامه.
• توزيع الموارد — تحقق من أن كل شخص لديه كل ما يحتاجه لأداء عمله.

التوثيق المنهجي ومراقبة المهام يزيدان الإنتاجية بنسبة 40%.

الثقافة والمشاركة

بالنسبة للفرق عن بُعد، يعتبر الأساس الثقافي القوي أمرًا بالغ الأهمية. أحد الجوانب المهمة هو التطوير المهني: ورش العمل التدريبية، المشاريع بين الفرق، الوصول إلى المواد التعليمية، والتعليقات المنتظمة. الثقافة القوية والمشاركة ليست فقط حول العمل، بل تتعلق أيضًا بالأجواء في الفريق، مما يؤثر بشكل مباشر على التحفيز والنتائج.

اقرأ أيضًا:

يمكنك فهم الأطر التنظيمية ببساطة من خلال دراسة Scrum أو Kanban: أيهما يناسب مشروعك.

إذا كنت ترغب في تحسين إنتاجيتك، ننصحك بقراءة المقال حول تربية الأطفال والعمل عن بُعد: التوازن بين الأسرة والإنتاجية.

لتحسين جودة الإدارة، اقرأ إدارة العمليات التجارية المرنة: تعزيز الفعالية.

الخاتمة

يتطلب التنظيم الفعال للعمل عن بُعد على المدى الطويل تخطيطًا منهجيًا وتنفيذًا حكيمًا. قم بتخطيط كل شيء بشكل صحيح باتباع النصائح المذكورة أعلاه. هكذا يمكنك بناء تواصل ناجح في فريقك. وستساعدك منصات مثل Taskee في بناء هذا الأساس القوي.

ننصح بقراءة 

"Remote: Office Not Required"

نصائح عملية لتنظيم العمل عن بُعد بشكل فعال.

على أمازون

"The Remote Worker's Handbook”

دليل للعمل عن بُعد بفعالية، مع التركيز على إدارة الوقت، والتواصل، وتجنب الإرهاق.

على أمازون

"Distributed Teams”

كتاب حول كيفية بناء وإدارة الفرق الموزعة، مع التركيز على استراتيجيات عملية وأدوات لنجاح العمل عن بُعد.

على أمازون