Tapşırıqların idarə edilməsi bələdçisi

Əsas fikirlər

Giriş

Çoxları alt tapşırıqları böyük bir işi sadəcə kiçik parçalara bölmək kimi qəbul edir. Bu əsaslı bir yanılmadır. Düzgün yaradılmış alt tapşırıq — aydın nəticəsi olan, digər elementlərdən asılı olmayaraq icra edilə bilən müstəqil iş vahididir.

Alt tapşırıq üç əsas kriteriyaya cavab verməlidir:

• Aydın giriş resursu (işə başlamaq üçün lazım olanlar), 
• İcra prosesi müəyyən (işin necə görüləcəyi),
• Ölçülə bilən nəticə (çıxışda nə əldə edilir). 

Əgər bu elementlərin hər hansı biri qarışıqdırsa, qarşınızda alt tapşırıq deyil, gələcək problemlərin mənbəyi durur.

Alt tapşırıqların əsas dəyəri abstrakt məqsədləri konkret hərəkətlərə çevirməsindədir. Məsələn, "müştəri xidmətini yaxşılaşdırmaq" kimi ümumi məqsəd yerinə, "mövcud məmnunluq göstəricilərini təhlil etmək", "10 müştəri ilə müsahibə aparmaq", "şikayətlərin işlənməsi üçün yeni protokol hazırlamaq" kimi aydın plan əldə edirsiniz.

"Bir nəfəsdə" qaydasından istifadə edin: əgər alt tapşırığı həmkarınıza 30 saniyə içində izah edib, onun dərhal işə başlaya bilməsini təmin edə bilmirsinizsə, deməli, əlavə dekompozisiya tələb olunur.

Psixoloji üstünlüklər

Qanunauyğunluq mövcuddur: alt tapşırıqları effektiv istifadə edən komandalar daha yüksək motivasiya səviyyəsinə malik olur və yanma hallarını azaldır. Bunun bir neçə səbəbi var.

• Birinicisi, alt tapşırıqların tamamlanması müntəzəm "qələbələr" yaradır, bu da əhval-ruhiyyəni yüksəldir. İrəliləyiş barının yavaş-yavaş amma davamlı dolduğunu görərkən, beyin dofamin — məmnunluq hissini yaradan neyromediator ifraz edir. Bu, bizim marağımıza uyğun istifadə edə biləcəyimiz təbii motivasiya sistemidir.
• İkincisi, alt tapşırıqlar kognitiv yüklənməni azaldır. Bütöv layihəni beyninizdə saxlamaq yerinə, bir kiçik elementə fokuslanırsınız. Bu, informasiya çoxluğu dövründə diqqətin dağılmasının qarşısını almaqda xüsusilə vacibdir.

Alt tapşırıqların növlərində müxtəlifliyi təmin etmək vacibdir. Yaradıcılıq və rutin işləri, fərdi və komandada görülən tapşırıqları, tədqiqat və tətbiq işlərini növbələyin. Monotonluq, yaxşı təşkil olunsa belə, motivasiyanı öldürür.

Praktiki metodlar

Keyfiyyətli alt tapşırıqların hazırlanması bir sənətdir və təcrübə tələb edir. Alt tapşırıqlar üçün xüsusi uyğunlaşdırılmış SMART prinsipinə əməl etməyə çalışın:

• Müəyyənlik — hər alt tapşırıq "dəqiq nə etmək lazımdır?" sualına cavab verməlidir. "Təqdimat üzərində işləmək" əvəzinə "rəqiblərin analizini əks etdirən 5 slayd yaratmaq" yazın.
• Ölçülə bilənlik — tamamlanma üçün aydın meyarlar təyin edin. "Mətn yazmaq" pis alt tapşırıqdır. "Hesabat üçün 500 sözlük giriş yazmaq" isə yaxşıdır.
• Çatdırıla bilənlik — alt tapşırığın bir iş sessiyasında, adətən 30 dəqiqədən 2 saata qədər yerinə yetirilə biləcəyinə əmin olun.
• Əlaqəlilik — hər alt tapşırıq əsas məqsədə açıq töhfə verməlidir.
• Zaman çərçivələri — hər alt tapşırıq üçün realistik son tarixlər təyin edin.

Strateji yanaşma

Böyük tapşırıqları bölmək üçün bir neçə sınaqdan keçmiş metod mövcuddur.

1. Funksional dekompozisiya. Sisteminizin və ya layihənizin hansı funksiyaları yerinə yetirməli olduğunu təhlil edin və hər funksiyanı ayrı bir alt tapşırığa çevirin.
2. Zaman dekompozisiyası. Layihəni zaman üzrə mərhələlərə bölün: tədqiqat, planlaşdırma, həyata keçirmə, test və tətbiq. Hər mərhələnin öz alt tapşırıqları var.
3. Resurs dekompozisiyası. Tapşırıqları tələb olunan resurs növünə görə qruplaşdırın: dizayner nə edə bilər, proqramçı nə, marketoloq nə. Bu, xüsusilə çoxşaxəli layihələr üçün effektivdir.

Bütün bu üç yanaşmanı kombinə edərək çoxsəviyyəli struktur yarada bilərsiniz. Əvvəl vaxt üzrə bölün, sonra funksiyalar üzrə, daha sonra resurslar üzrə. Beləliklə, layihənin bütün aspektlərini əhatə edən üçölçülü matris yaranır.

Alətlər

Alt tapşırıqların idarə olunması üçün alət seçimi kritik önəmlidir. Çox sadə alət mürəkkəb layihələrlə başa çıxa bilməz, çox mürəkkəb olan isə artıq xərclər yaradır.

Diqqət yetirməli əsas funksiyalar: çoxsəviyyəli ierarxiyaların yaradılması, tapşırıqlar arasında asılılıqların tənzimlənməsi, zaman üzrə planlaşdırma, irəliləyiş üzrə hesabatlıq, digər iş alətləri ilə inteqrasiya. Bütün bunları Taskee-də tapacaqsınız!

Mümkün səhvlər

Səhvlərdən danışarkən, demək olar ki, hər zaman eyni şeylər olur: 

• Artıq detalizasiya — ən çox yayılmış səhv. "Email göndərmək" tapşırığını "poçt müştərisini açmaq", "yeni məktub yaratmaq düyməsini basmaq", "alıcı ünvanını daxil etmək" alt tapşırıqlarına bölmək lazım deyil. Bu, faydalı aləti bürokratiyaya çevirir.
• Kifayət qədər əlaqəlilik olmaması — alt tapşırıqlar ayrı-ayrılıqda mövcuddur, ümumi mənzərədə onların rolunu anlamadan. Həmişə yadda saxlayın ki, hər alt tapşırıq əsas məqsədə necə töhfə verir.
• Asılılıqların gözardı edilməsi — bəzi alt tapşırıqları, digərləri tamamlanana qədər yerinə yetirmək mümkün deyil. Planlaşdırarkən bu əlaqələri nəzərə alın.
• Planın statik olması — alt tapşırıqlar canlı alət olmalıdır. Yeni məlumat əldə etdikcə onları yenidən nəzərdən keçirməkdən və düzəlişlər etməkdən çəkinməyin.
• Planlaşdırmada mükəmməllikçilik. Bəziləri alt tapşırıqların ideal strukturunu yaratmağa, onları icra etməkdən daha çox vaxt sərf edirlər.
• İnsan faktorunun nəzərə alınmaması. İnsanlar robot deyil, yorulur, xəstələnir, məzuniyyətə çıxır. Plan bu reallıqları nəzərə almalı və zaman ehtiyatları daxil etməlidir.
• Əzələsizlik. Əgər plan dəyişdirilməyən müqəddəs maldırsa, alt tapşırıqların idarə olunması sistemi bürokratiyaya çevrilir. Unutmayın: plan alətdir, məqsəd deyil.

Asılılıqların idarə olunması

Alt tapşırıqların idarə olunması həqiqi sənət burada başlayır. Nadirdir ki, alt tapşırıqlar ayrı-ayrı mövcud olsun — adətən onlar mürəkkəb asılılıq şəbəkəsi ilə bağlıdır. Bəzilərini paralel icra etmək mümkündür, digərləri isə ciddi ardıcıllıq tələb edir.

• Həmişə işə başlamazdan əvvəl asılılıqlar xəritəsi yaradın. Bu, sadə bir kağız üzərində sxem və ya xüsusi proqramda mürəkkəb diaqram ola bilər. Əsas odur ki, tapşırıqlar arasındakı əlaqələri vizuallaşdırıb layihənin kritik yolunu müəyyən edəsiniz.
• Bottleneck'lərin — tıxac yerlərinin aşkarlanmasına xüsusi diqqət yetirin. Belə alt tapşırıqlar digər tapşırıqların icrasını bloklayır. Onlar maksimum prioritet və əlavə resurslar alır.
• Faydalı texnika — buffer tapşırıqların yaradılmasıdır. Əgər kritik önəmli alt tapşırıq xarici amillərdən (məsələn, müştəridən məlumat almaq) asılıdırsa, gecikmə halında icra edilə biləcək alternativ tapşırıqlar hazırlayın.

Alt tapşırıqların inteqrasiyası

Alt tapşırıqlar iş prosesinizin təbii hissəsinə çevrilsin deyə, onları tədricən tətbiq edin. 

• Bir böyük layihədən başlayın və onu diqqətlə dekompozisiya edin. Bu, məhsuldarlığınıza və stres səviyyənizə necə təsir etdiyini izləyin.
• Gündəlik planlaşdırma ritualı yaradın, bu zaman gün ərzində yerinə yetirmək üçün 2-3 alt tapşırıq seçirsiniz. Bu, diqqətinizi cəmləməyə və xaos hissindən qaçmağa kömək edir.
• Kiçik uğurları qeyd etməyi unutmayın. Alt tapşırığı bitirdikdə, əldə olunan irəliləyişi dərk etmək üçün bir an ayırın. Bu, kiçik görünsə də, davamlı motivasiya yaradır.

Həmçinin oxuyun:

Hataları ortaya çıxmazdan əvvəl necə düzəltməyi öyrənmək üçün iş axınındakı tıxac yerlərinin aşkarlanması barədə oxuyun.

Musikayla məhsuldarlıq arasındakı əlaqəni başa düşmək üçün musikaların məhsuldarlığa təsiri mövzusunu araşdırın.

Layihələrin effektiv planlaşdırılması və izlənməsi üçün Qantt diaqramı nədir? Layihənin vaxt cədvəlinin vizuallaşdırılması və idarə edilməsi üzrə bələdçini oxuyun.

Nəticə

Alt tapşırıqlardan mükəmməl istifadə təcrübə ilə gəlir. Kiçikdən başlayın, müxtəlif yanaşmalarla təcrübə aparın və sizin üçün ən yaxşısını tapın. Əsas odur ki, təcrübə topladıqca yanaşmanızı dəyişməkdən qorxmayın.

Alt tapşırıqları iş prosesinizə tətbiq etmək zaman və səylər tələb edəcək, lakin nəticəsi buna dəyər. Layihələriniz üzərində daha çox nəzarət əldə edəcək, stres səviyyəsini azaldacaq və ən önəmlisi, qoyduğunuz məqsədlərə davamlı çatmağa başlayacaqsınız.

Tövsiyə olunan ədəbiyyat

"Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity"

Produktivliyi artırmaq və stresi azaltmaq üçün tapşırıq və layihələrin təşkilinin praktiki sistemi.

Amazon-da

"Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World"

Dərin diqqəti əldə etmək, yayındırıcı amilləri azaltmaq və tapşırıqları effektiv strukturlaşdırmaq strategiyaları.

Amazon-da

"Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time"

Komanda məhsuldarlığını artırmaq üçün layihələrin idarə olunan tapşırıqlara bölünməsi üzərində fokuslanan Scrum metodologiyasına giriş.

Amazon-da