İş axınında boğulma nöqtələrini tanıma

Əsas məqamlar

Giriş

Hər bir avtomobil həvəskarının arzusudur ki, boş avtomobil yolunda sürətlə getsin, qarşısında heç bir tıxac olmasın. Təəssüf ki, bu 21-ci əsrdə çox sayda şəhər hələ də avtomobildən asılıdır, buna görə də siz təxminən 3 saniyə sürətlə gedərək dayanacaqsınız.

Yox, sürət həvəslisi deyilik. Bu sadəcə, bottlenecks və ya "tıxaclar" məsələsi ilə əlaqədar olaraq, bütün prosesi 10 dəfə daha zövqlü və məhsuldar etmək üçün istifadə etdiyimiz bir metafordur.

Formstack və Mantis Araşdırmaları tərəfindən hazırlanmış hesabat göstərir ki, təşkilatlar işçiləri üzərindəki səmərəsiz tapşırıqlardan dolayı ildə 1,3 milyon dollar itirə bilər. Eyni hesabatda göstərilib ki, işçilərin yarısından çoxu gündə ən azı iki saatını təkrarlanan tapşırıqlarla keçir, bu da prosesin optimallaşdırılmasına olan ehtiyacı vurğulayır.

$1,3 milyon... çox böyük bir rəqəmdir. Amma yenə də demək istədiyimiz odur ki, hər bir bottleneck iki əsas növə ayrılır: qarışıqlıq içində olan proseslər və qarışıqlıq içində olan resursların təyinatı. Bəzən hər ikisi də olur. İndiki məqamda bilməli olduğunuz şeylər:

Qarışıqlıq içində olan proseslər:

• Keçmişdə qalan iş üsulları. Cədvəllər və ofis görüşləri? Nə kömək edə bilər ki?
• Çox mükəmməlləşdirilmiş pre-release yoxlamaları. Hətta ən yaxşı məhsul belə 10 mərhələli baxış və testdən keçərsə sındırılar.
• Bürokratiya və kağız üzərində iş. 20 müxtəlif şöbə müəyyən bir xüsusiyyətə razılıq verəndə – məhsul heç vaxt işə düşməyəcək.
• Əl işləri. AI bəlkə də yazıçıları və rəssamları əvəz etməyəcək, amma cədvəlləri və uzun cədvəlləri doldurmaqda çox faydalıdır – bunları ona həvalə edin və əsl işə fokuslanın.
• Səmərəsiz iş axışı. Əsl güc sadəlikdədir. Əgər nəticələrə çox az töhfə verən addımlar varsa – onları aradan qaldırın.

Qarışıqlıq içində olan resurs təyinatı:

• Komandalar həddindən artıq kiçik. Əgər layihə rəhbəri 3 fərqli işi eyni anda görürsə, bu "idarəetmə" deyil – bu sadəcə tez bir şəkildə yorulma yoludur.
• Köhnə avadanlıqlar. Kompüterlər, hansı ki, Tetris belə oynada bilməz, Sovet İttifaqından bəri yenilənməmiş Excel cədvəlləri və köhnə, qıcıqlı ofis kresloları – bütün bunlar iş proseslərini ciddi şəkildə yavaşlada bilər.
• İqtisadiyyatda çətinliklər. Bəzən lazımi maliyyə çatışmazlığı komandalara məhsuldar iş axışı üçün vacib olan hissələrdən imtina etməyə səbəb olur. Bu, qısa müddət ərzində işləyə bilər, amma uzun müddət ərzində hər kəsi yoracaq.

Yəni, bir böyük problemin bir çox səbəbçisi var, buna görə də əgər yuxarıdakı problemlərdən ən az birini həll edə bilsəniz – bu artıq böyük bir qələbədir. Bir dəfə Bethany Home Healthcare iş proseslərini avtomatlaşdıraraq əmək haqqı xərclərini təxminən 200% azaldıb – gündəlik iş axışında kiçik dəyişikliklərlə böyük nəticələr əldə etdilər.

Bottleneck-ləri erkən necə aşkar etmək olar

Nə baş verə biləcəyini və ya artıq nə baş verdiyini anlamaq bir şeydir – onu erkən aşkar etmək isə ən çətini. Məsələn, Amazon bəzi mübahisəli iş etikalarına malik ola bilər, amma onlar potensial maneələri öncədən təxmin etməkdə yaxşıdırlar.

Onlar proqnozlaşdırıcı analiz adı verilən bir metodu aktiv şəkildə istifadə edirlər – bu metod tarixi və mədəni məlumatları öyrənməklə potensial böhranları öncədən müəyyən etməyə imkan verir.

COVID-19 hər kəs üçün sürpriz oldu, amma proqnozlaşdırıcı analiz sayəsində Amazon sürətlə uyğunlaşaraq müştərilərini qorumağa davam etdi...

...proqnozlaşdırıcı analiz və mübahisəli iş təcrübələri, amma bu başqa mövzudur.

Beləliklə, aşağıdakı potensial "qırmızı bayraqlar"ı axtararaq problemlərinizi erkən aşkar etməyə çalışın:

• Tapşırıqlar birikib, heç vaxt bitmir. Komandanız həmişə məşğul olsa yaxşıdır, deyək ki. Lakin tamamlanmamış tapşırıqların sayı müəyyən bir kritik nöqtəyə çatır və yalnız getdikcə pisləşirsə? Bəlkə də bir şeylər yanlış gedir.
• Son tarixlər sadəcə anlayışlardır. Hər hansı bir çətin həftə zamanı bir neçə son tarixdən qaçmaq tamamilə normaldır, amma bu adi hala gəlibsə? Bunu araşdırmağa dəyər.
• Resursların tükənməsi. Böyük bizneslər yaxşı maliyyə və yaxşı insanlar tərəfindən tutulur. Əgər hər ikisi də tükənməyə başlayırsa – bu narahatlıq doğurur.
• Aşağı motivasiya. Əgər komandanızın morali çox aşağıdırsa – bir şeylər düz getmir.
• Yüksək keyfiyyətli nəticələrin olmaması. Çox aydın bir məsələ.
• Yaxşı kommunikasiya yoxdur. Böyük şirkətlərdə "sistemdən çıxan" çox sayda insan var və onlar yalnız maaş alır, amma çox iş görmürlər. Bu tanış gəlir? Həmçinin, bu o deməkdir ki, komandalar düzgün ünsiyyət qurmurlar, halbuki hər hansı uğurlu layihə üçün bu vacibdir.

Netflix bəzən milyardlarla dollar zərərlərini də qarşılayır, amma məlumat toplama məsələsində çox bacarıqlıdırlar. Onların iş axışlarının hər bir addımı yaxından izlənir və hər bir geribildirim analiz edilərək tətbiq olunur. Hər hansı bir problem ortaya çıxdığı anda isə dərhal aradan qaldırılır.

Necə edirlər? Adı "Kaos Mühəndisliyi" olan bir şeylə. Həqiqətən də cəsur səslənir, deyilmi? Bu metod iş axışına müxtəlif "pozuntular"ın əvvəlcədən tətbiq olunmasını nəzərdə tutur ki, bu da real təhdidlər gəldikdə "dayanıqlılıq" yaratmağa kömək edir. Hər hansı bir korporativ immunitet sistemi kimi, desək?

Potensial həllər

Bütün problemlər nəhayət aşkar edildikdə, bir şey qalır – onları həll etmək. Məsələni tez bir zamanda həll edib, onun bir daha təkrarlanmaması üçün tədbir görməkdə bir ümid var – buna mümkün qədər sadiq qalmağa çalışın.

Qısa müddətli həllər:

• Resursların bölüşdürülməsi. Bir tapşırıqda iki çox yorğun menecer işləyir, digərində isə on. Nə etməli olduğunuzu bilirsiniz – hər şeyi bir az balanslaşdırın.
• Müvəqqəti qısa yol tapın. Bəzi şeylər dərhal gözlənildiyi kimi işləməyə bilər, amma ilkin formulaya kiçik, amma arzuolunmaz dəyişikliklər edilərək işləyə bilər. Bir müddət bununla davam edin; əgər işləyirsə, işləyir. Daha az təcili olan vaxtlarda geri dönüb düzəldə bilərsiniz.
• Tez bacarıq yüksəlişi. Əgər işçiləriniz müəyyən bacarıqlardan məhrumdursa, onları tez bir kursa göndərmək istəyə bilərsiniz. Bu tam bir diplom deyil, amma mövcud şəraitdə kifayətdir.
• Hədəflənmiş avtomatlaşdırma. Bəzi proseslər komandanızın çox vaxtını alırsa – onları avtomatlaşdırmaq təzyiqi azalda bilər. Bu, nəticənin keyfiyyətinə təsir edə bilər, bəli, amma həm də sizə çox lazım olan rahatlıq verə bilər.
• Əlaqə üzərində iş. Bəzən sadəcə bir, ürəkdən edilən söhbət lazımdır. Əvvəlcə baş vermədiyi faktı daha dərindən problemləri göstərir, amma bu, bir başlanğıcdır.

Uzun müddətli həllər:

• Pipeline yenidən qurulması. Əgər bir şey işləmirsə – onu sökün və daha yaxşısını onun üzərində qurun.
• Komandanın bacarıqlarına sərmayə qoyun. Şirkət səviyyəsində təhsil kursları, həmkarlarınızı daha ağıllı və səmərəli etmək üçün. Biliklərə sərmayə qoymaq həmişə fayda verir.
• Vuruş stansiyalarınızı yeniləyin. Yeni kompüterlər, planşetlər və ya hətta yeni və daha yaxşı versiyada Layihə İdarəetmə Proqramı şübhəsiz bahalıdır, amma fərq yaratmaq olar. Taskee isə pulsuzdur, amma eyni dərəcədə səmərəlidir – sadəcə deyirəm.
• Dərin avtomatlaşdırma. Xüsusilə yorucu olan və minimal insan müdaxiləsi tələb edən prosesləri tapın və onları avtomatlaşdırın. Anbarın idarə edilməsi, sifarişlərin işlənməsi – bunlar kimi şeylər.
• Strategiya planlaşdırılması. Potensial maneələri və ümumi ehtiyacları qabaqcadan planlaşdırın. Əksər dünya problemlərinə qarşı immunitet təmin edir.

Əlaqədar məqalələr:

Proses təkmilləşdirməsi ilə bağlı fikirlər üçün Hibrid layihə idarəçiliyi: Agile və Waterfall metodlarını birləşdirərək balanslı yanaşma məqaləsini oxuyun. 

Komanda səmərəliliyini artırmaq üçün Kanban lövhəsi nədir? İş axınlarını vizuallaşdırmaq və idarə etmək üçün bələdçi məqaləsini oxuyun. 

Resurs idarəetməsi ilə bağlı daha ətraflı məlumat üçün Resurs idarəetməsi prosesi: Effektiv planlaşdırma ilə layihənizin uğurunu dəyişdirin məqaləsini oxuyun.

Nəticə 

İş axını bottleneck-lərini başa düşmək və həll etmək, effektiv əməliyyatları saxlamaq üçün çox vacibdir. Doğru alətlərin, proseslərin və təcrübələrin birləşməsi ilə komandalar bottleneck-ləri aşkarlayıb, layihənin uğuruna təsir etmədən onları həll edə bilərlər. Əsas məsələ proses təkmilləşdirməsinə proaktiv yanaşmanı qorumaq və davamlı optimallaşdırma mədəniyyəti yaratmaqdır.

Tövsiyə olunan oxuma

"Theory of Constraints"

Modern iş mühitlərində əməliyyat bottleneck-lərini başa düşmək və həll etmək üçün ətraflı bələdçi.

Amazon-da

"Lean Process Improvement"

Axınları təkmilləşdirmək və tullantıları aradan qaldırmaq üçün sistematik yanaşmalar.

Amazon-da

"The Phoenix Project"

IT əməliyyatlarında bottleneck idarəetməsinin real dünyada tətbiqləri ilə praktiki iş nümunələri.

Amazon-da