দলে ওভারল্যাপিং ভূমিকা ব্যবস্থাপনা

মূল ধারণাসমূহ

ভূমিকা

সমস্যার মূল প্রায়ই অস্পষ্ট দায়িত্বের সীমানায় নিহিত। এটি বিশেষত আন্তঃবিষয়ক প্রকল্পগুলোতে প্রভাব ফেলে, যেখানে একজন মার্কেটিং বিশেষজ্ঞকে ডেভেলপারদের সাথে এবং একজন ডিজাইনারকে বিশ্লেষকদের সাথে যোগাযোগ করতে হয়। এই ধরনের পরিস্থিতিতে প্রাকৃতিকভাবে "ধূসর অঞ্চল" তৈরি হয় যেখানে ঠিক কার সিদ্ধান্ত নেওয়া উচিত তা অস্পষ্ট।

আরেকটি কারণ — ভূমিকার বিবর্তন। এক বছর আগে যা একচেটিয়াভাবে একজন বিশেষজ্ঞের কাজ ছিল, আজ তার জন্য কয়েকজন বিশেষজ্ঞের অংশগ্রহণের প্রয়োজন হতে পারে। প্রযুক্তি পরিবর্তিত হয়, প্রক্রিয়াগুলো জটিল হয়ে ওঠে এবং স্পষ্ট সীমানা ঝাপসা হয়ে যায়।

তৃতীয় কারণ — স্বাধীনতার আকাঙ্ক্ষা। অনেক অভিজ্ঞ কর্মচারী অন্যদের ভুলের কারণে প্রকল্পের ব্যর্থতার ঝুঁকি নেওয়ার পরিবর্তে "নিরাপদ খেলা" এবং দায়িত্ব নিজেদের কাঁধে নিতে পছন্দ করেন। এই ধরনের পদ্ধতি বোধগম্য, কিন্তু দলের স্কেলে প্রচেষ্টার দ্বিত্বের দিকে নিয়ে যায়।

অনিশ্চয়তার মূল্য:

• কাজের দ্বিত্ব — এটি দলের অনুপ্রেরণার জন্য একটি গুরুতর আঘাত। কল্পনা করুন একজন ডেভেলপার যিনি একটি অ্যালগরিদম অপ্টিমাইজেশনের জন্য এক সপ্তাহ ব্যয় করেছেন, তিনি যখন জানতে পারেন যে একজন সহকর্মী ইতিমধ্যে অনুরূপ কাজ সমাধান করেছেন তখন তিনি কেমন অনুভব করেন।
• উপরন্তু, ওভারল্যাপিং দায়িত্বগুলো দ্বন্দ্বের জন্য উর্বর ক্ষেত্র তৈরি করে। যখন দুজন ব্যক্তি নিজেদের একই এলাকার জন্য দায়ী মনে করেন, তখন অবশ্যম্ভাবীভাবে পদ্ধতি, অগ্রাধিকার এবং কাজের পদ্ধতিতে মতবিরোধ দেখা দেয়।

এই নিবন্ধে আমরা উপরে উল্লিখিত সমস্যাগুলো এড়ানোর উপায় পরীক্ষা করব এবং আপনাদের তাদের সমাধানের পদ্ধতি দেখাব।

বাস্তবতার ম্যাপিং

যেকোনো টুল বাস্তবায়নের আগে, বর্তমান পরিস্থিতি বুঝতে হবে।

• দলের সাথে একটি সহজ অনুশীলন পরিচালনা করুন: প্রত্যেকে তাদের প্রধান দায়িত্বগুলো বেনামে বর্ণনা করুক। তারপর ফলাফল তুলনা করুন। সাধারণত ছবিটি বেশ রঙিন হয়ে ওঠে — একই কাজগুলো ৩-৪ জন উল্লেখ করেন, এবং কিছু গুরুত্বপূর্ণ কার্যাবলী কেউ উল্লেখ করেন না।
• পরবর্তী ধাপ — বেদনাদায়ক পয়েন্টগুলো চিহ্নিতকরণ। দলকে গত মাসের এমন পরিস্থিতির কথা মনে করতে বলুন যখন দায়িত্ব নিয়ে বিভ্রান্তি সৃষ্টি হয়েছিল। এই ধরনের ঘটনা প্রত্যাশিত থেকে বেশি হলে অবাক হবেন না।

RACI ম্যাট্রিক্স

এই সহজ টেবিলটি প্রতিটি প্রক্রিয়ায় সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের ভূমিকা স্পষ্টভাবে নির্ধারণ করতে সাহায্য করে। তবে এর কার্যকারিতা সঠিক প্রয়োগের উপর নির্ভর করে।

RACI এর অর্থ:

• Responsible (নির্বাহী) — যিনি শারীরিকভাবে কাজ সম্পাদন করেন। এখানে একাধিক ব্যক্তি থাকতে পারে।
• Accountable (দায়বদ্ধ) — যিনি ফলাফলের জন্য দায়ী এবং মূল সিদ্ধান্ত গ্রহণ করেন। গুরুত্বপূর্ণ: প্রতিটি কাজের জন্য শুধুমাত্র একজন এমন ব্যক্তি থাকা উচিত।
• Consulted (পরামর্শদাতা) — যাদের মতামত বিবেচনা করা প্রয়োজন। সাধারণত সংশ্লিষ্ট ক্ষেত্রের বিশেষজ্ঞরা।
• Informed (অবহিত) — যাদের অবগত রাখতে হবে, কিন্তু সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য তাদের মতামতের প্রয়োজন নেই।

ব্যবহারিক পরামর্শ: একটি নির্দিষ্ট প্রক্রিয়ার জন্য RACI ম্যাট্রিক্স তৈরি করে শুরু করুন। উদাহরণস্বরূপ, নতুন কর্মচারী নিয়োগের প্রক্রিয়া বা নতুন পণ্য বৈশিষ্ট্য চালু করার জন্য। দল যখন একটি সহজ উদাহরণে নীতি আয়ত্ত করবে, তখন প্রয়োগ সম্প্রসারিত করা যায়।

ব্যবহারিক উদাহরণ: পণ্যে নতুন বৈশিষ্ট্য চালু করার সময় নির্বাহী ডেভেলপার, দায়বদ্ধ — প্রোডাক্ট ম্যানেজার, পরামর্শদাতা — ডিজাইনার ও বিশ্লেষক, এবং অবহিত — ব্যবস্থাপনা ও সহায়তা সেবা হতে পারে।

গুরুত্বপূর্ণ বিষয়: প্রতিটি কাজের কেবলমাত্র একজন Accountable থাকা উচিত। যদি দুজন দায়ী থাকে, তার মানে আদৌ কোনো দায়ী নেই।

সাপ্তাহিক সিঙ্ক্রোনাইজেশন

নিয়মিত দলীয় সভা — একটি প্রক্রিয়া যার প্রয়োজনীয়তা অস্বীকার করা যায় না। এখানে ফরম্যাট গুরুত্বপূর্ণ। ক্লাসিক স্ট্যান্ডআপগুলো প্রায়ই বিস্তারিত বিষয়ের অসীম আলোচনায় পরিণত হয়।

কার্যকর সাপ্তাহিক সিঙ্ক্রোনাইজেশন ফরম্যাট:

• আমি কী পরিকল্পনা করছি (প্রতি ব্যক্তির জন্য ৩ মিনিট): সপ্তাহের মূল কাজগুলোর সংক্ষিপ্ত পর্যালোচনা।
• কোথায় সাহায্য প্রয়োজন (প্রতি ব্যক্তির জন্য ২ মিনিট): সহায়তা বা পরামর্শের জন্য নির্দিষ্ট অনুরোধ।
• সম্ভাব্য ছেদ (সবার জন্য ৫ মিনিট): সহকর্মীদের কাজকে প্রভাবিত করতে পারে এমন কাজের আলোচনা।

এই ধরনের ফরম্যাট ১৫-২০ মিনিট সময় নেয়, কিন্তু ঘণ্টার পর ঘণ্টা দ্বিগুণ কাজ সাশ্রয় করে।

দক্ষতার ম্যাট্রিক্স

প্রতিটি দলে অনানুষ্ঠানিক বিশেষজ্ঞ রয়েছেন — যারা নির্দিষ্ট বিষয়ে পরামর্শের জন্য যোগাযোগ করা হয়। এই বিশেষজ্ঞতাকে আনুষ্ঠানিক করুন। "দক্ষতা ম্যাট্রিক্স" তৈরি করুন - একটি নথি যেখানে স্পষ্টভাবে বর্ণনা করা আছে কে কোন ক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞ, কে ব্যাকআপ হতে পারে, এবং কে শুধু বিষয় অধ্যয়ন করছে।

প্রতিটি দলে অনানুষ্ঠানিক বিশেষজ্ঞ রয়েছেন — যারা নির্দিষ্ট বিষয়ে পরামর্শের জন্য যোগাযোগ করা হয়। এই বিশেষজ্ঞতাকে আনুষ্ঠানিক করুন।

• বিশেষজ্ঞ — চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত নেন, সহকর্মীদের পরামর্শ দেন, দলে দক্ষতা উন্নয়নের জন্য দায়ী।
• অনুশীলনকারী — স্বাধীনভাবে মানক কাজ সমাধান করেন, বিশেষজ্ঞকে ব্যাকআপ করতে পারেন।
• নবীন — ক্ষেত্র অধ্যয়ন করেন, বিশেষজ্ঞ বা অনুশীলনকারীর নির্দেশনায় কাজ করেন।

এই ধরনের ম্যাট্রিক্স প্রশ্ন নিয়ে কার কাছে যেতে হবে এবং বিতর্কিত পরিস্থিতিতে কার সিদ্ধান্ত নেওয়া উচিত তা দ্রুত বুঝতে সাহায্য করে।

গুরুত্বপূর্ণ: একজন ব্যক্তি একটি ক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞ এবং অন্য ক্ষেত্রে নবীন হতে পারেন। এটি স্বাভাবিক এবং উন্নয়নের জন্য এমনকি সহায়ক।

প্রক্রিয়ার স্বচ্ছতা

সঠিকভাবে কনফিগার করা প্রকল্প ব্যবস্থাপনা সরঞ্জামগুলো বিশৃঙ্খলার বিরুদ্ধে লড়াইয়ে শক্তিশালী মিত্র হতে পারে। গুরুত্বপূর্ণ নীতিগুলো:

• একক তথ্য স্থান: সমস্ত কাজ, তাদের অবস্থা এবং নির্বাহকারীরা এক জায়গায় দৃশ্যমান হওয়া উচিত।
• লোডের স্বচ্ছতা: প্রত্যেকের সহকর্মীরা কী নিয়ে ব্যস্ত এবং কতটা লোড রয়েছে তা দেখতে সক্ষম হওয়া উচিত।
• স্বয়ংক্রিয় বিজ্ঞপ্তি: সিস্টেমের কাজের পরিবর্তন সম্পর্কে আগ্রহী ব্যক্তিদের নিজেই অবহিত করা উচিত।
• জটিল সিস্টেমের পেছনে ছুটবেন না। কখনো কখনো Google Sheets-এ একটি সাধারণ টেবিল একটি অত্যাধুনিক CRM সিস্টেমের চেয়ে ভাল কাজ করে যা দলের অর্ধেক সদস্য ব্যবহার করতে জানে না।

সবচেয়ে নিখুঁত প্রক্রিয়াও অকেজো যদি দলে সমস্যার খোলামেলা আলোচনার সংস্কৃতি না থাকে। মানুষদের তাদের দায়িত্বে অনিশ্চয়তা স্বীকার করতে স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করা উচিত।

আরও পড়ুন:

২০২৫ সালে প্রকল্প ব্যবস্থাপনার অ্যাজাইল পদ্ধতি দিয়ে নমনীয় প্রকল্প ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি অধ্যয়ন করুন।

কীভাবে একটি কাঠামোগত প্রক্রিয়া কার্যকারিতা বৃদ্ধি করতে পারে তা প্রকল্প ব্যবস্থাপনা কর্মপ্রবাহ: প্রকল্প সাফল্যের অনুকূলকরণের ধাপসমূহ নিবন্ধ থেকে জানুন।

দূরবর্তী কাজের জন্য দল সংগঠন নিবন্ধের সাহায্যে সঠিক কাঠামো এবং পরীক্ষিত প্রক্রিয়া সহ একটি দল তৈরি করুন।

উপসংহার

দল বৃদ্ধি এবং প্রকল্পের জটিলতার সাথে সাথে দায়িত্বের ক্ষেত্রগুলো নিয়মিত পর্যালোচনা এবং সমন্বয় প্রক্রিয়াগুলো উন্নত করা প্রয়োজন হবে।

মূল বিষয় — মনে রাখা যে লক্ষ্য একটি নিখুঁত সিস্টেম তৈরি করা নয় যেখানে একটি ছেদও নেই। লক্ষ্য হল সমস্ত ছেদ যেন সচেতন, পরিচালনাযোগ্য এবং সাধারণ ফলাফল অর্জনের দিকে নিদের্শিত হয়।

আমরা পড়ার পরামর্শ দিই

"The Five Dysfunctions of a Team: A Leadership Fable"

দলের কার্যকারিতার প্রধান বাধাগুলো চিহ্নিত করে এবং বিশ্বাস, স্বচ্ছতাএবং জবাবদিহিতা গড়ে তোলার জন্য কৌশল প্রস্তাব করে।

Amazon এ

"Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity"

কীভাবে সৎ যোগাযোগ এবং স্পষ্ট প্রত্যাশা দলগুলোকে ভূমিকার বিভ্রান্তি এড়াতে এবং সহযোগিতা উন্নত করতে সাহায্য করে তা শেখায়।

Amazon এ

"Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter"

স্পষ্ট ভূমিকা বিতরণ এবং যৌথ দায়বদ্ধতার মাধ্যমে দলগুলোকে শক্তিশালী করে এমন নেতৃত্বের পদ্ধতিগুলো অনুসন্ধান করে।

Amazon এ