El problema de las responsabilidades superpuestas se vuelve particularmente agudo a medida que crece la organización. Tales situaciones, donde dos personas trabajan paralelamente en una misma tarea, parecen anecdóticas, pero en realidad reflejan uno de los principales problemas de los equipos modernos: la difusión de las zonas de responsabilidad. Hablemos de esto con más detalle.
Las superposiciones surgen debido a roles poco claros y búsqueda de autonomía
Para gestionar las responsabilidades se necesitan RACI, sincronizaciones y matriz de competencias
Es importante hacer las intersecciones conscientes y gestionables, no eliminarlas completamente
La raíz del problema a menudo radica en límites de responsabilidad poco claros. Esto es especialmente cierto para proyectos interdisciplinarios, donde un especialista en marketing necesita interactuar con desarrolladores, y un diseñador con analistas. En tales condiciones, surgen naturalmente "zonas grises" donde no está claro quién exactamente debe tomar las decisiones.
Otra razón es la evolución de los roles. Lo que hace un año era exclusivamente la tarea de un especialista, hoy puede requerir la participación de varios expertos. Las tecnologías cambian, los procesos se complican y los límites claros se difuminan.
El tercer factor es la búsqueda de autonomía. Muchos empleados experimentados prefieren "asegurarse" y tomar la responsabilidad sobre sí mismos, en lugar de arriesgarse al fracaso del proyecto debido a errores ajenos. Tal enfoque es comprensible, pero a escala del equipo lleva a la duplicación de esfuerzos.
El costo de la incertidumbre:
En este artículo examinaremos cómo evitar los problemas mencionados y les mostraremos métodos para resolverlos.
Antes de implementar cualquier herramienta, es necesario entender la situación actual.
Esta tabla simple ayuda a definir claramente el rol de todos los participantes en cada proceso. Pero su efectividad depende de la aplicación correcta.
RACI significa:
Consejo práctico: comiencen creando una matriz RACI para un proceso específico. Por ejemplo, para el proceso de contratación de un nuevo empleado o lanzamiento de una nueva función del producto. Cuando el equipo domine el principio con un ejemplo simple, pueden expandir la aplicación.
Ejemplo práctico: al lanzar una nueva función en el producto, el ejecutor puede ser el desarrollador, el responsable — el product manager, los consultados — el diseñador y analista, y los informados — la dirección y el servicio de soporte.
Matiz importante: cada tarea debe tener solo un Accountable. Si hay dos responsables, significa que no hay responsable en absoluto.
Las reuniones regulares del equipo son un mecanismo cuya necesidad no se puede negar. Aquí es importante el formato. Las reuniones clásicas a menudo se convierten en discusiones interminables de detalles.
Formato efectivo de sincronización semanal:
Tal formato toma 15-20 minutos, pero ahorra horas de trabajo duplicado.
En cada equipo hay expertos informales — personas a quienes acuden por consejo sobre temas específicos. Hagan esta experticia formal. Creen una "matriz de competencias" - documento donde se describe claramente quién es experto en qué áreas, quién puede cubrir, y quién solo está estudiando el tema.
En cada equipo hay expertos informales — personas a quienes acuden por consejo sobre temas específicos. Hagan esta experticia formal.
Tal matriz ayuda a entender rápidamente a quién acudir con preguntas y quién debe tomar decisiones en situaciones controversiales.
Importante: una persona puede ser experta en un área y principiante en otra. Esto es normal e incluso útil para el desarrollo.
Las herramientas de gestión de proyectos configuradas correctamente pueden convertirse en un poderoso aliado en la lucha contra el caos. Principios importantes:
Los procesos más perfectos son inútiles si en el equipo no hay cultura de discusión abierta de problemas. Las personas deben sentirse cómodas reconociendo la incertidumbre en sus responsabilidades.
| Plazo |
Acciones |
|
Semana 1-2 |
Auditoría de la situación actual. Recojan retroalimentación del equipo sobre zonas problemáticas. |
|
Semana 3-4 |
Creen matriz RACI para 2-3 procesos más problemáticos. Discutan y acuerden con el equipo. |
|
Semana 5-8 |
Implementen sincronizaciones semanales. Den tiempo al nuevo formato para establecerse. |
|
Semana 9-12 |
Desarrollen matriz de competencias. Esta es una tarea más compleja que requiere conversaciones individuales con cada participante del equipo. |
| Mes 4 y más |
Revisen y corrijan regularmente todas las herramientas creadas. |
Au début du XXe siècle, Henry Ford a révolutionné la production en implémentant la chaîne d'assemblage. Pour le fonctionnement efficace de la chaîne, une coordination précise et une répartition claire des responsabilités étaient nécessaires — chaque ouvrier répondait d'une étape spécifique de production, ce qui réduisait la confusion et augmentait la vitesse de production d'automobiles.
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À mesure que l'équipe grandit et que les projets se compliquent, il sera nécessaire de réviser régulièrement les zones de responsabilité et de perfectionner les processus de coordination.
L'essentiel est de se rappeler que l'objectif n'est pas de créer un système parfait sans une seule intersection. L'objectif est que toutes les intersections soient conscientes, gérables et dirigées vers l'atteinte du résultat commun.
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Sur AmazonA principios del siglo XX, Henry Ford revolucionó la producción al implementar la línea de ensamblaje. Para el funcionamiento efectivo de la línea se requería coordinación precisa y distribución clara de responsabilidades — cada trabajador respondía por una etapa específica de producción, lo que reducía la confusión y aumentaba la velocidad de producción de automóviles.
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A medida que crece el equipo y se complican los proyectos, será necesario revisar regularmente las zonas de responsabilidad y perfeccionar los procesos de coordinación.
Lo principal es recordar que el objetivo no es crear un sistema perfecto sin una sola intersección. El objetivo es que todas las intersecciones sean conscientes, gestionables y dirigidas al logro del resultado común.
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