チーム内の重複する役割の管理

主要なアイデア

序文

問題の根源は、しばしば曖昧な責任境界にあります。これは特に学際的プロジェクトに影響し、マーケティング専門家が開発者と、デザイナーがアナリストと相互作用する必要があります。このような条件下では、誰が正確に決定を下すべきかが不明確な「グレーゾーン」が自然に現れます。

もう一つの理由 — 役割の進化。一年前は専門家一人の専任業務だったものが、今日では複数の専門家の参加を必要とする場合があります。技術は変化し、プロセスは複雑化し、明確な境界は曖昧になります。

第三の要因 — 独立への願望。多くの経験豊富な従業員は、他人のミスによってプロジェクトが失敗するリスクを冒すよりも、「安全にプレイ」して責任を自分で引き受けることを好みます。このようなアプローチは理解できますが、チームスケールでは努力の重複につながります。

不確実性のコスト：

• 作業の重複 — これはチームのモチベーションに対する深刻な打撃です。アルゴリズムの最適化に一週間を費やした開発者が、同僚が既に類似のタスクを解決していたことを知った時の気持ちを想像してください。
• さらに、重複する責任は対立のための肥沃な土壌を作り出します。二人が同じ領域に対して責任があると考える時、アプローチ、優先順位、作業方法において避けられない意見の相違が生じます。

この記事では、上記の問題を回避する方法を検討し、それらを解決する方法をお見せします。

現実のマッピング

任意のツールを実装する前に、現在の状況を理解する必要があります。

• チームと簡単な演習を行ってください：各人が自分の主な責任を匿名で記述するようにしてください。その後、結果を比較してください。通常、画像はかなりカラフルになります — 同じタスクを3-4人が言及し、一部の重要な機能は誰も言及しません。
• 次のステップ — 痛点の特定。チームに先月の責任について混乱が生じた状況を思い出してもらってください。そのようなケースが予想より多くても驚かないでください。

RACIマトリックス

この簡単な表は、各プロセスにおけるすべての参加者の役割を明確に定義するのに役立ちます。しかし、その効果は正しい適用に依存します。

RACIは以下を意味します：

• Responsible（実行者） — 物理的に作業を実行する人。ここに複数の人がいることができます。
• Accountable（責任者） — 結果に責任を持ち、重要な決定を下す人。極めて重要：各タスクに対してそのような人は一人だけであるべきです。
• Consulted（相談者） — 意見を考慮する必要がある人々。通常は隣接分野の専門家。
• Informed（情報提供者） — 情報を提供し続ける必要があるが、決定に意見は必要ない人々。

実用的なアドバイス：一つの具体的なプロセスに対してRACIマトリックスを作成することから始めてください。例えば、新しい従業員の採用プロセスや新しい製品機能のローンチのために。チームが簡単な例で原理を習得したら、適用を拡張できます。

実用的な例：製品の新機能ローンチにおいて、実行者は開発者、責任者はプロダクトマネージャー、相談者はデザイナーとアナリスト、情報提供者は経営陣とサポートサービスになることができます。

重要なニュアンス：各タスクには一人のAccountableのみがいるべきです。二人の責任者がいる場合、それは責任者が全くいないことを意味します。

週次同期化

定期的なチームミーティング — その必要性を否定できないメカニズム。ここでは形式が重要です。古典的なスタンドアップは、しばしば詳細の無限の議論に変わります。

効果的な週次同期化形式：

• 計画していること（一人当たり3分）：週の主要タスクの簡潔な概要。
• 助けが必要な場所（一人当たり2分）：サポートまたは相談の具体的なリクエスト。
• 潜在的な交差点（全員で5分）：同僚の作業に影響を与える可能性のあるタスクの議論。

このような形式は15-20分かかりますが、重複作業の時間を節約します。

能力マトリックス

各チームには非公式の専門家がいます — 特定のトピックについてアドバイスを求めて連絡される人々。この専門知識を公式にしてください。誰がどの分野の専門家で、誰がバックアップになれ、誰がただトピックを勉強しているかを明確に記述した「能力マトリックス」を作成してください。

各チームには非公式の専門家がいます — 特定のトピックについてアドバイスを求めて連絡される人々。この専門知識を公式にしてください。

• 専門家 — 最終決定を下し、同僚にアドバイスし、チームの能力開発に責任を持ちます。
• 実践者 — 標準的なタスクを独立して解決し、専門家をバックアップできます。
• 初心者 — 分野を学習し、専門家または実践者の指導の下で作業します。

このようなマトリックスは、質問について誰に連絡し、論争の状況で誰が決定を下すべきかを迅速に理解するのに役立ちます。

重要：一人が一つの分野で専門家で、別の分野では初心者になることができます。これは正常で、開発にとって有益でさえあります。

プロセスの透明性

適切に設定されたプロジェクト管理ツールは、混乱との戦いにおける強力な味方になることができます。重要な原則：

• 統一された情報空間：すべてのタスク、その状態、実行者が一箇所で見えるべきです。
• 負荷の透明性：誰もが同僚が何に忙しく、どれだけ負荷があるかを見るべきです。
• 自動通知：システムは、タスクの変更について関係者に自動的に通知するべきです。
• 複雑なシステムを追いかけないでください。時には、Google Sheetsの簡単なテーブルが、チームの半分が使い方を知らない洗練されたCRMシステムよりもよく機能します。

最も完璧なプロセスでも、チームに問題のオープンな議論の文化がなければ無用です。人々は自分の責任の不確実性を認めることに快適さを感じるべきです。

関連記事も読む：

2025年のプロジェクト管理へのアジャイルアプローチで柔軟なプロジェクト管理方法を学習してください。

構造化されたプロセスが効率をどのように向上させることができるかをプロジェクト管理ワークフロー：プロジェクト成功を最適化するためのステップの記事から学んでください。

リモートワークのためのチーム組織についての記事の助けを借りて、適切な構造と確立されたプロセスでチームを作成してください。

結論

チームが成長し、プロジェクトが複雑化するにつれて、責任領域を定期的に見直し、調整プロセスを改善し続ける必要があります。

主要なこと — 目標は一つの交差点もない完璧なシステムを作ることではないことを覚えておいてください。目標は、すべての交差点が意識的で、管理可能で、共通の結果達成に向けられていることです。

読むことをお勧めします

"The Five Dysfunctions of a Team: A Leadership Fable"

チーム効果の主な障害を特定し、信頼、明確性、説明責任を構築するための戦略を提案します。

Amazonで

"Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity"

正直なコミュニケーションと明確な期待がチームが役割の混乱を避け、協力を改善するのにどのように役立つかを教えます。

Amazonで

"Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter"

明確な役割分担と共有責任を通じてチームを強化するリーダーシップ方法を探求します。

Amazonで