Как эффективно сотрудничать с удаленными командами: инструменты и советы

Ключевые идеи

Стратегия успешной коммуникации

На первый взгляд может показаться, что нет ничего проще, чем построить внутри команды доверительные отношения. Но так ли это на самом деле? Конечно же, нет! Четкая коммуникация – ключ к успешному сотрудничеству внутри команды. Но очень важно понимать какие каналы для этого использовать.

Ниже приведен график, который показывает какие каналы используются чаще всего:

Инструменты коммуникации

Так как же выбрать правильные инструменты коммуникации для максимального эффекта? Нужно учесть абсолютно все потребности сотрудников. Звучит не очень просто, но, чтобы облегчить вам задачу, мы привели инструменты для удаленного сотрудничества:

Управление проектами:

• Очень важно назначать задачи четко и понятно. Сотрудникам нужно укладываться в дедлайны.
• Помогите своей команде эффективно распределять рабочее время с помощью графика выполнения задач. Это поможет им быть более продуктивными.
• Проверка прогресса даст вам возможность следить за выполнением плана, а самое главное-контролировать его.
• Ни в коем случае не допускайте переутомления сотрудников, для этого эффективно распределяйте ресурсы. Это повысит личную и общую продуктивность в команде
• Распределите задачи по приоритетам— так вы дадите понять сотрудникам, что нужно сделать сию минуту, а что может подождать.

Общение:

• Что самое важное в эффективном сотрудничестве? Конечно же, доверие! В этом вам поможет такой простой инструмент, как видеозвонки. Они поднимают командный дух и очень сближают.
• Все мы знаем, как важно быстро поделиться мыслями с другими, пока они не потерялись. Для этого нам в помощь чаты в мессенджерах. Они позволят сразу сообщать об идеях в самый момент их появления.
• Не менее важно для продуктивной коммуникации управление электронной почтой. Распределите письма по категориям и темам, чтобы команда знала, что в приоритете.

Документация:

• Очень важно создать базу знаний, к которой сотрудники могут обратиться в любой момент. Особенно это полезно, если вы обучаете новых кандидатов.
• Обеспечьте сотрудникам прозрачность рабочих процессов с помощью ведения документации. Это обезопасит как их, так и вас.
• К сожалению, мы не всегда способны контролировать свою память и хранить в ней все, что нам кажется важным. Поэтому фиксировать (на бумаге или в заметках телефона) важные моменты во время созвонов обязательно.
• Если вам удается отслеживать, какие решения работают хорошо, а какие — не очень, это большое преимущество для вашей компании. Рекомендуем вести журнал решений, чтобы записывать действия команды и в любой момент их проанализировать.

Доверие сотрудников

Говорить о важности эффективного общения сотрудников можно сколько угодно, но оно точно не будет возможным без доверия внутри коллектива. Несомненно, построить такие отношения на удаленке гораздо сложнее, чем в офисе, но, тем не менее, очень даже возможно.

Ниже мы привели несколько способов, как вы можете повысить этот фактор в вашей команде:

• Так называемые виртуальные кофе-брейки не только помогут укрепить командный дух сотрудников, но и повысят продуктивность компании. 
• Поверьте, каждому сотруднику невероятно важно знать ценность своей работы внутри компании. Выделяйте время на то, чтобы обсудить их достижения и карьерные возможности.
• Если у каждого в команде есть возможность поделиться мнением и быть при этом услышанным, то они будут более открытыми, смогут делиться идеями, а не таить их внутри себя.
• Что любят взрослые и дети? Конечно же, веселье. Устройте онлайн-игры для сотрудников. Зачастую это не требует значительного количества времени, но создает отличное настроение и ощущение праздника для всех участников.
• Если в команде есть сотрудники, которым ближе культура, отличающаяся от вашей, обязательно поддерживайте и уважайте их выбор. Устраивайте культурные празднования. Это повысит значимость сотрудника.

Культура удаленной команды

Согласитесь, каждому будет приятно, когда замечают и выделяют их достижения. В такие моменты мы ощущаем свою ценность. Поэтому одним из ключевых факторов взаимоотношений в вашей команде является построение культуры внутри нее.

Стратегии построения культуры:

• Празднуйте достижения! Даже небольшие. Это повысит командный дух и желание достигать новых высот. Разве не этого мы добиваемся?
• Ученье – свет. Приобретение новых навыков не только повысит рабочую эффективность команды, но и сблизит сотрудников. Поэтому не забывайте проводить обучающие программы для команды.
• Публичная благодарность. Что может быть приятнее, чем когда тебя похвалили? Правильно! Когда тебя похвалили публично. Используйте эту практику. Так вы повысите мотивацию всем сотрудникам. 
• Даже небольшие награды за достижения значительно повышают энтузиазм сотрудников. Поощряйте их усилия — это всегда положительно сказывается на мотивации и результатах.

Планирование

Чтобы встреча была более продуктивной, обязательно подготовьтесь к ней заранее. Ведь хорошо спланированный созвон — это уже половина успеха. Для вас это не займет много времени, а эффект от встречи будет гораздо выше.

Подготовка:

• Для всех будет лучше, если сотрудники смогут подготовиться к встрече заранее. Поэтому позаботьтесь о том, чтобы все участники получили материалы до начала встречи. Как минимум, это поможет сосредоточиться на ключевых моментах, а главное — вы сможете решить важные вопросы гораздо быстрее.
• Никому не хотелось бы, чтобы во время важных переговоров вылетал интернет, пропала связь или что-то еще. Поэтому обязательно заранее проконтролируйте исправность технического оборудования.
• В чем главное преимущество удаленной работы? Правильно: в том, что ты можешь находиться в любой части света. Но не забывайте, что в разных концах света и разное время. Поэтому обязательно учитывайте часовые пояса. Вряд ли кто-то хочет сидеть на созвоне в три часа ночи.

Проведение:

• Важно, чтобы все участники принимали активное участие в обсуждениях, предоставляя различные точки зрения. Для этого вы и выстраивали с ними доверительные отношения, не так ли?
• Сложно принять много информации на слух, поэтому обязательно возьмите на вооружение использование слайдов и графики. Это поможет удержать внимание команды на важных вещах.
• После окончания встречи у участников не должно быть вопросов по поводу того, что нужно делать и когда, поэтому постарайтесь давать четкие задачи. 
• Записи встреч очень важны, так как в любой момент вы можете освежить в памяти забытые моменты. А также те, кто отсутствовал на встрече, смогут оставаться в курсе событий.

Читайте также:

Для понимания управления удаленной работой изучите статью о воркейшене: руководство по совмещению работы и путешествий. 

Чтобы повысить продуктивность, прочтите о повышении продуктивности с Kanban: советы по управлению задачами. 

Для лучшей организации проектов ознакомьтесь с программным обеспечением для управления проектами против Excel.

Заключение 

Успех в удаленном сотрудничестве достигается благодаря правильным инструментам с эффективными практиками. Использование таких платформ, как Taskee помогает командам преодолевать расстояние и эффективно работать вместе. Помните, что построение эффективного удаленного сотрудничества – это постоянный процесс, требующий регулярной оценки и корректировки.

Рекомендуемое чтение

"Remote Work Revolution"

Комплексное руководство по построению успешных удаленных команд.

На Amazon

"Virtual Culture"

Стратегии создания прочных связей в удаленных командах.

На Amazon

"Digital Body Language"

Понимание и улучшение удаленной коммуникации.

На Amazon