Выявление узких мест рабочих процессов

Ключевые идеи

Узкие места проекта простыми словами

Мечта каждого автолюбителя — мчаться по пустой дороге без пробок. Однако, в XXI веке большинство городов по-прежнему сильно зависят от автомобилей, и вам удастся разогнаться разве что на несколько секунд, прежде чем снова придется остановиться. Конечно, мы не поддерживаем нарушение правил. Это всего лишь метафора, чтобы показать, что с устранением «узких мест» процесс становится в 10 раз более продуктивным и приятным.

Исследование Formstack и Mantis Research показало, что организации могут терять до 1,3 миллиона долларов в год из-за неэффективных задач, которые перегружают сотрудников. Более того, более половины работников тратят не менее двух часов в день на рутинные задачи, что подчеркивает необходимость оптимизации процессов. 1,3 миллиона долларов — значительная сумма. Важно понимать, что все «узкие места» можно разделить на два типа: неэффективные процессы и неправильное распределение ресурсов. Иногда встречаются оба. Вот что вам нужно знать об этих типах:

Проблемы с процессами:

• Старые методы работы. Компания застряла в прошлом, хотя уже давно пора бы сменить подход.
• Лишние этапы. Если на каждом шаге продукта нужно пройти через 5 проверок и согласований, это замедляет выход на рынок.
• Куча согласований. Когда каждый шаг нужно согласовывать с сотней людей, это затягивает решение.
• Ручной ввод данных. Когда сотрудники вводят данные вручную, часто возникают ошибки, что тянет за собой еще больше работы.
• Неэффективные этапы. В процессе разработки есть шаги, которые не дают ничего полезного, но времени отнимают много.

Проблемы с ресурсами:

• Нехватка персонала. Когда не хватает рук, работу просто невозможно выполнить во время.
• Проблемы с оборудованием. Если у команды нет мощных компов для работы, тестирование идет медленно.
• Не хватает бюджета. Если на проект не хватает денег, приходится отказываться от многих необходимых функций. А это тормозит работу.
• Технические ограничения. Развитие проекта стопорится, если оборудование не поддерживает необходимые программы

Google, например, провел исследования и пришел к выводу, что если решать эти проблемы, то скорость выполнения проектов вырастет на 40%. При этом удовлетворенность команды — на 35%. 

Как обнаружить УМ?

Возьмем для примера Amazon. Когда они искали способы не попадать в подобные ситуации, использовали два основных инструмента: реальный мониторинг и прогнозную аналитику. То есть, смотрят, что происходит сейчас, и предсказывают, что может произойти. Это помогает быть на шаг впереди и вовремя скорректировать курс. Во время пандемии, например, они так быстро подстроили свои логистические процессы, что у них остается только поучиться.

Вот несколько сигналов, по которым можно понять, что пора что-то менять:

• Очереди задач растут, а работа стоит. Задач становится все больше, а процесс не меняется? Где-то явно ошибка.
• Сорванные дедлайны. Если постоянно не успевать в срок, значит, где-то явно косяк. Тут нужно пересматривать план.
• Заканчиваются ресурсы. Бюджет и сотрудники – это фундамент проекта. Если не хватает людей или денег — это уже повод задуматься.
• Команда недовольна. Если сотрудники начинают жаловаться, значит, дела в гору не идут. Срочно выясняйте причину и работайте над ней.
• Качество работы падает. Тут комментарии не нужны. Если что-то ухудшается, значит, вы действуете неправильно.
• Плохая коммуникация между отделами. Это самое важное. Если не налажена связь, то все остальное рушится. Команда должна быть как одно целое.

Еще для примера возьмем Netflix. Они собирают данные о каждом шаге работы. Следят за всеми показателями. Контролирует количество ресурсов. Слушают (и слышат!) мнение команды. Анализируют насколько критичны возникающие проблемы.

Такая педантичность (как многие подумают) сократила этой онлайн платформе задержки в контенте на 65%!

Исправление

Когда все проблемы найдены, нужно не дать им повлиять на процесс. Главное — найти баланс между быстрым решением проблемы и подстраховать себя на будущее. В общем, действуем быстро, но не забываем думать о долгосрочной перспективе.

Краткосрочные решения:

• Перераспределение ресурсов. Представь, на одном проекте не хватает людей, а на другом их слишком много. Что делать? Просто перераспределить их. Так задачи будут выполняться вовремя, и ресурсы станут сбалансированы.
• Временные обходные пути. Если какие-то факторы тормозят процесс, то не сидим сложа руки. Запускаем минимально рабочую версию, чтобы хоть как-то двигаться вперед, пока не починим все остальные процессы.
• Срочное обучение. Не хватает знаний у команды? Вариант только один: обучить их.
• Точечная автоматизация. Если какие-то задачи забирают кучу времени, автоматизируем их. Ничего глобального, просто упрощаем рутину, чтобы не тратить силы на мелочи.
• Поднимайте уровень коммуникации. Иногда нужно просто наладить нормальный контакт между всеми. Короткие собрания в помощь. Это позволит ускорить процесс принятия решений.

Долгосрочные решения:

• Обновление процессов. Если процессы неэффективны — меняем их. Это поможет в будущем избежать таких же проблем и сэкономит время.
• Обучение команды. Этот пункт полезен как в краткосрочных, так и в долгосрочных решений. Вкладывайтесь в обучение — это всегда стоит того.
• Обновление техники. Если оборудование или софт старые — обновляйте. Это повысит скорость и производительность.
• Комплексная автоматизация. Автоматизируйте все процессы, которые можно автоматизировать. Например, управление складом или обработку заказов. Это не только ускорит работу, но и снизит риски ошибок.
• Стратегическое планирование. Планируйте заранее, что и когда вам будет нужно. Это поможет избежать проблем с нехваткой материалов или специалистов в будущем.

Инженеры Spotify, например, снизили количество узких мест на 50%, предотвращая возможные проблемы заранее. 

Читайте также:

Для получения инсайтов по улучшению процессов, ознакомьтесь с гибридным управлением проектами: сочетание Agile и Waterfall для достижения успеха .

Чтобы повысить эффективность команды, посмотрите статью Что такое доска Kanban? Руководство по визуальному управлению рабочим процессом.

Для лучшего управления ресурсами прочитайте статью Процесс управления ресурсами: ключевые шаги к успеху.

Заключение

Умение находить и устранять узкие места — это просто мастхэв для хорошего управления. Когда знаешь, что делать, можно решать проблемы, пока они не начали тормозить процесс. Главное — всегда быть на шаг впереди.

Рекомендуем почитать

"Theory of constraints"

Комплексное руководство по пониманию и устранению операционных узких мест в современной бизнес-среде.

На Amazon

"Lean process improvement"

Стратегии оптимизации рабочих процессов и устранения потерь через системный подход.

На Amazon

"The phoenix project"

Практическое применение управления узкими местами в ИТ-операциях с реальными примерами.

На Amazon