Jinsi ya kushinda ucheleweshaji na kuongeza ufanisi

Kwa nini tunaahirisha?

Kuahirisha ni mchakato tata wa kisaikolojia. Mizizi yake iko katika jinsi ubongo unavyoshughulikia hisia hasi. Wengi hukihusisha na ukosefu wa nidhamu au motisha, na mara nyingine wako sahihi. Katika hali hizo, ratiba ya kudumu inaweza kutoa mpangilio unaotosha kuzuia tabia ya kukwepa. Lakini mara nyingi zaidi kuahirisha kunafungamana na hofu, mfadhaiko, ukamilifu au hisia ya jumla ya kutotosha. Mabadiliko ya tabia peke yake hayafikii vyanzo hivi.

Utaratibu wa kihisia nyuma ya kuepuka

Kwa kawaida kuahirisha ni mbinu ya kukwepa. Kazi inapoamsha hisia hasi, kama hofu ya kushindwa, kutarajia kukosolewa au wasiwasi wa kutojua kitakachotokea, mifumo ya ubongo inayotambua hatari hutanguliza kuikimbia hisia hiyo badala ya kumaliza kazi. Huu si uamuzi wa makusudi. Ni mwitikio wa kineurolojia. Kwa hiyo, chanzo kikiwa ni hisia na si ukosefu wa motisha, nguvu ya nia peke yake haitoshi.

Hatua ya kwanza ni kutambua hisia gani hasa iko nyuma ya kuahirisha katika hali husika. Je, ni hofu ya kushindwa, ukamilifu au kuzidiwa? Baada ya hapo ndipo unaweza kuchagua mbinu inayoshughulikia chanzo chenyewe badala ya dalili tu.

Ukamilifu unastahili kuangaliwa kwa makini. Mtu anapojiwekea kiwango ambacho ni vigumu kukifikia katika hali ya sasa, pengo hujitokeza kati ya kile atakachoweza kufanya na kile anachotamani kufanya. Kule kutarajia pengo hilo tu kunatosha kuamsha ukwepaji. Kazi haiahirishwi kwa sababu haina maana; inaahirishwa hasa kwa sababu ina uzito wa kutosha kufanya kushindwa kuume. Matokeo yake ni hatia, hisia ya kutotosha na ukwepaji unaozidi kuota mizizi kadri muda unavyopita.

Kushinda kuahirisha

Baadhi ya vyanzo vya ndani zaidi vya kuahirisha vinaweza kuhitaji msaada wa mtaalamu aliyehitimu, kama mshauri, mwanasaikolojia au mtaalamu wa tiba ya kisaikolojia. Hata hivyo, zipo mbinu ambazo mtu anaweza kuzitumia mwenyewe ili kupunguza tabia ya kukwepa katika hali nyingi.

• Tafsiri upya kushindwa kama taarifa. Hofu ya kufanya vibaya ni mojawapo ya sababu kuu za kukwepa kazi. Katika kutafsiri upya kiakili, mtu huyatazama makosa yake kwa makusudi kama taarifa kuhusu kinachohitaji kurekebishwa, badala ya kuyaona kama ushahidi kwamba hatoshi. Hii hupunguza uzito wa kihisia unaofanya ukwepaji uonekane wa lazima. Kushindwa kukigeuka kuwa ishara ya kurekebisha na kukaacha kutishia utambulisho wake, ukwepaji hukosa kazi ya kufanya.
• Linganisha ukamilifu dhidi ya matarajio halisi. Kuahirisha kunakotokana na ukamilifu mara nyingi huwa na pengo kati ya viwango anavyojiwekea mtu na viwango vinavyohitajika kwa kweli. Inasaidia kueleza wazi "kamili" inamaanisha nini kwa kazi husika, kisha kulinganisha na kinachotakiwa hasa. Mara nyingi inabainika kuwa kiwango cha ndani kiko juu mno kuliko cha nje. Lengo likihamia kwenye kutoa matokeo yanayofanya kazi badala ya matokeo kamilifu, kichocheo cha kukwepa huondoka.
• Vunja kazi kubwa kwa hatua zilizofafanuliwa. Kazi kubwa zisizo na mpangilio huleta hali ya kuzidiwa, kwani umbali kati ya ulipo na mwisho wa kazi unaonekana hauvukiki. Ukigawa mradi mkubwa katika hatua mahususi zinazofuatana, kila moja ikiwa na kitendo kinachofuata kilicho wazi, tishio la kufikirika linageuka kuwa mahali halisi pa kuanzia. Ni rahisi zaidi kuanza hatua ndogo iliyo wazi kuliko hatua kubwa isiyoeleweka.
• Shughulikia mifumo ya tathmini binafsi. Kuahirisha kwa muda mrefu mara nyingi huenda sambamba na imani ndogo katika uwezo wa kibinafsi, yaani kuamini kwamba huenda mtu hatafanikiwa katika kazi fulani. Kujitathmini kwa usahihi, kwa kuzingatia ushahidi na kutambua uwezo halisi pamoja na mipaka, hupunguza ukwepaji unaotokana na imani hiyo. Huu ni mchakato wa muda mrefu, na msaada wa kitaaluma unaweza kusaidia.
• Tumia muda wa kupumzika uliopangwa. Uchovu wa kiakili humfanya mtu akwepe kazi kirahisi zaidi. Mapumziko yaliyopangwa kwa vipindi maalum, tofauti na yale yanayochukuliwa kwa sababu ya usumbufu, hurejesha umakini ambao ukwepaji huumaliza. Mapumziko ya aina hii hutoa pumziko la kweli na hayageuki kuwa mzunguko mwingine wa kukwepa.

Kudumisha tija

Mikakati ya kisaikolojia hushughulikia vyanzo vya ndani vya kuahirisha. Mazoea ya kimpangilio hubadilisha mazingira yanayokiruhusu au kukizuia. Njia zinazofanya kazi vizuri zaidi huunganisha vyote viwili.

• Zana za kufuatilia muda na kupanga. Programu za kusimamia kazi kama Trello, Notion, Todoist na Taskee zinaonyesha kazi imefikia wapi, kwa hiyo huhitaji kubeba kichwani orodha ya kazi zote zilizo wazi. Kufuatilia kazi nje ya kichwa mara kwa mara huzuia mrundikano wa kazi zinazosubiri, ambao huleta hali ya kuzidiwa. Pia unaona maendeleo njiani, na hilo hudumisha motisha katika kazi ndefu.
• Kanuni ya sekunde 5. Unaanza kutenda ndani ya sekunde tano tangu wazo la kazi likujie, kabla mwitikio wa kukwepa haujaamka. Hivyo mzunguko wa kusitasita unaoruhusu kuahirisha kujikita hukatika. Mbinu hii hufanya kazi kwa sababu inakufunga kwenye ahadi wakati nia yako iko juu kabisa, kabla ubongo haujaanza kuiona kazi kama tishio.
• Ugawaji wa kazi. Wakati mwingine kuahirisha kunatokana tu na kazi nyingi mno. Kazi nyingi zinagombania umakini wako hadi unashindwa kuamua uanze na ipi. Kazi zisizohitaji utaalamu wako binafsi zinaweza kukabidhiwa wenzako au msaada wa nje. Mzigo wote unapungua hadi kiwango ambacho kupanga vipaumbele na kufanya kazi kwa umakini kunawezekana tena.
• Vikwazo vya muda vinavyolenga matokeo. Unaweka muda maalum wa kumaliza kazi na kujitolea kukabidhi matokeo ndani ya muda huo, badala ya kuendelea kuyaboresha bila mwisho. Hii huvunja mzunguko wa ukamilifu na kuahirisha, kwa sababu kigezo kinakuwa kumaliza kazi. Ubora unaopita kiwango kilichowekwa hauhesabiwi tena.
• Vitendo vya akili na umakinifu. Mazoezi ya mara kwa mara ya kuwa na akili makini, yakiwemo mazoezi ya kupumua yaliyopangwa na mafunzo ya umakini wa kutafakari, hupunguza wasiwasi wa chinichini unaomfanya mtu akwepe kwa haraka. Hata zoezi fupi la kila siku hupunguza mfadhaiko na kuboresha umakini wa muda mrefu unaohitajika kumaliza kazi.

Wakati wa kupiga kelele

Kuahirisha kukiendelea hata baada ya kutumia mbinu za kitabia na za kimpangilio kwa uthabiti, huenda chanzo ni hali ya kiafya inayohitaji tathmini ya kitaalamu. Uchovu uliopitiliza, sonona, ADHD, matatizo ya wasiwasi na OCD kila kimoja huzaa tabia ya kukwepa kwa njia yake. Kila kimoja kinahitaji matibabu yake, na kujisimamia kitabia hakuwezi kuchukua nafasi yake.

Ikiwa kuahirisha kunaambatana na huzuni ya kudumu, kushindwa kuzingatia katika maeneo mengi, uchovu sugu au kushindwa kwa kiasi kikubwa kutekeleza majukumu ya kila siku, hatua inayofaa ni kumwona mtoa huduma za afya aliyehitimu. Tathmini ya kitaalamu itabaini kama hali hiyo inatibika na ni hatua zipi zinafaa, zikiwemo dawa inapobidi. Huu ni uamuzi wa kitabibu ulio nje ya uwezo wa mikakati ya tija.

Makala zinazohusiana:

Kutambua nguvu na udhaifu wa tatizo kwa utaratibu, angalia Matriksi ya uamuzi yenye uzito: Zana ya kufanya maamuzi bora.

Kuboresha ushirikiano wa timu kupitia mazoezi ya marudio, soma Marudio ya Agile: Ufunguo wa uboreshaji endelevu katika usimamizi wa miradi.

Ili kufanya kazi vizuri zaidi, chunguza Programu ya usimamizi wa miradi dhidi ya Excel: Ni zana gani uchaguze. Soma zaidi: Usimamizi wa Kampuni.

Hitimisho

Kuahirisha ni zaidi ya tabia mbaya. Ni ishara ya mvutano wa ndani na mzigo wa kiakili au wa kihisia. Kukishinda kunahitaji nguvu ya nia, lakini pia kunahitaji kuelewa utaratibu unaosukuma ukwepaji, kutambua jinsi unavyoitikia kihisia aina fulani za kazi, na kutumia mbinu zinazoshughulikia mambo hayo moja kwa moja. Mikakati ya kisaikolojia ikiunganishwa na zana za kimpangilio, kama kazi zinazoonekana, mipaka ya muda na ugawaji, polepole hujenga mazingira ya kazi yenye tija inayodumu.