Văn hóa làm việc từ xa: chiến lược chính

Những điểm chính

Giới thiệu

Từ một biện pháp chống khủng hoảng trong đại dịch đến một mô hình làm việc được thiết lập và ưa chuộng bởi vô số công ty trên toàn thế giới — thật là một hành trình dài, phải không?

Vẫn còn đó những lợi ích — tự do, lịch làm việc linh hoạt và tất cả tiền tiết kiệm được từ việc không cần mua sắm quần áo vì bạn cơ bản đang sống trong bộ đồ ngủ — nhưng làm việc từ xa cũng có một nhược điểm lớn: mất đi “chất kết dính” xã hội tự nhiên vốn đã giữ đội nhóm lại với nhau.

Không còn những cuộc trò chuyện trong giờ nghỉ cà phê, không còn những cuộc tranh luận sôi nổi về các vấn đề địa chính trị tại khu vực hút thuốc — bạn hiểu ý tôi rồi đấy.

Và những điều đó thực sự có ý nghĩa. Tất cả những tương tác nhỏ ấy đã tạo nên một cảm giác cộng đồng rất cần thiết trong cuộc sống công ty. Nếu thiếu chúng, nguy cơ hiểu lầm và tinh thần đội nhóm thấp lại trở thành thách thức lớn đối với các tổ chức hiện đại.

Không có một phương pháp tiếp cận có cấu trúc và có chủ đích đối với văn hóa làm việc từ xa, cảm giác cô lập chỉ ngày càng tăng lên, và nó có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến cả năng suất lẫn tâm trạng. Và việc phát hiện các mâu thuẫn tiềm ẩn qua Zoom thì… khó khăn, phải không?

Các rào cản trong việc xây dựng văn hóa từ xa

Vậy bạn có thể đã đoán được rằng chỉ đơn giản chuyển tất cả các nghi thức giao tiếp nhỏ của bạn từ văn phòng sang một cuộc gọi Zoom sẽ không hiệu quả. Làm việc từ xa có nghĩa là làm việc trong một môi trường hoàn toàn khác, yêu cầu một cách tiếp cận hoàn toàn khác. Như người ta thường nói, quỷ dữ ở trong chi tiết:

• Ilusion giao tiếp. Khi tất cả các tương tác chuyển sang văn bản, rất dễ tạo ra cảm giác bận rộn và sự đồng nhất. Nhưng trên thực tế, nhân viên có thể hiểu sai lầm, mất bối cảnh và cảm thấy thiếu kết nối con người thực sự.
• Thiếu nhịp điệu chung. Trong một nhóm phân tán, không có lịch trình thống nhất, điều này làm cho việc đồng bộ hóa công việc và duy trì động lực nhóm trở nên khó khăn hơn.
• Giảm tone cảm xúc. Không có sự tiếp xúc ngoài đời thực, mọi người dễ bị kiệt sức nhanh hơn, mất động lực và văn hóa trở nên khô khan và quá trang trọng.
• Nhận diện mờ nhạt. Nếu không có một nền văn hóa ảo phát triển tốt, nhân viên có thể không cảm thấy mình là một phần của cái gì đó lớn lao hơn, đặc biệt là các thành viên mới trong nhóm.

Hiểu được những rào cản này là điểm khởi đầu. Vượt qua chúng đòi hỏi một cách tiếp cận hệ thống và chiến lược để xây dựng một nền văn hóa làm việc từ xa.

Chiến lược xây dựng văn hóa làm việc từ xa

Vậy có, một cách tiếp cận mới chắc chắn là cần thiết ở đây. Tuy nhiên, đừng lo — không có gì quá khó để hiểu. Hãy chắc chắn rằng bạn đã tin tưởng hoàn toàn vào các đồng nghiệp của mình, vì thực tế, niềm tin là yếu tố cốt lõi của tất cả những điều dưới đây:

• Áp dụng làm việc không đồng bộ. Trong môi trường làm việc từ xa, điều quan trọng là tạo không gian cho công việc không đồng bộ, nơi nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ vào thời gian của riêng họ mà không cần phải đồng bộ liên tục. Điều này giúp giảm gián đoạn và nâng cao năng suất, đặc biệt là đối với các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung sâu.
• Quy tắc làm việc rõ ràng và minh bạch. Tạo ra các hướng dẫn rõ ràng, dễ hiểu và công bằng. Nhân viên cần biết chính xác ai có thể làm việc từ xa và khi nào, để tránh sự thất vọng và hiểu lầm có thể ảnh hưởng đến tỷ lệ nghỉ việc và hiệu suất.
• Tạo không gian cho giao tiếp không chính thức. Tổ chức các sự kiện trực tuyến không liên quan trực tiếp đến công việc — trò chơi, cuộc thi, nghỉ trà ảo. Những hoạt động này giúp nhân viên hiểu nhau hơn và xây dựng các kết nối cá nhân, từ đó củng cố tinh thần đội nhóm.
• Quyền tắt kết nối. Đảm bảo rằng nhân viên có quyền bỏ qua các tin nhắn liên quan đến công việc ngoài giờ làm việc đã định. Điều quan trọng là họ không cảm thấy bị ép buộc phải luôn sẵn sàng khi các đồng nghiệp đang ngoại tuyến. Hãy triển khai các biện pháp giúp đội nhóm có thể hoàn toàn tắt kết nối trong thời gian nghỉ ngơi.
• Chú trọng vào sự tham gia và công nhận. Phát triển một hệ thống công nhận công khai: khen ngợi nhân viên vì những thành tựu của họ trong các cuộc họp nhóm, tạo ra một “hệ thống thành tựu” với các phần thưởng hoặc tiền thưởng. Thậm chí một lời “cảm ơn” đơn giản trong trò chuyện cũng có thể làm tăng sự tham gia đáng kể.
• Lãnh đạo bằng ví dụ. Các nhà lãnh đạo nên làm gương bằng cách làm việc từ xa khi có thể. Điều này giúp loại bỏ sự thiên vị và thu hẹp khoảng cách giữa làm việc văn phòng và làm việc từ xa. Rất quan trọng để nhân viên không cảm thấy rằng làm việc từ xa bị coi là ít giá trị hơn.

Bạn có thể nói rằng những điều này có phần “tâm lý” hơn so với các phương pháp thông thường trong việc xây dựng tinh thần làm việc tại văn phòng. Và điều này là hợp lý – khi bạn cách xa nhau hàng nghìn dặm, kỹ năng giao tiếp cần được nâng cao đúng mức để hoàn thành công việc.

Bài viết liên quan:

Để cải thiện sự hợp tác trong nhóm, tìm hiểu về Quản lý dự án Agile: Xử lý dự án hiệu quả vào năm 2025

Để hiểu cách quản lý tất cả các khía cạnh của Phần mềm quản lý vòng đời sản phẩm (PLM): Hướng dẫn toàn diện

Để đảm bảo kết quả dự án tốt hơn, hãy làm quen với Những lợi ích hàng đầu của phần mềm quản lý dự án: Tăng cường hiệu quả và sự hợp tác

Kết luận

Văn hóa không chỉ là bầu không khí trong một đội nhóm — nó là một tài nguyên chiến lược, đặc biệt là trong môi trường làm việc từ xa. Các công ty đầu tư vào sự phát triển này sẽ xây dựng được các đội nhóm mạnh mẽ, năng suất và trung thành hơn.

Bắt đầu với những bước đơn giản, giới thiệu các thực hành một cách dần dần, và theo dõi sự phát triển của đội nhóm làm việc từ xa của bạn theo hướng tích cực.

Đọc thêm

“The Long-Distance Leader”

Hướng dẫn thực tế dành cho các nhà quản lý dẫn dắt đội nhóm làm việc từ xa, tập trung vào niềm tin, kết quả và giao tiếp hiệu quả.

Trên Amazon

“Work Together Anywhere”

Sổ tay chi tiết và có cấu trúc về việc xây dựng một đội nhóm làm việc từ xa thành công, bao gồm mọi thứ từ quy trình làm việc hàng ngày đến nghi thức nhóm và giải pháp công nghệ.

Trên Amazon

“Remote Leadership”

Hướng dẫn thực tế dành cho các nhà lãnh đạo quản lý đội nhóm làm việc từ xa và kết hợp, nhấn mạnh vào niềm tin, giao tiếp và duy trì văn hóa công ty.

Trên Amazon