Cách xác Định và giải quyết nút thắt quy trình

Những điểm chính

Giới thiệu

Giấc mơ của mọi tín đồ yêu xe là được lao nhanh trên những con đường vắng, không có một chút kẹt xe nào. Thật không may, đây là thế kỷ 21, và hầu hết các thành phố vẫn phụ thuộc vào xe hơi, vì vậy bạn sẽ chỉ lái được… à, khoảng 3 giây trước khi phải dừng lại.

Chúng tôi không khuyến khích vượt tốc độ. Đây chỉ là một phép ẩn dụ hay để giải thích rằng với các nút thắt hoặc “kẹt xe” trong tình huống này, toàn bộ quá trình sẽ trở nên hiệu quả hơn gấp 10 lần và dễ chịu hơn.

Theo một báo cáo của Formstack và Mantis Research, các tổ chức có thể mất đến 1,3 triệu USD mỗi năm vì các nhiệm vụ không hiệu quả làm ảnh hưởng đến nhân viên, ví dụ như vậy. Báo cáo cũng tiết lộ rằng hơn một nửa số nhân viên dành ít nhất hai giờ mỗi ngày cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, làm nổi bật sự cần thiết phải tối ưu hóa quy trình.

1,3 triệu USD là… rất nhiều số không. Nhưng dù sao, điều bạn cần hiểu trước tiên là tất cả các nút thắt có thể được phân thành hai loại chính: quy trình rối rắm và phân bổ tài nguyên rối loạn. Đôi khi cả hai. Dưới đây là những gì bạn cần biết về chúng:

Quy trình rối rắm:

• Cách làm việc cũ. Bảng tính và các cuộc họp văn phòng? Làm sao điều đó có thể giúp ích cho ai?
• Kiểm tra trước khi ra mắt quá phức tạp. Ngay cả sản phẩm tốt nhất trên thị trường cũng sẽ gặp sự cố nếu bạn đưa nó qua 10 giai đoạn kiểm tra và đánh giá.
• Quan liêu và làm việc bằng giấy tờ. Khi 20 phòng ban khác nhau cần đồng ý về một tính năng nào đó – sản phẩm sẽ chẳng bao giờ được ra mắt.
• Công việc thủ công. AI có thể không thay thế các nhà văn và nghệ sĩ, nhưng lại rất tuyệt trong việc điền bảng biểu và các bảng tính dài – hãy để AI làm điều đó và tập trung vào công việc thực sự.
• Quy trình làm việc không hiệu quả. Sức mạnh thực sự nằm ở sự đơn giản. Nếu có những bước không đóng góp nhiều vào kết quả cuối cùng – hãy loại bỏ chúng.

Phân bổ tài nguyên rối loạn:

• Đội ngũ thiếu nhân sự. Nếu quản lý dự án của bạn làm 3 công việc khác nhau cùng một lúc, đó không phải là “quản lý” – mà chỉ là một cách nhanh chóng để kiệt sức.
• Trang thiết bị lỗi thời. Máy tính không thể chạy nổi trò chơi Tetris, bảng tính Excel chưa được cập nhật kể từ khi Liên Xô sụp đổ, hoặc ghế văn phòng cũ kêu cót két – tất cả đều có thể làm chậm quy trình làm việc.
• Vấn đề ngân sách. Đôi khi việc thiếu nguồn tài chính hợp lý khiến các nhóm phải từ chối những phần quan trọng của một quy trình làm việc thoải mái và hiệu quả. Điều này có thể hoạt động trong ngắn hạn, nhưng sẽ nhanh chóng làm kiệt sức tất cả những người tham gia trong dài hạn.

Vậy là có rất nhiều yếu tố góp phần vào một vấn đề lớn, vì vậy nếu bạn giải quyết được ít nhất một trong những vấn đề trên – đó đã là một chiến thắng lớn. Có một lần, Bethany Home Healthcare đã giảm chi phí lương gần như 200% bằng cách triển khai tự động hóa quy trình kinh doanh – những kết quả lớn đạt được từ những thay đổi nhỏ trong quy trình làm việc hàng ngày.

Cách phát hiện nút thắt sớm

Hiểu được điều gì có thể sai hoặc đã sai là một chuyện – nhưng phát hiện chúng sớm mới là điều khó khăn. Ví dụ, Amazon có thể thực hành một số phương pháp làm việc gây tranh cãi, nhưng họ biết một điều hay về việc dự đoán các rào cản tiềm ẩn.

Họ sử dụng phân tích dự đoán – một phương pháp nghiên cứu dữ liệu lịch sử và văn hóa để vẽ ra các cuộc khủng hoảng tiềm năng trước khi chúng xảy ra.

COVID-19 là một bất ngờ đối với tất cả mọi người, nhưng nhờ vào phân tích dự đoán, Amazon đã nhanh chóng thích nghi và duy trì khách hàng mặc dù trong hoàn cảnh khó khăn…

…phân tích dự đoán và những phương pháp kinh doanh gây tranh cãi, nhưng đó không phải là vấn đề chính.

Dưới đây là một vài “dấu hiệu đỏ” mà bạn cần chú ý để phát hiện các khu vực có vấn đề:

• Các nhiệm vụ cứ chất đống và dường như không bao giờ kết thúc. Mọi thứ có thể ổn nếu đội ngũ của bạn luôn bận rộn, nhưng nếu số lượng công việc chưa hoàn thành đạt đến mức báo động, và cứ ngày càng tồi tệ hơn? Có thể có vấn đề ở đây.
• Thời hạn chỉ là khái niệm. Một vài lần trễ hạn trong một tuần khó khăn là điều bình thường, nhưng nếu điều đó trở thành thói quen? Xứng đáng để xem xét.
• Tài nguyên khan hiếm. Các doanh nghiệp tuyệt vời được xây dựng từ nguồn tài chính tốt và những người tài giỏi. Khi cả hai đều cạn kiệt – đó là lúc bạn cần lo lắng.
• Morale thấp. Nếu tâm trạng của đội ngũ của bạn đang ở mức thấp – có gì đó không ổn.
• Kết quả kém. Rất đơn giản.
• Giao tiếp kém. Có một nền văn hóa con người chỉ “rơi qua các khe” trong các công ty lớn và tiếp tục nhận lương mà không làm gì nhiều. Nghe quen không? Mặc dù không nhất thiết xấu – nhưng đây là dấu hiệu cho thấy các đội ngũ không giao tiếp tốt với nhau, điều này rất quan trọng đối với bất kỳ dự án thành công nào.

Netflix có thể gặp phải những thất bại trị giá hàng tỷ đô la, nhưng họ biết một điều hay về việc thu thập thông tin. Mọi bước trong quy trình làm việc của họ đều được giám sát chặt chẽ, với mọi phản hồi đều được phân tích và áp dụng. Ngay khi có chút trục trặc trên con đường năng suất của họ – nó lập tức bị nghiền nát.

Bằng cách nào? Một phương pháp nhỏ gọi là “Kỹ thuật hỗn loạn”. Nghe thật ngầu phải không? Phương pháp này bao gồm việc cố tình giới thiệu những “gián đoạn” vào quy trình làm việc, với ý tưởng rằng nó sẽ xây dựng “khả năng phục hồi” cho khi mối đe dọa thực sự xuất hiện. Giống như một hệ thống miễn dịch của công ty vậy.

Các cách sửa chữa tiềm năng

Khi tất cả các vấn đề đã được phát hiện, còn lại một điều – thực sự sửa chữa chúng. Có một ánh sáng hy vọng khi giải quyết vấn đề nhanh chóng và đảm bảo nó không xuất hiện lại – cố gắng duy trì nó càng nhiều càng tốt.

Giải pháp ngắn hạn:

• Phân bổ tài nguyên. Một nhiệm vụ có hai người quản lý rất mệt mỏi làm việc trên đó, trong khi nhiệm vụ khác có mười người. Bạn biết phải làm gì – cân bằng lại mọi thứ một chút.
• Tìm một lối tắt tạm thời. Một số điều có thể không hoạt động như mong đợi ngay lập tức, nhưng có thể với những thay đổi nhỏ nhưng không mong muốn đối với công thức ban đầu. Hãy để nó như vậy trong một thời gian; nếu nó hoạt động, thì nó hoạt động. Bạn sẽ có thể quay lại và hoàn thiện nó khi thời gian ít căng thẳng hơn.
• Cải thiện kỹ năng nhanh chóng. Nếu công nhân của bạn thiếu kỹ năng cụ thể, bạn có thể muốn gửi họ tham gia một khóa học học nhanh những gì họ có thể. Đó không phải là một bằng cấp đầy đủ, tất nhiên, nhưng sẽ đủ cho thời gian hiện tại.
• Tự động hóa có mục tiêu. Nếu một số quy trình tốn quá nhiều thời gian của đội ngũ – có thể tự động hóa chúng để giảm bớt áp lực. Nó có thể ảnh hưởng đến chất lượng kết quả cuối cùng, nhưng cũng có thể mang lại cho bạn không gian thở cần thiết.
• Hội thảo giao tiếp. Đôi khi tất cả chỉ cần một cuộc trò chuyện chân thành. Việc điều này chưa xảy ra trước đó chứng tỏ có những vấn đề sâu hơn, nhưng đó là một khởi đầu.

Giải pháp dài hạn:

• Thay đổi quy trình làm việc. Nếu cái gì đó không hoạt động – hãy tháo dỡ nó và xây dựng một cái gì đó tốt hơn trên nền tảng đó.
• Đầu tư vào kỹ năng của đội ngũ. Các khóa học đào tạo cho toàn bộ công ty để thực sự giúp các đồng nghiệp của bạn thông minh hơn và hiệu quả hơn. Đầu tư vào tri thức luôn luôn mang lại lợi ích.
• Cập nhật trang bị làm việc. Máy tính mới, máy tính bảng, hoặc thậm chí phiên bản phần mềm quản lý dự án mới và tốt hơn chắc chắn sẽ đắt, nhưng có thể tạo ra sự khác biệt. Tuy nhiên, Taskee là miễn phí, và cũng hiệu quả – chỉ là nói vậy thôi.
• Tự động hóa sâu rộng. Tìm những quy trình đặc biệt tẻ nhạt cần ít sự can thiệp của con người và tự động hóa hết mức có thể. Quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng – kiểu như vậy.
• Lập kế hoạch chiến lược. Lập kế hoạch trước cho các chướng ngại vật tiềm năng và nhu cầu chung của bạn. Đảm bảo khả năng miễn dịch đối với hầu hết các vấn đề thế giới.

Bài viết liên quan:

Để hiểu thêm về cải tiến quy trình, khám phá Quản lý dự án lai: Cách tiếp cận cân bằng kết hợp Agile và Waterfall. 

Để nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ, hãy tham khảo Kanban board là gì? Hướng dẫn về cách trực quan hóa và quản lý quy trình làm việc. 

Để quản lý tài nguyên tốt hơn, đọc bài viết Quy trình quản lý tài nguyên: Biến thành công của dự án bạn với kế hoạch hiệu quả.

Kết luận 

Hiểu và giải quyết các chướng ngại vật trong quy trình làm việc là điều cần thiết để duy trì hoạt động hiệu quả. Với sự kết hợp đúng đắn giữa công cụ, quy trình và thực tiễn, các đội ngũ có thể xác định và giải quyết các chướng ngại vật trước khi chúng ảnh hưởng đến thành công của dự án. Chìa khóa là duy trì một cách tiếp cận chủ động trong việc cải tiến quy trình trong khi phát triển một văn hóa tối ưu hóa liên tục.

Đọc thêm đề xuất

"Theory of Constraints"

Hướng dẫn toàn diện để hiểu và giải quyết các chướng ngại vật trong hoạt động kinh doanh hiện đại.

Trên Amazon

"Lean Process Improvement"

Chiến lược để hợp lý hóa quy trình làm việc và loại bỏ lãng phí thông qua một phương pháp có hệ thống.

Trên Amazon

"The Phoenix Project"

Ứng dụng thực tế của việc quản lý các chướng ngại vật trong hoạt động IT với các nghiên cứu tình huống thực tế.

Trên Amazon