Mô hình làm việc linh hoạt: Tương lai công việc

Ý tưởng chính

Mô hình làm việc kết hợp là gì?

Nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ "kết hợp" nghĩa là gì, thì hoặc bạn rất may mắn — bạn chưa bao giờ rời khỏi văn phòng của mình, hoặc kém may mắn hơn một chút — và trong suốt sự nghiệp, bạn nhớ chiếc giường thoải mái của mình, sau khi đã đổi nó lấy một chiếc ghế làm việc.

Kết hợp là một điều gì đó ở giữa công việc văn phòng truyền thống và làm việc từ xa hoàn toàn. Các định dạng có thể khác nhau, nhưng thường là việc chỉ đến văn phòng cho các cuộc họp đặc biệt quan trọng, hoặc có khả năng làm việc liên tục từ cả văn phòng và bất kỳ nơi nào thuận tiện cho bạn.

Lợi ích của mô hình kết hợp

Bạn muốn duy trì một bầu không khí sống động và cá nhân trong đội nhưng đồng thời tận hưởng sự tự do mà định dạng làm việc từ xa hoàn toàn mang lại?

Mô hình kết hợp có lẽ chính là điều bạn đang tìm kiếm. Nó mang lại nhiều lợi ích — cả cho đội của bạn và cho lợi nhuận tiềm năng:

Và đây không chỉ là lời nói. Một nghiên cứu do Đại học Stanford thực hiện cùng với Trip.com đã chứng minh gần như tất cả những điều nêu trên. Và đây là nghiên cứu ngẫu nhiên có kiểm soát lớn nhất cho đến nay, đặc biệt bao gồm những người lao động tri thức.

Triển khai mô hình làm việc kết hợp

Mặc dù toàn bộ câu chuyện về làm việc kết hợp nghe có vẻ tuyệt vời và đã được chứng minh là có lợi, nhưng trên con đường đến với định dạng lý tưởng, bạn vẫn có thể gặp phải một số khó khăn — và thật không may, tại Taskee, chúng tôi đã đối mặt với chúng không chỉ một lần.

Chìa khóa thành công là sự chuẩn bị cẩn thận. Đây là hướng dẫn từng bước của bạn để làm cho quá trình diễn ra suôn sẻ nhất có thể:

Bước 1. Phân tích cẩn thận các quy trình kinh doanh

Bạn đang chia toàn bộ quy trình làm việc thành hai loại hoàn toàn riêng biệt, vì vậy hãy chia nhỏ nó chi tiết hơn để thêm tính mô-đun cần thiết:

• Những nhiệm vụ nào đòi hỏi sự hiện diện vật lý và những nhiệm vụ nào có thể được thực hiện từ xa?
• Những nhóm nào tương tác thường xuyên nhất?
• Trong khung thời gian nào việc đồng bộ hóa công việc là quan trọng?

Lời khuyên thực tế: tạo một ma trận nhiệm vụ, trong đó mỗi nhiệm vụ được đánh giá theo hai thông số: nhu cầu hợp tác và nhu cầu tập trung. Điều này sẽ giúp xác định định dạng làm việc tối ưu cho mỗi loại nhiệm vụ.

Bước 2. Cung cấp cơ sở hạ tầng công nghệ

Làm việc kết hợp là không thể nếu không có công nghệ phù hợp. Việc gửi tin rác "Bạn có nghe tôi không? Alo?" trong cuộc gọi Zoom chung là phản tác dụng, và vâng, chính xác là như vậy.

• Giải pháp đám mây: chuyển tất cả các hệ thống chính lên đám mây để mọi người đều có quyền truy cập bình đẳng.
• Truyền thông thống nhất: triển khai hệ thống truyền thông thống nhất cho sự tương tác không trở ngại.
• Công cụ cộng tác: sử dụng Taskee, Miro, Figma, Google Workspace, Microsoft Teams và các công cụ khác.
• Hệ thống kiểm soát truy cập: cung cấp quyền truy cập an toàn vào tài nguyên doanh nghiệp.

Lời khuyên kỹ thuật: đừng quên các chính sách bảo mật thống nhất và sử dụng VPN để bảo vệ dữ liệu khi làm việc từ bất kỳ nơi nào.

Bước 3. Phát triển quy tắc và chính sách rõ ràng

Làm việc kết hợp đòi hỏi hướng dẫn rõ ràng. Đây là một sự cân bằng tinh tế, có thể dễ dàng bị phá vỡ nếu không được quản lý đúng cách:

• Khi nào chính xác nhân viên phải có mặt tại văn phòng?
• Những giờ nào được coi là giờ làm việc khi làm việc từ xa?
• Làm thế nào để tiến hành các cuộc họp với sự tham gia của cả nhân viên từ xa và nhân viên văn phòng?
• Năng suất được đánh giá như thế nào?

Ví dụ về chính sách cho đội IT:  "ngày bắt buộc tại văn phòng: thứ Ba và thứ Năm, từ 10:00 đến 17:00. Giờ trực tuyến bắt buộc khi làm việc từ xa: từ 11:00 đến 16:00. Lập kế hoạch sprint và đánh giá — luôn tại văn phòng. Đánh giá mã — luôn từ xa. Họp đội hàng ngày — ở định dạng kết hợp sử dụng bảng tương tác."

Bước 4. Quên đi những văn phòng ngột ngạt

Trong mô hình kết hợp, văn phòng không chỉ là nơi mọi người ngồi trước máy tính, mà là một không gian được tạo ra cho công việc cộng tác. Ghế lười và một vài PlayStation có thể trông quá "Thung lũng Silicon", nhưng việc làm cho văn phòng thoải mái nhất có thể và kích thích giao tiếp là vô cùng quan trọng:

• Thay thế một phần các không gian làm việc cố định bằng các khu vực linh hoạt.
• Tạo thêm phòng họp với kích thước khác nhau.
• Tổ chức "buồng điện thoại" cho các cuộc gọi video.
• Thiết lập các khu vực giao tiếp không chính thức.

Ý tưởng thực tế: triển khai hệ thống đặt chỗ làm việc thông qua ứng dụng. Điều này sẽ giúp phân phối không gian hiệu quả và thu thập phân tích về việc sử dụng nó.

Bước 5. Đào tạo nhân viên và quản lý

Kết hợp đòi hỏi kỹ năng mới — sự chuyển đổi từ màn hình máy tính sang giao tiếp con người thực sự có thể khó khăn:

• Đào tạo quản lý về việc điều hành các đội phân tán.
• Đào tạo nhân viên về giao tiếp từ xa hiệu quả.
• Phát triển kỹ năng quản lý thời gian và tự tổ chức.

Chương trình đào tạo mini:

• «Các cuộc họp kết hợp hiệu quả: cách tham gia và điều hành»
• «Giao tiếp không đồng bộ: khi nào và cách sử dụng»
• «Công cụ cộng tác: tính năng nâng cao»

Nhân tiện, về văn phòng ngột ngạt — chúng có thể quan trọng hơn vẻ ngoài. Năm 2024, Emerald Insight đã xuất bản một phân tích PLS-SEM thú vị, cho thấy môi trường văn phòng ảnh hưởng như thế nào đến năng suất của nhân viên. Và đoán xem? Một không gian làm việc được tổ chức tốt và thoải mái là chìa khóa cho hiệu quả tối đa. Vì vậy, ngay cả trong mô hình kết hợp, hãy đảm bảo rằng văn phòng của công ty bạn vẫn thoải mái và hiếu khách. Một vài cây cảnh và một máy pha cà phê chất lượng là một khởi đầu tuyệt vời!

Các vấn đề có thể gặp phải

Mô hình làm việc kết hợp và "nội chiến" giữa nhân viên văn phòng và nhân viên làm việc từ xa gần hơn bạn nghĩ.

 Hãy đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của bạn đều cảm thấy thoải mái — dù ở nhà hay tại văn phòng.

Vấn đề #1: "hai hạng nhân viên". Nhân viên từ xa thường cảm thấy họ là "hạng hai" so với những người làm việc tại văn phòng.

Giải pháp:

• Tiến hành tất cả các cuộc họp quan trọng ở định dạng kết hợp, ngay cả khi phần lớn người tham gia đang ở văn phòng.
• Ghi lại tất cả các quyết định ở định dạng mà mọi người đều có thể truy cập.
• Thay đổi thời gian tổ chức sự kiện nhóm để mọi người đều có cơ hội tham gia.

Vấn đề #2: kiệt sức và ranh giới mờ nhạt. Trong công việc từ xa, ranh giới giữa thời gian cá nhân và thời gian làm việc thường bị xóa nhòa. Chúng tôi đã thảo luận chi tiết về chủ đề này trong một bài viết riêng về sự kiệt sức và cách phòng ngừa, và đây là những cách chính để giải quyết vấn đề.

Giải pháp:

• Đưa ra chính sách "quyền ngắt kết nối" — quy tắc không trả lời tin nhắn công việc sau một thời điểm nhất định.
• Khuyến khích sử dụng tính năng "Không làm phiền" trong các ứng dụng nhắn tin.
• Tiến hành kiểm tra định kỳ để theo dõi tình trạng tâm lý của nhân viên.

Vấn đề #3: khó khăn với việc xây dựng đội ngũ. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ trong các đội kết hợp khó khăn hơn.

Giải pháp:

• Tổ chức các sự kiện trực tiếp thường xuyên cho toàn bộ đội.
• Tiến hành xây dựng đội ngũ ảo.
• Tạo ra các nghi thức trực tuyến để củng cố văn hóa doanh nghiệp.

Vâng, có những rào cản, nhưng tất cả đều có thể được giải quyết hoàn hảo với các phương pháp và cách tiếp cận đúng đắn. Deloitte đã thực hiện một nghiên cứu tuyệt vời về làm việc nhóm trong môi trường kết hợp vào năm 2023, điều này một lần nữa chứng minh: nếu mọi thứ được thực hiện đúng cách, động lực của đội bạn sẽ không bị ảnh hưởng ở bất kỳ khía cạnh nào.

Mô hình làm việc kết hợp có tương lai không?

Một số nhóm xã hội đang tích cực thúc đẩy ý tưởng đưa mọi người trở lại văn phòng. Vậy, kết hợp chỉ là một giai đoạn tạm thời hay thực sự là điều tốt nhất của cả hai thế giới?

Hiện tại, một số xu hướng đang được quan sát:

• Siêu cá nhân hóa trải nghiệm làm việc. Các công ty sẽ cung cấp các tùy chọn làm việc ngày càng được cá nhân hóa, có tính đến sở thích và hoàn cảnh độc đáo của mỗi nhân viên.
• Metaverse cho công việc. Văn phòng ảo trong metaverse có thể trở thành một cấp độ mới của làm việc kết hợp, cung cấp sự tương tác sâu hơn giữa các nhân viên từ xa.
• Tuần làm việc bốn ngày. Mô hình kết hợp có thể phát triển theo hướng một tuần làm việc ngắn hơn trong khi vẫn duy trì hoặc thậm chí tăng năng suất.

Đây là những gì MIT Sloan nói về vấn đề này. Tóm lại: kết hợp không phải là một hiện tượng tạm thời, mà là một mô hình sẽ ở lại với chúng ta trong thời gian dài. Rất dài.

Đọc thêm:

Nếu bạn muốn ngày làm việc làm việc cho bạn, chứ không phải bạn làm việc cho ngày làm việc, hãy xem bài viết Làm thế nào để cấu trúc ngày của bạn khi làm việc tại nhà: hướng dẫn về năng suất và cân bằng.

Để làm việc hiệu quả hơn, hãy đọc về  Làm thế nào để vượt qua sự trì hoãn và trở nên năng suất hơn.

Để có sự cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống, hãy tìm hiểu Làm thế nào để đạt được cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi làm việc từ xa.

Kết luận

Mô hình làm việc kết hợp không phải là một giải pháp tạm thời hay một sự thỏa hiệp bắt buộc. Đây là một sự tiến hóa tự nhiên của quy trình làm việc cho phép kết hợp những khía cạnh tốt nhất của cả làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Tiếp cận thông minh với việc chuyển đổi sang hệ thống làm việc này, và Taskee sẽ làm cho sự chuyển đổi của bạn ít đau đớn nhất có thể.

Đề xuất đọc

"How the Future Works: Leading Flexible Teams to Do the Best Work of Their Lives"

Cách tạo ra một văn hóa làm việc linh hoạt nơi các đội có thể phát triển mạnh bất kể vị trí vật lý của họ.

Trên Amazon

"Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere"

Nghiên cứu và chiến lược cho việc chuyển đổi hiệu quả sang làm việc từ xa và kết hợp, tập trung vào sự tin tưởng, giao tiếp và thiết lập ranh giới.

Trên Amazon

"Redesigning Work: How to Transform Your Organization and Make Hybrid Work for Everyone"

Cách tiếp cận có hệ thống bốn bước để suy nghĩ lại về công việc, giúp các tổ chức xác định những gì, ở đâu và làm thế nào để thực hiện công việc trong kỷ nguyên kết hợp.

Trên Amazon