Tăng cường tích cực trong quản lý nhiệm vụ

Ý tưởng chính

Giới thiệu: động lực và năng suất 

Hãy nhìn ra ngoài cửa sổ. Bạn có thấy những ống khói đang bốc khói vô tận và những người mặc trang phục có vẻ khó chịu nhưng rất thời trang không? Đúng vậy đấy — cuộc cách mạng công nghiệp đã qua từ lâu, điều đó có nghĩa là gây áp lực lên nhân viên bằng đe dọa và vũ lực không còn hiệu quả nữa.

Tiêu chuẩn thực sự ngày nay là đánh giá cao những nhân viên làm việc hiệu quả, tổ chức cho đội những buổi nạp năng lượng thường xuyên và liên tục cung cấp năng lượng tích cực cho văn phòng. Tất cả chúng ta đều đã hiểu điều này — và bạn cũng nên vậy.

Tại sao sự củng cố tích cực quan trọng để duy trì động lực cao cho cả đội?

Mọi người thích được đánh giá cao — dù điều này nghe có vẻ tầm thường. Khi bạn cho đồng nghiệp thấy họ đang làm tốt công việc của mình, họ nhận ra điều đó — và cảm thấy tốt hơn. Có khả năng cao là họ sẽ muốn trải nghiệm cảm giác đó một lần nữa bằng cách làm thêm nhiều công việc tuyệt vời. Và điều này, đến lượt nó, có lợi cho cả đội.

Trong dài hạn, sự củng cố tích cực còn là một cách tuyệt vời để xây dựng lòng trung thành, điều cực kỳ quan trọng đối với bất kỳ đội mạnh nào. Bầu không khí trở nên bớt căng thẳng, và tất cả những người tham gia đều di chuyển theo cùng một hướng — vì lợi ích của công ty và chính họ.

Cách hoạt động của não bộ chúng ta: thần kinh học của động lực

Bây giờ hãy nhìn sâu hơn vào tất cả điều này — bởi vì để thực sự hiểu sức mạnh của sự củng cố tích cực, chúng ta cần hiểu cách nó hoạt động ở cấp độ tâm lý. Động lực không chỉ là một từ thời thượng, mà là một quá trình hóa sinh phức tạp và tinh tế diễn ra trong não. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách chúng ta nhận thức công việc — và không kém phần quan trọng, cách chúng ta thực hiện nó.

Dopamine được sản xuất trong một phần nhất định của não — một hóa chất mang lại cho chúng ta cảm giác vui vẻ, được công nhận và hạnh phúc chung. Khi bạn thấy một thông điệp trên màn hình giống như "Làm việc tuyệt vời với dự án, Dim!", não bạn phản ứng bằng cách sản xuất nhiều dopamine hơn — và bạn cảm thấy sự hài lòng ngọt ngào từ thành tựu đó. Và vì não của chúng ta là một bộ vi tính sinh học cực kỳ thích nghi, nó lập tức "ghi nhớ" cảm giác này và liên kết nó với một sự kiện cụ thể hoặc chuỗi hành động đã gây ra nó.

Tuyệt vời, phải không? Đó chính xác là cách cơ chế động lực và hình thành thói quen của chúng ta hoạt động — não ghi nhớ các tình huống nhất định và liên kết chúng với cảm giác dễ chịu do dopamine gây ra. Hãy tiếp tục theo cách đó — và theo thời gian, những điều thực sự ấn tượng sẽ bắt đầu xảy ra: không chỉ là những đợt tăng dopamine, mà còn là việc hình thành các kết nối thần kinh mới và mô hình hành vi. Và ở một thời điểm nào đó, bạn sẽ bắt đầu làm "điều mang lại niềm vui" với ít kháng cự hơn nhiều.

Ở đây có thể nảy sinh một câu hỏi hợp lý: "Thế tại sao đôi khi các mối đe dọa cũng hiệu quả?" Câu hỏi tuyệt vời — và từ khóa ở đây là "đôi khi". Khi bạn bị thúc đẩy hướng tới năng suất thông qua áp lực, não kích hoạt cơ chế khác và bắt đầu sản xuất cortisol — hormone stress. Nó có thể cung cấp một đợt bùng nổ năng lượng và adrenaline ngắn, đủ để "hoàn thành" nhiệm vụ. Nhưng có một điểm tinh tế: cortisol không xây dựng, nó phá hủy.

Nó làm tăng huyết áp, quá tải hệ thần kinh và phá hủy chính những kết nối thần kinh đáng lẽ phải được củng cố. Vì vậy, đúng, áp lực có thể mang lại kết quả — nhưng với cái giá phải trả là nguồn lực của bạn.

Đó là lý do tại sao sự củng cố tích cực lại hiệu quả đến vậy. Nó nâng cao động lực, cải thiện sự tập trung, giúp hình thành thói quen bền vững và giảm mức độ căng thẳng. Và khi một đội làm việc không dựa trên cortisol mà dựa trên caffeine và lời khen — kết quả sẽ không để bạn phải chờ đợi.

Chiến lược áp dụng phần thưởng

Bây giờ khi chúng ta đã hoàn thành các chi tiết kỹ thuật và "mambo-jumbo" khoa học, hãy chuyển sang thực hành. Khi bạn hiểu cách sự củng cố tích cực ảnh hưởng đến động lực và động lực trong đội, bước hợp lý tiếp theo là biến nó thành một phần của quản lý công việc. Điểm chính ở đây là chuyển từ những bình luận tự phát như "làm tốt lắm" sang một cách tiếp cận có hệ thống hơn. Chính cấu trúc biến lời khen thành công cụ phát triển, không chỉ là cử chỉ lịch sự.

Thiết lập nguyên tắc "công nhận = kết quả". Sự củng cố phải gắn liền với một hành động cụ thể: giải quyết một vấn đề phức tạp, đề xuất giải pháp không bình thường hoặc thể hiện sáng kiến. Bằng cách này, não liên kết nỗ lực với kết quả, không phải với sở thích cá nhân của người quản lý. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường CNTT, nơi tính khách quan được đánh giá cao.

• Tích hợp sự công nhận vào quy trình nhóm. Thêm yếu tố phản hồi vào các nghi thức đội thường xuyên: trong các cuộc họp hàng ngày, dành một phút để ghi nhận đóng góp của ai đó; vào cuối sprint, tiến hành một buổi đánh giá kết thúc nhỏ với sự công nhận thành tích. Sự công nhận nên được coi là một phần của quy trình làm việc, không phải là một phần thưởng ngẫu nhiên.
• Không chỉ từ trên xuống. Sự công nhận từ đồng nghiệp cũng quan trọng không kém. Điều này san bằng hệ thống phân cấp và tạo cảm giác về một đội mà mọi người đều hỗ trợ lẫn nhau. Hãy thử áp dụng hệ thống công nhận từ người ngang hàng, ví dụ, sticker "cảm ơn" trong công cụ theo dõi nhiệm vụ hoặc mini-chat để phản hồi tích cực.
• Cá nhân hóa cách tiếp cận. Một số người đánh giá cao lời khen công khai, trong khi những người khác thích tin nhắn cá nhân. Quan sát và điều chỉnh định dạng cho từng người. Bằng cách này, bạn sẽ thể hiện sự tôn trọng và nhận thức. Quan trọng nhất — bạn sẽ tăng cường hiệu quả củng cố bằng cách nhắm chính xác vào mục tiêu.
• Đo lường hiệu quả. Bạn muốn biết điều này có hiệu quả không? Theo dõi mức độ giữ chân nhân viên, mức độ chủ động và sự tham gia vào các cuộc thảo luận. Ngay cả một cuộc khảo sát thường xuyên đơn giản về không khí trong đội cũng sẽ cho thấy sự củng cố tích cực đã trở thành một phần trong văn hóa của bạn đến mức nào.

Ví dụ, đây là cách biến sự củng cố tích cực thành thực hành hàng ngày chỉ trong 7 ngày:

Ngày 1–2: Chuẩn bị

• Xác định các hành động và mô hình hành vi chính cần khuyến khích.
• Tìm hiểu đội của bạn thích nhận sự công nhận như thế nào.
• Tạo không gian cho phản hồi (kênh Slack, thẻ trong công cụ theo dõi nhiệm vụ, v.v.)
• Mục tiêu: xây dựng nền tảng và điều chỉnh hệ thống cho đội.

Ngày 3–4: Khởi động đầu tiên

• Bắt đầu thường xuyên ghi nhận đóng góp của nhân viên tại các cuộc họp hàng ngày.
• Triển khai định dạng công nhận ngang hàng (mỗi người cảm ơn một đồng nghiệp).
• Tiến hành đánh giá kết thúc với trọng tâm vào đóng góp của từng thành viên và đội.
• Mục tiêu: khởi động đầu tiên và hình thành thói quen.

Ngày 5–7: Phản hồi và tối ưu hóa

• Quan sát phản ứng của đội (sự tham gia, nhiệt tình, bình luận).
• Tiến hành khảo sát nhỏ: "Điều gì đáng nhớ trong tuần này?"
• Xác định những gì hoạt động hiệu quả và những gì cần điều chỉnh.
• Mục tiêu: phân tích hiệu quả và xác định điểm tăng trưởng.

Lỗi và bẫy

Tất nhiên, quá nhiều tích cực và khuyến khích cũng có thể gây phản tác dụng. Tuy nhiên, nếu bạn biết về những rạn nứt dưới nước này và hiểu chính xác cách hành động trong trường hợp "quá liều" công nhận, mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ nhất. Đây là tổng quan về các vấn đề có thể bạn sẽ gặp phải trên con đường này:

Lời khen quá chung chung

• Lỗi: "Bạn luôn làm tốt" mất đi hiệu quả tạo động lực.
• Nên làm gì: Đưa ra phản hồi cụ thể: "Bạn đã tổ chức đội rất tốt và hoàn thành đúng hạn."

Kỳ vọng không thực tế

• Lỗi: Nhiệm vụ phức tạp mà không có nguồn lực cần thiết có thể làm mất động lực.
• Nên làm gì: Đặt mục tiêu thực tế và liên kết sự công nhận với thành tích cụ thể.

Chỉ tập trung vào thành công cá nhân

• Lỗi: Liên tục nhấn mạnh một người có thể làm tổn hại đến tinh thần đồng đội.
• Nên làm gì: Công nhận đóng góp của cả đội và từng thành viên vào kết quả chung.

Bỏ qua sở thích cá nhân

• Lỗi: Cách tiếp cận chung chung làm giảm hiệu quả.
• Nên làm gì: Tìm hiểu mỗi thành viên trong đội thích nhận sự công nhận như thế nào.

Công nhận không thường xuyên

• Lỗi: Lời khen hiếm hoi được coi là tình cờ và mất giá trị.
• Nên làm gì: Biến sự công nhận thành một phần của văn hóa và quy trình làm việc hàng ngày.

Đọc thêm:

Tăng cường làm việc nhóm bằng cách nghiên cứu Những lợi ích hàng đầu của phương pháp Agile: tại sao Agile thúc đẩy thành công trong quản lý dự án.

Để giữ tổ chức và tập trung, chúng tôi khuyên bạn nên đọc bài viết về Quy trình làm việc trong quản lý dự án: các bước để tối ưu hóa và thành công.

Để tăng sự tham gia của nhân viên, hãy đọc Làm thế nào để tăng năng suất nơi làm việc với các chiến lược gamification.

Kết luận

Sự củng cố tích cực không chỉ đơn thuần là lòng tốt. Đây là một công cụ mạnh mẽ hình thành hành vi, củng cố thói quen hữu ích và tăng cường động lực của đội. Khi được sử dụng một cách có ý thức và thường xuyên, nó giúp tạo ra văn hóa công nhận, động lực và niềm tin. Bằng cách công nhận nỗ lực của nhân viên theo cách rõ ràng và có cấu trúc, bạn không chỉ giúp đội phát triển — bạn đang đặt nền móng vững chắc cho sự thành công bền vững, lâu dài.

Sách đề xuất

"Drive: The Surprising Truth About What Motivates Us by Daniel"

Tác giả khám phá khoa học về động lực, nhấn mạnh tầm quan trọng của sự tự chủ, sự thành thạo và ý nghĩa là những yếu tố chính trong năng suất làm việc.

Trên Amazon

"The Power of Positive Leadership"

Cuốn sách này kết hợp các chiến lược thực tế với các ví dụ về lãnh đạo đầy cảm hứng trong thực tế.

Trên Amazon

"The Carrot Principle"

Cuốn sách này chứng minh cách thức công nhận và trân trọng có thể nâng cao sự gắn kết và năng suất của nhân viên một cách đáng kể. Nó cung cấp lời khuyên thực tế cho các nhà quản lý để thực hiện các chiến lược công nhận hiệu quả.

Trên Amazon