Tăng năng suất tại nơi làm việc với các chiến lược Gamification

Gamification giải thích đơn giản

Gamification đưa cơ chế trò chơi vào những bối cảnh vốn chẳng liên quan gì đến trò chơi, với mục đích làm cho phản hồi trong công việc đến nhanh hơn và dễ hiểu hơn chứ không nhằm biến công việc thành trò chơi. Trong môi trường làm việc thông thường, nhân viên hoàn thành một nhiệm vụ rồi phải chờ nhiều ngày hay nhiều tuần mới được ghi nhận, nếu may mắn được ghi nhận. Còn trong môi trường gamification, ngay khi việc hoàn thành, một tín hiệu hiện ra trước mắt họ, có thể là một điểm thưởng, một nấc mới trên thanh tiến độ hay một huy hiệu. Chính sự tức thời ấy tạo ra khác biệt, vì nó thay đổi cách người ta cân nhắc động lực với nhiệm vụ trong khi bản thân nhiệm vụ vẫn giữ nguyên.

Những cơ chế khiến trò chơi hấp dẫn như mục tiêu rõ ràng, tiến độ nhìn thấy được, phản hồi tức thời và phần thưởng có ý nghĩa đều có thể áp dụng thẳng vào môi trường làm việc nếu được thiết kế cẩn thận. Rủi ro nằm ở những hệ thống thưởng cho sự bận rộn thay vì kết quả, vì chúng tạo ra vẻ ngoài gắn kết mà bên trong rỗng ruột.

Các yếu tố quan trọng của thành công:

• Hệ thống điểm. Theo dõi tiến độ hướng tới những kết quả đã xác định, không dừng ở việc đếm khối lượng hoạt động. Nếu điểm được trao cho nỗ lực mà không xét đến chất lượng đầu ra, điểm số sẽ tăng trong khi hiệu suất vẫn đứng yên.
• Bảng xếp hạng. Đặt sự cạnh tranh ra trước mắt mọi người, nhờ vậy phần lớn người tham gia cố gắng hơn. Khi thiết kế, cần quyết định cuộc đua diễn ra giữa các cá nhân hay giữa các đội, bởi bảng xếp hạng cá nhân có thể làm yếu đi sự hợp tác ở những vị trí vốn cần đến nó.
• Huy hiệu. Mang lại sự công nhận cụ thể và có xác thực cho kỹ năng và thành tích. Giá trị của huy hiệu nằm ở độ hiếm và độ cụ thể, còn những huy hiệu chung chung thì sớm mất ý nghĩa.
• Thử thách. Đặt ra các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cụ thể, giúp nhân viên có một đích đến rõ ràng ngoài những kỳ vọng công việc hằng ngày. Thử thách phát huy tác dụng tốt nhất khi có thời hạn và tiêu chí thành công được nói rõ.
• Phần thưởng. Những khuyến khích vật chất và tinh thần có ý nghĩa với chính nhóm nhân viên đó. Phần thưởng được chọn theo điều mà đội thực sự coi trọng sẽ tác động đến hành vi mạnh hơn nhiều so với một danh mục phần thưởng đồng loạt.
• Chỉ báo tiến độ. Cho thấy khoảng cách giữa hiện trạng và mục tiêu. Khi thấy được những bước tiến ở giữa chặng, người ta cảm nhận được giá trị của chúng, nhờ đó việc giữ động lực cho các mục tiêu dài hạn trở nên nhẹ nhàng hơn.

Triển khai an toàn

Trước khi triển khai, thiết kế gamification cần được điều chỉnh cho phù hợp với văn hóa và mục tiêu của tổ chức. Một startup có văn hóa cạnh tranh có thể được lợi từ bảng xếp hạng hiệu suất cá nhân, trong khi với một tổ chức mà kết quả phụ thuộc vào sự phối hợp giữa các phòng ban, cùng cơ chế ấy lại gây hại. Chương trình đào tạo lãnh đạo của Deloitte là một ví dụ có ghi chép, khi họ đưa huy hiệu, chỉ báo tiến độ và bảng xếp hạng vào cấu trúc đào tạo và nhờ đó rút ngắn thời gian hoàn thành khóa học, đồng thời tăng số người tham gia tự nguyện. Điều tạo nên khác biệt ở đây nằm ở việc người học thấy được tiến độ của mình ở từng giai đoạn chứ sự mới lạ không đóng góp bao nhiêu, và chính điều đó giữ họ gắn bó với một nội dung mà trước đây nhiều người bỏ dở giữa chừng.

Các lĩnh vực chính để triển khai thành công:

• Thành tích dựa trên kỹ năng với lộ trình tiến độ rõ ràng, để người tham gia biết hành vi nào giúp họ tiến lên, thay vì chỉ biết rằng có thể tiến lên.
• Nhiệm vụ đào tạo tương tác với phần thưởng cho các cột mốc, chia những chuỗi đào tạo dài thành các phần nhỏ có thể hoàn thành, để người học không phải tập trung liên tục vào một khối nội dung dài không ngắt quãng.
• Cuộc thi kiến thức giữa các đội, bổ sung một lớp trách nhiệm xã hội giúp duy trì sự tham gia cả khi động lực cá nhân đã giảm.
• Bài kiểm tra chứng chỉ với sự công nhận công khai, khiến việc hoàn thành khóa học được mọi người ghi nhận và chứng chỉ trở nên đáng để phấn đấu.

Tác động lên tỷ lệ hoàn thành đào tạo và khả năng ghi nhớ khá đồng đều giữa các ngành, bởi cấu trúc gamification khiến tiến độ hiện rõ và được khen thưởng ở mỗi giai đoạn chứ không riêng lúc kết thúc, nhờ vậy người học ít ngại bắt tay vào tài liệu đào tạo hơn.

Ví dụ thực tế

Những lần triển khai gamification thành công nhất đều có chung một nguyên tắc thiết kế là gắn phần thưởng với kết quả mà tổ chức thật sự cần, thay vì với các chỉ số hoạt động thay thế. Một hệ thống gamification cho bộ phận bán hàng thưởng theo số cuộc gọi sẽ làm tăng số cuộc gọi, còn hệ thống thưởng theo pipeline đủ điều kiện sẽ làm tăng pipeline đủ điều kiện. Bản thân cơ chế trò chơi mang tính trung lập, điều quyết định là chúng được gắn vào cái gì. Tìm hiểu thêm: Quản lý dự án.

Đối với các đội công nghệ, gamification hiệu quả nhắm vào các hành vi khó duy trì nhất khi không có cấu trúc bên ngoài:

• Cuộc thi chất lượng mã với đánh giá của chuyên gia — tạo ra cấu trúc trách nhiệm được đồng nghiệp đánh giá cho các tiêu chuẩn mà nếu không sẽ vô hình đối với các bên liên quan không kỹ thuật.
• Thử thách đổi mới với việc triển khai dự án thực tế — mang lại cho tư duy thử nghiệm một kênh được xác định không cạnh tranh với các cam kết giao hàng.
• Sáng kiến cải thiện tài liệu với phần thưởng nhóm — giải quyết vấn đề hành động tập thể trong đó động lực cá nhân để ghi tài liệu thấp nhưng chi phí thiếu tài liệu của đội cao.
• Cuộc thi tìm lỗi với phần thưởng nhóm — căn chỉnh động lực cạnh tranh cá nhân với kết quả chất lượng mã tập thể.

Đo lường tác động

Hệ thống gamification không được đo bằng kết quả kinh doanh sẽ dần chạy theo các chỉ số trò chơi và bỏ quên chỉ số hiệu suất thật. Vì vậy khung đo lường phải được xác định trước khi triển khai, không đợi đến sau, để ngay từ đầu hệ thống được thiết kế nhằm tạo ra dữ liệu nối hành vi trong trò chơi với những kết quả mà tổ chức quan tâm.

Các chỉ số chính cần theo dõi:

• Mức độ gắn kết của nhân viên: đo qua tỷ lệ tham gia, mức sử dụng tự nguyện và phản hồi định tính, không chỉ dựa vào số lần đăng nhập.
• Hiệu quả hoàn thành nhiệm vụ: thời gian hoàn thành và tỷ lệ lỗi, đem so với mức cơ sở trước khi có gamification để tách riêng tác động của nó.
• Cải thiện chất lượng: các chỉ số chất lượng đầu ra riêng cho từng vai trò, được theo dõi song song với số lượng để phát hiện kiểu đánh đổi mà các hệ thống thiết kế kém thường gây ra.
• Mức độ hợp tác trong đội: tần suất tương tác giữa các phòng ban và mức độ hỗ trợ lẫn nhau, đặc biệt cần chú ý khi đang dùng bảng xếp hạng cá nhân.
• Cải thiện kết quả kinh doanh: chỉ số ở tầng cao nhất, là lý do để đầu tư vào gamification, có thể là doanh thu, tỷ lệ giữ chân, sự hài lòng của khách hàng hay bất kỳ kết quả nào mà hệ thống được thiết kế để tác động.

Bài viết liên quan:

Để hiểu thêm về cách cải thiện năng suất, hãy tham khảo Biểu đồ Gantt là gì? Hướng dẫn sử dụng biểu đồ Gantt để quản lý dự án.

Để quản lý nhiệm vụ tốt hơn, hãy xem Mẫu quy trình làm việc: Cách tối ưu hóa quy trình để đạt hiệu quả tối đa.

Để có thêm mẹo tạo động lực cho đội, hãy đọc Ma trận quyết định có trọng số: Một công cụ đơn giản để đưa ra quyết định sáng suốt. Thông tin chi tiết: Phần mềm quản lý nhóm.

Hướng tới tương lai

Gamification tại nơi làm việc đang dần cá nhân hóa nhiều hơn. Khi dữ liệu hành vi tích lũy ngày càng nhiều trong hệ thống, việc điều chỉnh cơ chế theo kiểu động lực của từng người trở nên khả thi, thay vì áp cùng một khuôn cho tất cả. Một nhân viên hăng hái hẳn lên trước bảng xếp hạng cạnh tranh cần một hệ thống khác với người chủ yếu tìm động lực ở việc ngày càng thành thạo hơn, và hệ thống nào không phân biệt được hai kiểu người này sẽ phục vụ kém cả hai.

Tổ chức nào hưởng lợi nhiều nhất từ xu hướng này vẫn sẽ do cùng một ràng buộc thiết kế như hiện nay quyết định. Hệ thống gamification bám sát kết quả kinh doanh thực và được xây dựng với phép đo có sẵn từ đầu sẽ tích lũy giá trị theo thời gian, còn những hệ thống lấy sự gắn kết làm mục đích tự thân rồi sẽ chững lại. Hạ tầng theo dõi nhiệm vụ và quy trình làm việc của Taskee cung cấp lớp vận hành giúp đo được kết quả của gamification thay vì chỉ phỏng đoán.

Kết luận

Gamification làm tốt là một sự can thiệp vào cấu trúc công việc, còn việc cổ vũ tinh thần không phải là thế mạnh của nó. Nó vận hành bằng cách thay đổi môi trường thông tin nơi công việc diễn ra, để tiến độ hiện rõ, phản hồi đến ngay và thành tích được ghi nhận, thay vì cố thuyết phục mọi người muốn làm việc nhiều hơn. Thành bại của nó phụ thuộc vào việc thiết kế có khớp với kết quả thực tế hay không, việc đo lường có bắt đầu ngay từ đầu hay không, và hệ thống có được điều chỉnh theo văn hóa cũng như loại vai trò cụ thể hay không. Taskee hỗ trợ lớp nhiệm vụ và quy trình làm việc mà gamification cần để vận hành, bởi khi công việc không hiện rõ và không có tổ chức, hệ thống gamification chẳng có gì để bám vào.