Layihə İdarəetmə proqramı və Excel: Layihəniz üçün hansı alət doğrudur?

Əsas məqamlar

PM proqram təminatının üstünlükləri

Xüsusi PM proqram təminatı bir neçə nəfərin işin vəziyyətinə dair paylaşılan, real vaxtlı baxışa ehtiyac duyduğu fərziyyəsi üzərində qurulub — cədvəllərin təmin etmək üçün dizayn edilmədiyi bir şey. Aşağıdakı xüsusiyyət dəsti əlavələr siyahısı deyil; hər bir element komandalar Excel-də mürəkkəb layihələri idarə etməyə çalışdıqda ortaya çıxan müəyyən bir koordinasiya uğursuzluğunu həll edir.

PM sistemlərinin əsas üstünlükləri və hər birinin nəyi həll etdiyi:

• Real vaxtlı əməkdaşlıq. Hər kəs eyni canlı versiya üzərində işləyir, bu da paylaşılan cədvəlləri layihə qeydləri kimi etibarsız edən versiya münaqişəsi problemini aradan qaldırır.
• Avtomatlaşdırılmış iş axınları. Status keçidləri, bildirişlər və təyinatlar əl ilə yeniləmələr əvəzinə qaydalarla işə salına bilər — bu, cədvəllərin sinxronizasiyadan çıxmasına səbəb olan əlavə yükü aradan qaldırır.
• Hesabat imkanları. Tapşırıqlar, qrafiklər və komanda üzvləri üzrə toplanmış metriklər ayrıca əl ilə tərtib prosesi tələb etmək əvəzinə, sistemdə artıq olan məlumatlardan avtomatik olaraq yaradılır.
• Resurs idarəetməsi. Komandanın əlçatanlığı və iş yükü bölgüsü real vaxtda görünür, bu da həddindən artıq yükləməni təhvil verməyə təsir etməzdən əvvəl, sonra deyil, tutmağı mümkün edir.
• Qrafik vizuallaşdırması. Gantt charts və asılılıq xəritələmə tapşırıqlar arasındakı əlaqəni görünən edir, beləliklə qrafik riskləri düz tapşırıq siyahısında olduğundan daha tez üzə çıxır.
• Sənəd idarəetməsi. Proses sənədləri, şablonlar və istinad materialları işlə eyni sistemin içində yaşayır — onları ayrıca saxlamaqdan yaranan axtarış əlavə yükü və versiya qarışıqlığını azaldır.
• Ünsiyyət imkanları. Konkret tapşırıqlara bağlanmış kontekstual müzakirə, layihə qərarları ayrı söhbət alətində qəbul edildikdə və müvafiq işə heç vaxt bağlanmadıqda baş verən məlumat itkisinin qarşısını alır.

Layihə idarəetmə aləti kimi Excel

Excel-in layihə idarəetmə aləti kimi uzunömürlülüyü təsadüfi deyil. Onun gücü struktur çevikliyindədir: cədvəl demək olar ki, hər hansı izləmə ehtiyacına uyğun formalaşdırıla bilər, onu artıq bilən insanlar üçün heç bir adaptasiya tələb etmir və abunə və ya internet bağlantısı olmadan işləyir. Məhdud əhatə dairəsi və sabit prosesləri olan komandalar üçün bu birləşməni həqiqətən də keçmək çətindir.

Excel-in əsas üstünlükləri və onların əhəmiyyət daşıdığı şərtlər:

• Aşağı öyrənmə əyrisi. Əksər mütəxəssislər artıq Excel haqqında işləyən biliyə malikdir. Mənimsəmə formal adaptasiya tələb etmir, bu da tətbiq sürəti və ya təlim büdcəsi məhdudiyyət olduqda əhəmiyyət kəsb edir.
• Yüksək özelleştirmə. Rəng kodlaşdırma, şərti formatlaşdırma və düstur məntiqi satıcının şablon dəsti ilə məhdudlaşmadan bir çox izləmə strukturlarını təkrarlaya bilər. Mübadilə bu özelleştirmənin əl ilə baxım tələb etməsidir.
• Sərfəli. Microsoft 365 Excel-i Office paketinin qalanı ilə birləşdirir və bu, xüsusi PM proqram təminatından əhəmiyyətli dərəcədə aşağı bir istifadəçi başına xərc ilə təklif olunur ki, bu da onu kiçik təşkilatlar və ya məhdud alət büdcəsi olan komandalar üçün rasional standart edir.
• Oflayn giriş. Excel internet bağlantısı olmadan işləyir, bir şərtlə ki, fayllar əvvəlcədən sinxronlaşdırılmış olsun. Bu, etibarsız bağlantı olan mühitlərdə işləyən komandalar üçün vacibdir.
• Universal uyğunluq. Excel faylları demək olar ki, hər əməliyyat sistemində açılır və əksər digər məlumat alətləri tərəfindən idxal edilə bilər — bu da onları təşkilati sərhədlər boyunca məlumat paylaşmaq üçün etibarlı format edir.
• Avtomatlaşdırma imkanları. Düsturlar, makrolar və Power Query cədvəl daxilində məlumat emalının əhəmiyyətli hissəsini avtomatlaşdıra bilər — baxmayaraq ki, bu, bütün komanda üzvlərinin malik olmadığı düstur biliyini tələb edir.

Keçidi həyata keçirmək

Excel-dən xüsusi PM proqram təminatına keçid iki nöqtədə risk yaradır: miqrasiya zamanı məlumat bütövlüyü və sonra komanda mənimsəmə. Hər ikisi düzgün ardıcıllıqla idarə oluna bilər, lakin hər iki mərhələdə addımları atlamaq keçidlərin uğursuz olmasının və komandaların geri qayıtmasının ən çox yayılmış səbəbidir.

Davamlı keçid üçün addımlar:

• Cari prosesləri öyrənin və auditdən keçirin. Əvəz seçməzdən əvvəl Excel-in əslində nəyi izlədiyini sənədləşdirin. Bu addım olmadan seçilmiş alətlər tez-tez səhv problemi həll edir.
• Konkret tapşırığınız üçün uyğun proqram təminatı seçin. Xüsusiyyət dəstini ən çox xüsusiyyətli mövcud variantla deyil, real iş axını mürəkkəbliyinizlə uyğunlaşdırın. Həddindən artıq güclü alətlər öz mənimsəmə sürtünməsini yaradır.
• Bütün məlumatların yeni sistemə necə köçürüləcəyini planlaşdırın. Platformanın Excel-dən birbaşa idxalı dəstəkləyib-dəstəkləmədiyini və ya əl ilə yenidən strukturlaşdırma tələb edib-etmədiyini müəyyənləşdirin. Prosesin gec mərhələsində qəbul edilən məlumat xəritələmə qərarlarını düzəltmək bahalıdır.
• Komandanızı yeni proqram təminatı ilə tanış edin. Problemlər ortaya çıxdıqdan sonra deyil, canlıya çıxma tarixindən əvvəl strukturlaşdırılmış adaptasiya sessiyası keçirin. Son tarix təzyiqi altında alət öyrənən komandalar onu sürtünmə ilə əlaqələndirir.
• Mövcud iş axınlarınızı yeni PM sisteminə uyğunlaşdırın. Cədvəl üçün qurulmuş iş axınları nadir hallarda birbaşa köçür. Yeni alətin mövcud strukturu yerləşdirəcəyini fərz etmək əvəzinə hansı proseslərin yenidən qurulması lazım olduğunu müəyyənləşdirin.
• Komandanızın yeni proqram təminatını necə idarə etdiyini izləyin. İlk 30 gün ərzində mənimsəmə metriklərini izləyin. Bu mərhələdə aşağı əlaqə müvəqqəti uyğunlaşma dövrü deyil, geri dönüşün aparıcı göstəricisidir.
• Rəy toplayın. Komanda üzvlərindən 2 həftə və 6 həftə işarələrində strukturlaşdırılmış məlumat toplayın. Erkən müəyyən edilmiş sürtünmə nöqtələri həll oluna bilər; rüblük baxışa qədər tərk edilənlər artıq həll yollarına yerləşdirilib.

Əlaqəli məqalələr:

Alət seçimi üzrə praktik fikirlər üçün Gantt chart nədir? PM üçün Gantt charts istifadə bələdçisi bölməsini araşdırın. 

Qərar qəbuletmə prosesinizi optimallaşdırmaq üçün Çəkili qərar matrisi bölməsini yoxlayın.

İş axını optimallaşdırma məsləhətləri üçün Layihə idarəetmə iş axını oxuyun.

Nəticə

Excel və xüsusi PM proqram təminatı mürəkkəblik əyrisində fərqli mövqeləri tutur. Excel iş axınları məhdud, komanda kiçik və əl ilə yeniləmələrin qiyməti yeni alətlərin qəbulu qiymətindən aşağı olduqda doğru alətdir. Koordinasiya əlavə yükü — versiya idarəetməsi, status təqibi, resurs görünürlüyü — işin özünə sərf edilməli olan vaxtı sərf etməyə başladıqda PM proqram təminatı daha yaxşı seçim olur. Keçid yenilik haqqında deyil; alətin məhdudiyyətlərinin miqrasiyanın yarada biləcəyindən daha çox sürtünmə yaratdığı nöqtəni müəyyən etmək haqqındadır.

Tövsiyə olunan oxu

"Project Management ToolBox"

Düzgün layihə idarəetmə həllinin seçilməsi və tətbiqi üzrə hərtərəfli bələdçi

"Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers"

Layihə idarəetməsində Excel-dən istifadə üçün qabaqcıl texnikalar

"The Fast Forward MBA in Project Management"

Yüz minlərlə oxucunun etibar etdiyi mükəmməl layihə idarəetməsinə dair hərtərəfli bələdçi