Layihə İdarəetmə proqramı və Excel: Layihəniz üçün hansı alət doğrudur?

Əsas nəticələr

Layihə idarəetmə proqramlarının faydaları

Yeni layihə idarəetmə sistemləri, köhnə Linux əməliyyat sisteminizə uyğunlaşdırıla bilmədiyi və Excel-in təklif etdiyi qədər uyğunlaşa bilmədiyi halda, istifadəçi interfeysinin sadəliyi və əlavə xüsusiyyətlər bunun əvəzini yaxşı çıxarır.

PM sistemlərinin nəzərə alınmalı əsas üstünlükləri:

• Real vaxt rejimində əməkdaşlıq. Hamı eyni tətbiqin üzərində işləyir, nəticələri və irəliləyişi bir-birinin ardınca izləyir.
• Avtomatlaşdırılmış iş axınları. Sizə hətta formulaları öyrənməyə ehtiyac yoxdur – tətbiqetmə minimum girişlə iş axını avtomatlaşdırır.
• Hesabat imkanları. Yaxşı PM proqramı, iş tarixçənizi səliqəli və qısa bir hesabatda paketləyərək, borularınızı daha da optimallaşdırmaq üçün lazım olan bütün metrikləri təqdim edə bilər.
• Resursların idarə edilməsi. Komandanızın mövcudluğunu görüb tapşırıqları uyğun şəkildə paylaya bilərsiniz.
• Zaman cədvəli vizuallaşdırması. Gantt qrafikləri kimi vasitələr, layihənin hər mühüm mərhələsini açıq şəkildə görməyə imkan verir, qarışıqlığı azaldır.
• Sənəd idarəetməsi. Yaxşı dizayn edilmiş PM proqramı, bütün təlimatlarınız və rəhbərlikləriniz üçün xüsusi saxlama imkanına malikdir. Adətən sadə paylaşım xüsusiyyəti ilə də gəlir!
• Əlaqə imkanları. Komandanızla başqa tab-ı dəyişdirmədən ünsiyyət qura bilərsiniz.

Excel layihə idarəetmə aləti olaraq

Hətta PM olmayanlar da Excel-i tanıyır – onu maksimum optimallaşdırmaqla məşğul olan cəmiyyətlər var, hər cür formulalar və qısa kodlar paylaşılır. Əlbəttə, intuitivlik Excel-in güclü tərəflərindən biri deyil, amma inkar edə bilməzsiniz ki, Microsoft-un layihə təşkilatına sadə yanaşması effektivdir.

Amma ehtiyatlı olmaq üçün gəlin, Excel-in əsas üstünlüklərinə baxaq:

• Aşağı öyrənmə əyrisi. Əksər mütəxəssislər artıq əsas formulaları bilir. Birinci dəfə o çətin və qorxulu mərhələdən keçəndən sonra – bütün qapılar sizə açıqdır.
• Yüksək özəlləşdirmə. Rəng kodlaması və müxtəlif formulalardan istifadə edərək Excel cədvəllərinizi spesifik tapşırığınıza uyğun şəkildə dəyişə bilərsiniz.
• İqtisadi cəhətdən sərfəli. Microsoft Office kitabxanası, təşkilatınıza bütün lazımi alətləri təmin etmək üçün ən büdcə dostu yollardan biridir.
• Offline giriş. Wi-Fi-niz sönüb? Əgər əvvəlcədən sinxronizasiya etmisinizsə – iş axışınız kəsilməyəcək.
• Ümumi uyğunluq. Əksər əməliyyat sistemləri Excel-i dəstəkləyir.
• Avtomatlaşdırma imkanları. Bir neçə on formulaya sahib olan Excel, əksər yorucu işləri sizin üçün görəcək.

Keçid edilməsi

Excel-dən daha istifadəçi dostu bir proqram təminatına keçməyə qərar verdiniz? Çox yaxşı! Yeni bir şey öyrənmək və alətlərinizi genişləndirmək, uğurlu bir karyera üçün vacibdir.

Yeni proqram təminatına problemsiz keçid etmək üçün atmalı olduğunuz bir neçə addım:

• Hal-hazırda olan prosesləri öyrənin və yoxlayın. Bu, doğru PM proqram təminatını seçməyinizə kömək edəcək.
• Spesifik tapşırığınıza uyğun proqram təminatını seçin. Bu vacibdir, buna görə bütün seçimləri diqqətlə araşdırın.
• Bütün məlumatların və həssas informasiya ilə bağlı məlumatların yeni sistemə necə köçürüləcəyini planlaşdırın. Şansınız varsa, seçdiyiniz proqram təminatının köçürmə qabiliyyətləri vardır.
• Komandanıza yeni proqram təminatını təqdim edin. Lazım gələrsə, bir oriyentasiya sessiyası təşkil edin.
• Əvvəlki iş axışınızı yeni PM sisteminə uyğunlaşdırın. Yaxud heç nə qurtarmırsa, tamamilə yenidən qurun.
• Komandanızın yeni proqram təminatını necə idarə etdiyini izləyin. Əgər hər şey gözlədiyiniz kimi getmirsə, başqa seçimləri nəzərdən keçirin.
• Geribildirim toplayın. Komanda yoldaşlarınızın ehtiyaclarına diqqət yetirin – əgər onlar yeni iş axışına uyğunlaşa bilmirlərsə, bəlkə də bəzi dəyişikliklər etməli olacaqsınız.

Əlaqəli məqalələr:

Alət seçimi ilə bağlı praktiki məlumatlar üçün Gantt qrafiki nədir? Layihə idarəetməsi üçün Gantt qrafiklərinin istifadəsinə dair bələdçini araşdırın.

Qərar vermə prosesinizi optimallaşdırmaq üçün Çəkili qərar matrisi: Düşünülmüş qərarlar vermək üçün sadə bir alətni yoxlayın.

İş axışını optimallaşdırmaq üçün məsləhətlər üçün Layihə idarəetmə iş axışı: Layihə uğurunu asanlaşdırmaq üçün addımları oxuyun.

Nəticə

Bununla yanaşı, əvvəldən dediyimiz kimi, Excel-dən daha rahat və istifadəçi dostu bir şeyə keçmək qərarı, layihənizin ehtiyaclarına əsaslanmalıdır. Cədvəllər yaxın gələcəkdə heç bir yerə getmir, buna görə də əgər köhnə dostunuz Excel ilə rahatsanız, bu tamamilə etibarlı bir seçimdir.

Lakin, yaxşı hazırlanmış bir PM sistemi iş həyatınızı tamamilə dəyişdirə bilər, layihə izləmə və resurs bölüşdürməsini bir neçə kliklə etmək imkanı yaradır. Bundan başqa, yenilik yaxşıdır. Beləliklə, əgər biznesinizi və komandanızı böyütməyi planlaşdırırsınızsa, bəlkə də yeni bir mühit axtarmaq üçün yaxşı bir vaxtdır.

Tövsiyə olunan oxu:

"Project Management ToolBox"

Uyğun layihə idarəetmə həlli seçmək və tətbiq etmək üçün ətraflı bələdçi

Amazon-da

"Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers"

Layihə idarəetməsində Excel-dən istifadə etmək üçün qabaqcıl texnikalar

Amazon-da

"The Fast Forward MBA in Project Management"

Layihə idarəetməsində mükəmməl bələdçi, yüz minlərlə oxucunun etibar etdiyi kitab

Amazon-da