Səmərəli onlayn görüş məsləhətləri

Əsas Fikirlər

Mümkün problemlər

Həllərə keçməzdən əvvəl gəlin virtual görüşlərlə bağlı problemlərin kökünə nəzər salaq. Bir çox insanın qarşılaşdığı tipik çətinliklər:

• Aydın məqsədin olmaması: Çox vaxt "lazımdır" deyə toplaşırıq, müzakirə etməli olduğumuz və nəyə nail olmalı olduğumuz barədə dəqiq anlayış olmadan.
• Dəyişikliklər: Ev şəraiti, telefondakı bildirişlər, paralel açılmış sekmələr — bunların hamısı iştirakçıların müzakirədən diqqətini yayındırmaq istəyir.
• Texniki nasazlıqlar: Zəif internet, işləməyən mikrofon və ya kamera hər hansı bir görüşü poza bilər.
• İştirakçıların passivliyi: Bəziləri çox danışır, bəziləri isə bütün görüş boyu səssiz qalır. Bu, iştirakçılıq və ideyaların müxtəlifliyini azaldır.
• Çox məlumat/çox uzun: Bütün mövzuları bir görüşə sığdırmaq çalışması yüklənməyə və diqqətin dağılmasına səbəb olur.
• Nəzarət çatışmazlığı: Moderator vaxtı idarə etmir, müzakirəni istiqamətləndirmir, bu isə mövzudan yayına səbəb olur.

Bu problemlər effektiv onlayn kommunikasiya qarşısını alır və görüşlərimizi daha az məhsuldar edir. Amma narahat olmayın! Bunların hamısı düzəldilə bilər.

Hazırlıq

Məhsuldar onlayn görüşlərin əsas sirri görüş başlamazdan çox əvvəl başlayır. Bu, evin təməli kimidir — onsuz heç nə dayana bilməz.

Məqsəd və gündəlik

• "Biz burada niyə varıq?": Dəvəti göndərməzdən əvvəl özünüzə bu sualı verin. Məqsəd konkret və ölçülə bilən olmalıdır. Məsələn, "X layihəsini müzakirə etmək" deyil, "X layihəsinin gələcək rüblük büdcəsini təsdiqləmək".
• Ətraflı gündəlik: Görüş mövzularını, hər mövzu üçün təxmini vaxtı və hazırlıq üçün məsul şəxsləri göstərən ətraflı plan hazırlayın. Gündəliyi bütün iştirakçılara ən azı 24 saat əvvəl göndərin. Bu, insanların hazırlaşmasına, lazım olan məlumatları toplamasına və suallarını formalaşdırmasına imkan verir.
• Materialları əvvəlcədən göndərin: Dəvətə bütün lazımi sənədləri, hesabatları və təqdimatları əlavə edin. Heç kim görüş zamanı məlumat axtarmağa vaxt itirmək istəmir.

Yalnız lazım olan insanlar. Kimlərin həqiqətən iştirak etməsi lazım olduğunu düşünün. İştirakçı sayı az olduqca müzakirəni idarə etmək asanlaşır və hər kəsin söz alma imkanı artır. Bəzən hamı ilə uzun görüşdən daha yaxşıdır ki, fərqli qruplarla iki qısa görüş keçirin. İş yoldaşlarınızın vaxtına hörmət edin.

Vaxt və müddət

• Qısa və məzmunlu: Çox görüşlər üçün ideal müddət 25 və ya 50 dəqiqədir (30/60 yerinə). Bu, görüşlər arasında fasilə verməyə imkan verir.
• Zaman zonalarını nəzərə alın: Komanda paylanıbsa, hər kəs üçün uyğun vaxtı göstərən planlaşdırıcılar istifadə edin.
• "Pik saatlardan" qaçının: Bazar ertəsi səhərləri və ya cümə axşamları mürəkkəb müzakirələr üçün ən məhsuldar vaxt olmaya bilər.

Texnologiyanı hazırlayın

• Əvvəlcədən yoxlayın: Kameranızın, mikrofonunuzun, qulaqlığınızın və internet bağlantınızın problemsiz işlədiyindən əmin olun.
• Sakit yer tapın: Diqqətinizi yayındırmayacaq, yaxşı işıqlanmış sakit bir yer seçin. Məxfilik və ya peşəkar görünüş üçün fon istifadə edə bilərsiniz.
• Cihazları doldurun: Vacib müzakirə zamanı enerji bitən noutbuk heç kimi sevindirmir.

İştirak

Zamanınızı ən məhsuldar şəkildə istifadə etməyə kömək edən virtual görüşlər üçün bir neçə məsləhət:

Dəqiq başlayın

Təyin olunan vaxtda başlayın. Gecikənləri gözləmək vaxtında gələnlərə hörmətsizlikdir. Hamının rahat olması üçün qısa "istişmə" və ya qeyri-rəsmi sualla başlaya bilərsiniz.

Moderator və katib

• Moderator: Bu şəxs zamanı idarə edir, müzakirəni gündəmə uyğun yönəldir, bütün iştirakçıları daxil edir və mövzudan yayınmanın qarşısını alır. Moderator məhsuldar onlayn görüşlərin əsas fiqurudur.
• Katib (və ya qeydlərdən məsul şəxs): Əsas qərarları, tapşırıqları, son tarixləri və məsul şəxsləri yazır. Beləliklə, sonradan "Başqa razılıq var idi?" deyilməz. Müzakirənin gedişatını hər kəsin görə biləcəyi ümumi lövhələr və ya sənədlər (Google Docs, Miro, Confluence) istifadə edilə bilər.

Kameraları açın!

Bu, onlayn kommunikasiya effektivliyini artırmaq üçün ən güclü vasitələrdən biridir. Bir-birinizin üzünü görmək qeyri-şifahi siqnalları daha yaxşı oxumağa, daha bağlı hiss etməyə və diqqətin yayılmasının qarşısını almağa kömək edir. İnternet zəifdirsə, ən azı danışıq zamanı və ya qərar verilərkən kameranı açmaq barədə razılaşa bilərsiniz.

Fəal iştirak

• Sual verin: Moderator müxtəlif fikirləri eşitmək üçün hər iştirakçıya müraciət etməlidir. "Con, bu barədə nə düşünürsünüz?", "Mariya, əlavə etmək istədiyiniz bir şey varmı?"
• İnteraktivlikdən istifadə edin: Sorğular, "əl qaldırmaq", suallar üçün çat — ən sakit iştirakçıları belə cəlb etmək və rəy almaq üçün əla vasitələrdir.
• Qısa fasilələr: Görüş bir saatdan uzun çəkirsə, 5 dəqiqəlik fasilə verin. Bu, yenidən fokuslanmağa və diqqəti saxlamağa kömək edər.

Fokus və tək vəzifə

Bəlkə də ən çətin, amma ən vacib onlayn əməkdaşlıq strategiyalarından biridir. Lazımsız bütün sekmələri və tətbiqləri bağlayın. Telefonda bildirişləri söndürün. Yalnız görüşə fokuslanın. Diqqətiniz yayılıbsa, müzakirəyə qayıdın. Moderator bunu yumşaq şəkildə xatırlada bilər.

Uğuru möhkəmləndirmək

Görüşün effektivliyi onun nə qədər yaxşı keçməsi ilə yox, sonra nə edilməsi ilə ölçülür.

Yekunlar və qərarlar

• Qısa xülasə: Görüşdən dərhal sonra (ideal olaraq bir saat ərzində) əsas qərarlar, tapşırıqlar, məsul şəxslər və vaxtlarla qısa xülasə göndərin. Bu, razılaşmaları möhkəmləndirər və onların "itmə" risqini azaldar.
• Görüşün yazısı: Görüşü yazmısınızsa, onu haradan tapa biləcəklərini göstərin. Bu, iştirak edə bilməyənlər üçün xüsusilə faydalıdır.

Fəaliyyətlər və izləmə

• Vəd verdiklərinizi yerinə yetirin: Görüşdə bölüşdürülmüş bütün tapşırıqların yerinə yetirildiyindən əmin olun. Proqresi izləmək üçün ümumi tapşırıq izləyicilərindən (Taskee, Jira, Trello, Asana) istifadə edin.
• Əks əlaqə: Komandadan görüşlərin nə qədər məhsuldar olduğunu müntəzəm soruşun. Nələri yaxşılaşdırmaq olar? Bu, uzaqdan görüşlər üçün ən yaxşı təcrübələrin formalaşmasına kömək edir.

Oxumağa davam edin:

İş və istirahəti necə birləşdirmək lazım olduğunu öyrənmək üçün məqaləmizə baxın: Workation nədir? Səyahət zamanı iş haqqında bələdçi.

İşdə məhsuldar qalmaq və diqqəti cəmləmək üçün Tapşırıq idarəetməsində müsbət gücləndirmə ilə komanda məhsuldarlığını artırmaq mövzusunu öyrənin.

İşçilərinizi uğura hazırlamaq üçün Uzaqdan işə başlama: Yeni işçilərin uğur qazanmasını təmin etmək məqaləmizdən faydalanın.

Nəticə

Məhsuldar onlayn görüşlər sehr deyil, şüurlu hazırlıq və düzgün davranışın nəticəsidir. Bu virtual görüş məsləhətlərini tətbiq etməklə onlayn görüşlərinizin keyfiyyətində böyük fərq görəcəksiniz. Yalnız vaxtınıza qənaət etməyəcək, həm də komandada effektiv onlayn kommunikasiya qabiliyyətinizi əhəmiyyətli dərəcədə artıracaq, uzaqdan işi həqiqətən məhsuldar edəcəksiniz. Unutmayın, hər görüş əməkdaşlıq və tərəqqi üçün fürsətdir. Hər dəqiqənin buna dəyər olmasını təmin edin!

Tövsiyə olunan oxu

“The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters”

Görüş formatının gündəmdən daha vacib olmasının və həqiqətən effektiv görüşlərin necə yaradılmasının səbəbləri.

Amazon-da

“Death by Meeting: A Leadership Fable”

İşə yaramayan görüşləri komanda idarəçiliyində strateji bir alətə çevirməyin yolları.

Amazon-da

“Digital Body Language”

Onlayn mühitdə sözsüz kommunikasiya necə dəyişir və çatlarda, Zoom-da və emaillərdə necə düzgün “oxunmaq” olar izah edir.

Amazon-da