Советы по избыточной коммуникации

8 минут на прочтение

3 просмотров

29 мая, 2025

Давайте поговорим о настоящей проблеме — тех самых менеджерах, которые не перестают болтать и назначать встречи, буквально не давая коллегам спокойно работать. Что хуже — говорить слишком много или вообще молчать — мы до сих пор не решили. Но чтобы ваши блестящие идеи не утонули в потоке бесполезных встреч и куче уведомлений, мы подготовили эту статью.

Ключевые идеи

Недостаток коммуникации опасен, но ее избыток создает шум и перегрузку

Каждое повторение должно добавлять ценность, а не просто дублировать информацию

Определите, где искать разные типы сообщений, создав единый источник истины для важных решений

Избыток коммуникации

Если вы повторяете одно и то же снова и снова, лишь бы каждый коллега и менеджер наконец понял — у вас проблема.

Давайте без сложностей — просто пример. Представьте, что вы запускаете важный проект, и команде нужно пройти полноценный онбординг и подготовку. Сначала вы отправляете письмо. Затем организуете встречу. Потом кидаете в общий доступ Figma со слайдами «как не надо делать». И, чтобы уж наверняка, — сбрасываете стену текста в рабочий чат.

Вот это и есть классический оверкоммьюникейшн.

В особенно крупных командах, где численность достигает тысяч человек, такая избыточность еще может иметь смысл.

Но если мы говорим о небольших или растущих командах — несколько простых практик помогут все вернуть в норму.

Когда излишек оправдан

Как обычно, не все так однозначно. Иногда действительно стоит внимательно следить за сотрудниками. Но такие случаи строго определенные, так что увлекаться не стоит:

Периоды организационных изменений. В такие моменты важно обеспечить максимальную ясность. Например, при переходе на новую систему управления проектами можно использовать трехшаговый подход: сначала вебинар с объяснением изменений, затем подробный гайд в базе знаний и, наконец, серия коротких напоминаний в командном чате. Это помогает сократить хаос и обеспечить плавный переход.
Передача критически важной информации. Сроки, изменения в проектах, ключевые решения — тут лучше перебдеть, чем недобдеть. Даже самые внимательные коллеги могут что-то упустить, особенно если сообщение потеряется среди кучи других.
Мультикультурные и распределенные команды. Если в вашей команде есть люди из разных стран и часовых поясов — четкая коммуникация не просто удобна, она необходима. В одной из моих команд работали специалисты из пяти стран, и чтобы все шло гладко, мы фиксировали ключевые решения тремя способами: обсуждали на встрече, записывали в общий документ и дублировали в чате.
Онбординг новых сотрудников. Новичкам все приходится объяснять по нескольку раз. Один из моих менеджеров использовал метод «тройного касания»: сначала объяснение на встрече, затем письменный гайд и, наконец, видеоинструкция по каждому ключевому процессу. В результате никто не теряется, и все понятно.

Есть, конечно, и исключения. Например, большинство удаленных сотрудников привыкли быть максимально самостоятельными. Так что если вы уже пару месяцев работаете с человеком с другого континента и знаете, что он выдает качественный результат — нет никакого смысла его микроменеджить.

Избыточность — не забота

Все еще думаете, что контроль за сотрудниками — это всегда хорошо, несмотря на возможные минусы? Тогда давайте рассмотрим эти минусы:

Информационная перегрузка. Когда сообщений становится слишком много, люди начинают игнорировать почти все. Один мой коллега как-то сказал: «Если важно все — значит, не важно ничего». Если каждое сообщение звучит как катастрофа, в итоге их никто не воспринимает всерьез.
Потеря продуктивности. Чем больше повторений — тем меньше времени остается на работу. Каждый новый имейл, встреча или напоминание отнимает минуты, а иногда и часы, которые можно было бы потратить на реальные задачи.
Привычка к беспомощности. Когда все повторяется по нескольку раз, люди перестают искать информацию сами. «Не увидел письмо? Ничего, потом еще раз пришлют». И это становится нормой — все начинают рассчитывать, что важное все равно еще напомнят.
Информационное выгорание. Отдельная большая тема. У некоторых клиентов мы замечали интересный эффект — сотрудники начинают автоматически архивировать письма от тех, кто пишет слишком часто. И вот уже критичная информация проходит мимо, и никто не понимает, где все пошло не так.

Проще говоря — ваша команда должна уметь справляться с задачами без вашего постоянного вмешательства. Это не значит, что их надо бросить в воду и смотреть, научатся ли они плыть. Но между «надзором» и «микроменеджментом» — большая разница.

Cтратегии баланса

Как найти оптимальную меру избыточности? Вот несколько стратегий:

Создайте четкую систему каналов. Определите специализированную функцию для каждой платформы и строго придерживайтесь этой структуры. Когда ваша команда точно знает, что Slack — для быстрых решений, а Taskee — для документирования проектов, эффективность взаимодействия растет экспоненциально. Научите команду не только использовать каналы, но и правильно их комбинировать: например, видеозвонок всегда завершается email-резюме с ключевыми решениями и четкими требованиями к действиям.
Применяйте "правило трех". Психологи утверждают, что для закрепления информации в памяти необходимо минимум три контакта с ней в разных форматах. Используйте мультисенсорный подход: сначала вербальная подача (встреча), затем визуальное закрепление (документ), и наконец, контекстное напоминание при планировании следующих шагов.
Внедрите механизмы подтверждения. Реализуйте систему явных подтверждений для критически важных сообщений: от простых реакций-эмодзи до формальных чек-листов выполнения. Эта практика, заимствованная из авиации и медицины, создает замкнутый цикл коммуникации и значительно снижает вероятность ошибок. Установите четкие временные рамки для обратной связи и автоматизируйте напоминания только для тех, кто не отреагировал, вместо повторной рассылки всей команде.
Используйте визуальную коммуникацию. Исследования нейробиологии доказывают, что мозг обрабатывает визуальную информацию в 60,000 раз быстрее текстовой. Инвестируйте время в создание диаграмм, инфографик и блок-схем для сложных процессов. Для максимальной эффективности комбинируйте минималистичный текст с наглядными графическими элементами.
Регулярно проверяйте эффективность. Внедрите структурированный аудит коммуникационных потоков через количественные и качественные метрики. Измеряйте не только скорость доставки информации, но и ее правильное понимание с помощью коротких проверочных опросов. Разработайте "тепловую карту" коммуникаций, отслеживающую наиболее эффективные каналы для разных типов информации. Компании, проводящие регулярный аудит коммуникаций, добиваются более высоких показателей выполнения проектов в срок.
Создайте единую точку истины. Установите центральное хранилище знаний с четкой структурой и правилами актуализации информации. Важно не просто создать такой ресурс, но и интегрировать его в рабочий процесс: внедрите протокол, согласно которому все ключевые решения в течение 24 часов должны быть зафиксированы в едином хранилище. Команды с единой точкой истины тратят меньше времени на разрешение разногласий и поиск актуальной информации.
Учитывайте стили коммуникации. Проведите формальную оценку коммуникационных предпочтений членов команды, используя инструменты вроде DISC или методики оценки стилей обучения VAK (визуальный, аудиальный, кинестетический). Создайте персонализированные коммуникационные планы для ключевых стейкхолдеров и проектов, учитывающие эти особенности. Адаптированная коммуникация повышает эффективность сотрудничества.

Интересный факт

По данным ZenHR, эффективная коммуникация в команде увеличивает удержание сотрудников в 4,5 раза по сравнению с предприятиями, в которых она отсутствует.

Читайте также:

Хотите укрепить взаимодействие и командный дух, тогда прочитайте про использование положительного подкрепления для поддержания мотивации и достижения целей.

Узнайте, как сохранить свободу удаленки и при этом не терять поток качественного и продуктивного результата, в нашей статье про удаленную подотчетность: как поддерживать продуктивность и ответственность команд.

Чтобы улучшить показатели завершения проектов при снижении операционных затрат ознакомьтесь с организацией команды для долгосрочной удаленной работы.

Заключение

В эпоху информационного шума мастерство заключается не в том, чтобы говорить громче или чаще, а в том, чтобы создавать сообщения, которые невозможно пропустить — не из-за их количества, а из-за их качества, своевременности и релевантности.

Информация должна не просто многократно повторяться, а находить отклик, усиливаться и трансформироваться в действия.