Управление проектами

Проект — это не папка с задачами. Это набор решений, которые наследует каждая задача внутри: в каких состояниях может быть работа, каким словарём она описывается, когда всё должно быть готово, кто в этом участвует и где записан общий контекст.

Именно эти решения позволяют одному и тому же инструменту подходить и для двухнедельной кампании, и для многомесячной разработки. Короткий проект обычно оставляет стандартные статусы и ничего не добавляет. Длинный со временем накапливает реальные стадии — спецификация, разработка, ревью, стейджинг, релиз — и его доска становится настоящей картой того, как движется работа. Инструмент не навязывает процесс; настройки проекта — это то место, где команда записывает свой собственный процесс.

Двум из этих настроек стоит уделять больше внимания, чем обычно уделяют. Статусы — это форма вашего рабочего процесса, и проект, который никогда не пересматривает свои статусы, — это обычно проект, в котором реальный процесс тихо разошёлся с записанным. А вкладка «Блокнот» — это то место, где живёт логика решений: договорённости, ограничения и ссылки, которые иначе существовали бы только в памяти того, кто дольше всех работает над проектом.

Вы можете установить сроки проекта как при создании, так и при редактировании проекта.

Зайдите в нужный вам проект и перейдите на вкладку О проекте. Здесь можно установить сроки проекта и отслеживать время, затраченное на проект всей командой.

Полезно как раз то, что срок и накопленное время находятся на одной вкладке. Срок сам по себе — это надежда; срок рядом с уже потраченными часами — это позиция. Две недели до дедлайна при том, что большая часть оценённых усилий уже израсходована, — разговор, который стоит провести сейчас, а не в последние три дня, и вкладка «О проекте» делает это видимым без того, чтобы кто-то отдельно собирал отчёт.

Настройте статусы задач проектов для удобного отслеживания задач как в списке, так и на канбане.

При создании проекта автоматически назначаются стандартные статусы, которые вы можете изменить, добавив новые или переименовав их согласно своим потребностям.

Статусы — это настройка с самым большим рычагом влияния на проект, потому что именно они определяют колонки доски и то, что команда видит каждый день. Полезная дисциплина — держать статус для каждого места, где работа действительно ждёт. Если задачи регулярно повисают в состоянии «готово, но не проверено», а отдельного статуса для ревью нет, эта очередь становится невидимой, а невидимые очереди — это то, где теряются сроки. Добавление статуса делает ожидание измеримым, а это обычно первый шаг к тому, чтобы его сократить.

Обратная ошибка тоже реальна: проект с четырнадцатью статусами даёт доску, которую никто не может прочитать. Начните со стандартного набора и добавляйте статус, только когда можете указать на работу, которая реально там ждёт.

Настройте тэги проекта: вы можете выбрать из стандартных тэгов или создать свои кастомные группы.

Тэги помогают структурировать задачи. Для каждой задачи можно назначить несколько тэгов, что облегчает навигацию и контроль над проектом.

Статусы отвечают на вопрос «на какой это стадии», и у задачи ровно один такой ответ. Теги отвечают на вопрос «что это за штука», и у задачи их может быть несколько — именно поэтому теги несут все те измерения, которые не умещаются в одно поле статуса: компонент, клиента, канал, релиз.

Кастомные группы — это то, что не даёт тегам превратиться в плоскую кучу. Группировка держит связанные метки вместе, чтобы люди выбирали из короткого осмысленного списка, а не придумывали почти-дубликат каждый раз заново. В проекте, который тянется месяцами, это разница между тегами как системой навигации и тегами как декорацией.

На вкладке “Последние действия” можно увидеть всю активность на проекте и быть в курсе работы вашей команды.

Это представление для тех, кто возвращается после паузы. Придя обратно через неделю отсутствия, вопрос не «в каком состоянии всё», а «что изменилось, пока меня не было», и лента активности отвечает на него в том порядке, в котором всё происходило. Это же наименее навязчивый способ для руководителя оставаться в курсе: прочитать запись о том, что произошло, не отвлекает никого лишним вопросом — в отличие от того, чтобы спрашивать у четырёх человек по отдельности.

Владка “Блокнот” содержит текстовый редактор и хранилище файлов. Здесь можно хранить общую информацию и файлы проекта.

Вы можете просмотреть, кто последний редактировал блокнот, и при необходимости вернуться к любой из предыдущих версий.

Блокнот — это то место, где проект перестаёт зависеть от памяти одного человека. Данные доступа, согласованный объём работ, соглашения об именовании, причина, по которой отклонили конкретный подход, — ничто из этого не принадлежит одной задаче, и всё это нужно новому человеку в первый же день.

История версий — это то, что делает блокнот безопасным для правок. Общие документы, которые нельзя откатить, на практике становятся доступными только для чтения, потому что никто не хочет быть тем, кто случайно стёр что-то важное. Возможность увидеть, кто редактировал последним, и вернуться к любой предыдущей версии снимает эту неуверенность, а блокнот, который люди готовы редактировать, — это блокнот, который остаётся точным.

Задачи создают все. Уровень проекта окупается тогда, когда у работы есть структура, которая переживает одну отдельную задачу.

Командам с реальными стадиями доставки нужны кастомные статусы больше всего остального здесь, потому что доска полезна ровно настолько, насколько она отражает реальный процесс. См. ИТ-команды, инженерные команды и разработку продукта.

Командам, работающим с клиентами, ведущим много проектов одновременно с одинаковой структурой, нужно видеть срок против усилий по каждому проекту отдельно, а не в сумме. См. агентства и консалтинг.

Командам, которым нужно уметь передать проект дальше — из-за смен, ротаций или текучки, — важны вкладка «Блокнот» и лента активности. См. операционные команды, управленческие команды и удалённые команды.

Командам, чьи проекты подчиняются регламенту или фиксированной методологии, полезны явные статусы и лента активности, показывающая, что и когда произошло. См. производство и финансовые команды.

Три соседние вещи, которые легко перепутать, когда ищешь конкретную настройку.

Создание проекта — это разовая настройка: сделать проект, поместить его в группу, добавить людей, вывести его в боковую панель. Это делается один раз.

Управление проектом — эта страница — это постоянная настройка: сроки, статусы, теги, лента активности и заметки. Вы возвращаетесь к этому каждый раз, когда меняется то, как работает команда.

Управление задачами — это ежедневная работа внутри этих правил: создавать задачи, назначать их, обсуждать и закрывать.

А когда нужно узнать не где находятся задачи проекта, а куда ушли его часы, — это отчёты, которые питает учёт времени.

Настройте проект так, как реально работает ваша команда, — создайте компанию в Taskee. Отдельного тарифа за место или за проект нет — см. тарифы.