Hướng dẫn quản lý công việc

Những ý chính

Giới thiệu

Nhiều người xem nhiệm vụ phụ như việc chia nhỏ một nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn một cách cơ học. Đây là một hiểu lầm căn bản. Nhiệm vụ phụ được tạo ra đúng cách là một đơn vị công việc độc lập, có kết quả rõ ràng và có thể hoàn thành mà không phụ thuộc vào các phần khác.

Nhiệm vụ phụ cần đáp ứng ba tiêu chí chính:

• Tài nguyên đầu vào rõ ràng (những gì cần để bắt đầu công việc), 
• Quy trình thực hiện xác định (làm thế nào để thực hiện),
• Kết quả đo lường được (những gì đạt được ở đầu ra). 

Nếu bất kỳ yếu tố nào trong số này không rõ ràng, đó không phải là nhiệm vụ phụ mà là nguồn gốc của các vấn đề tương lai.

Giá trị cốt lõi của nhiệm vụ phụ là biến các mục tiêu trừu tượng thành các hành động cụ thể. Thay vì "cải thiện dịch vụ khách hàng" mơ hồ, bạn có kế hoạch rõ ràng: "phân tích các chỉ số hài lòng hiện tại", "phỏng vấn 10 khách hàng", "phát triển quy trình xử lý khiếu nại mới".

Hãy áp dụng quy tắc "một hơi thở": nếu bạn không thể giải thích nhiệm vụ phụ cho đồng nghiệp trong 30 giây để họ có thể bắt tay làm ngay, nghĩa là nhiệm vụ đó cần được phân rã thêm.

Lợi ích tâm lý

Có một quy luật: các nhóm sử dụng nhiệm vụ phụ hiệu quả thường có động lực cao hơn và ít bị kiệt sức hơn. Điều này xảy ra vì một số lý do.

• Thứ nhất, hoàn thành nhiệm vụ phụ tạo ra "chiến thắng" thường xuyên, giúp duy trì tinh thần. Khi bạn nhìn thấy thanh tiến độ của mình từ từ được lấp đầy, não tiết ra dopamine — chất dẫn truyền thần kinh chịu trách nhiệm cho cảm giác hài lòng. Đây là hệ thống động lực tự nhiên mà chúng ta có thể tận dụng.
• Thứ hai, nhiệm vụ phụ giảm tải nhận thức. Thay vì phải giữ toàn bộ dự án trong đầu, bạn tập trung vào từng phần nhỏ. Điều này đặc biệt quan trọng trong thế giới hiện đại đầy quá tải thông tin, nơi sự chú ý của chúng ta liên tục bị phân tán.

Cần đảm bảo đa dạng trong các loại nhiệm vụ phụ. Luân phiên giữa công việc sáng tạo và lặp lại, công việc cá nhân và nhóm, nghiên cứu và thực thi. Sự đơn điệu sẽ giết chết động lực ngay cả khi tổ chức tốt.

Phương pháp thực tiễn

Phát triển nhiệm vụ phụ chất lượng là một nghệ thuật đòi hỏi luyện tập. Hãy thử áp dụng nguyên tắc SMART, được điều chỉnh đặc biệt cho các nhiệm vụ phụ:

• Tính cụ thể — mỗi nhiệm vụ phụ phải trả lời câu hỏi "chính xác cần làm gì?" Thay vì "làm việc với bài thuyết trình", hãy viết "tạo 5 slide phân tích đối thủ cạnh tranh".
• Tính đo lường được — xác định tiêu chí hoàn thành rõ ràng. "Viết văn bản" là nhiệm vụ phụ kém. "Viết 500 từ phần mở đầu báo cáo" là nhiệm vụ phụ tốt.
• Tính khả thi — đảm bảo nhiệm vụ phụ có thể hoàn thành trong một phiên làm việc, thường từ 30 phút đến 2 giờ.
• Tính liên quan — mỗi nhiệm vụ phụ phải đóng góp rõ ràng vào việc đạt được mục tiêu chính.
• Khung thời gian — đặt ra thời hạn thực tế cho từng nhiệm vụ phụ.

Phương pháp chiến lược

Có một số phương pháp đã được kiểm chứng để phân chia các nhiệm vụ lớn.

1. Phân rã chức năng. Phân tích các chức năng mà hệ thống hoặc dự án của bạn phải thực hiện, và biến mỗi chức năng thành một nhiệm vụ phụ riêng biệt.
2. Phân rã theo thời gian. Chia dự án thành các giai đoạn theo thời gian: nghiên cứu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra, triển khai. Mỗi giai đoạn có tập hợp nhiệm vụ phụ riêng.
3. Phân rã theo nguồn lực. Nhóm các nhiệm vụ theo loại nguồn lực cần thiết: ai làm thiết kế, ai làm lập trình, ai làm marketing. Cách này đặc biệt hiệu quả với các dự án liên ngành.

Bạn hoàn toàn có thể kết hợp cả ba phương pháp trên để tạo ra cấu trúc đa tầng. Đầu tiên phân chia theo thời gian, rồi theo chức năng, rồi theo nguồn lực. Kết quả là một ma trận ba chiều bao phủ toàn bộ các khía cạnh của dự án.

Công cụ

Việc lựa chọn công cụ quản lý nhiệm vụ phụ rất quan trọng. Công cụ quá đơn giản sẽ không đủ sức xử lý các dự án phức tạp, còn công cụ quá phức tạp lại tạo ra gánh nặng không cần thiết.

Các tính năng chính cần chú ý: khả năng tạo cấu trúc phân cấp đa tầng, thiết lập các phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, lập kế hoạch theo thời gian, báo cáo tiến độ, tích hợp với các công cụ làm việc khác. Tất cả những điều này bạn đều có thể tìm thấy ở Taskee!

Những lỗi thường gặp

Nói về lỗi thì gần như luôn là những lỗi giống nhau: 

• Chi tiết quá mức — lỗi phổ biến nhất. Không nên chia nhiệm vụ "gửi email" thành các nhiệm vụ phụ như "mở ứng dụng email", "nhấn nút tạo thư", "nhập địa chỉ người nhận". Điều này biến công cụ hữu ích thành thủ tục hành chính.
• Thiếu sự liên kết — khi các nhiệm vụ phụ tồn tại riêng lẻ, không hiểu rõ vai trò của chúng trong bức tranh tổng thể. Luôn nhớ nhiệm vụ phụ góp phần như thế nào vào mục tiêu chính.
• Bỏ qua các phụ thuộc — một số nhiệm vụ phụ không thể thực hiện nếu các nhiệm vụ khác chưa hoàn thành. Nhất định phải tính đến các mối liên hệ này khi lập kế hoạch.
• Kế hoạch cứng nhắc — nhiệm vụ phụ phải là công cụ linh hoạt. Đừng ngại xem xét lại và điều chỉnh khi có thông tin mới.
• Chủ nghĩa hoàn hảo trong lập kế hoạch. Có người dành nhiều thời gian để tạo cấu trúc nhiệm vụ phụ hoàn hảo hơn là thực hiện chúng.
• Bỏ qua yếu tố con người. Người là con người, họ mệt mỏi, ốm đau, nghỉ phép. Kế hoạch cần tính đến thực tế này và dự phòng thời gian.
• Thiếu tính linh hoạt. Nếu kế hoạch trở thành "con bò thiêng" không được thay đổi, hệ thống quản lý nhiệm vụ phụ sẽ biến thành quan liêu. Hãy nhớ: kế hoạch là công cụ, không phải mục tiêu.

Quản lý các phụ thuộc

Đây là nơi nghệ thuật quản lý nhiệm vụ phụ thực sự bắt đầu. Hiếm khi các nhiệm vụ phụ tồn tại một cách độc lập — thường chúng được kết nối bởi một mạng lưới phức tạp của các phụ thuộc. Một số có thể thực hiện song song, số khác yêu cầu thứ tự nghiêm ngặt.

• Luôn tạo bản đồ các phụ thuộc trước khi bắt đầu công việc. Đây có thể là một sơ đồ đơn giản trên giấy hoặc một biểu đồ phức tạp trong phần mềm chuyên dụng. Điều quan trọng là phải trực quan hóa các mối liên hệ giữa các nhiệm vụ và xác định con đường quan trọng của dự án.
• Chú ý đặc biệt đến việc phát hiện các nút thắt cổ chai (bottleneck) — những điểm nghẽn cản trở việc thực hiện các nhiệm vụ khác. Những nhiệm vụ phụ này sẽ được ưu tiên tối đa và bổ sung thêm nguồn lực.
• Kỹ thuật hữu ích là tạo các nhiệm vụ dự phòng. Nếu nhiệm vụ phụ quan trọng phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài (ví dụ như nhận dữ liệu từ khách hàng), hãy chuẩn bị các nhiệm vụ thay thế có thể thực hiện khi có sự chậm trễ.

Tích hợp nhiệm vụ phụ

Để các nhiệm vụ phụ trở thành một phần tự nhiên trong quy trình làm việc của bạn, hãy triển khai chúng dần dần. 

• Bắt đầu với một dự án lớn duy nhất và phân tích nó một cách kỹ lưỡng. Theo dõi xem điều này ảnh hưởng như thế nào đến năng suất và mức độ căng thẳng của bạn.
• Thiết lập nghi thức lập kế hoạch hàng ngày, trong đó bạn sẽ chọn 2-3 nhiệm vụ phụ để hoàn thành trong ngày. Điều này giúp duy trì sự tập trung và tránh cảm giác hỗn loạn.
• Đừng quên ăn mừng những chiến thắng nhỏ. Khi hoàn thành một nhiệm vụ phụ, hãy dành vài giây để nhận thức về tiến bộ đạt được. Điều này có thể có vẻ nhỏ bé nhưng chính những khoảnh khắc như vậy sẽ tạo nên động lực bền vững.

Đọc thêm:

Để học cách sửa lỗi ngay từ trước khi chúng xuất hiện, hãy đọc về phát hiện các nút thắt trong quy trình làm việc.

Để hiểu mối liên hệ giữa âm nhạc và năng suất, hãy tìm hiểu tác động của âm nhạc đến năng suất.

Để lập kế hoạch và theo dõi dự án hiệu quả, hãy đọc Biểu đồ Gantt là gì? Hướng dẫn sử dụng biểu đồ Gantt trong quản lý dự án.

Kết luận

Sự hoàn hảo trong việc sử dụng nhiệm vụ phụ đến từ kinh nghiệm. Hãy bắt đầu từ những điều nhỏ, thử nghiệm các phương pháp khác nhau và tìm ra cách phù hợp nhất với bạn. Điều quan trọng là không ngại điều chỉnh phương pháp khi tích lũy thêm kinh nghiệm.

Việc tích hợp nhiệm vụ phụ vào quy trình làm việc của bạn sẽ tốn thời gian và công sức, nhưng kết quả rất xứng đáng. Bạn sẽ kiểm soát tốt hơn các dự án, giảm căng thẳng và quan trọng nhất là bắt đầu đạt được các mục tiêu đã đề ra một cách đều đặn.

Đề xuất đọc thêm

"Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity"

Hệ thống thực hành tổ chức công việc và dự án nhằm tăng năng suất và giảm căng thẳng.

Trên Amazon

"Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World"

Chiến lược để đạt được sự tập trung sâu sắc, giảm thiểu các yếu tố gây xao nhãng và cấu trúc nhiệm vụ hiệu quả.

Trên Amazon

"Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time"

Giới thiệu về phương pháp Scrum với trọng tâm là chia dự án thành các nhiệm vụ có thể quản lý để tăng năng suất đội nhóm.

Trên Amazon