Quản lý Freelancer hiệu quả

Những điểm chính cần nhớ

Thực tế về làm việc tự do

Các chuyên gia độc lập, đặc biệt là những người đã làm freelance lâu năm, đi kèm với nhiều chi tiết phức tạp — hiểu được những điều này chính là chìa khóa để xây dựng giao tiếp đúng cách và hợp tác hiệu quả:

• Rào cản giao tiếp. Freelancer làm việc từ xa, thường ở các múi giờ khác nhau, và có thể không trả lời tin nhắn nhanh chóng. Việc thiếu sự tiếp xúc trực tiếp thường xuyên khiến việc truyền tải bối cảnh và những chi tiết dự án trở nên khó khăn hơn.
• Kiểm soát chất lượng và thời hạn. Khác với nhân viên toàn thời gian, freelancer cùng lúc đảm nhận nhiều dự án, điều này có thể ảnh hưởng đến việc ưu tiên và hoàn thành đúng hạn.
• Hoà nhập vào văn hóa công ty. Freelancer không tham gia sâu vào giá trị và quy trình của công ty, điều này có thể dẫn đến kỳ vọng và kết quả không đồng nhất.
• Freelancer có động lực khác biệt. Họ không xây dựng sự nghiệp trong công ty bạn và không phụ thuộc vào các phúc lợi doanh nghiệp. Họ được thúc đẩy bởi các nhiệm vụ thú vị, mức thù lao công bằng, và cơ hội để thêm các dự án mạnh vào hồ sơ cá nhân.
• Bối cảnh làm việc của họ căn bản khác biệt. Trong khi nhân viên nội bộ tập trung vào một dự án, freelancer phải xử lý nhiều khách hàng, mỗi khách hàng có yêu cầu và đặc thù văn hoá riêng.
• Họ làm việc vì kết quả, không phải vì quy trình. Freelancer tối ưu thời gian và phương pháp làm việc để đạt được mục tiêu cuối cùng. Việc áp đặt các quy trình nội bộ thường làm giảm hiệu quả của họ, hoặc thậm chí khiến họ kết thúc hợp tác sớm hơn mong đợi.

Hãy nhớ rằng — freelancer tồn tại trong một hệ văn hóa hoàn toàn khác. Họ có thể tận hưởng sự độc lập, nhưng điều đó cũng đi kèm với cảm giác bất ổn và cô lập xã hội liên tục.

Nơi làm việc ấm cúng của bạn có thể đôi lúc khiến bạn cảm thấy ngột ngạt, nhưng thực tế đó là một điểm tựa vững chắc rất tốt.

Trong khi đó, freelancer phải tự xoay sở mà không có “điểm tựa” ổn định trong một công việc chắc chắn. Một cách sống rất tuyệt, đúng vậy, nhưng nhớ những điều tinh tế này sẽ giúp bạn giao tiếp tốt hơn với họ.

Lựa chọn đội nhóm thông minh

Bạn sẽ không chọn nhóm outsource tiếp theo bằng cùng một khuôn mẫu như với nhân viên nội bộ. Không phải vì nhóm này hay nhóm kia kém hơn, mà vì cách họ đánh giá thành công có chút khác biệt.

Dưới đây là một vài điều cần lưu ý:

• Khi đánh giá ứng viên, chú ý không chỉ đến hồ sơ năng lực mà còn kỹ năng giao tiếp. Tổ chức cuộc gọi video — điều này sẽ giúp bạn đánh giá mức độ thuận tiện khi giao tiếp trong dự án. Hỏi về các dự án trước đây, đặc biệt là cách ứng viên xử lý các nhiệm vụ phức tạp và thay đổi yêu cầu dự án.
• Kiểm tra tham khảo từ các khách hàng trước đây. Đừng ngại liên hệ trực tiếp với khách hàng cũ — phần lớn họ sẵn lòng chia sẻ phản hồi trung thực về công việc của freelancer.
• Tạo một bài kiểm tra nhỏ để đánh giá kỹ năng thực tế và cách tiếp cận công việc của ứng viên. Chắc chắn hãy trả công cho những nhiệm vụ này — điều này thể hiện sự tôn trọng thời gian của freelancer và giúp bạn nhận được kết quả chất lượng hơn.

Bạn sẽ nhìn thấy những người này chỉ qua các phương tiện kỹ thuật số, vì vậy hãy đảm bảo không có những “tạp âm” gián đoạn trong giao tiếp.

Một nghiên cứu năm 2022 của Raluca Moise và Anca Anton đã xem xét cách freelancer xây dựng kỹ năng giao tiếp qua các cộng đồng trực tuyến. Bằng việc phân tích các nhóm Facebook dành cho freelancer giao tiếp, các nhà nghiên cứu nhận thấy những không gian này giúp freelancer chia sẻ kiến thức, cùng nhau giải quyết vấn đề và cải thiện cách họ hợp tác. Nghiên cứu cho thấy việc tích cực tham gia các nhóm như vậy không chỉ là xây dựng mạng lưới — mà còn là thực hành giao tiếp trong thời gian thực, điều then chốt trong công việc freelance.

Tầm quan trọng của sự tin tưởng

Việc quản lý quá sát sao nhìn chung là một khái niệm khá mơ hồ và thường gây hại nhiều hơn lợi. Nhưng quản lý sát sao những freelancer? Những người luôn tìm kiếm sự độc lập và tự do sáng tạo?

Đó là cách nhanh nhất để phá hủy bất kỳ mối quan hệ hợp tác tốt đẹp nào mà bạn đang hướng tới.

Dưới đây là cách để duy trì mức độ tin tưởng ổn định và đồng thời theo dõi hiệu quả và năng suất làm việc của freelancer:

• Bảng mô tả kỹ thuật rõ ràng là nền tảng của bất kỳ dự án nào. Hãy mô tả không chỉ việc cần làm mà còn lý do tại sao. Bối cảnh giúp freelancer hiểu rõ hơn nhiệm vụ và đề xuất các giải pháp hiệu quả hơn. Bao gồm các ví dụ, tài liệu tham khảo và yêu cầu chi tiết về sản phẩm đầu ra.
• Cung cấp phản hồi thường xuyên. Đừng đợi đến khi dự án kết thúc mới đưa ra nhận xét. Các cuộc họp kiểm tra hàng tuần giúp điều chỉnh hướng đi của công việc và tránh các sửa đổi lớn.
• Ghi lại tất cả các quyết định. Những điều có vẻ rõ ràng trong cuộc trò chuyện có thể bị hiểu sai sau một tuần. Hãy giữ ghi chú cuộc họp, lưu lại các thay đổi trong bảng mô tả và xác nhận các thỏa thuận bằng văn bản.
• Hợp đồng nên quy định rõ phạm vi công việc, thời hạn, điều khoản thanh toán và trách nhiệm. Bao gồm cả điều khoản về bảo mật và sở hữu trí tuệ. Đừng tiết kiệm chi phí cho hỗ trợ pháp lý – một hợp đồng được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ bảo vệ cả hai bên.
• Tạo một không gian dự án tập trung. Tất cả thông tin nên được lưu trữ ở một nơi – tài liệu, thời hạn, mọi thứ trên Taskee. Freelancer không nên phải mất công tìm kiếm qua các chuỗi email hay liên tục yêu cầu đường dẫn.
• Sử dụng các chỉ số khách quan khi có thể. Tốc độ tải trang web, tỷ lệ chuyển đổi kênh bán hàng, số lượng khách hàng tiềm năng – các chỉ số có thể đo lường giúp tránh tranh cãi về chất lượng công việc.
• Thanh toán công bằng là nền tảng cho mối quan hệ lâu dài. Thanh toán đúng hạn và đừng cố gắng giảm giá chỉ vì công việc có vẻ “đơn giản”. Hãy nhớ: freelancer làm việc không chỉ bằng tay mà còn bằng đầu, và chuyên môn của họ rất có giá trị.

Một số nền tảng freelancer được tôn trọng nhất — như Upwork, Fiverr Pro, Toptal và Expert360 – xây dựng niềm tin qua việc kiểm duyệt nghiêm ngặt, đánh giá minh bạch và hệ thống thanh toán an toàn. Ví dụ, Toptal chỉ chấp nhận khoảng 3% ứng viên, cung cấp cho khách hàng những chuyên gia được sàng lọc kỹ lưỡng. Upwork và Fiverr Pro xác minh danh tính freelancer, hiển thị phản hồi của khách hàng, và giữ tiền trong tài khoản ký quỹ cho đến khi công việc được phê duyệt, bảo vệ cả hai bên. Những hệ thống này giảm thiểu rủi ro cho khách hàng và tạo tín hiệu cho freelancer rằng công việc của họ sẽ được đánh giá và trả công công bằng.

Động lực dành cho freelancer

Bạn thích làm việc với một anh chàng từ nước khác, nhưng anh ta từ chối trở thành nhân viên chính thức? Những tờ giấy với những con số đáng sợ không phải là cách hiệu quả nhất để giữ chân freelancer lâu hơn so với kế hoạch ban đầu của cả hai.

Thử áp dụng một vài cách dưới đây, bạn sẽ có được một cộng tác viên đáng tin cậy:

• Phát triển chuyên môn không chỉ dành cho nhân viên toàn thời gian. Hãy cho freelancer cơ hội làm việc với các nhiệm vụ thú vị và đầy thử thách. Freelancer giỏi lựa chọn dự án không chỉ vì tiền mà còn vì cơ hội phát triển chuyên môn. Những dự án phức tạp, công nghệ mới và giải pháp không truyền thống là động lực thúc đẩy người tài.
• Chia sẻ kế hoạch phát triển dự án của bạn — điều này giúp freelancer nhìn thấy triển vọng lâu dài của sự hợp tác. Nếu bạn biết mình sẽ cần chuyên môn tương tự trong ba tháng nữa, hãy báo trước cho freelancer. Điều này giúp họ lên kế hoạch công việc và dành thời gian cho dự án của bạn.
• Sự linh hoạt là một trong những ưu điểm chính của freelancing. Đừng cố kiểm soát từng giờ làm việc. Hãy tập trung vào kết quả, không phải quá trình.
• Sự ghi nhận hiệu quả không kém phần thưởng tài chính. Khen ngợi công khai, các đề xuất trên LinkedIn hoặc nhắc đến freelancer trong câu chuyện thành công của công ty sẽ tạo động lực và nâng cao uy tín của bạn với tư cách là khách hàng tốt.

Thành thật mà nói, những điều này bạn nên áp dụng cho tất cả nhân viên, dù là nội bộ hay không, nhưng đó là câu chuyện khác cho một ngày khác.

Giải quyết xung đột

Cuối cùng thì không thành công? À, cuộc sống mà. Đôi khi, dù bạn có kế hoạch và chuẩn bị kỹ thế nào, mọi việc vẫn không suôn sẻ.

Đừng lo, chỉ cần một chút chuẩn bị trước và sự cởi mở, mọi xung đột sẽ được giải quyết nhanh chóng hoặc ít nhất cũng không gây thiệt hại nghiêm trọng đến kế hoạch kinh doanh của bạn:

• Khi xảy ra xung đột, hãy tìm nguyên nhân trong hệ thống, không phải ở con người. Hầu hết các vấn đề phát sinh do yêu cầu không rõ ràng, thiếu quy trình hoặc kỳ vọng không thực tế.
• Ghi lại tất cả thay đổi và yêu cầu bổ sung. Phạm vi công việc mở rộng là kẻ thù lớn nhất của các dự án freelancer. Mọi sự mở rộng nhiệm vụ cần kèm theo điều chỉnh ngân sách và thời hạn.
• Có kế hoạch dự phòng. Đôi khi hợp tác không thành công – và điều đó hoàn toàn bình thường. Hãy dự trù thêm thời gian để tìm người thay thế và bàn giao công việc.

Và thật sự cố gắng không biến nhân viên thuê ngoài thành kẻ chịu trách nhiệm duy nhất, dù đó là cách dễ dàng để bạn thoát khỏi mọi trách nhiệm. Thất bại của nhóm thường là thất bại của quản lý trước tiên, và quy tắc này đúng hơn bao giờ hết trong trường hợp này.

Đo lường thành công

Theo dõi xem những người bạn thuê trên UpWork có làm việc đúng cách không cũng là một thử thách – các cách truyền thống không hiệu quả lắm trong trường hợp này.

Tóm lại: cần có một chút giao tiếp (chúng tôi biết, thật khó chịu) để thực sự hiểu được freelancer của bạn có tạo ra kết quả tốt hay không.

• Theo dõi các chỉ số chính: thời gian hoàn thành nhiệm vụ, số lần chỉnh sửa trước khi duyệt cuối cùng, tuân thủ ngân sách và sự hài lòng tổng thể với kết quả.
• Tổ chức các buổi tổng kết định kỳ không chỉ với freelancer mà còn với nhóm của bạn. Điều gì có thể cải thiện trong quy trình? Nên áp dụng công cụ nào? Thời gian đang bị lãng phí ở đâu?
• Duy trì kho kiến thức về các phương pháp tốt nhất và những sai sót thường gặp. Điều này sẽ giúp các nhà quản lý mới nhanh chóng đạt được hiệu quả khi làm việc với freelancer.

Bài viết liên quan:

Để hiểu rõ hơn về động lực và con đường sự nghiệp của freelancer, hãy tham khảo bài viết của chúng tôi Cách trở thành quản lý dự án freelancer: Hướng dẫn từng bước.

Muốn tìm hiểu sâu hơn về các chiến lược giao tiếp hiệu quả? Đọc Cách hợp tác hiệu quả với các đội ngũ làm việc từ xa: Công cụ và mẹo.

Tìm hiểu cách đảm bảo trách nhiệm và giám sát kết quả mà không cần quản lý vi mô trong Trách nhiệm từ xa: Giữ cho đội ngũ năng suất và có trách nhiệm.

Kết luận

Quản lý freelancer là sự cân bằng giữa kiểm soát và niềm tin. Các đội ngũ mạnh mẽ không coi freelancer là người thay thế, mà là đối tác với chuyên môn và góc nhìn mới mẻ.

Chìa khóa là tôn trọng, sự rõ ràng và tư duy lâu dài. Để đơn giản hóa việc hợp tác với freelancer, hãy sử dụng các nền tảng được thiết kế phù hợp với đặc thù của họ — như Taskee.

Đọc thêm

"The Human Cloud: How Today's Changemakers Use Artificial Intelligence and the Freelance Economy"

Một tầm nhìn chiến lược về tương lai của nền kinh tế freelancer và các phương pháp tích hợp chuyên gia độc lập vào quy trình doanh nghiệp để tối đa hóa kết quả kinh doanh.

Trên Amazon

"The Trusted Advisor"

Một phương pháp xây dựng mối quan hệ dựa trên niềm tin với đối tác và tư vấn viên bên ngoài bằng cách hiểu động lực của họ và tạo ra sự hợp tác có lợi cho cả hai bên.

Trên Amazon

"Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In"

Một hướng dẫn cổ điển về đàm phán có nguyên tắc, thiết yếu để thỏa thuận hiệu quả về các điều khoản và giải quyết xung đột với freelancer.

Trên Amazon