Usimamizi bora wa freelancers

Hali halisi za kazi huru

Mazingira ya kazi ya wataalamu wanaojitegemea yanatofautiana na ya wafanyakazi wa kudumu, na tofauti hizo zinaathiri moja kwa moja jinsi wanavyopaswa kusimamiwa:

• Vizuizi vya mawasiliano. Wafanyakazi huru hufanya kazi kwa mbali, mara nyingi katika maeneo ya saa tofauti, na huenda wasijibu ujumbe haraka kama wenzao walio ofisini. Kwa kuwa hawakutani ana kwa ana mara kwa mara, kuna hatari kwamba muktadha na maelezo ya mradi hayatawafikia kikamilifu.
• Usimamizi wa ubora na tarehe za mwisho. Kwa kawaida mfanyakazi huru hushughulikia miradi kadhaa kwa wakati mmoja, na hilo huathiri vipaumbele vyake. Tarehe za mwisho na viwango vya ubora vinapaswa kutamkwa waziwazi, visiachwe kwenye dhana.
• Pengo la ujumuishaji wa kitamaduni. Wafanyakazi huru hawajazoea maadili na taratibu za shirika lako. Usipozieleza waziwazi, ukidhani kwamba zinajulikana, matarajio ya pande mbili yanaweza kutofautiana.
• Viendeshaji tofauti vya motisha. Mfanyakazi huru hajengi taaluma yake ndani ya shirika la mteja, na maendeleo ya kampuni hayampi motisha moja kwa moja. Kinachomsukuma ni kazi ya kuvutia, malipo ya haki na nafasi ya kuongeza kazi nzuri kwenye jalada lake.
• Muktadha wa wateja wengi. Mfanyakazi wa ndani huhudumia shirika moja; mfanyakazi huru huhudumia wateja kadhaa kwa wakati mmoja, kila mmoja akiwa na mahitaji na viwango vyake. Hali hii huathiri jinsi anavyopokea taarifa na kupanga vipaumbele.
• Mwelekeo wa matokeo badala ya kuzingatia mchakato. Wafanyakazi huru hujali matokeo kuliko kufuata taratibu za ndani. Ukiwalazimisha kufuata taratibu za shirika zisizosaidia kukamilisha kazi, utendaji wao hushuka na hatari ya kuondoka huongezeka.

Muktadha wa kazi wa mfanyakazi huru

Wafanyakazi huru hawana msingi wa kitaasisi ambao ajira ya kudumu hutoa. Hawana mazingira thabiti ya shirika, hawana wenzao wa kila siku wa kuzungumza nao, na hawajihisi kuwa sehemu ya shirika. Matokeo yake ni hali inayochanganya uhuru mkubwa na ukosefu wa uhakika pamoja na upweke. Kuielewa hali hii ndio msingi wa kusimamia wafanyakazi huru vizuri, kwa sababu ndiyo inayokuwezesha kuwasiliana nao kwa njia yenye tija bila kuzua msuguano.

Meneja anayetarajia kutoka kwa mfanyakazi huru tabia zilezile anazozitarajia kutoka kwa mfanyakazi wa ndani (kupatikana muda uleule, kuelewa utamaduni wa kampuni, kuitikia ishara za shirika kwa namna ileile) atakutana mara kwa mara na kutoelewana na ushirikiano unaovunjika. Chanzo cha matatizo haya ni muundo wenyewe wa uhusiano, sio ubora wa mfanyakazi huru husika.

Chaguzi za timu zenye busara

Kuchagua wafanyakazi huru kunahitaji vigezo tofauti na vile vya kuajiri wafanyakazi wa kudumu, kwa sababu dalili za ushirikiano utakaofanikiwa ni tofauti. Jalada zuri ni mwanzo tu, na halitoshi peke yake kufanya uamuzi:

• Tathmini ubora wa mawasiliano pamoja na matokeo ya kiufundi. Simu ya video kabla ya kuanza kazi inakuonyesha jinsi mgombea anavyowasiliana, kama anaeleza mambo kwa uwazi na kwa utulivu. Hilo hutabiri ubora wa ushirikiano vizuri zaidi kuliko jalada peke yake. Muulize jinsi alivyoshughulikia mahitaji yaliyobadilika katikati ya kazi au wadau wenye matakwa yanayogongana. Majibu yataonyesha jinsi anavyokabili hali ambazo mara nyingi huzaa msuguano na wafanyakazi huru.
• Omba marejeleo kutoka kwa wateja waliopita. Kuzungumza moja kwa moja na wateja wake wa awali kwa kawaida hukupa picha sahihi zaidi ya jinsi anavyofanya kazi kuliko jalada. Wengi wao huwa tayari kutoa tathmini ya kweli.
• Tumia kazi ya majaribio iliyolipwa. Kazi ndogo ya kulipwa inayofanana na kazi halisi ya mradi hukuonyesha ujuzi na mtazamo wake kwa namna ambayo jalada haliwezi. Kulipia kazi ya majaribio kunaonyesha kwamba unaheshimu muda wa mfanyakazi huru, na mara nyingi huleta majibu bora zaidi.

Utafiti wa 2022 wa Raluca Moise na Anca Anton ulichunguza jinsi wafanyakazi huru wanavyokuza ujuzi wa mawasiliano kupitia jumuiya za mtandaoni. Baada ya kuchambua makundi ya kitaaluma ya Facebook, watafiti waligundua kuwa kushiriki kikamilifu katika jumuiya hizi ni kama mafunzo ya vitendo ya mawasiliano. Kunaboresha ujuzi wa kushirikiana na wengine, ambao unahusiana moja kwa moja na uhusiano na wateja.

Umuhimu wa imani

Kumfuatilia mtu kila hatua hakuleti matokeo mazuri popote. Kwa wafanyakazi huru, ambao wamechagua kazi ya kujitegemea hasa kwa sababu ya uhuru wake, tabia hii huharibu ushirikiano karibu kila mara. Mazoea yafuatayo yanakupa uwajibikaji na uwezo wa kuona ubora wa kazi bila udhibiti unaovunja uhusiano mzuri na wafanyakazi huru:

• Muhtasari wa kiufundi wazi ni msingi wa mradi wowote. Muhtasari ueleze kinachopaswa kufanywa na pia sababu yake. Muktadha huo humwezesha mfanyakazi huru kufanya maamuzi bora na kupendekeza suluhisho zinazofaa zaidi. Weka mifano, marejeleo na mahitaji ya kina ya kazi itakayowasilishwa.
• Toa mrejesho mara kwa mara. Ukaguzi wa kila wiki wakati kazi inaendelea hukuruhusu kurekebisha mwelekeo mapema, kabla tofauti ndogo hazijalundikana na kulazimisha marekebisho makubwa mwishoni.
• Andika maamuzi yote. Makubaliano ya mdomo ambayo wiki moja baadaye kila upande unayaelewa tofauti ni chanzo kikuu cha migogoro na wafanyakazi huru. Kumbukumbu za mikutano, mabadiliko ya muhtasari yaliyoandikwa na uthibitisho wa makubaliano kwa maandishi huzipa pande zote rejea moja na kuzuia tatizo hili.
• Mikataba inapaswa kuwa wazi kuhusu wigo, tarehe za mwisho, masharti ya malipo, na majukumu. Vifungu vya usiri na haki miliki vina uzito wa pekee katika kazi na wafanyakazi huru. Gharama ya kupitiwa kwa mkataba na mwanasheria hulinda pande zote mbili.
• Dumisha nafasi ya mradi iliyounganishwa kati. Taarifa zote za mradi (nyaraka, tarehe za mwisho, mawasiliano, faili) ziwe mahali pamoja, kwa mfano Taskee. Mfanyakazi huru hapaswi kulazimika kuunganisha muktadha kutoka kwenye mlolongo wa barua pepe au kuomba nyenzo tena na tena.
• Tumia vipimo vya kusudi popote inapowezekana. Viashiria vinavyopimika, kama kasi ya kupakia ukurasa, kiwango cha ubadilishaji au idadi ya wateja watarajiwa, hutoa msingi usioegemea upande wowote wa kutathmini ubora, na hupunguza maoni binafsi yanayozaa migogoro.
• Lipa kwa wakati na kwa viwango vilivyokubaliwa. Malipo ya haki na kwa wakati ndiyo msingi wa uhusiano wa muda mrefu. Wafanyakazi huru wanaolipwa vizuri na bila kuchelewa huwapa wateja hao kipaumbele kati ya miradi yao mingi.

Majukwaa makubwa ya wafanyakazi huru, kama Upwork, Fiverr Pro, Toptal na Expert360, hujenga uaminifu kupitia uhakiki wa wataalamu, mifumo ya tathmini iliyo wazi na malipo kupitia escrow. Toptal inasema inakubali takriban 3% ya waombaji, hivyo wateja hupata wataalamu waliokwisha kuchujwa. Upwork na Fiverr Pro huthibitisha utambulisho, huonyesha maoni ya wateja na hushikilia fedha kwenye escrow hadi kazi iidhinishwe. Mifumo hii hupunguza hatari kwa wateja na huwahakikishia wafanyakazi huru kwamba kazi yao itatathminiwa na kulipwa kwa haki.

Motisha kwa wafanyakazi huru

Malipo peke yake hayadumishi uhusiano wa muda mrefu na wafanyakazi huru. Wale ambao tayari wana mazoea na sifa huchagua miradi kwa kuangalia mambo mengi zaidi ya kiwango cha malipo:

• Maendeleo ya kitaaluma kupitia kazi ya kuvutia na yenye changamoto. Wafanyakazi huru wenye vipaji huchagua miradi pia kwa nafasi ya kukua. Matatizo magumu, teknolojia mpya na suluhisho zisizo za kawaida huwavutia sawa na malipo.
• Mwonekano wa muda mrefu katika mipango ya ushirikiano. Ukijua kwamba utahitaji utaalamu uleule baada ya miezi mitatu, mwambie mfanyakazi huru mapema. Hivyo ataweza kupanga mzigo wake wa kazi na kukupa kipaumbele. Kujua kwamba kuna kazi mbele huwafanya wafanyakazi huru wabaki nawe.
• Kunyumbulika kwa mwelekeo wa matokeo. Wafanyakazi huru wanathamini uhuru wa kuamua jinsi watakavyofanya kazi, pamoja na kile watakachowasilisha. Ukisimamia kwa matokeo badala ya kudai taratibu, unaheshimu kiini cha kazi huru, na matokeo huwa bora.
• Utambuzi usio wa kifedha. Mapendekezo kwenye LinkedIn, pongezi za hadharani na kutajwa katika habari za mafanikio ya kampuni huwapa wafanyakazi huru motisha. Pia hujenga sifa ya mteja, na sifa hiyo huvutia wafanyakazi huru bora zaidi siku zijazo.

Kutatua migogoro

Migogoro katika ushirikiano na wafanyakazi huru inatabirika, na sababu zake za kimuundo zinaweza kutambuliwa. Mingi hutokana na mahitaji yasiyo wazi, wigo unaopanuka bila bajeti na ratiba kurekebishwa, au matarajio yasiyo halisi tangu mwanzo. Kosa la mtu mmoja ni chanzo nadra zaidi:

• Migogoro inapotokea, tafuta sababu katika mfumo, si katika watu. Kwa kuwa migogoro mingi ina chanzo cha kimuundo (muhtasari usio wazi, taratibu zinazokosekana, wigo unaotanuka polepole), kurekebisha mfumo huleta suluhisho la kudumu kuliko kumlaumu mtu.
• Andika mabadiliko yote na maombi ya ziada. Wigo unaotanuka kimyakimya ndio sababu kuu ya miradi ya wafanyakazi huru kushindwa. Kila ongezeko la kazi linapaswa kufuatiwa na mazungumzo ya wazi kuhusu bajeti na ratiba, na matokeo yake yaandikwe.
• Dumisha mpango wa dharura. Sio kila ushirikiano unafanikiwa. Ukiacha nafasi kwenye ratiba kwa ajili ya uwezekano wa kubadilisha mtu na kukabidhi kazi, athari ya ushirikiano unaoisha mapema kuliko ilivyopangwa itakuwa ndogo.

Ushirikiano unaposhindwa, mara nyingi sababu ni usimamizi dhaifu: muhtasari usio wazi vya kutosha, mahitaji yasiyoandikwa, mawasiliano yasiyo na utaratibu. Utendaji mbaya wa mfanyakazi huru ni sababu adimu zaidi. Ukichambua kushindwa kwa kuangalia mfumo, unapata maboresho unayoweza kuyatekeleza; ukimlaumu mtu, matatizo yaleyale hujirudia.

Kupima mafanikio

Vipimo vya kawaida vya utendaji wa wafanyakazi haviwezi kuhamishiwa moja kwa moja kwa wafanyakazi huru. Tathmini nzuri huangalia ubora wa matokeo na jinsi mchakato unavyokwenda, badala ya kuhesabu saa za kazi:

• Fuata vipimo vya msingi wa matokeo: muda wa kukamilisha kazi, idadi ya mizunguko ya marekebisho kabla ya idhini ya mwisho, kufuata bajeti, na jinsi wadau walivyoridhika na kazi iliyowasilishwa. Viashiria hivi hupima kile kinachojalisha katika kazi huru, na huacha vipimo visivyofaa kwa aina hii ya kazi.
• Fanya retrospectives na wafanyakazi huru na timu za ndani. Maswali ya kuboresha mchakato, kama zana zipi zianzishwe, muda unapotea wapi, au nini kifafanuliwe zaidi kwenye muundo wa muhtasari, huleta maboresho ya kudumu kwa ushirikiano unaofuata.
• Dumisha msingi wa maarifa wa mazoea bora na makosa ya kawaida. Mafunzo yaliyoandikwa kutoka kwa ushirikiano uliopita humsaidia meneja mpya kuanza haraka, na huboresha jinsi wafanyakazi huru wapya wanavyoingizwa kazini na jinsi muhtasari unavyoandikwa.

Makala zinazohusiana:

Kuelewa njia za kitaaluma na motisha za wafanyakazi huru, soma Jinsi ya kuwa meneja wa miradi wa kazi huru: Mwongozo wa hatua kwa hatua.

Kwa mikakati ya mawasiliano mazuri katika timu za mbali, soma Jinsi ya kushirikiana kwa ufanisi na timu za mbali: Zana na vidokezo.

Ili kuhakikisha uwajibikaji bila kumfuatilia mtu kila hatua, soma Uwajibikaji wa mbali: Kuweka timu zenye uzalishaji. Soma zaidi: Programu ya Usimamizi wa Kazi kwa Timu za Uendeshaji, Usimamizi wa Kampuni.

Hitimisho

Usimamizi mzuri wa wafanyakazi huru unasimama juu ya uwiano kati ya uwajibikaji na uhuru. Unahitaji mpangilio wa kutosha kuleta uwazi na mwonekano ambao ushirikiano wa mbali unauhitaji, na unyumbufu wa kutosha kulinda uhuru unaowasukuma wafanyakazi huru kufanya kazi ya kiwango cha juu. Mashirika yanayojenga uhusiano wa muda mrefu na wenye tija na wafanyakazi huru huwachukulia wataalamu hawa kama washirika wenye utaalamu wao na mazingira yao tofauti ya kazi, badala ya kuwaona kama nguvu kazi ya kukodi tu. Majukwaa kama Taskee husaidia katika hili kwa kuweka taarifa zote za mradi mahali pamoja na kutoa muundo wa mawasiliano unaofanya ushirikiano na wafanyakazi huru walio sehemu mbalimbali uwe thabiti.