Làm thế nào để duy trì động lực trong các dự án dài hạn: Các mẹo quan trọng để thành công

13 Thời gian đọc

72 lượt xem

11 Tháng 3, 2025

Giữ động lực trong các dự án dài hạn giống như chạy marathon, càng về sau càng khó khăn hơn. Biết được cơ sở của động lực dài hạn không chỉ hữu ích mà còn là điều cần thiết để duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những chiến lược đã được chứng minh giúp duy trì năng lượng và sự tập trung cao nhất suốt thời gian dài trong dự án.

Những điểm cần lưu ý

Chia các dự án dài hạn thành những cột mốc nhỏ hơn có thể tăng đáng kể tỷ lệ hoàn thành

Việc theo dõi tiến độ thường xuyên bằng các công cụ như Taskee giúp duy trì động lực trong hơn 8 tháng

Các đội nhóm đặt mục tiêu rõ ràng thành công hơn trong việc hoàn thành các dự án dài hạn

Hiểu về chu kỳ động lực

Giống như hầu hết mọi thứ trong cuộc sống, động lực là một quá trình động. Việc có những lúc cao trào và suy giảm động lực là hoàn toàn bình thường, nhưng trong các dự án dài hạn, khả năng động lực của bạn đi xuống có thể sẽ cao hơn. Thông thường, nó diễn ra như sau:

2-3 tuần đầu: sự hưng phấn ban đầu giảm dần
Giữa dự án: cảm giác thờ ơ bắt đầu xuất hiện.
Giai đoạn cuối: mệt mỏi và cảm giác gần như kiệt sức xuất hiện.

Tin tốt là – những chu kỳ này là bình thường và có thể dự đoán trước. Hiểu được chúng giúp bạn đưa ra các chiến lược chủ động trong thói quen công việc và cuộc sống của mình. Đây là cách tiếp cận thông minh hơn so với việc cố gắng loại bỏ chúng hoàn toàn.

Nghiên cứu của Microsoft về động lực dài hạn cho thấy các đội nhóm lên kế hoạch cho những chu kỳ này có mức độ gắn kết cao hơn 40% trong suốt vòng đời dự án. Xét những gì Microsoft đã làm trong suốt vài thập kỷ qua – lời họ nói có thể tin cậy được.

Tạo ra các điểm tựa động lực

Vậy điều đơn giản nhất bạn có thể làm là tạo ra những điểm tựa động lực. Những điểm tựa này là các hoạt động và cột mốc thường xuyên giúp bạn duy trì động lực, cung cấp cho não bộ của bạn những dopamine cần thiết.

Dưới đây là một số ví dụ:

Điểm tựa ngắn hạn:

Chúc mừng chiến thắng hàng ngày. Kết thúc mỗi ngày bằng cách ghi chép những thành tựu của bạn.
Đánh giá tiến độ hàng tuần. Có một hình ảnh trực quan về những gì bạn làm được mỗi ngày. Não bộ chúng ta cần nhìn thấy điều đó để tin vào nó.
Khoảnh khắc ghi nhận đội nhóm. Thể hiện sự trân trọng với đồng nghiệp, và làm nổi bật thành tích cũng như những chiến thắng nhỏ của họ.
Ghi lại thành tựu cá nhân. Ghi chép lại các cột mốc cá nhân, một lần nữa, để nhắc nhở bộ não bạn về những gì bạn đã đạt được.

Điểm tựa dài hạn:

Tiệc mừng cột mốc hàng tháng. Chúc mừng những tiến bộ quan trọng cùng đội nhóm. Một cuộc gặp gỡ nhỏ qua Zoom là đủ nếu bạn làm việc từ xa.
Đánh giá mục tiêu hàng quý. Dành chút thời gian mỗi tháng để xem lại các mục tiêu dài hạn của bạn. Trước hết, có thể bạn sẽ cần điều chỉnh. Thứ hai, nhắc nhở bản thân về những gì bạn đã làm được.
Phần thưởng cho thành tích lớn. Tặng những đồng nghiệp thành công của bạn một chút gì đó hơn là lời khen. Một khoản tiền thưởng hoặc thời gian nghỉ ngơi sẽ rất tuyệt.

Tất nhiên, đây là những điểm tựa có thể điều chỉnh linh hoạt. Bạn có thể điều chỉnh chúng theo tinh thần và văn hóa của đội nhóm mình. Ví dụ, Spotify tổ chức các buổi họp mặt định kỳ giữa các phòng ban, gọi đó là Guild Gathering. Đây là một ví dụ tuyệt vời về cách tổ chức các buổi lễ kỷ niệm thành công của đội nhóm, giúp tăng cường động lực dài hạn trong quá trình này.

Xây dựng thói quen bền vững

Tuy nhiên, một buổi họp mặt tuyệt vời hoặc một cuộc gọi Zoom cảm ơn không phải lúc nào cũng đủ. Mỗi thành viên trong đội nhóm cũng cần thực hành một số thói quen nhất định để giữ động lực cao. Dưới đây là một số thói quen hàng ngày mà bạn nên đưa vào cuộc sống của mình để có động lực tốt hơn:

Đặt mục tiêu sáng sớm. Cung cấp cho bộ não bạn các kế hoạch và mục tiêu cho ngày làm việc ngay từ đầu ngày.
Hình dung tiến độ. Hãy có một cái nhìn tổng quan về tất cả những việc bạn cần làm và những gì bạn đã hoàn thành.
Kiểm tra năng lượng đội nhóm. Thường xuyên kiểm tra tình hình của các thành viên trong đội nhóm.
Chiêm nghiệm và ghi chép cuối ngày. Dọn dẹp tâm trí trước khi đi ngủ. Nhắc nhở bản thân về những gì bạn đã đạt được trong ngày hôm đó.
Chuẩn bị cho ngày hôm sau. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng cho ngày mai. Điều này sẽ chuẩn bị tâm lý của bạn cho những gì sắp đến.

Những thói quen này nghe có vẻ đơn giản, nhưng đòi hỏi rất nhiều kỷ luật và tự chủ. Taskee có thể giúp bạn giảm bớt gánh nặng này, ít nhất là một phần. Các đội nhóm của Adobe đã thành công trong việc xây dựng lịch trình hàng ngày của họ, và bạn cũng có thể làm được như vậy.

Quản lý năng lượng

Bạn có thể đã dành cả nửa buổi sáng để làm việc hiệu quả và có động lực... chỉ để hoàn toàn kiệt sức sau bữa trưa. Tại sao lại như vậy? Bởi vì mức năng lượng của bạn thực sự không quan tâm đến lịch trình của bạn. Vì vậy, việc quản lý những mức năng lượng này thay vì thời gian thực sự có nhiều ý nghĩa:

Lên lịch cho nhiệm vụ khó khăn nhất vào những giờ năng lượng cao nhất. Những giờ này khác nhau đối với mỗi người, vì vậy bạn nên tìm hiểu về chúng.
Chèn thời gian phục hồi và nghỉ ngơi giữa các phiên làm việc. Nó không nhất thiết phải là hệ thống "25 phút làm việc, 5 phút nghỉ" nổi tiếng. Hãy làm điều gì đó phù hợp với bạn.
Luân phiên giữa các loại nhiệm vụ khác nhau. Công việc là công việc, chắc chắn rồi, nhưng có nhiều loại công việc khác nhau. Bộ não của bạn sẽ cảm ơn bạn khi bạn thay đổi nhiệm vụ một cách thỉnh thoảng, ngay cả khi tất cả đều liên quan đến công việc.
Thêm chuyển động thể chất trong suốt cả ngày. Đội nhóm của bạn sẽ không thiêu rụi văn phòng (đặc biệt nếu bạn làm việc từ xa) trong khi bạn đi bộ 20 phút. Tuy nhiên, bộ não của bạn sẽ "đốt cháy" toàn bộ cơ thể nếu bạn ngồi suốt cả ngày trong ghế.

Các công ty như Buffer, ví dụ, đã thực hiện cái gọi là “Focus Fridays” – những ngày không có cuộc họp, nơi các thành viên trong đội có thể tập trung vào những nhiệm vụ khó khăn mà không phải tiêu tốn năng lượng vào các cuộc họp và các sự kiện khác mệt mỏi nhưng thường không hiệu quả.

Tận dụng động lực đội nhóm

Sức ép từ đồng nghiệp không phải lúc nào cũng xấu, nhưng có thể là rất lành mạnh và có lợi nếu thực hiện đúng cách. Sức mạnh của động lực tập thể không bao giờ nên bị đánh giá thấp. Dưới đây là cách bạn có thể cải thiện mức độ động lực tổng thể của đội nhóm, đảm bảo không ai sẽ cảm thấy không hài lòng trong suốt các dự án dài hạn:

Phân chia công việc hợp tác giữa các phòng ban. Phòng Marketing đôi khi có thể đưa ra vài gợi ý cho phòng IT, và phòng phát triển có thể có một vài cuộc trao đổi bổ ích với phòng nhân sự. Nuôi dưỡng một môi trường nơi mọi người sẽ được lắng nghe – những kết quả bất ngờ sẽ không khiến họ phải chờ đợi.
Đối tác động lực đồng nghiệp. “Vũ khí chết người” có hai thám tử vì một lý do. Không chỉ vì đây là một hình thức trong thể loại, mà còn vì con người thường cần có ai đó để dựa vào.
Sự kiện thử thách đội nhóm. Một chút cạnh tranh lành mạnh không bao giờ làm hại ai cả.
Hình dung tiến độ tập thể. Nhìn lại những gì bạn đã đạt được – đúng vậy, lại một lần nữa. Nhưng lần này, hãy làm điều đó cùng các đồng nghiệp của bạn. Tuy nhiên, lần này làm điều đó với đồng nghiệp của bạn. Bạn sẽ ngạc nhiên với những điều mà bạn vô tình bỏ qua.

Ví dụ, Atlassian thỉnh thoảng tạo ra các sự kiện "Shipit Days", thực chất là ép các thành viên trong đội làm việc với nhau, gọi đó là “Shipit Days”. Đúng, điều này có thể làm phiền một số người, nhưng nó thật sự có hiệu quả!

Thông tin thú vị

Các nghiên cứu cho thấy rằng các đội nhóm kỷ niệm những chiến thắng nhỏ có 33% khả năng duy trì động lực lâu dài và đạt được thành công trong dự án! Hơn nữa, các dự án có các sự kiện ghi nhận đội nhóm thường xuyên có tỷ lệ hoàn thành cao hơn 28%.

Các bài viết liên quan:

Để có thêm những hiểu biết về việc duy trì năng suất, khám phá Tăng năng suất của bạn với Kanban: Mẹo quản lý công việc hiệu quả.

Để ngăn ngừa kiệt sức, hãy đọc Cách tránh kiệt sức: Các chiến lược quan trọng để duy trì sức khỏe của bạn.

Để lập kế hoạch tốt hơn, hãy xem Biểu đồ Gantt là gì? Hướng dẫn sử dụng biểu đồ Gantt trong quản lý dự án.

Kết luận

Duy trì động lực trong các dự án dài hạn không phải là việc luôn duy trì năng lượng cao – mà là tạo ra những mô hình bền vững và các cấu trúc hỗ trợ. Bằng cách triển khai những chiến lược này và sử dụng các công cụ như Taskee để theo dõi tiến độ, bạn có thể duy trì động lực ổn định và đạt được mục tiêu dự án một cách hiệu quả. Hãy nhớ, động lực là một kỹ năng có thể được phát triển và củng cố theo thời gian.